Das Wichtigste in Kürze
- Eine Rechnung als PDF per E-Mail ist in der Schweiz gültig – auch für die MWST. Eine elektronische Signatur ist seit 2018 nicht mehr vorgeschrieben.
- Verschicke aus deinem eigenen Postfach mit deiner Domain – nicht von einer «noreply»-Adresse. So kommen Rückfragen bei dir an.
- Halte fest, wann an wen welche Rechnung gegangen ist. Im Streitfall musst du beweisen, dass sie zugestellt wurde.
- Bewahre jede verschickte Rechnung 10 Jahre auf, unverändert (Art. 958f OR).
Ist eine Rechnung per E-Mail gültig?
Ja. Das Obligationenrecht schreibt für eine Rechnung keine bestimmte Form vor – ein PDF im Anhang ist genauso gültig wie ein Brief. Auch bei der MWST ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt: Die frühere Verordnung über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V), die für elektronische Rechnungen eine Signatur verlangte, wurde per 1. Januar 2018 aufgehoben; seither gilt uneingeschränkt die Beweismittelfreiheit (Art. 81 Abs. 3 MWSTG). Massgebend ist, dass die Rechnung die Pflichtangaben enthält (Art. 26 MWSTG) und dass du sie unverändert aufbewahrst.
Für den Vorsteuerabzug deiner Kundinnen und Kunden gilt die Beweismittelfreiheit (Art. 81 Abs. 3 MWSTG): Die Rechnung lässt sich mit weiteren Unterlagen wie Offerte, Lieferschein und Zahlung untermauern. Eine sauber aufgebaute PDF-Rechnung aus einer Software, die nachträglich nicht verändert wird, ist dafür die beste Grundlage.
Was in die E-Mail gehört
- Betreff mit Rechnungsnummer und deinem Firmennamen, zum Beispiel «Rechnung 2026-041 – Muster Elektro».
- Kurzer Text mit persönlicher Anrede, Betrag und Fälligkeit – die Details stehen im PDF.
- Die Rechnung als PDF mit QR-Zahlteil. Viele zahlen direkt am Bildschirm, indem sie den QR-Code mit der Banking-App scannen. Wie der Zahlteil aufgebaut ist, steht im Artikel QR-Rechnung erstellen.
- Keine Word- oder Excel-Dateien – sie lassen sich verändern und wirken unprofessionell.
Eigener Absender und Zustellbarkeit
Rechnungen von einer Gratis-Adresse oder von «noreply@…» landen öfter im Spam und wirken weniger vertrauenswürdig. Besser ist ein Postfach mit deiner eigenen Domain, zum Beispiel buchhaltung@deinefirma.ch. Damit andere Mailserver deine E-Mails als echt erkennen, sollten bei deiner Domain drei Einträge stimmen:
- SPF legt fest, welche Server im Namen deiner Domain senden dürfen.
- DKIM signiert jede E-Mail, damit unterwegs nichts verändert werden kann.
- DMARC sagt den Empfängern, was mit E-Mails passieren soll, die SPF oder DKIM nicht bestehen.
Bei Microsoft 365 und den meisten Schweizer Hostern richtest du das mit wenigen DNS-Einträgen ein; dein Anbieter oder deine IT hilft dir dabei.
Beispiel: die angeblich nie erhaltene Rechnung
Ein Kunde von Marco, Elektroinstallateur, meldet sich nach der zweiten Mahnung: Er habe die Rechnung nie erhalten. Marco schaut im E-Mail-Verlauf nach und sieht Datum, Uhrzeit, Empfängeradresse und den Status «gesendet». Er schickt die Rechnung nochmals und legt die Angaben bei. Der Kunde findet sie in seinem Spam-Ordner und zahlt am selben Tag. Marco richtet danach DKIM für seine Domain ein.
Zustellung und Nachweis
Wer sich auf eine Rechnung beruft, muss im Streitfall beweisen, dass sie angekommen ist (Art. 8 ZGB). Eine Lesebestätigung hilft wenig, weil viele Empfänger sie ablehnen. Wichtiger ist ein lückenloser Verlauf: wann du welche Rechnung an welche Adresse verschickt hast – idealerweise samt der Originalnachricht. Antworten des Mailservers wie «unzustellbar» solltest du sofort bemerken, nicht erst bei der Mahnung.
