Das Wichtigste in Kürze
- Bist du MWST-pflichtig, nennt Art. 26 Abs. 2 MWSTG sechs Angaben, die eine Rechnung in der Regel enthalten muss – darunter deine MWST-Nummer, den Steuersatz und den Steuerbetrag.
- Bist du nicht MWST-pflichtig, darfst du keine MWST ausweisen. Tust du es trotzdem, schuldest du sie (Art. 27 MWSTG).
- Ist deine Firma im Handelsregister eingetragen, muss sie auf der Rechnung vollständig und unverändert stehen (Art. 954a OR).
- Eine verschickte Rechnung änderst du nicht, sondern korrigierst sie mit einem neuen Dokument. Aufbewahren musst du sie 10 Jahre.
Die Pflichtangaben für MWST-Pflichtige
Die Rechnung muss dich, deine Kundin und die Leistung eindeutig erkennen lassen. Dafür nennt das Mehrwertsteuergesetz diese Elemente:
| Angabe (Art. 26 Abs. 2 MWSTG) | Was das heisst |
|---|---|
| a. Dein Name und Ort, Hinweis auf den Eintrag im MWST-Register und deine MWST-Nummer | So, wie du im Geschäftsverkehr auftrittst, zum Beispiel «Lea Gerber Grafik, Winterthur», dazu CHE-123.456.789 MWST. |
| b. Name und Ort der Kundin | Auch hier der Name, unter dem sie im Geschäftsverkehr auftritt – bei Firmen die Firma, nicht nur die Kontaktperson. |
| c. Datum oder Zeitraum der Leistung | Nur nötig, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht, zum Beispiel «Leistungszeitraum 5. bis 23. Oktober 2026». |
| d. Art, Gegenstand und Umfang | Was du geliefert oder gearbeitet hast, mit Menge oder Stunden. «Diverse Arbeiten» reicht nicht. |
| e. Entgelt | Der Preis für die Leistung. |
| f. Steuersatz und Steuerbetrag | Zum Beispiel «MWST 8,1 %: CHF 247.05». Sind deine Preise inklusive MWST, genügt der Satz. Positionen zu verschiedenen Sätzen weist du getrennt aus. |
Den Steuerbetrag rechnest du rasch mit dem MWST-Rechner nach. Die Sätze 2026: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 % (ESTV).
Kassenzettel: Bei Quittungen aus einer automatisierten Kasse dürfen die Angaben zur Kundin fehlen, wenn der Betrag CHF 400 inklusive Steuer nicht übersteigt (Art. 26 Abs. 3 MWSTG, Art. 57 MWSTV).
Firmenname und MWST-Nummer
Im Handelsregister eingetragen? Dann muss die eingetragene Firma auf Rechnungen, Bestellscheinen und in der Korrespondenz vollständig und unverändert stehen. Logo, Kurzname oder Geschäftsbezeichnung darfst du zusätzlich verwenden (Art. 954a OR). Eine Einzelfirma, die ein Gewerbe betreibt, muss sich eintragen, sobald sie im letzten Geschäftsjahr mindestens CHF 100'000 Umsatz erzielt hat; freie Berufe (zum Beispiel Ärztinnen, Anwälte, Treuhänderinnen) ohne kaufmännisch geführtes Gewerbe sind ausgenommen (Art. 931 OR). Nicht eingetragen? Dann gilt der Name, unter dem du auftrittst.
Die MWST-Nummer ist deine Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit der Ergänzung «MWST», auf Französisch «TVA», auf Italienisch «IVA»: CHE-123.456.789 MWST (Art. 8 UIDV).
Und die UID ohne MWST? Eine allgemeine Pflicht, sie auf jede Rechnung zu setzen, enthält das UID-Gesetz nicht: Unternehmen «können» ihre UID verwenden (Art. 5 Abs. 3 UIDG). Pflicht ist sie nur als Teil der MWST-Nummer.
Ohne MWST-Pflicht: keine Steuer ausweisen
Wer nicht im MWST-Register eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Weist du trotzdem MWST aus, schuldest du sie dem Bund – ausser du korrigierst die Rechnung oder machst glaubhaft, dass kein Steuerausfall entstanden ist (Abs. 2). Deine Rechnung zeigt nur den Preis, ohne MWST-Zeile; ein Hinweis wie «Nicht MWST-pflichtig» schafft Klarheit. Die übrigen Angaben – wer, für wen, was, wann, wie viel – gehören trotzdem darauf.
Nummer, Datum und Zahlungsbedingungen
- Rechnungsnummer: Sie steht nicht in der Liste von Art. 26 MWSTG, ist aber unverzichtbar: Du ordnest damit Zahlungen zu, und eine Korrektur muss auf die ursprüngliche Rechnung verweisen (Art. 27 Abs. 4 MWSTG). Vergib sie fortlaufend und nur einmal.
- Rechnungsdatum: Rechnest du nach vereinbarten Entgelten ab, entscheidet es, in welche MWST-Periode der Umsatz gehört.
