Das Wichtigste in Kürze
- Geschäftsbücher und Belege bewahrst du 10 Jahre auf – elektronisch ist erlaubt, wenn sie vollständig, unverändert und lesbar bleiben.
- MWST-pflichtig wirst du ab CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen pro Jahr (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Die Anmeldung bei der ESTV muss innert 30 Tagen erfolgen.
- Mit der effektiven Methode ziehst du die Vorsteuer ab, mit dem Saldosteuersatz rechnest du einfacher, aber pauschal ab.
- Wer Belege laufend erfasst statt einmal im Jahr, spart sich den Stress vor der Abrechnung und der Steuererklärung.
Welche Buchhaltung brauchst du?
Einzelfirmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr müssen nur über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen (Art. 957 OR) – die sogenannte «Milchbüchleinrechnung». Ab CHF 500'000 Umsatz und für alle juristischen Personen (GmbH, AG) gilt die doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung.
Auch für die einfache Buchführung gilt: Jede Einnahme und jede Ausgabe braucht einen Beleg.
Belege richtig aufbewahren
Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftsberichte musst du 10 Jahre aufbewahren (Art. 958f OR). Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres – ein Beleg vom März 2026 muss also bis Ende 2036 verfügbar sein. Für Unterlagen zu Liegenschaften verlangt die MWST 20 Jahre.
Darf ich Belege nur digital aufbewahren?
Grundsätzlich ja. Buchungsbelege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie vollständig, unverändert und jederzeit lesbar sind und du nachweisen kannst, dass sie nicht nachträglich verändert wurden (Geschäftsbücherverordnung). Ein Ordner mit Handyfotos auf dem Desktop erfüllt das eher nicht – eine Ablage mit Datum, Herkunft und unveränderter Originaldatei schon. Bei Spezialfällen, zum Beispiel Zolldokumenten, klärst du mit deiner Treuhand, ob das Papieroriginal nötig bleibt.
Beispiel: der Beleg, der nie verloren geht
Lea ist selbständige Physiotherapeutin. Sie fotografiert jede Quittung direkt nach dem Einkauf, Rechnungen von Lieferanten leitet sie per E-Mail an ein eigenes Belege-Postfach weiter. Am Monatsende prüft sie nur noch die ausgelesenen Beträge. Am Jahresende schickt sie ihrem Treuhänder ein ZIP mit allen Belegen und der Erfolgsrechnung – statt einer Schachtel voller Papier.
Ab wann bist du MWST-pflichtig?
MWST-pflichtig wirst du, sobald du innerhalb eines Jahres mindestens CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielst – im In- und Ausland zusammengezählt. Dann musst du dich innert 30 Tagen bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) anmelden (Art. 66 MWSTG). Darunter bist du von der Steuerpflicht befreit (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG), kannst dich aber freiwillig anmelden (Art. 11 MWSTG) – sinnvoll zum Beispiel, wenn du viel investierst und die Vorsteuer zurückholen willst.
| Satz | Höhe | Gilt für |
|---|---|---|
| Normalsatz | 8,1 % | die meisten Waren und Dienstleistungen |
| Reduzierter Satz | 2,6 % | unter anderem Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Medikamente |
| Sondersatz | 3,8 % | Beherbergung (Übernachtung mit Frühstück) |
Effektive Methode oder Saldosteuersatz?
Bist du MWST-pflichtig, wählst du eine von zwei Abrechnungsmethoden.
Effektive Methode
Du rechnest die MWST auf deinen Umsätzen ab und ziehst die Vorsteuer ab, also die MWST, die du selbst auf Einkäufen und Investitionen bezahlt hast. Dafür brauchst du für jeden Einkauf einen korrekten Beleg mit ausgewiesener MWST. Abgerechnet wird in der Regel vierteljährlich. Seit 2025 kannst du bei höchstens CHF 5'005'000 Umsatz auf Antrag auch jährlich abrechnen; dann zahlst du unter dem Jahr Raten.
