Aufbewahrungspflicht: Belege und Geschäftsbücher richtig archivieren

Was du aufbewahren musst

Die Aufbewahrungspflicht umfasst vier Arten von Unterlagen (Art. 958f Abs. 1 OR):

• Geschäftsbücher: das Hauptbuch mit Konten und Journal und, je nach Betrieb, die Hilfsbücher – zum Beispiel Lohnbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung oder die Lagerbuchhaltung (Art. 1 GeBüV). Führst du nur eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung («Milchbüchlein»), gehört diese mit der Aufstellung über die Vermögenslage dazu.
• Buchungsbelege: alle Aufzeichnungen auf Papier oder elektronisch, die nötig sind, um eine Buchung nachzuvollziehen (Art. 957a Abs. 3 OR). Die ESTV zählt dazu unter anderem Lieferantenrechnungen, Kopien deiner Ausgangsrechnungen, Kauf- und Mietverträge, Zahlungsbelege, Kassenstreifen, Arbeitsrapporte, Ein- und Ausfuhrveranlagungen des Zolls und die MWST-Abrechnungen (MWST-Info 16, Ziff. 1.3).
• Geschäftsbericht: die Jahresrechnung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang (Art. 958 OR). Ihn erstellen alle, die zur vollen Buchführung verpflichtet sind: GmbH und AG sowie Einzelfirmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000 Umsatz (Art. 957 OR).
• Revisionsbericht: nur wenn deine Firma eine Revisionsstelle hat.

Dazu kommen die Arbeitsanweisungen: Je nach Art und Umfang deines Geschäfts dokumentierst du, wie du die Bücher führst und aufbewahrst – mit welchen Programmen, wo abgelegt, wer zuständig ist. Sie werden gleich lang aufbewahrt wie die Bücher, die danach geführt wurden (Art. 4 GeBüV). Im Kleinbetrieb genügt oft eine kurze Beschreibung von einer Seite.

Geschäftskorrespondenz wie E-Mails gehört nur dazu, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs hat – etwa eine Bestellung oder die schriftliche Zusage eines Rabatts.

Wie lange: die Fristen im Überblick

Die Grundregel sind zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres. Entspricht dein Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, bewahrst du einen Beleg vom 14. März 2026 also bis zum 31. Dezember 2036 auf. Dieselbe Frist verlangt auch das Steuerrecht von Selbständigen und Firmen (Art. 126 Abs. 3 DBG).

Papier oder digital?

Du hast die Wahl: Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. Bedingung ist, dass sie mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Die Einzelheiten regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Laut ESTV haben elektronisch aufbewahrte Unterlagen die gleiche Beweiskraft wie Papier, wenn sämtliche Anforderungen der GeBüV erfüllt sind (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.1).

Das verlangt die GeBüV, wenn du elektronisch aufbewahrst:

Wichtig für die Praxis: Festplatten, SSDs und damit auch Cloud-Speicher gelten als veränderbare Informationsträger (Art. 9 Abs. 2 GeBüV). Ein gewöhnlicher Ordner mit PDF-Dateien, in dem jede Datei unbemerkt überschrieben oder gelöscht werden kann, erfüllt die Anforderungen deshalb nicht von selbst. Es braucht zusätzlich ein Verfahren, das Änderungen erkennbar macht – zum Beispiel eine Archivlösung, die Dateien signiert und mit Zeitstempel versieht, oder einen Speicher, der einmal abgelegte Dateien nicht mehr ändern lässt. Wie du deine Lösung umsetzt, klärst du bei Bedarf mit deiner Treuhand.

Papierbelege scannen und Originale vernichten

Das ist erlaubt. Die ESTV beschreibt in der MWST-Info 16 genau diesen Fall: Lieferantenrechnungen werden beim Eingang gescannt, als PDF gespeichert, digital geprüft und an die Buchung angehängt, die Originale werden vernichtet. Solche elektronischen Belege sind den Papierbelegen gleichgestellt, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und sämtliche Anforderungen der GeBüV erfüllt sind. Die ESTV hält aber auch fest: Die Risiken, die mit der Vernichtung des Originals verbunden sind, trägt das aufbewahrungspflichtige Unternehmen (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.1).