Datenschutz beim Versand
Rechnungen enthalten Personendaten, manchmal auch heikle – etwa bei Therapie- oder Beratungsleistungen. Achte darauf, dass die Rechnung an die richtige Adresse geht, besonders bei Kunden mit mehreren Kontaktpersonen. Eine falsch adressierte Rechnung ist eine Verletzung der Datensicherheit; bei hohem Risiko für die betroffene Person musst du sie dem EDÖB melden (Art. 24 DSG). Mehr dazu im Artikel Datenschutz im Kleinbetrieb.
Und eBill?
eBill ist das Rechnungsportal der Schweizer Banken: Die Rechnung erscheint direkt im E-Banking der Kundin. Für Rechnungssteller braucht es dafür einen eigenen Zugang über die Bank oder einen Dienstleister. Für die meisten Einzelfirmen und kleinen KMU genügt die PDF-Rechnung mit QR-Code – sie lässt sich in jeder Banking-App scannen. Easly bietet eBill nicht an.
So geht's in Easly
In Easly verschickst du Offerten, Rechnungen und Mahnungen mit einem Klick – aus deinem eigenen Postfach und mit vollständigem Verlauf:
- Dein Postfach, dein Absender: Easly versendet über Microsoft 365 oder über jedes Postfach mit SMTP, zum Beispiel bei Infomaniak, Hostpoint oder Gmail. Antworten deiner Kundschaft landen direkt bei dir.
- Vorlagen mit Platzhaltern: Pro Dokumenttyp – Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Mahnung – legst du Betreff und Text fest. Platzhalter wie Kundenname, Dokumentnummer, Betrag oder Fälligkeitsdatum füllt Easly beim Versand aus. Für einzelne Kunden kannst du eigene Vorlagen hinterlegen.
- PDF mit QR-Zahlteil im Anhang: Die Rechnung wird automatisch als PDF angehängt.
- Textkorrektur: Mit deinem eigenen KI-Zugang korrigiert Easly Rechtschreibung und Grammatik deiner Vorlagen und E-Mails – die Platzhalter bleiben dabei unverändert.
- E-Mail-Verlauf: Jede versendete E-Mail mit Zeitpunkt, Empfänger und Status. Die Originalnachricht kannst du als Vorschau öffnen und als .eml-Datei herunterladen – dein Nachweis, falls eine Rechnung «nie angekommen» ist.
- Fehlgeschlagene E-Mails erscheinen auf dem Dashboard, damit du sie sofort bemerkst.
Häufige Fragen
Ist eine Rechnung per E-Mail rechtlich gültig?
Ja. Das Obligationenrecht schreibt keine Form vor, und für die MWST ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. Eine elektronische Signatur ist seit 2018 nicht mehr vorgeschrieben. Wichtig sind die Pflichtangaben (Art. 26 MWSTG) und die unveränderte Aufbewahrung während 10 Jahren.
Muss ich eine per E-Mail verschickte Rechnung ausdrucken?
Nein. Du darfst sie elektronisch aufbewahren, wenn sie vollständig, unverändert und jederzeit lesbar bleibt (Art. 958f OR und Geschäftsbücherverordnung). Ein Ausdruck ist nicht nötig.
Wie beweise ich, dass eine Rechnung angekommen ist?
Einen absoluten Beweis gibt es bei E-Mails nicht. Hilfreich sind ein Versandprotokoll mit Datum, Uhrzeit und Empfängeradresse, die Originalnachricht und das Fehlen einer Unzustellbarkeitsmeldung. Bei wichtigen Beträgen kannst du die Mahnung zusätzlich eingeschrieben schicken.
Kann ich mit Easly Rechnungen per eBill verschicken?
Nein. Easly verschickt Rechnungen als PDF mit QR-Zahlteil per E-Mail. Den QR-Code kann deine Kundschaft in jeder Schweizer Banking-App scannen.
Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 958f OR), Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Mehrwertsteuergesetz (Art. 26 und 81 MWSTG), Zivilgesetzbuch (Art. 8 ZGB), Datenschutzgesetz (Art. 24 DSG). Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.