Offerte, Auftrag, Lieferschein, Rechnung

Alle Dokumente eines Auftrags laufen unter einer Auftragsnummer zusammen. Aus jedem Dokument erstellst du mit einem Klick das nächste – Kunde, Positionen und Referenzen werden übernommen.

Die ganze Kette siehst du bei jedem Dokument unter «Zugehörige Dokumente». So weisst du jederzeit, was offeriert, bestätigt, geliefert und verrechnet ist.

Rechnung in Easly mit Kunde, Terminen, Referenzen und Aktionen wie PDF, E-Mail und Zahlungsbestätigung

Teilrechnungen

Aus einer Auftragsbestätigung erstellst du mehrere Teilrechnungen. Ein Abgleich zeigt je Position, was bestellt, schon verrechnet und noch offen ist.

Lieferschein ohne Preise

Der Lieferschein zeigt Artikel und Mengen (bestellt und geliefert), nie Preise. Positionen und Seriennummern stammen fix aus der Rechnung.

Seriennummern je Position

Bei Produkten mit Seriennummer ordnest du beim Erfassen der Rechnung passende Geräte aus dem Inventar zu – sie erscheinen auf Rechnung und Lieferschein.

Nachvollziehbar und unveränderlich

Erreicht ein Dokument seinen Endstatus (Offerte akzeptiert, Auftragsbestätigung versendet, Lieferschein geliefert, Rechnung bezahlt), wird das PDF eingefroren und bleibt danach unverändert.
Jedes Dokument als PDF ansehen und direkt per E-Mail senden – mit eigenen Vorlagen und Platzhaltern.
Aus dem Lieferschein direkt ein Post-Etikett erstellen; die Sendungsnummer landet auf dem PDF.

Schweizer QR-Rechnung und Zahlungen

Jede Rechnung erhält den QR-Zahlteil nach Swiss Payment Standards – deine Kundschaft scannt und bezahlt mit der Banking-App.

Die Bankverbindung hinterlegst du einmal im Einrichtungs-Assistenten. Ändert sich bei einer noch offenen Rechnung deine IBAN oder die Kundenadresse, zeigt ein neu erzeugtes PDF die aktuellen Angaben; bezahlte Rechnungen bleiben unverändert.

Konto und Referenz

Mit deiner IBAN und strukturierter Creditor Reference (SCOR) oder ohne Referenz.
Oder mit einer QR-IBAN und der QR-Referenz (QRR, 27 Ziffern) – die QR-IBAN erkennt Easly automatisch.
Rechnungsbetrag, Empfänger und Referenz stehen fertig im Zahlteil – keine Tippfehler beim Bezahlen.

Zahlungseingang

Zahlungen auf der Rechnung erfassen; der Status wechselt auf «bezahlt».
Auf Wunsch eine Zahlungsbestätigung per E-Mail an die Kundin oder den Kunden senden.
Offene und überfällige Rechnungen siehst du auf dem Dashboard und in den Berichten.
Pro Kunde ein Kontoauszug als PDF mit allen Rechnungen, Zahlungen und offenem Saldo – zum Beispiel für eine Saldobestätigung.

Mahnwesen

Überfällige Rechnungen erkennt Easly selbst. Eine Karte auf der Rechnung zeigt, welche Stufe fällig ist: zuerst die Zahlungserinnerung, danach die Mahnung.

Pro Kunde legst du fest, ob fällige Stufen automatisch per E-Mail verschickt werden oder ob du sie vorher prüfst und freigibst. Eine Stufe wird nie übersprungen, und eine inzwischen bezahlte oder stornierte Rechnung wird nicht mehr gemahnt.

Die Mahnung ist ein eigenes Dokument

Eigene Nummer, abgeleitet von der Rechnungsnummer, und sichtbar in der Dokumentkette der Rechnung.
Eigenes PDF mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung (Nummer, Datum, Fälligkeit, Tage überfällig).
Rechnungsbetrag, Mahngebühr und Total getrennt ausgewiesen.

