Jahresabschluss: Was die Treuhand braucht

Das Wichtigste in Kürze

Einzelfirmen unter CHF 500'000 Umsatz brauchen nur eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Vermögenslage; eine GmbH immer eine vollständige Jahresrechnung (Art. 957 ff. OR).
Die Treuhand braucht vor allem: Erfolgsrechnung mit Belegen, offene Rechnungen, Bank- und Kassenstände, Anlagen, Lohnunterlagen, MWST-Abrechnungen und Angaben zu Privatanteilen.
Wichtige Termine: Lohnmeldung an die Ausgleichskasse innert 30 Tagen nach Jahresende, Steuererklärung je nach Kanton meist im Frühling.
Wer Belege laufend erfasst, spart der Treuhand Stunden – und sich selbst Honorar.

Welche Buchhaltung brauchst du überhaupt?

Einzelfirmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr müssen nur über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 2 OR). Darüber – und für jede GmbH oder AG – gilt die doppelte Buchhaltung mit einer Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang (Art. 957 Abs. 1 und Art. 958 OR).

Bei einer GmbH genehmigt die Gesellschafterversammlung die Jahresrechnung. Diese ordentliche Versammlung findet jedes Jahr innert sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres statt (Art. 805 Abs. 2 OR).

Die Checkliste für deine Treuhand

Einnahmen und offene Rechnungen

Alle Ausgangsrechnungen des Jahres, mit Angabe, welche bezahlt sind.
Offene Rechnungen per 31. Dezember (Debitoren) – sie gehören zur Vermögenslage, auch wenn das Geld erst im Januar kommt.
Offene Lieferantenrechnungen (Kreditoren) per 31. Dezember.

Ausgaben und Bank

Alle Belege zu den Geschäftsausgaben, nach Kategorien geordnet.
Kontoauszüge aller Geschäftskonten mit dem Saldo per 31. Dezember, dazu der Kassenbestand.
Warenlager: Bestand per 31. Dezember, wenn du Ware an Lager hast.

Anlagen

Geräte, Maschinen, Fahrzeuge oder Software, die mehrere Jahre genutzt werden, sind Anlagen. Die Treuhand braucht eine Liste mit Anschaffungsdatum und Preis, denn solche Anschaffungen werden steuerlich in der Regel über die Nutzungsdauer abgeschrieben (Art. 28 DBG).

Lohn

Lohnausweise (Formular 11) für alle Angestellten – du bist verpflichtet, sie auszustellen (Art. 127 DBG).
Lohnmeldung an die AHV-Ausgleichskasse: Die Löhne des Vorjahres rechnest du innert 30 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode ab (Art. 36 AHVV). Die Abrechnungsperiode ist das Kalenderjahr, die Frist läuft also bis Ende Januar.
Lohndeklarationen für Unfallversicherung und Pensionskasse.

MWST

Bist du MWST-pflichtig, gehören alle eingereichten MWST-Abrechnungen des Jahres dazu. Die Treuhand stimmt sie mit der Buchhaltung ab. Stellt sich dabei ein Fehler heraus, musst du ihn mit einer Korrekturabrechnung bereinigen – spätestens in der Abrechnung jener Periode, in die der 180. Tag nach Ende des Geschäftsjahres fällt (Art. 72 MWSTG); bei Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr ist das die Abrechnung des dritten Quartals. 72 MWSTG).

Privatanteile, Fahrzeug und Büro zu Hause

Geschäftsfahrzeug: Fährst du es auch privat, wird ein Privatanteil aufgerechnet. Pauschal sind das seit 2022 0,9 % des Kaufpreises (ohne MWST) pro Monat, mindestens CHF 150 – oder du führst ein Fahrtenbuch.
Privat genutzte Fahrzeuge für Geschäftsfahrten: eine Aufstellung der geschäftlichen Kilometer.
Büro zu Hause: Nutzt du einen Raum deiner Wohnung regelmässig fürs Geschäft, kann ein Anteil der Wohnkosten als Geschäftsaufwand gelten (Art. 27 DBG). Die Treuhand braucht Fläche, Nutzungsanteil und die Wohnkosten mit Belegen.
Privatbezüge: Waren oder Leistungen aus dem eigenen Geschäft, die du privat nutzt.

Beispiel: Malerbetrieb mit zwei Angestellten

Daniela führt einen Malerbetrieb als Einzelfirma. Früher brachte sie ihrer Treuhänderin im März drei Bundesordner. Heute erfasst sie Belege laufend per Foto, die Löhne laufen jeden Monat über die Software, und im Januar exportiert sie Erfolgsrechnung, Rechnungsübersicht, Lohnausweise und das Belegarchiv. Die Treuhänderin braucht dafür weniger Zeit – und Daniela zahlt ein spürbar tieferes Honorar.

