Von der Offerte bis zur bezahlten Rechnung

Das Wichtigste in Kürze

Gib jeder Offerte eine Gültigkeitsdauer. Sonst bist du an dein Angebot länger gebunden, als dir lieb ist.
Bist du MWST-pflichtig, braucht die Rechnung bestimmte Pflichtangaben, damit deine Kundschaft die Vorsteuer abziehen kann.
Ohne vereinbarten Zahlungstermin kommt die Kundin erst mit einer Mahnung in Verzug. Ab dann schuldet sie 5 % Verzugszins.
Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie vorher vereinbart waren, zum Beispiel in deinen AGB.

1. Die Offerte

Eine Offerte ist rechtlich ein Angebot: Nimmt die Kundin es an, ist der Vertrag geschlossen. Deshalb lohnt es sich, sie sorgfältig zu formulieren. Eine gute Offerte enthält:

deine Firma und die Kundin mit Adresse, Datum und eine Offertnummer,
eine klare Beschreibung der Leistung oder der Produkte mit Menge, Einheit und Preis,
den Totalbetrag – bei MWST-Pflicht mit ausgewiesener MWST,
eine Gültigkeitsdauer, zum Beispiel «gültig bis 30. November»,
die Zahlungsbedingungen, zum Beispiel «zahlbar innert 30 Tagen», und den Verweis auf deine AGB.

Warum die Gültigkeitsdauer so wichtig ist: Ohne Frist bleibst du nach Obligationenrecht so lange an dein Angebot gebunden, wie du eine Antwort unter normalen Umständen erwarten darfst. Mit einer Frist ist klar, bis wann dein Preis gilt – wichtig, wenn deine Einkaufspreise schwanken.

2. Auftragsbestätigung und Lieferschein

Bei grösseren Aufträgen bestätigst du die Bestellung mit einer Auftragsbestätigung. Sie hält fest, was genau zu welchem Preis vereinbart ist – besonders dann, wenn sich gegenüber der Offerte etwas geändert hat. Lieferst du Ware, gehört ein Lieferschein dazu: Er zeigt Artikel und Mengen, aber keine Preise.

3. Die Rechnung und ihre Pflichtangaben

Bist du MWST-pflichtig, verlangt das Mehrwertsteuergesetz auf der Rechnung folgende Angaben:

Name und Ort deiner Firma, wie sie im Geschäftsverkehr auftritt, und deine MWST-Nummer (CHE-123.456.789 MWST),
Name und Ort der Kundin bzw. des Kunden,
Datum oder Zeitraum der Leistung,
Art, Gegenstand und Umfang der Leistung,
das Entgelt,
den MWST-Satz und den MWST-Betrag (sind die Preise inklusive MWST, genügt der Satz).

Bei Beträgen bis CHF 400 (zum Beispiel Kassenquittungen) dürfen die Angaben zur Kundin fehlen. Bist du nicht MWST-pflichtig (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG), darfst du keine MWST ausweisen – sonst schuldest du sie trotzdem der Steuerverwaltung (Art. 27 Abs. 2 MWSTG). Schreib stattdessen einen Hinweis auf die Rechnung, zum Beispiel «Nicht MWST-pflichtig (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG)».

Dazu gehören auf jede Rechnung: Rechnungsnummer und -datum, die Zahlungsfrist und der Zahlteil mit QR-Code. Was im Zahlteil steht, erklären wir im Artikel QR-Rechnung erstellen.

Beispiel: Schreinerei mit Anzahlung

Marco hat einen Einbauschrank für CHF 12'000 offeriert. Bei Auftrag stellt er 40 % als Teilrechnung, nach der Montage den Rest. Auf der Schlussrechnung stehen alle Positionen, die bereits verrechnete Anzahlung wird abgezogen. So sehen er und seine Kundin jederzeit, was bestellt, was verrechnet und was noch offen ist.

4. Zahlungsfrist und Verzug

Üblich sind Zahlungsfristen von 10 bis 30 Tagen. Wichtig zu wissen: Steht nur auf der Rechnung «zahlbar innert 30 Tagen», gerät die Kundin nach verbreiteter Ansicht nicht automatisch in Verzug. Dafür braucht es entweder einen vertraglich vereinbarten Zahlungstermin – etwa in der unterschriebenen Offerte oder deinen AGB – oder eine Mahnung.

Ist die Kundin in Verzug, schuldet sie 5 % Verzugszins pro Jahr (Art. 104 OR), ausser ihr habt etwas anderes vereinbart. Bei kleinen Beträgen fällt das kaum ins Gewicht – bei grossen Rechnungen und langen Verzögerungen schon.