Bevor du ein Original wegwirfst, prüfe deshalb:

• Vollständig und lesbar: alle Seiten, bei Bedarf auch die Rückseite, Beträge und MWST gut lesbar. Verblasste Thermopapier-Quittungen scannst du am besten sofort.
• Unverändert abgelegt: in einer Ablage, die die Anforderungen der GeBüV erfüllt (siehe oben).
• Beschriebener Ablauf: Wer scannt wann, wie wird geprüft, wo wird abgelegt (Art. 4 GeBüV).
• Ausnahmen beachten: Geschäftsbericht und Revisionsbericht bewahrst du schriftlich und unterzeichnet auf (Art. 958f Abs. 2 OR) – am sichersten als Papierexemplar mit Originalunterschrift. Bei Verträgen mit Originalunterschrift überlege, ob du das Papier für einen allfälligen Streit trotzdem behalten willst.

E-Mails und PDF-Rechnungen

Bekommst du eine Rechnung als PDF per E-Mail, ist die PDF-Datei der Beleg. Bewahre sie so auf, wie du sie erhalten hast, und bearbeite sie nicht. Ein Ausdruck ist nicht nötig. Steht im E-Mail-Text selbst etwas Buchungsrelevantes – ein vereinbarter Rabatt, eine Gutschrift, eine Bestellung –, bewahrst du auch die E-Mail auf, am besten als Datei (zum Beispiel .eml).

Für papierlose Belege, die du für die MWST brauchst, gelten dieselben Regeln wie im Obligationenrecht: Art. 957 bis 958f OR und die GeBüV (Art. 122 MWSTV). Die elektronischen Veranlagungsverfügungen des Zolls (eVV) bewahrst du als Datei auf (MWST-Info 16, Ziff. 1.3).

Dein E-Mail-Postfach ist dafür kein Archiv: Mails lassen sich löschen, und gelöschte Nachrichten sind beim Anbieter nur eine gewisse Zeit wiederherstellbar. Speichere Belege deshalb aus dem Postfach in deine Ablage – mehr dazu im Artikel Datensicherung im Kleinbetrieb. Wie du ausgehende Rechnungen sauber verschickst und den Versand belegst, steht im Artikel Rechnung per E-Mail.

MWST: was zusätzlich gilt

Bist du MWST-pflichtig, führst du die Bücher nach den Grundsätzen des Handelsrechts und bewahrst Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung auf (Art. 70 Abs. 1 und 2 MWSTG). Diese tritt zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode ein (Art. 42 Abs. 6 MWSTG). Die ESTV verlangt, die Unterlagen nach Steuerperiode geordnet aufzubewahren (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.2).

Länger gilt es bei Liegenschaften: Unterlagen, die du für die Einlageentsteuerung und den Eigenverbrauch bei unbeweglichen Gegenständen brauchst, bewahrst du 20 Jahre auf (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Die ESTV verlangt in ihrer Praxis im Hinblick auf mögliche Nutzungsänderungen und Kontrollen sogar 26 Jahre – zum Beispiel für Lieferantenrechnungen, Kaufverträge, MWST-Abrechnungen, Hauptbuchkonten und Mietverträge (MWST-Info 16, Ziff. 1.4.2).

Bei einer MWST-Kontrolle will die ESTV jeden Vorgang verfolgen können: vom einzelnen Beleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung und zurück. Diese Prüfspur verlangt verständliche Buchungstexte und eine geordnete, systematische Ablage (MWST-Info 16, Ziff. 1.5). Mehr zur MWST im Artikel Belege und MWST im Griff.

Steuern: wann ein Jahr wirklich erledigt ist

Bei der direkten Bundessteuer verjährt das Recht, eine Steuer zu veranlagen, fünf Jahre nach Ablauf der Steuerperiode. Wird die Verjährung unterbrochen oder steht sie still, etwa während einer Einsprache, ist spätestens nach 15 Jahren Schluss (Art. 120 DBG). Ein Nachsteuerverfahren kann das Steueramt bis zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode einleiten (Art. 152 DBG). Für die Kantons- und Gemeindesteuern gelten dieselben Fristen (Art. 47 und 53 StHG).