Gebühren und Fristen nach deinen Vorgaben

Vorschlagswert für die Mahngebühr je Stufe und Standard-Zahlungsfrist in den Einstellungen.
Fälligkeit und Gebühr vor dem Versand pro Mahnung anpassbar.
Mahngebühren fliessen nicht in die MWST-Abrechnung ein.
Eigene E-Mail-Vorlagen für Zahlungserinnerung und Mahnung, mit Platzhaltern wie Tage überfällig oder Mahngebühr.

Abos und wiederkehrende Rechnungen

Wartungsverträge, Lizenzen, Hosting oder Support-Pauschalen: Was regelmässig verrechnet wird, erfasst du einmal als Abo. Am Stichtag erstellt Easly die Rechnung automatisch.

Die Abo-Rechnung ist eine ganz normale Rechnung – mit PDF, QR-Zahlteil, E-Mail-Versand und Mahnwesen.

Rhythmus wöchentlich, monatlich oder jährlich; das nächste Datum wird korrekt weitergerechnet, auch über Monatsende und Schaltjahr.
Mehrere am selben Tag fällige Abos eines Kunden landen auf einer gemeinsamen Rechnung.
Pro Kunde wählbar: Rechnung automatisch per E-Mail senden oder erst prüfen.
Abos pausieren statt löschen – die Historie bleibt, und du aktivierst sie bei Bedarf wieder.
Abo-Positionen verwenden immer den aktuellen Katalogpreis. Mit der Preisanpassung erhöhst du mehrere Produkte auf einmal um einen Prozentsatz, zum Beispiel für die jährliche Indexierung.

Kunden, Kontakte, Produkte und Dienstleistungen

Deine Stammdaten an einem Ort: Firmen und Privatkundschaft mit Kontaktpersonen, dazu dein Katalog mit Produkten und Dienstleistungen.

Kundinnen und Kunden werden nicht gelöscht, sondern deaktiviert – so bleiben abgeschlossene Dokumente immer nachvollziehbar.

Kunden und Kontakte

Fortlaufende Kundennummer, getrennt nach Geschäfts- und Privatkunden.
Kontakte zentral verwalten und mehreren Firmen zuordnen – etwa eine Treuhänderin, die für mehrere Kunden zuständig ist.
Allgemeine E-Mail-Adresse und separate Rechnungsadresse für die Buchhaltung des Kunden.
Persönliche Anrede in E-Mails passend zum Empfänger, auch per Du.
Adresssuche beim Erfassen füllt Strasse, PLZ und Ort aus.

Produkte und Dienstleistungen

Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit (Stück, Stunde, Pauschal – frei erweiterbar), Preis und MWST-Satz.
Kategorien halten lange Listen übersichtlich und legen fest, ob Seriennummern erfasst werden.

Belege mit KI-Auswertung

Quittung fotografieren, PDF hochladen oder an ein Postfach weiterleiten: Easly liest Lieferant, Datum, Betrag, MWST und Kategorie aus und schlägt die Buchung vor.

Ausgabenliste mit automatisch ausgelesenen Belegen, Kategorien, Beträgen und Status

Die KI-Auswertung nutzt deinen eigenen API-Schlüssel bei Anthropic; die Kosten rechnet Anthropic direkt mit dir ab. Ohne Schlüssel erfasst du Belege von Hand.

So kommen Belege rein

Hochladen als PDF, Foto oder E-Mail.
Automatischer Import aus einem Postfach per IMAP oder Microsoft 365 – verarbeitet werden nur Absender, die du freigegeben hast.
Fremdwährungen werden zum Tageskurs in CHF umgerechnet.

Duplikate erkennen

Stimmen Aussteller, Betrag, Währung und Datum mit einem bereits erfassten Beleg überein, markiert Easly den neuen Beleg als Duplikat und zeigt beide nebeneinander. Bis du entscheidest, zählt er in keiner Auswertung – gelöscht wird nichts.

Weiterverwenden

Erkannte Geräte oder Lizenzen direkt mit Seriennummer bzw. Lizenzschlüssel ins Inventar übernehmen.
Eigene Geräte als Anlagevermögen markieren – mit eigenem Anlagenverzeichnis.
Ausgewiesene MWST fliesst als Vorsteuer in die MWST-Abrechnung (effektive Methode).