Saldosteuersatz
Du multiplizierst deinen Umsatz (inklusive MWST) mit einem von der ESTV festgelegten Branchensatz – zum Beispiel einem tieferen Satz für Detailhandel und einem höheren für Beratung. Die Vorsteuer ist damit pauschal abgegolten, du musst sie nicht einzeln nachweisen. Abgerechnet wird halbjährlich. Möglich ist das bis CHF 5'024'000 Umsatz und CHF 108'000 Steuerschuld pro Jahr. Deinen Kundinnen und Kunden stellst du trotzdem den normalen Satz in Rechnung.
| Effektive Methode | Saldosteuersatz | |
|---|---|---|
| Vorsteuer | einzeln abziehbar | pauschal im Satz enthalten |
| Aufwand | höher: jeder Beleg zählt | tiefer: nur Umsatz zählt |
| Abrechnung | vierteljährlich (oder jährlich auf Antrag) | halbjährlich |
| Passt zu | hohen Einkäufen und Investitionen | Dienstleistern mit wenig Vorsteuer |
Ein Wechsel der Methode ist nur nach einer Mindestdauer möglich. Rechne deshalb vor der Wahl mit deinen Zahlen nach – oder frag deine Treuhand.
Die Abrechnung reichst du elektronisch im ePortal der ESTV ein. Frist ist 60 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode; bis dann muss auch die Zahlung eingegangen sein.
So geht's in Easly
In Easly erfasst du Belege dann, wenn sie anfallen, und hast die MWST-Abrechnung jederzeit bereit:
- Beleg erfassen in Sekunden: Foto vom Handy, PDF hochladen oder die Rechnung an dein Belege-Postfach weiterleiten. Easly holt sie per IMAP oder Microsoft 365 ab – nur von Absendern, die du freigegeben hast.
- Automatisch ausgelesen: Mit deinem eigenen Zugang zu Anthropic (Claude) oder OpenAI (ChatGPT) liest Easly Lieferant, Datum, Betrag, MWST und Kategorie aus. Ohne KI-Zugang erfasst du die Angaben von Hand.
- Nichts doppelt, nichts verloren: Doppelte Belege werden markiert, gelöscht wird nichts. Die Originaldatei bleibt unverändert gespeichert, verschlüsselt und täglich gesichert.
- MWST-Abrechnung nach beiden Methoden: effektiv oder mit Saldosteuersatz, als PDF und Excel. Die Werte überträgst du ins ePortal der ESTV; das Dashboard erinnert dich an die Frist. Vorsteuer zählt nur, wo der Beleg die MWST ausweist; Beträge in Fremdwährung rechnet Easly zum Tageskurs in Franken um.
- Am Jahresende: Erfolgsrechnung, MWST-Abrechnung, Belegarchiv mit allen Originaldateien und der komplette Export als ZIP – für dich oder deine Treuhand. Die Steuererklärung selbst füllt Easly nicht aus.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Für Unterlagen zu Liegenschaften verlangt die MWST 20 Jahre.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Grundsätzlich ja, wenn die elektronische Kopie vollständig, unverändert und jederzeit lesbar aufbewahrt wird. Bei Spezialfällen wie Zolldokumenten klärst du am besten mit deiner Treuhand, ob das Original nötig bleibt.
Ab welchem Umsatz bin ich MWST-pflichtig?
Ab CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen innerhalb eines Jahres, im In- und Ausland zusammengezählt (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Die Anmeldung bei der ESTV muss innert 30 Tagen erfolgen.
Welche Methode ist für eine Einzelfirma besser?
Für Dienstleister mit wenig Einkäufen ist der Saldosteuersatz oft einfacher. Wer viel einkauft oder investiert, fährt mit der effektiven Methode meist besser, weil die Vorsteuer voll abziehbar ist. Rechne mit deinen eigenen Zahlen nach, bevor du dich festlegst.
Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 957 und 958f OR), Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) und die Publikationen der ESTV. Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Treuhandberatung.