- Zahlungsfrist und Verzug: Üblich sind 10 bis 30 Tage. Mit einer Mahnung gerät die Kundin in Verzug; ohne Mahnung nur, wenn ihr einen Verfalltag verabredet habt (Art. 102 OR). Ab Verzug schuldet sie 5 % Verzugszins pro Jahr (Art. 104 OR). Wie du mahnst, steht im Artikel Von der Offerte bis zur bezahlten Rechnung.
- Skonto: Bietest du Skonto an, nenne Satz und Frist, zum Beispiel «2 % Skonto bei Zahlung bis 12. November 2026». Zieht die Kundin es ab, sinkt dein Entgelt und damit die MWST, die du schuldest (Art. 41 MWSTG).
- Rundung: Viele runden das Total auf 5 Rappen, weil das die kleinste Münze ist (Art. 2 Münzverordnung). Für Zahlungen per QR-Rechnung oder E-Banking ist das nicht nötig: Sie laufen auf den Rappen genau.
Muster: so sieht eine vollständige Rechnung aus
Lea Gerber führt ein Grafikbüro als Einzelfirma und ist MWST-pflichtig. Für eine Bäckerei hat sie Logo und Flyer gestaltet:
Muster-Rechnung (fiktive Firmen)
Lea Gerber Grafik
Musterweg 12, 8400 Winterthur
CHE-123.456.789 MWST
Huber Beck AG
Frau Anna Huber
Beispielstrasse 3
8500 Frauenfeld
Rechnung R-2026-0042
Winterthur, 2. November 2026
Leistungszeitraum: 5. bis 23. Oktober 2026
Ihre Bestellung vom 1. Oktober 2026
| Pos. | Leistung | Menge | Preis CHF | Betrag CHF |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Logo-Entwicklung mit drei Entwürfen, Pauschale | 1 | 1'800.00 | 1'800.00 |
| 2 | Gestaltung Flyer A5, beidseitig | 6 Std. | 120.00 | 720.00 |
| 3 | Reinzeichnung und Druckdaten | 2,5 Std. | 120.00 | 300.00 |
| 4 | Druck Flyer A5, 1'000 Exemplare | 1 | 230.00 | 230.00 |
| Total ohne MWST | 3'050.00 | |||
| MWST 8,1 % auf CHF 3'050.00 | 247.05 | |||
| Total inkl. MWST | 3'297.05 |
Zahlbar bis 2. Dezember 2026 (30 Tage netto), bei Zahlung bis 12. November 2026 mit 2 % Skonto. Zahlteil mit QR-Code: siehe unten.
Nachgerechnet: 1'800 + 720 + 300 + 230 = CHF 3'050.00; 8,1 % davon sind CHF 247.05; zusammen CHF 3'297.05. Zahlt die Bäckerei innert 10 Tagen, zieht sie 2 % ab (CHF 65.94) und überweist CHF 3'231.11 – Leas geschuldete MWST sinkt dadurch um rund CHF 4.94. Wäre Lea nicht MWST-pflichtig, entfielen die MWST-Nummer und die MWST-Zeile; das Total betrüge CHF 3'050.00.
Rechnungen in Euro oder Dollar
Du darfst in einer fremden Währung verrechnen. Für deine MWST-Abrechnung rechnest du das Entgelt aber in Franken um, und zwar zum Kurs der ESTV – wahlweise Monatsmittel- oder Tageskurs, ein gewähltes Vorgehen behältst du mindestens eine Steuerperiode bei (Art. 45 MWSTV, Fremdwährungskurse der ESTV). Stehen die Positionen in Franken und das Total zusätzlich in Euro, gilt die Rechnung als Rechnung in Franken (MWST-Info 16, Ziff. 2.4.5). Der QR-Zahlteil ist in Franken und Euro möglich.
Papier, PDF und QR-Zahlteil
Für die MWST sind Papierrechnung und elektronische Rechnung, etwa ein PDF, gleichgestellt (MWST-Info 16, Ziff. 2.2). Worauf du beim Versand achtest, steht im Artikel Rechnungen per E-Mail verschicken. Unten auf die Rechnung gehört der QR-Zahlteil mit deiner IBAN, dem Betrag und einer Referenz oder der Rechnungsnummer als Mitteilung. Wie er aufgebaut ist, erklärt der Artikel QR-Rechnung erstellen; einen einzelnen Zahlteil erzeugst du mit dem Werkzeug QR-Rechnung erstellen.
Fehler korrigieren statt Rechnung ändern
Hast du einen falschen Betrag, einen zu tiefen Satz oder MWST ausgewiesen, obwohl du nicht pflichtig bist, überschreibst du die alte Rechnung nicht. Du stellst ein neues Dokument aus, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft oder ergänzt, zum Beispiel eine Gutschrift und eine neue Rechnung, und stellst es der Kundin zu (Art. 27 Abs. 4 MWSTG, MWST-Info 16, Ziff. 2.5.1). Die ursprüngliche Rechnung bleibt als Beleg in deinen Unterlagen.
