Das Wichtigste in Kürze
- Halte im Vertrag fest: Leistung, Preis, Intervall, Zahlungstermin, Laufzeit und Kündigungsfrist – und wie Preisänderungen angekündigt werden.
- Bist du MWST-pflichtig, gehört der Leistungszeitraum auf die Rechnung (Art. 26 Abs. 2 Bst. c MWSTG).
- Ist ein fester Zahlungstermin vereinbart, kommt die Kundin ohne Mahnung in Verzug (Art. 102 Abs. 2 OR).
- Abo-Rechnungen von Hand zu schreiben, ist fehleranfällig. Eine Software, die am Stichtag selbst verrechnet, spart Zeit und sichert die Einnahmen.
Was gehört in einen Abo-Vertrag?
Ob Wartungsvertrag, Lizenz oder Hosting – je klarer der Vertrag, desto weniger Diskussionen später. Schriftlich festhalten solltest du:
- Die Leistung: was genau inbegriffen ist, zum Beispiel «zwei Updates pro Jahr und Support per E-Mail», und was separat verrechnet wird.
- Preis und Intervall: monatlich, quartalsweise oder jährlich – und ob im Voraus oder im Nachhinein bezahlt wird.
- Den Zahlungstermin: zum Beispiel «jeweils zahlbar bis 31. Januar für das laufende Jahr».
- Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist: zum Beispiel «verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn nicht drei Monate vor Ablauf gekündigt wird».
- Preisanpassungen: ob und wie du den Preis ändern darfst, mit welcher Vorankündigung und mit welchem Kündigungsrecht für die Kundin.
Verwendest du AGB gegenüber Privatpersonen, achte auf ausgewogene Klauseln: Bestimmungen, die Konsumentinnen und Konsumenten erheblich benachteiligen, sind unlauter (Art. 8 UWG).
Achtung bei reinen Dienstleistungen
Besteht dein Abo vor allem aus einer Dienstleistung – etwa Betreuung, Beratung oder Wartung nach Aufwand –, kann Auftragsrecht gelten. Dann darf jede Seite den Vertrag nach Art. 404 OR jederzeit beenden, auch wenn eine Mindestlaufzeit vereinbart ist; nur bei einer Kündigung «zur Unzeit» wird Schadenersatz geschuldet. Planst du lange Bindungen, zum Beispiel wegen Investitionen für den Kunden, lass den Vertrag prüfen.
Preisanpassungen richtig ankündigen
Während einer festen Laufzeit gilt grundsätzlich der vereinbarte Preis. Eine Erhöhung ist nur möglich, wenn der Vertrag sie vorsieht. Bewährt hat sich eine Klausel wie: «Preisänderungen werden mindestens zwei Monate im Voraus schriftlich angekündigt. Die Kundin kann den Vertrag auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen.» So bleibst du flexibel, und deine Kundschaft fühlt sich fair behandelt.
Beispiel: IT-Betreuung mit 25 Wartungsverträgen
Reto betreut als Einzelfirma die IT von 25 kleinen Büros. Jeder Kunde hat einen Jahresvertrag für Wartung und Backup-Überwachung, dazu verrechnet er monatlich Lizenzen. Früher schrieb er jeden Januar 25 Rechnungen und vergass regelmässig einzelne Lizenzen. Heute laufen alle Abos automatisch: Am Stichtag erhält jeder Kunde eine einzige Rechnung mit allen fälligen Positionen. Als sein Lizenzlieferant die Preise um 4 % erhöhte, kündigte er das an und passte alle betroffenen Produkte in einem Schritt an.
MWST bei Abos
Für MWST-pflichtige Betriebe gelten bei Abo-Rechnungen dieselben Pflichtangaben wie bei jeder Rechnung (Art. 26 Abs. 2 MWSTG). Besonders wichtig ist der Zeitraum der Leistung, zum Beispiel «Wartung 1.1.–31.12.2027». Er zeigt, wofür die Kundin bezahlt, und er wird entscheidend, wenn sich die MWST-Sätze ändern: Dann gilt der neue Satz für Leistungen, die ab dem Inkrafttreten erbracht werden (Art. 115 MWSTG). Ein Jahresabo, das über den Stichtag hinausläuft, wird nach der Praxis der ESTV in diesem Fall anteilig zum alten und zum neuen Satz abgerechnet.
Rechnest du die MWST nach vereinbarten Entgelten ab – das ist der Normalfall –, zählt grundsätzlich das Rechnungsdatum. Eine im Dezember gestellte Jahresrechnung für das Folgejahr gehört also in die Abrechnungsperiode, in der du sie ausgestellt hast.
