Das Wichtigste in Kürze
- Die QR-Rechnung hat die Einzahlungsscheine am 30. September 2022 vollständig abgelöst.
- Für eine QR-Rechnung genügt dein normales Geschäftskonto mit IBAN. Eine QR-IBAN brauchst du nur, wenn du mit QR-Referenz arbeiten willst.
- Seit November 2025 sind im QR-Code nur noch strukturierte Adressen zulässig – Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in getrennten Feldern. Die Übergangsfrist der Banken ist Ende September 2026 abgelaufen.
- Eine gute Software erstellt den Zahlteil automatisch und prüft ihn, bevor die Rechnung dein Haus verlässt.
Was ist die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist der Zahlteil am unteren Rand deiner Rechnung. Sie besteht aus zwei Teilen: links der Empfangsschein (62 × 105 mm), rechts der Zahlteil (148 × 105 mm) mit dem Swiss QR Code. Zusammen sind sie genau so breit wie ein A4-Blatt.
Der Swiss QR Code enthält alle Zahlungsangaben in maschinenlesbarer Form. Deine Kundin scannt ihn mit der Banking-App, prüft die Angaben und bestätigt – Tippfehler bei IBAN, Betrag oder Referenz sind damit praktisch ausgeschlossen. Wer am Postschalter oder mit Zahlungsauftrag zahlt, findet dieselben Angaben in Klarschrift daneben.
Was im Zahlteil steht
| Feld | Inhalt | Pflicht? |
|---|---|---|
| Konto / Zahlbar an | Deine IBAN oder QR-IBAN, dein Name und deine Adresse | Ja |
| Referenz | QR-Referenz oder Creditor Reference (SCOR) – oder keine | Je nach Konto |
| Zusätzliche Informationen | Mitteilung, zum Beispiel Rechnungsnummer | Nein |
| Währung | CHF oder EUR | Ja |
| Betrag | Rechnungsbetrag; leer möglich, zum Beispiel für Spenden | Nein |
| Zahlbar durch | Name und Adresse deines Kunden | Nein |
Fehlt der Betrag oder die Adresse der zahlenden Person, druckt die Software an dieser Stelle ein leeres Feld mit Eckmarken, damit man von Hand ausfüllen kann.
IBAN oder QR-IBAN?
Das ist die häufigste Frage von Einzelfirmen. Die kurze Antwort: Deine normale IBAN reicht. Damit erstellst du QR-Rechnungen ohne Referenz (nur mit Mitteilung) oder mit einer Creditor Reference.
Die QR-IBAN ist eine zusätzliche Kontonummer, die dir deine Bank auf Wunsch für dasselbe Konto gibt. Du erkennst sie an der Bankenkennung: Die Stellen 5 bis 9 liegen zwischen 30000 und 31999. Mit einer QR-IBAN musst du eine QR-Referenz verwenden. Dafür ordnet deine Bank jede Zahlung über die Referenz automatisch der richtigen Rechnung zu – das lohnt sich, sobald viele Zahlungen eingehen.
Die drei Varianten im Überblick
| Konto | Referenz | Geeignet für |
|---|---|---|
| IBAN | Keine, nur Mitteilung | Wenige Rechnungen, Zuordnung von Hand über Rechnungsnummer |
| IBAN | Creditor Reference (SCOR, beginnt mit «RF», international genormt nach ISO 11649) | Eindeutige Referenz ohne zusätzliche Kontonummer |
| QR-IBAN | QR-Referenz (27 Ziffern mit Prüfziffer) | Viele Zahlungen, automatischer Abgleich durch die Bank |
Wichtig: QR-IBAN und QR-Referenz gehören immer zusammen. Eine QR-IBAN mit Creditor Reference – oder eine normale IBAN mit QR-Referenz – ist ungültig, und die Zahlung wird abgewiesen.
Beispiel: Grafikbüro mit zehn Rechnungen im Monat
Sandra führt ein Grafikbüro als Einzelfirma. Sie verschickt rund zehn Rechnungen im Monat. Sie verwendet ihre normale IBAN und schreibt die Rechnungsnummer in die Mitteilung. Im E-Banking sieht sie bei jedem Zahlungseingang die Nummer und markiert die Rechnung als bezahlt. Eine QR-IBAN bräuchte sie erst bei deutlich mehr Zahlungen.