Für dich heisst das: Läuft zu einem Jahr noch ein Verfahren – eine Einsprache, eine Nachsteuer, eine MWST-Kontrolle –, wirf die Unterlagen nicht weg, auch wenn die zehn Jahre um sind.

Personaldossier und Lohnunterlagen

Die Lohnbuchhaltung ist ein Hilfsbuch (Art. 1 Abs. 3 GeBüV), Lohnabrechnungen sind Buchungsbelege – beides bewahrst du 10 Jahre auf. Untersteht dein Betrieb dem Arbeitsgesetz, bewahrst du die Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit auf (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1).

Für den Rest des Personaldossiers gilt der Datenschutz: Du darfst nur Daten bearbeiten, die die Eignung für die Stelle betreffen oder für den Arbeitsvertrag nötig sind (Art. 328b OR). Was du nicht mehr brauchst, vernichtest oder anonymisierst du (Art. 6 Abs. 4 DSG). Das gilt auch für Belege mit Personendaten, sobald ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Mehr dazu in den Artikeln Datenschutz im KMU und Die erste Anstellung.

Wenn du die Firma aufgibst

Mit dem Ende der Firma endet die Aufbewahrungspflicht nicht:

• AG und GmbH: Die Geschäftsbücher müssen während zehn Jahren nach der Löschung im Handelsregister an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Den Ort bestimmen die Liquidatoren, können sie sich nicht einigen, das Handelsregisteramt (Art. 747 OR; für die GmbH über Art. 826 Abs. 2 OR).
• Kollektiv- und Kommanditgesellschaft: Bücher und Papiere werden zehn Jahre nach der Löschung an einem Ort aufbewahrt, den die Gesellschafter oder, wenn sie sich nicht einigen, das Handelsregisteramt bestimmen (Art. 590 OR, Art. 619 OR).
• Einzelfirma: Eine Sonderregel gibt es nicht. Die zehn Jahre nach Art. 958f OR laufen für jedes Geschäftsjahr weiter, auch wenn du die Tätigkeit aufgibst – die Unterlagen bewahrst du selbst auf.

Arbeitest du mit einer Software im Abo, exportiere vor der Kündigung alle Daten und Originaldateien. Nach dem Ende des Abos sind sie beim Anbieter oft nur noch eine beschränkte Zeit verfügbar.

So baust du dein Archiv auf

Eine einfache, feste Struktur hilft dir, der Treuhand und einer allfälligen Kontrolle. Bewährt hat sich ein Ordner pro Geschäftsjahr mit immer denselben Unterordnern:

• Sprechende Dateinamen: zum Beispiel 2026-03-14_Papeterie-Muster_CHF-86.40.pdf. So findest du einen Beleg auch ohne Programm.
• Dauerhafte Formate: PDF für Belege, dazu Excel oder CSV für Journal und Listen. Für die Langzeitarchivierung gibt es das genormte Format PDF/A.
• Jahresarchiv einfrieren: Nach dem Abschluss legst du eine vollständige Kopie des Jahres ab und änderst sie nicht mehr – am besten schreibgeschützt.
• Sichern nach der 3-2-1-Regel: drei Kopien, zwei verschiedene Speichermedien, eine an einem anderen Ort. Wie das geht, steht im Artikel Datensicherung im Kleinbetrieb.
• Jährlich prüfen: Lassen sich die alten Dateien noch öffnen? Wechselst du Programm oder Speicher, notierst du, was du wann wohin übertragen hast (Art. 10 GeBüV).
• Aufräumen: Ist ein Jahr abgelaufen und kein Verfahren mehr offen, löschst bzw. vernichtest du die Unterlagen – besonders solche mit Personendaten.