Wenn ein Abo nicht bezahlt wird
Ist im Vertrag ein fester Zahlungstermin vereinbart, gerät die Kundin mit dessen Ablauf ohne Mahnung in Verzug (Art. 102 Abs. 2 OR) und schuldet 5 % Verzugszins (Art. 104 OR). Trotzdem lohnt sich eine freundliche Zahlungserinnerung – oft ist die Rechnung einfach untergegangen.
Ist Vorauszahlung vereinbart, darfst du deine Leistung zurückhalten, bis bezahlt ist (Art. 82 OR) – zum Beispiel den Support einstellen. Kündige das vorher klar an und schreib es in den Vertrag. Forderungen aus periodischen Leistungen verjähren nach fünf Jahren (Art. 128 Ziff. 1 OR); jede Rate läuft dabei für sich.
Kündigung und Pause
Kündigt eine Kundin, bestätige die Kündigung schriftlich mit dem Enddatum. Wichtig: Danach darf keine weitere Abo-Rechnung mehr entstehen. Manchmal ist auch eine Pause sinnvoll, zum Beispiel bei einem saisonalen Betrieb. Dann solltest du das Abo nicht löschen, sondern anhalten – so bleiben Positionen und Verlauf erhalten, und es lässt sich später wieder aktivieren.
So geht's in Easly
In Easly legst du ein Abo einmal an, und Easly verrechnet es von da an selbst:
- Wöchentlich, monatlich oder jährlich: Du wählst Kunde, Produkte, Menge und Intervall. Am Stichtag erstellt Easly die Rechnung, und die nächste Fälligkeit rückt automatisch weiter.
- Eine Rechnung pro Kunde: Sind am selben Tag mehrere Abos eines Kunden fällig, fasst Easly sie auf einer Rechnung zusammen. Auf der Rechnung steht, aus welchen Abos sie stammt – gib deinen Abos deshalb sprechende Namen wie «Wartung Server, jährlich».
- Automatisch versenden oder erst prüfen: Pro Kunde legst du fest, ob Abo-Rechnungen direkt per E-Mail rausgehen. Sonst liegt die Rechnung bereit, und du kannst sie vor dem Versand prüfen und ergänzen, zum Beispiel um den Leistungszeitraum.
- Pausieren statt löschen: Ein inaktives Abo wird nicht verrechnet, bleibt aber mit allen Positionen erhalten.
- Preisanpassung in einem Schritt: Easly zeigt alle Produkte, die in aktiven Abos stecken. Du wählst sie aus und passt sie um einen Prozentsatz an. Weil Abos den Preis immer aus dem Produktkatalog lesen, gilt der neue Preis ab der nächsten Abo-Rechnung.
- Mahnwesen inklusive: Abo-Rechnungen laufen ins normale Mahnwesen mit Zahlungserinnerung und Mahnung.
Häufige Fragen
Muss der Leistungszeitraum auf der Abo-Rechnung stehen?
Bist du MWST-pflichtig, ja: Die Rechnung muss Datum oder Zeitraum der Leistung nennen (Art. 26 Abs. 2 Bst. c MWSTG). Auch sonst ist er sinnvoll, damit deine Kundschaft weiss, wofür sie bezahlt.
Darf ich den Preis eines laufenden Abos erhöhen?
Nur wenn der Vertrag Preisanpassungen vorsieht. Üblich ist eine schriftliche Ankündigung mit einigen Wochen Vorlauf und ein Kündigungsrecht für die Kundin auf den Zeitpunkt der Änderung.
Kann eine Kundin einen Wartungsvertrag vorzeitig kündigen?
Das hängt vom Vertrag ab. Gilt Auftragsrecht, kann jede Seite nach Art. 404 OR jederzeit kündigen; bei einer Kündigung zur Unzeit wird Schadenersatz geschuldet. Bei Lizenz- oder Hostingverträgen gelten in der Regel die vereinbarte Laufzeit und Kündigungsfrist.
Verrechnet Easly mehrere Abos eines Kunden auf einer Rechnung?
Ja. Sind am selben Tag mehrere Abos eines Kunden fällig, erstellt Easly eine gemeinsame Rechnung mit allen Positionen.
Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 82, 102, 104, 128 und 404 OR), Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (Art. 8 UWG), Mehrwertsteuergesetz (Art. 26 und 115 MWSTG). Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.