Fristen im Überblick

Was	Wann	Grundlage
Lohnausweise an die Angestellten	Anfang Jahr, damit sie ihre Steuererklärung machen können	Art. 127 DBG
Lohnmeldung an die Ausgleichskasse	innert 30 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode	Art. 36 AHVV
Steuererklärung	je nach Kanton, oft Ende März; Fristerstreckung meist möglich	kantonales Steuerrecht
MWST-Abstimmung und Korrektur (Finalisierung)	mit der Abrechnung der Periode, in die der 180. Tag nach Geschäftsjahresende fällt	Art. 72 MWSTG
Genehmigung der Jahresrechnung (GmbH)	innert 6 Monaten nach Geschäftsjahresende	Art. 805 OR
Aufbewahrung der Unterlagen	10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres	Art. 958f OR

Tipps über das Jahr

Belege sofort erfassen statt sammeln: Foto nach dem Einkauf, Rechnungen per E-Mail weiterleiten.
Geschäft und Privat trennen: ein eigenes Geschäftskonto und eine eigene Karte sparen viele Fragen.
Monatlich kurz abgleichen: Sind alle Rechnungen bezahlt? Fehlt ein Beleg?
Fahrten laufend notieren – im Nachhinein rekonstruiert ist mühsam und ungenau.
Grössere Anschaffungen markieren, damit die Treuhand sie als Anlage erkennt.

So geht's in Easly

Easly sammelt über das Jahr alles, was die Treuhand braucht – den Export erledigst du in wenigen Minuten:

Erfolgsrechnung für jeden Zeitraum, als PDF und Excel. Lohn, Fahrten und Büroraum fliessen automatisch ein, und von jeder Kategorie kommst du per Klick bis zum einzelnen Beleg. Easly rechnet dabei mit den bezahlten Rechnungen.
Rechnungsübersicht nach Zeitraum, Status und Kunde filtern und als Excel exportieren – zum Beispiel alle offenen Rechnungen per 31. Dezember.
MWST-Abrechnungen je Periode als PDF und Excel, eingereichte Perioden markiert.
Lohnausweise (Formular 11) für jede Person, ausgefüllt aus den Lohnabrechnungen des Jahres.
Anlagenverzeichnis: Belege für Geräte oder Lizenzen markierst du als Anlagevermögen; eine eigene Liste zeigt alle Anschaffungen. Abschreibungen berechnet Easly nicht – die legt deine Treuhand fest.
Büroraum mit Fläche, Nutzungsanteil und Wohnkosten pro Jahr, mit Belegen und Grundriss als Nachweis, sowie die KM-Abrechnung als Excel.
Kompletter Export als ZIP: alle Daten als Excel und CSV, dazu alle Dokumente und Belege als Originaldateien.

Was Easly nicht macht: Die Steuererklärung füllt Easly nicht aus, und eine Bilanz mit doppelter Buchhaltung erstellt deine Treuhand. Privatanteile, etwa fürs Fahrzeug, besprichst du ebenfalls mit ihr.

Anlagenverzeichnis in Easly mit Belegen für Geräte und Lizenzen und Filtern

Häufige Fragen

Brauche ich als Einzelfirma eine Bilanz?

Unter CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr nicht: Dann genügt eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Angaben zur Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR). Darüber gilt die doppelte Buchhaltung mit Bilanz.

Bis wann muss ich die Löhne der Ausgleichskasse melden?

Innert 30 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode (Art. 36 AHVV). Die Periode ist das Kalenderjahr, die Frist endet also Ende Januar. Die genaue Frist steht im Formular deiner Ausgleichskasse.

Wie hoch ist der Privatanteil fürs Geschäftsauto?

Pauschal 0,9 % des Kaufpreises ohne MWST pro Monat (mindestens CHF 150), also 10,8 % im Jahr. Alternativ kannst du die private Nutzung mit einem Fahrtenbuch nachweisen. Kläre mit deiner Treuhand, was für dich günstiger ist.

Füllt Easly meine Steuererklärung aus?

Nein. Easly liefert die Unterlagen – Erfolgsrechnung, MWST-Abrechnungen, Lohnausweise, Anlagen, Büroraum, Fahrten und alle Belege. Die Steuererklärung machst du selbst oder deine Treuhand.

Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 805, 957, 958 und 958f OR), Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (Art. 27, 28 und 127 DBG), Mehrwertsteuergesetz (Art. 72 MWSTG), AHV-Verordnung (Art. 36 AHVV), Merkblätter der ESTV. Fristen für die Steuererklärung legen die Kantone fest. Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Treuhandberatung.