Checkliste für dein Archiv

• Für jedes Geschäftsjahr ein eigener Ordner mit fester Struktur.
• Jede Buchung hat einen Beleg, und jeder Beleg ist auffindbar.
• PDF-Rechnungen und wichtige E-Mails sind aus dem Postfach in die Ablage gespeichert, unverändert.
• Papierbelege sind vollständig und lesbar gescannt, bevor du sie vernichtest.
• Geschäftsbericht und Revisionsbericht liegen unterschrieben auf Papier vor.
• Unterlagen zu Liegenschaften sind separat abgelegt (20 Jahre nach Gesetz, 26 Jahre nach ESTV-Praxis).
• Ein kurzer Beschrieb hält fest, wie du Belege erfasst, prüfst und ablegst und wer zuständig ist.
• Die elektronische Ablage macht Änderungen erkennbar und ist vor unbefugtem Zugriff geschützt.
• Nach dem Jahresabschluss ist eine unveränderte Kopie des Jahres abgelegt und nach der 3-2-1-Regel gesichert.
• Einmal im Jahr prüfst du, ob sich alte Dateien noch öffnen lassen, und räumst abgelaufene Jahre auf.

So geht's in Easly

Easly hält deine Belege und Dokumente zusammen und gibt dir am Jahresende alles für dein eigenes Archiv:

• Originalbelege bleiben Originale: Hochgeladene Belege und Anhänge aus dem Belege-Postfach speichert Easly als Originaldatei, verschlüsselt. «Quelle öffnen» zeigt sie jederzeit an. Doppelte Belege werden markiert, nicht gelöscht.
• Rechnungen eingefroren: Erreicht ein Dokument seinen Endstatus, zum Beispiel «Bezahlt», friert Easly das PDF ein; Positionen, Kunde und Daten sind danach gesperrt. Ein Dokument, das eingefroren, umgewandelt oder per E-Mail versendet wurde, lässt sich nicht mehr löschen, nur stornieren.
• E-Mail-Verlauf: Jede versendete E-Mail mit Zeitpunkt, Empfänger und Status; die Originalnachricht lädst du als .eml-Datei herunter.
• Vollständiger Export: Unter Einstellungen → Daten & Wiederherstellung erstellst du ein ZIP mit allen Daten als Excel und CSV und allen gespeicherten Dateien – Dokument-PDFs, Ausgaben-Belege nach Jahr, Personaldokumente, Verträge und versendete E-Mails.
• Berichte für den Abschluss: Erfolgsrechnung und MWST-Abrechnung als PDF und Excel; mit der doppelten Buchhaltung das Journal als Excel (mit Saldenliste und Kontenplan), als CSV oder im Importformat von Banana.
• Gesichert: Jede Nacht eine verschlüsselte Sicherung deiner Instanz, aufbewahrt 14 Tage täglich, 8 Wochen wöchentlich und 12 Monate monatlich.

Ehrlich gesagt: Easly ist kein zertifiziertes Archiv nach GeBüV. Ausgaben kannst du nachträglich ändern und löschen, «PDF neu generieren» ersetzt ein eingefrorenes PDF, und das Journal entsteht bei jedem Aufruf neu aus den aktuellen Daten – eine spätere Korrektur ändert auch vergangene Perioden. Die Sicherungen reichen 12 Monate zurück, nicht 10 Jahre. Deshalb: Lade nach jedem Jahresabschluss den kompletten Export, das Journal und die Berichte herunter, lege sie als unverändertes Jahresarchiv ab und ändere danach keine Belege dieses Jahres mehr.

deinefirma.easly.ch

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Häufige Fragen

Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 328b, 590, 619, 747, 826, 957, 957a, 958 und 958f OR), Geschäftsbücherverordnung (Art. 1–10 GeBüV, SR 221.431), Mehrwertsteuergesetz (Art. 42 und 70 MWSTG), Mehrwertsteuerverordnung (Art. 122 MWSTV), MWST-Info 16 «Buchführung und Rechnungsstellung» der ESTV (Ziff. 1.3 bis 1.5), Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (Art. 120, 126 und 152 DBG), Steuerharmonisierungsgesetz (Art. 47 und 53 StHG), Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (Art. 73 ArGV 1) und Datenschutzgesetz (Art. 6 DSG). Dieser Artikel ersetzt keine Treuhand- oder Rechtsberatung.