Das Wichtigste in Kürze
- Das Bundesamt für Cybersicherheit (BACS) empfiehlt die 3-2-1-Regel: drei Kopien deiner Daten, auf zwei verschiedenen Speichermedien, eine davon an einem anderen Ort.
- Mindestens eine Sicherung sollte nach dem Backup vom Computer getrennt sein. Sonst verschlüsselt ein Erpressungstrojaner sie gleich mit.
- Eine Synchronisation wie OneDrive oder Dropbox ist kein vollwertiges Backup: Gelöschtes und Verschlüsseltes wird mit synchronisiert.
- Ein Backup ist nur so gut wie die Wiederherstellung – teste sie regelmässig.
Warum Sicherungen Pflicht und Selbstschutz sind
Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftsberichte musst du 10 Jahre aufbewahren (Art. 958f OR). Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen in dieser Zeit vollständig, unverändert und jederzeit lesbar bleiben (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV). Ein einziger Laptop ohne Sicherung erfüllt das nicht – ein Festplattendefekt, und die Belege der letzten Jahre sind weg.
Dazu kommt das Risiko durch Ransomware: Schadsoftware verschlüsselt alle erreichbaren Dateien und verlangt Lösegeld. Das BACS warnt seit Jahren, dass auch KMU regelmässig betroffen sind. Wer eine saubere, getrennte Sicherung hat, kann neu aufsetzen, statt zu zahlen.
Die 3-2-1-Regel
| Zahl | Bedeutung | Beispiel im Kleinbetrieb |
|---|---|---|
| 3 | Drei Kopien: das Original und zwei Sicherungen | Daten auf dem Laptop, Sicherung auf externer Festplatte, Sicherung bei einem Backup-Dienst |
| 2 | Zwei verschiedene Speichermedien | Externe Festplatte und Cloud-Speicher |
| 1 | Eine Kopie an einem anderen Ort | Backup-Dienst in der Schweiz oder eine zweite Festplatte zu Hause statt im Büro |
Das BACS empfiehlt ausserdem, die externe Festplatte nach dem Backup vom Computer zu trennen und nicht direkt neben dem Rechner zu lagern – wegen Feuer, Wasser und Diebstahl.
Synchronisation ist kein Backup
OneDrive, Dropbox, iCloud oder Google Drive halten deine Dateien auf allen Geräten aktuell. Genau das ist im Ernstfall das Problem: Löschst du versehentlich einen Ordner oder verschlüsselt ein Trojaner deine Dateien, wird auch das synchronisiert. Viele Dienste bieten zwar einen Papierkorb und frühere Dateiversionen – aber nur für eine begrenzte Zeit und nicht für alles.
Die Cloud ist deshalb ein guter Speicherort, ersetzt aber keine eigenständige Sicherung. Prüfe bei deinem Anbieter, wie lange gelöschte Dateien und frühere Versionen wiederherstellbar sind, und schütze das Konto mit einem zweiten Faktor.
Wer sichert was? Cloud-Dienste im Überblick
Viele Betriebe arbeiten heute mit mehreren Online-Diensten. Wichtig ist zu wissen, was der jeweilige Anbieter sichert – und was nicht:
- Fachanwendungen wie Buchhaltung oder Business-Software: Frag nach, wie oft gesichert wird, wie lange die Sicherungen aufbewahrt werden und ob du einen eigenen Export erstellen kannst.
- E-Mail wie Microsoft 365 oder Gmail: Der Anbieter sorgt für den Betrieb, gelöschte Mails sind aber nur eine gewisse Zeit wiederherstellbar. Für eine längere Aufbewahrung braucht es eine eigene Lösung.
- Deine Geräte: Was nur auf dem Laptop liegt, sichert niemand ausser dir.