5. Zahlungserinnerung und Mahnung

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Anzahl Mahnungen vor. Bewährt hat sich ein freundliches, zweistufiges Vorgehen:

Zahlungserinnerung rund zwei Wochen nach Fälligkeit: freundlich, ohne Gebühr. Oft wurde die Rechnung schlicht übersehen.
Mahnung rund einen Monat nach Fälligkeit: mit neuer, kurzer Frist (zum Beispiel 10 Tage) und – wenn vereinbart – einer Mahngebühr.

Mahngebühren sind nur zulässig, wenn sie vorher vereinbart wurden, zum Beispiel in deinen AGB oder in der Offerte. Ohne Vereinbarung kannst du nur den Verzugszins und nachweisbaren Schaden verlangen.

6. Wenn nichts mehr hilft: die Betreibung

Zahlt die Kundin auch nach der Mahnung nicht, kannst du beim Betreibungsamt an ihrem Wohnsitz oder Sitz ein Betreibungsbegehren stellen – heute meist online. Das Amt stellt ihr einen Zahlungsbefehl zu. Erhebt sie Rechtsvorschlag, brauchst du für die Fortsetzung einen Gerichtsentscheid: die Rechtsöffnung, wenn du eine unterschriebene Schuldanerkennung hast – zum Beispiel eine unterzeichnete Offerte oder Auftragsbestätigung –, sonst eine ordentliche Klage.

Lass dir nicht zu viel Zeit: Forderungen verjähren in der Regel nach 10 Jahren, manche – etwa aus Handwerksarbeit oder dem Kleinverkauf von Waren – bereits nach 5 Jahren.

So geht's in Easly

In Easly entsteht jedes Dokument mit einem Klick aus dem vorherigen. Kunde, Positionen und Referenzen werden übernommen – du tippst nichts doppelt:

Eine Auftragsnummer für alles: Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung laufen unter derselben Nummer. Teilrechnungen zeigen je Position, was bestellt, verrechnet und noch offen ist.
Pflichtangaben automatisch: Firmenangaben, MWST-Nummer, Sätze und Beträge je Satz stehen auf jeder Rechnung, dazu der QR-Zahlteil. Bist du nicht MWST-pflichtig, steht stattdessen der Hinweis mit Verweis auf Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG darauf – oder dein eigener Text.
Mahnwesen in zwei Stufen: Easly schlägt standardmässig nach 14 Tagen eine Zahlungserinnerung und nach 30 Tagen eine Mahnung vor. Fristen und Gebühren je Stufe legst du selbst fest.
Automatisch oder mit Freigabe: Pro Kunde entscheidest du, ob Easly Erinnerungen selbst verschickt oder erst nach deiner Freigabe – für den Stammkunden, bei dem du lieber anrufst.
Die Mahnung ist ein eigenes Dokument mit eigener Nummer und eigenem PDF. Mahngebühren fliessen nicht in die MWST-Abrechnung ein.
Überblick auf dem Dashboard: Überfällige Rechnungen und fällige Mahnungen erscheinen dort, bis sie erledigt sind.

Überfällige Rechnung in Easly mit Mahnstufe Zahlungserinnerung

Häufige Fragen

Wie lange ist eine Offerte gültig?

So lange, wie du es in der Offerte angibst. Fehlt eine Frist, bist du so lange gebunden, wie du unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen musst. Schreib deshalb immer eine Gültigkeitsdauer in die Offerte.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Nur wenn sie vorher vereinbart wurden, zum Beispiel in deinen AGB oder in der unterschriebenen Offerte. Ohne Vereinbarung kannst du ab Verzug 5 % Verzugszins verlangen.

Wie viele Mahnungen muss ich schicken, bevor ich betreiben kann?

Rechtlich ist keine bestimmte Anzahl vorgeschrieben. Üblich und kundenfreundlich ist eine Zahlungserinnerung und danach eine Mahnung mit kurzer Frist. Danach kannst du die Betreibung einleiten.

Muss auf meiner Rechnung eine MWST-Nummer stehen?

Nur wenn du MWST-pflichtig bist. Dann gehören deine MWST-Nummer, der Satz und der Steuerbetrag auf die Rechnung. Bist du nicht MWST-pflichtig (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG), darfst du keine MWST ausweisen; ein Hinweis wie «Nicht MWST-pflichtig (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG)» macht das für deine Kundschaft klar.

Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (u. a. Art. 3–5, 102–104, 127–128 OR), Mehrwertsteuergesetz (Art. 26 MWSTG). Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.