Deine Daten gehören dir
Rechnungen, Belege und Personaldaten sind vertraulich. Hier steht genau, wie Easly sie schützt – und wo die Grenzen liegen.
Eigene, isolierte Instanz
Jede Kundin und jeder Kunde erhält eine eigene Anwendung mit eigener Datenbank, eigenem Speicher und eigenem Schlüssel – vollständig getrennt von allen anderen Instanzen.
Verschlüsselt gespeichert
Datenbank, Dokumente, Belege und Personalakten liegen verschlüsselt auf dem Datenträger. Sicherungen sind ebenfalls verschlüsselt. Übertragen wird immer per HTTPS.
Betrieb in der Schweiz
Die Instanzen laufen auf Servern in der Schweiz, betrieben von IT Services Schneeberger.
Anmeldung mit zwei Faktoren
Zwei Faktoren sind Pflicht: ein Passkey (zum Beispiel Windows Hello, Face ID oder ein Sicherheitsschlüssel) oder eine Authenticator-App.
Support nur mit deinem Code
Der Support kommt nur in deine Instanz, wenn du selbst einen zeitlich begrenzten Code erstellst. Jede Aktion wird protokolliert und ist für dich sichtbar.
Export jederzeit
Datenbank und alle Dokumente als ZIP herunterladen – jederzeit und auch nach einer Kündigung.
Im Detail
Getrennte Instanzen statt einer grossen Datenbank
Easly ist keine Anwendung, in der die Daten aller Kundinnen und Kunden in einer gemeinsamen Datenbank liegen. Deine Instanz hat ihre eigene Datenbank, ihren eigenen Dateispeicher für Belege, PDFs und Personaldokumente und ihren eigenen Schlüssel.
Was verschlüsselt ist
- die Datenbank deiner Instanz
- Dokumente wie Offerten, Rechnungen und Lieferscheine
- hochgeladene Belege
- Personaldossiers mit Verträgen, Lohnabrechnungen und Lohnausweisen
- die Sicherungen
Die Verbindung zwischen deinem Browser und Easly ist immer per HTTPS verschlüsselt.
Anmeldung und Zugang
Nach der Bestellung erhältst du einen Einmal-Link per E-Mail. Damit setzt du dein Passwort und richtest den zweiten Faktor ein – einen Passkey oder eine Authenticator-App. Ohne zweiten Faktor gibt es keine Anmeldung.
Support-Zugriff nur mit deiner Freigabe
Brauchst du Hilfe, erstellst du in Easly einen zeitlich begrenzten Freigabe-Code und gibst ihn dem Support. Nur damit kommt der Support in deine Instanz. Jede Aktion wird protokolliert, und du siehst das Protokoll selbst.
Export und Kündigung
Einen vollständigen Export – die Datenbank und alle Dokumente als ZIP – kannst du jederzeit herunterladen. Nach einer Kündigung bleibt deine Instanz noch 30 Tage lesbar, damit du alles exportieren kannst. Danach werden deine Daten gelöscht.
Der Export ist eine vollständige Kopie deiner Daten im Klartext. Bewahre ihn deshalb sicher auf und lege ihn nicht unverschlüsselt in einem öffentlich geteilten Ordner ab.
Deine eigenen Konten
E-Mail, KI-Belegauswertung und Post-Versand laufen über deine eigenen Konten und Schlüssel. Das bedeutet auch: Wenn du sie nutzt, gehen die nötigen Daten an diese Anbieter.
- E-Mail: Dokumente werden über dein Postfach (Microsoft 365 oder SMTP/IMAP) versendet bzw. Belege daraus abgeholt.
- KI-Belegauswertung: Zum Auslesen wird der Beleg mit deinem API-Schlüssel an Anthropic übermittelt. Ohne Schlüssel werden keine Belege an Anthropic übermittelt.
- Post-Versand: Für ein Etikett gehen Absender- und Empfängeradresse an die Schweizerische Post.
Dazu nutzt Easly öffentliche Dienste, für die du kein eigenes Konto brauchst:
- Adresssuche und Distanzvorschlag: Was du ins Adressfeld tippst, wird für Vorschläge an OpenStreetMap (Nominatim) gesendet; für den Distanzvorschlag gehen die Koordinaten von Start und Ziel an den Routing-Dienst OSRM.
- Wechselkurse: Für Belege in Fremdwährung wird der Tageskurs bei einem externen Kursdienst abgefragt.
Was wir nicht behaupten
Easly ist nicht «Ende-zu-Ende-verschlüsselt»: Die Anwendung muss deine Daten lesen können, um zum Beispiel ein PDF zu erzeugen oder eine MWST-Abrechnung zu berechnen. Wie bei jedem Hosting haben die Betreiber der Server technisch Zugriff auf die laufenden Systeme. Das regeln wir verbindlich im Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir werben auch nicht mit Zertifikaten – sondern beschreiben hier, was wir tatsächlich tun.
Verträge und Datenschutz
Für deine Daten in Easly bist du verantwortlich; IT Services Schneeberger bearbeitet sie in deinem Auftrag. Die Einzelheiten stehen in diesen Dokumenten:
Fragen zur Sicherheit?
Wir erklären dir gerne, wie deine Instanz aufgebaut ist.