Neu seit November 2025: strukturierte Adressen
Seit November 2025 (Implementation Guidelines Version 2.3 von SIX) sind im QR-Code nur noch strukturierte Adressen zulässig: Name, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land stehen je in einem eigenen Feld. Die früher erlaubte «kombinierte» Adresse mit zwei freien Adresszeilen ist nicht mehr vorgesehen. Viele Banken haben solche Rechnungen noch bis Ende September 2026 verarbeitet; seither können sie von der Bank oder am Postschalter abgewiesen werden. Die nächste Version der Vorgaben (2.4, ab November 2026) bringt für Rechnungen in Franken keine technischen Änderungen.
Das betrifft deine eigene Adresse als Zahlungsempfänger und – wenn du sie angibst – die Adresse deines Kunden. Prüfe deshalb, ob deine Kundenadressen sauber erfasst sind: Strasse und Hausnummer, Postleitzahl und Ort gehören in die dafür vorgesehenen Felder, nicht zusammen in eine Zeile.
Papier oder PDF?
Beides ist erlaubt. Auf Papier wird der Zahlteil in der Regel mit einer Perforation abgetrennt. Verschickst du die Rechnung als PDF per E-Mail, markiert eine Trennlinie mit Scherensymbol den Zahlteil – für alle, die die Rechnung ausdrucken. Die meisten deiner Kundinnen und Kunden scannen den QR-Code aber direkt am Bildschirm mit der Banking-App.
Häufige Fehler
- Falsche Kombination von Konto und Referenz: QR-IBAN ohne QR-Referenz oder IBAN mit QR-Referenz.
- Unstrukturierte Adresse: Strasse und Ort in einer Zeile – seit November 2025 nicht mehr zulässig, seit Oktober 2026 auch nicht mehr geduldet.
- QR-Code verkleinert oder gestaucht: Der Code muss 46 × 46 mm gross sein, mit Schweizer Kreuz in der Mitte.
- Zahlteil von Hand gebastelt: Vorlagen aus Textprogrammen erzeugen oft fehlerhafte Codes. Verwende eine Software, die nach den Swiss Payment Standards arbeitet.
So geht's in Easly
In Easly erstellst du die Rechnung, und der QR-Zahlteil entsteht automatisch im PDF. Du musst dich um nichts davon selbst kümmern:
- Konto einmal erfassen: Im Einrichtungs-Assistenten gibst du deine IBAN ein. Easly erkennt selbst, ob es eine QR-IBAN ist, und verwendet dann automatisch die QR-Referenz. Bei einer normalen IBAN wählst du: mit Creditor Reference oder nur mit Mitteilung.
- Strukturierte Adressen: Kundenadressen erfasst du in getrennten Feldern; die Adresssuche füllt Strasse, PLZ und Ort aus. Im QR-Code landen sie immer strukturiert.
- Prüfung vor dem Versand: Easly prüft jeden Zahlteil, bevor das PDF entsteht. Passt etwas nicht – zum Beispiel eine zu lange Adresse –, siehst du einen Hinweis statt einer fehlerhaften Rechnung.
- Direkt per E-Mail: Die Rechnung geht aus deinem eigenen Postfach an die Kundin. Ist sie bezahlt, erfasst du die Zahlung und schickst auf Wunsch eine Zahlungsbestätigung.
Häufige Fragen
Brauche ich für die QR-Rechnung eine QR-IBAN?
Nein. Mit deiner normalen IBAN kannst du QR-Rechnungen ohne Referenz oder mit Creditor Reference erstellen. Eine QR-IBAN brauchst du nur, wenn du mit QR-Referenz arbeiten und Zahlungen automatisch von der Bank abgleichen lassen willst.
Kann ich eine QR-Rechnung in Euro ausstellen?
Ja, die QR-Rechnung erlaubt Franken und Euro. Easly erstellt QR-Rechnungen in Franken.
Was passiert mit Rechnungen mit kombinierter Adresse?
Seit November 2025 sind im QR-Code nur noch strukturierte Adressen zulässig, und die Übergangsfrist der Banken ist Ende September 2026 abgelaufen. Rechnungen mit kombinierter Adresse können deshalb abgewiesen werden. Erstelle solche Rechnungen mit einer aktuellen Software neu.
Muss der Betrag im Zahlteil stehen?
Nein. Der Betrag ist freiwillig. Fehlt er, druckt die Software ein leeres Feld, in das die zahlende Person den Betrag selbst einsetzt – praktisch zum Beispiel für Spenden. Für normale Rechnungen solltest du den Betrag immer angeben.
Stand der Angaben: siehe oben. Massgebend sind die Swiss Payment Standards und die Implementation Guidelines für die QR-Rechnung von SIX. Dieser Artikel ersetzt keine Beratung durch deine Bank oder Treuhand.