Inventar mit Seriennummern

Für alle, die Geräte oder Lizenzen weiterverkaufen: Jedes Stück mit Seriennummer oder Lizenzschlüssel, Status und Garantie – vom Wareneingang bis zur Auslieferung beim Kunden.

Bei einer Rechnung oder einem Lieferschein wählst du nur Geräte, die an Lager sind. Danach gelten sie als ausgeliefert und sind dem Kunden zugeordnet.

Wareneingang direkt aus dem erfassten Beleg; fehlt das Produkt im Katalog, legst du es im selben Schritt an.
Seriennummern noch nicht bekannt? Geräte als «Seriennummern pendent» erfassen und später nachtragen.
Verbrauchsmaterial wie Kabel oder Toner ohne Seriennummern führen.
Status: an Lager, ausgeliefert, retourniert oder defekt.
Garantie-Ablauf je Gerät; bald ablaufende Garantien erscheinen als Erinnerung auf dem Dashboard.
Unterlagen und Belege je Gerät ablegen und Gerätedaten per E-Mail an den Kunden senden.
Software-Lizenzen funktionieren wie Hardware – mit Lizenzschlüssel statt Seriennummer.

Versand mit der Schweizerischen Post

Paketetiketten (PostPac Economy oder Priority) erstellst du direkt aus dem Lieferschein oder unabhängig von einem Auftrag. Alle Sendungen siehst du in einer Übersicht.

Dafür brauchst du einen eigenen Geschäftskunden-Zugang zur Post-API. Die Einstellungen enthalten eine Anleitung, wie du ihn beantragst.

Sendungsnummer automatisch auf dem Lieferschein-PDF und als Platzhalter im Versand-Mail.
Absender: deine Firmenadresse, ein gespeicherter Absender oder eine freie Adresse; Empfänger aus dem Kundenstamm.
Gewicht nach den Tarifstufen der Post, Zusatzleistungen wie Signatur oder Versicherung, Preisvorschau während der Eingabe.
Testmodus mit kostenlosem Musteretikett – ein echtes Etikett erst nach bewusster Bestätigung.
Sendungsverfolgung mit Ereignisverlauf direkt in Easly.
Übersicht nach Zeitraum, Quelle und Produkt filtern und als Excel exportieren.

Personal und Lohn

Vom ersten Arbeitstag bis zum Lohnausweis: Personaldossier, Onboarding, Arbeitsvertrag und monatlicher Lohnlauf in einem Bereich.

Alle Dokumente einer Person – Vertrag, Lohnabrechnungen, Lohnausweise und weitere Unterlagen – liegen zentral im Dossier.

Unterschrieben wird per Zeichnung am Bildschirm oder über einen Link. Das ist keine qualifizierte elektronische Signatur.

Einstellen

Neue Mitarbeitende starten mit einer Onboarding-Checkliste (Vertrag, Dokumente, Zugänge).
Arbeitsvertrag als PDF aus den Stammdaten erstellen und direkt in Easly oder per Link von der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter unterschreiben lassen.
Versicherungspolicen (UVG, BVG, KTG, Familienzulagen) ablegen; mit KI-Schlüssel werden Versicherer, Policennummer und Laufzeit ausgelesen, und eine Erinnerung folgt vor Vertragsende.

Lohnlauf

Monatlicher Lohnlauf für alle aktiven Mitarbeitenden: Bruttolohn, Abzüge für AHV/IV/EO und ALV (mit gesetzlicher Obergrenze), Nettolohn.
13. Monatslohn und Bonus als eigene Zahlung – die ALV-Obergrenze des Monats wird korrekt geteilt.
Lohnabrechnung pro Person automatisch als PDF im Dossier.
Lohnausweis: das offizielle Formular 11 wird aus den Lohnabrechnungen des Jahres ausgefüllt und als PDF abgelegt.

Kilometer und Büroraum zu Hause

Geschäftsfahrten erfassen und weiterverrechnen, den Büroanteil deiner Wohnkosten sauber belegen – beides fliesst automatisch in die Erfolgsrechnung.