Aufbewahren: 10 Jahre
Jede Rechnung ist ein Buchungsbeleg und muss 10 Jahre aufbewahrt werden; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Elektronisch genügt, solange die Datei unverändert und jederzeit lesbar bleibt (Art. 958f OR). Mehr dazu im Artikel Aufbewahrungspflicht.
Checkliste vor dem Versand
- Deine Firma wie im Handelsregister bzw. im Geschäftsverkehr, mit Ort
- MWST-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST – oder ohne MWST-Pflicht keine MWST und ein Hinweis
- Name und Ort der Kundin
- Rechnungsnummer (eindeutig) und Rechnungsdatum
- Datum oder Zeitraum der Leistung, wenn abweichend
- Leistung mit Art, Menge und Preis
- Total ohne MWST, Satz und MWST-Betrag je Satz, Total inklusive MWST
- Zahlungsfrist, allenfalls Skonto, und der QR-Zahlteil
- PDF abgelegt, damit es 10 Jahre unverändert bleibt
So geht's in Easly
In Easly entsteht die Rechnung aus Kunde und Produkten; Pflichtangaben und Zahlteil setzt Easly selbst:
- Positionen mit MWST-Satz: Produkte erfasst du mit Einheit, Preis und MWST-Satz. Firmenangaben, MWST-Nummer, Sätze und Beträge je Satz stehen auf jeder Rechnung; bist du nicht MWST-pflichtig, steht stattdessen ein Hinweis darauf.
- QR-Zahlteil im PDF: nach Swiss Payment Standards, mit IBAN und Creditor Reference oder ohne Referenz, oder mit QR-IBAN und QR-Referenz – die QR-IBAN erkennt Easly automatisch.
- Belegnummern nach deinem Format: einer der Vorschläge wie R-2026-0019 oder selbst zusammengestellt aus Nummer, Typ, Jahr und Kundennummer, auf Wunsch jedes Jahr wieder ab 1.
- PDF bleibt, wie es war: Hat eine Rechnung ihren Endstatus erreicht, zum Beispiel «bezahlt», bleibt ihr PDF unverändert. Eine per E-Mail verschickte Rechnung lässt sich nicht mehr löschen, nur stornieren.
Was Easly nicht für dich übernimmt
Ob du MWST-pflichtig bist und welcher Satz für eine Leistung gilt, entscheidest du – Easly rechnet mit dem Satz, den du beim Produkt hinterlegst. Rechnungen erstellt Easly in Franken, nicht in Euro. eBill bietet Easly nicht an. Und Easly ist kein zertifiziertes Archiv nach Geschäftsbücherverordnung.
Häufige Fragen
Muss ich ohne MWST-Pflicht meine UID auf die Rechnung schreiben?
Eine allgemeine Pflicht dazu enthält das UID-Gesetz nicht; Unternehmen können ihre UID verwenden (Art. 5 Abs. 3 UIDG). Ist deine Firma im Handelsregister eingetragen, muss aber die eingetragene Firma vollständig und unverändert auf der Rechnung stehen (Art. 954a OR).
Ist eine Rechnungsnummer Pflicht?
Das Mehrwertsteuergesetz zählt sie nicht zu den Elementen von Art. 26. Ohne eindeutige Nummer kannst du Zahlungen aber kaum zuordnen, und eine Korrektur muss auf die ursprüngliche Rechnung verweisen. Vergib deshalb jeder Rechnung eine eigene Nummer.
Ab wann muss die Kundin Verzugszins zahlen?
Ab dem Verzug: Er tritt mit deiner Mahnung ein oder, wenn ihr einen Verfalltag verabredet habt, mit dessen Ablauf (Art. 102 OR). Dann schuldet sie 5 % Zins pro Jahr (Art. 104 OR).
Darf ich eine verschickte Rechnung nachträglich ändern?
Nein, die verschickte Rechnung bleibt als Beleg unverändert. Du korrigierst sie mit einem neuen Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft, zum Beispiel einer Gutschrift und einer neuen Rechnung (Art. 27 Abs. 4 MWSTG).
Stand der Angaben: siehe oben, Werte 2026. Grundlagen: Mehrwertsteuergesetz (Art. 26, 27 und 41 MWSTG), Mehrwertsteuerverordnung (Art. 45 und 57 MWSTV), MWST-Info 16 «Buchführung und Rechnungsstellung» der ESTV (Ziff. 2.2, 2.3, 2.4.5, 2.5.1), MWST-Steuersätze und Fremdwährungskurse der ESTV, Obligationenrecht (Art. 102, 104, 931, 954a und 958f OR), UID-Gesetz (Art. 5 UIDG), UID-Verordnung (Art. 8 UIDV), Münzverordnung (Art. 2), QR-Rechnung von SIX. Das Muster zeigt fiktive Firmen. Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.