Beispiel: Der Trojaner im Anhang
Marco führt eine Schreinerei mit vier Mitarbeitenden. Ein Mitarbeiter öffnet eine gefälschte Rechnung im Anhang, und am nächsten Morgen sind alle Dateien auf dem Büro-PC und der verbundenen Netzwerkfestplatte verschlüsselt. Weil Marco jeden Freitag eine zweite Festplatte anschliesst, sichert und danach wieder abhängt, liegt eine saubere Sicherung vom Vortag bereit. Offerten, Rechnungen und Belege hat er ohnehin in seiner Business-Software in der Cloud – dort ist nichts verloren.
Die Wiederherstellung testen
Viele merken erst im Ernstfall, dass die Sicherung unvollständig oder nicht lesbar ist. Das BACS empfiehlt, Sicherungen regelmässig auf Vollständigkeit und Lesbarkeit zu prüfen und in gewissen Abständen das Wiederherstellen einzelner Dateien zu üben. Ein praktischer Rhythmus:
- Einmal pro Quartal eine zufällige Datei aus der Sicherung zurückholen und öffnen.
- Einmal pro Jahr prüfen, ob die Sicherung alles enthält, was du brauchst – auch neue Ordner und Programme.
- Notieren, wie die Wiederherstellung geht, damit es im Notfall auch jemand anderes kann.
So geht's in Easly
Was du in Easly erfasst, sichern wir für dich – und du behältst jederzeit eine eigene Kopie:
- Jede Nacht gesichert: Jede Instanz wird einzeln gesichert, die Datenbank und alle Dateien wie Belege, PDFs und Personaldokumente – verschlüsselt und getrennt von allen anderen Instanzen.
- Gestaffelte Aufbewahrung: die Sicherungen der letzten 14 Tage, dazu je eine pro Woche für 8 Wochen und je eine pro Monat für 12 Monate.
- Wiederherstellung auf Antrag: Unter Einstellungen → Daten & Wiederherstellung wählst du eine Sicherung aus und beantragst die Wiederherstellung. Wir prüfen den Antrag und sichern den Stand direkt davor, bevor wir deine Instanz zurücksetzen.
- Eigener Export jederzeit: Mit einem Klick erstellst du einen vollständigen Export – alle Daten als Excel und CSV, alle Dokumente im Original – als ZIP zum Herunterladen. Ideal als dritte Kopie auf deiner eigenen Festplatte.
- Auch nach der Kündigung: Den Export kannst du nach dem Ende des Abos noch 30 Tage lang herunterladen.
Ehrlich gesagt: Easly sichert nur, was in Easly liegt. Dateien auf deinen Geräten, dein E-Mail-Postfach und andere Programme brauchen weiterhin deine eigene Sicherung.
Häufige Fragen
Reicht es, wenn meine Daten in OneDrive oder Dropbox liegen?
Nein. Eine Synchronisation überträgt auch versehentliche Löschungen und verschlüsselte Dateien. Frühere Versionen und der Papierkorb helfen nur eine begrenzte Zeit. Ergänze die Cloud mit einer eigenständigen Sicherung, zum Beispiel einer externen Festplatte, die du nach dem Backup abhängst.
Wie oft sollte ich sichern?
So oft, wie du Datenverlust in Kauf nehmen kannst. Für die meisten Kleinbetriebe ist eine tägliche automatische Sicherung plus eine wöchentliche, getrennt aufbewahrte Kopie ein guter Standard.
Wie lange muss ich Sicherungen aufbewahren?
Die Sicherung selbst hat keine feste Frist. Die Geschäftsunterlagen darin musst du aber 10 Jahre aufbewahren (Art. 958f OR) – vollständig, unverändert und lesbar. Achte deshalb darauf, dass alte Unterlagen auch nach einem Gerätewechsel noch irgendwo sicher liegen.
Sichert Easly auch meine E-Mails und Dateien auf dem Laptop?
Nein. Easly sichert alles, was in deiner Easly-Instanz liegt – Daten, Belege, Dokumente und Personaldossiers. Dein E-Mail-Postfach und die Dateien auf deinen Geräten sicherst du selbst.
Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 958f OR), Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und die Empfehlungen des Bundesamts für Cybersicherheit (BACS) zur Datensicherung. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle IT-Beratung.