KM-Abrechnung

Start- und Zieladresse eingeben, die Distanz wird vorgeschlagen.
Ansatz pro Kilometer vorausgefüllt und anpassbar.
Fahrten beim Erstellen einer Rechnung als Position an den Kunden verrechnen.
Nach Kunde und Zeitraum filtern, als Excel exportieren.

Büroraum (Home-Office)

Flächenanteil aus Wohnungs- und Bürofläche, dazu der geschäftliche Nutzungsanteil des Raums.
Miete oder Hypothekarkosten, Reinigung, Nebenkosten, Strom und Versicherung pro Jahr – mit Historie.
Belege werden Kostenart und Jahr zugeordnet; ein Wohnungsplan dient als Nachweis.
Der Jahresanteil fliesst monatlich in die Erfolgsrechnung ein.

Berichte und MWST

Umsatz, offene Posten, Erfolgsrechnung und MWST-Abrechnung – mit Drill-down bis auf den einzelnen Beleg, damit du jede Zahl erklären kannst.

Erfolgsrechnung

Einnahmen nach Zahlungseingang und Ausgaben nach Kategorie und Zeitraum. Lohnkosten, Fahrten und Büroraum fliessen automatisch ein.

MWST-Abrechnung

Effektive Methode: Umsatzsteuer nach Satz abzüglich Vorsteuer aus deinen Belegen.
Saldosteuersatz: Bruttoumsatz mal zugeteilter Satz.
Als PDF exportieren und pro Periode als eingereicht markieren; das Dashboard erinnert an die Frist.
Fehlt bei einem Beleg etwas für die Vorsteuer, zeigt Easly einen Warnhinweis.

Exporte

Rechnungen, Ausgaben nach Zeitraum und Kategorie sowie bezahlte Rechnungen als Excel; Berichte als PDF.

E-Mail aus deinem eigenen Postfach

Offerten, Rechnungen und Mahnungen gehen über dein eigenes Postfach hinaus – deine Kundschaft sieht deine Absenderadresse, nicht die von Easly.

Microsoft 365 oder jedes Postfach mit SMTP und IMAP, zum Beispiel bei Infomaniak, Hostpoint oder Gmail.
Eigene Vorlagen je Dokumenttyp mit Platzhaltern wie Kundenname oder Sendungsnummern.
Vollständiger Verlauf: jede versendete E-Mail mit Zeitpunkt, Empfänger und Status, als Originaldatei (.eml) herunterladbar.
Fehlgeschlagene E-Mails erscheinen als Hinweis auf dem Dashboard.

Dein Name, dein Logo, deine Farben

Easly tritt in deinem Namen auf: auf der Anmeldeseite, in der Navigation, auf allen Dokumenten und in den E-Mails an deine Kundschaft. Auf Wunsch auch unter deiner eigenen Domain: Die Domain bringst du selbst mit und richtest bei deinem Domain-Anbieter einen CNAME-Eintrag auf deine Easly-Adresse ein und trägst sie danach selbst unter «Abo & Konto» ein – HTTPS wird automatisch eingerichtet.

Einrichtungs-Assistent

Nach der ersten Anmeldung fragt ein Assistent alles Nötige ab:

Firma, Rechtsform und Adresse
Bankverbindung für die QR-Rechnung
Logo und Farben
MWST-Pflicht und Abrechnungsmethode
E-Mail-Versand

Danach schreibst du deine erste Offerte.

Dashboard, Suche, Hilfe und Dunkelmodus

Das Dashboard zeigt nur, was gerade zu tun ist. Ist alles erledigt, siehst du eine ruhige Entwarnung statt einer Wand aus Kacheln.

Hinweise bei überfälligen Rechnungen, zu prüfenden Belegen, fälligen Mahnungen, ablaufenden Garantien oder fehlgeschlagenen E-Mails – jeder Hinweis führt direkt zur passenden Liste.
Status der MWST-Abrechnung immer im Blick.
Eine Suche über Kunden, Dokumente, Inventar, Belege, Personal, Sendungen, Verträge, Abos und Produkte – auch per Tastenkürzel.
Eingebaute Hilfe: zu jedem Bereich eine Anleitung mit Bildern und eine kurze interaktive Tour.
Heller und dunkler Modus.

Von der Offerte bis zum Lohnausweis