Das Wichtigste in Kürze
- Ein Arbeitsvertrag ist auch mündlich gültig – die wichtigsten Punkte musst du aber spätestens einen Monat nach Beginn schriftlich mitteilen (Art. 330b OR).
- Der erste Monat gilt als Probezeit; schriftlich vereinbart sind bis zu drei Monate möglich (Art. 335b OR).
- Mindestens vier Wochen Ferien pro Jahr, bis zum vollendeten 20. Altersjahr fünf Wochen (Art. 329a OR).
- Vor dem ersten Lohn: Anmeldungen bei AHV-Ausgleichskasse, Unfallversicherung und allenfalls Pensionskasse – Details im Artikel Lohnabrechnung im Kleinbetrieb.
Der Arbeitsvertrag
Für einen Arbeitsvertrag schreibt das Gesetz grundsätzlich keine Form vor (Art. 320 OR) – auch ein Handschlag genügt. Trotzdem gilt eine Informationspflicht: Dauert das Arbeitsverhältnis unbefristet oder länger als einen Monat, musst du der angestellten Person spätestens einen Monat nach Beginn schriftlich mitteilen (Art. 330b OR):
- die Namen der Vertragsparteien,
- das Datum des Beginns,
- die Funktion,
- den Lohn und allfällige Lohnzuschläge,
- die wöchentliche Arbeitszeit.
Ändert sich später einer dieser Punkte, teilst du auch das innert eines Monats schriftlich mit. Am einfachsten erfüllst du die Pflicht mit einem schriftlichen Arbeitsvertrag, den beide unterschreiben. Er sollte zusätzlich Probezeit, Kündigungsfristen, Ferien, einen allfälligen 13. Monatslohn und die Regelung bei Krankheit festhalten. Abweichungen vom Gesetz – etwa eine längere Probezeit – sind oft nur gültig, wenn sie schriftlich vereinbart sind.
Probezeit und Kündigungsfristen
Der erste Monat eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses gilt automatisch als Probezeit. In dieser Zeit können beide Seiten mit einer Frist von sieben Tagen kündigen. Mit schriftlicher Abrede lässt sich die Probezeit auf höchstens drei Monate verlängern; fällt die Person wegen Krankheit oder Unfall aus, verlängert sie sich entsprechend (Art. 335b OR).
Danach gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen, jeweils auf Ende eines Monats (Art. 335c OR):
| Dienstjahr | Kündigungsfrist |
|---|---|
| 1. Dienstjahr | 1 Monat |
| 2. bis 9. Dienstjahr | 2 Monate |
| ab dem 10. Dienstjahr | 3 Monate |
Andere Fristen sind mit schriftlicher Abrede möglich; unter einen Monat darfst du nur per Gesamtarbeitsvertrag und nur im ersten Dienstjahr gehen. Wichtig: Nach der Probezeit darfst du bei Krankheit oder Unfall eine Zeit lang nicht kündigen – im ersten Dienstjahr während 30 Tagen, vom zweiten bis fünften Dienstjahr während 90 Tagen, danach während 180 Tagen (Art. 336c OR).
Ferien
Mitarbeitende haben jedes Jahr Anspruch auf mindestens vier Wochen bezahlte Ferien, bis zum vollendeten 20. Altersjahr auf fünf Wochen (Art. 329a OR). Bei Teilzeit gilt der Anspruch anteilsmässig. Mindestens zwei Wochen sollen zusammenhängen (Art. 329c OR). Solange das Arbeitsverhältnis dauert, dürfen Ferien grundsätzlich nicht mit Geld abgegolten werden (Art. 329d OR).
Lohn bei Krankheit
Ist deine Mitarbeiterin ohne eigenes Verschulden an der Arbeit verhindert, zum Beispiel wegen Krankheit, musst du den Lohn eine beschränkte Zeit weiterzahlen – sofern das Arbeitsverhältnis mehr als drei Monate gedauert hat oder für mehr als drei Monate eingegangen wurde. Im ersten Dienstjahr sind das drei Wochen, danach eine «angemessen längere» Zeit (Art. 324a OR). Wie lange genau, bestimmen die Gerichte mit regionalen Tabellen, der Berner, der Zürcher und der Basler Skala.
Für einen Kleinbetrieb kann eine lange Krankheit teuer werden. Viele schliessen deshalb eine Krankentaggeldversicherung ab. Sie ersetzt die gesetzliche Lohnfortzahlung, wenn sie schriftlich vereinbart und mindestens gleichwertig ist (Art. 324a Abs. 4 OR).
Beispiel: der erste Angestellte im Elektrogeschäft
Reto führt ein kleines Elektrogeschäft und stellt per 1. März Luca an, unbefristet, 100 %. Im schriftlichen Vertrag stehen Funktion, Lohn, Pensum, ein Monat Probezeit, 25 Ferientage und die gesetzlichen Kündigungsfristen; zusätzlich schliesst Reto eine Krankentaggeldversicherung ab. Vor dem ersten Arbeitstag meldet Reto sich bei der Ausgleichskasse an und schliesst die Unfallversicherung ab. Den unterschriebenen Vertrag, die Kopie der AHV-Nummer und die Policen legt er im Personaldossier ab – dort landen später auch alle Lohnabrechnungen.
Arbeitszeit erfassen
Untersteht dein Betrieb dem Arbeitsgesetz, musst du die Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden grundsätzlich dokumentieren (Art. 46 ArG, Art. 73 ArGV 1). Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine vereinfachte Erfassung zulässig (Art. 73b ArGV 1). Ob und wie das für deinen Betrieb gilt, klärst du am besten mit deinem Branchenverband oder dem kantonalen Arbeitsinspektorat.
Personaldossier: was hinein darf
Über deine Mitarbeitenden darfst du nur Daten bearbeiten, die ihre Eignung für die Stelle betreffen oder für die Durchführung des Arbeitsvertrags nötig sind (Art. 328b OR). In ein Personaldossier gehören also Vertrag, Lohnabrechnungen, Lohnausweise, Versicherungsunterlagen und Arztzeugnisse – aber zum Beispiel keine Notizen über das Privatleben. Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert: Bewahre sie so auf, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben.
Lohnabrechnungen sind Buchungsbelege und werden 10 Jahre aufbewahrt (Art. 958f OR). Was du nicht mehr brauchst, löschst du (Art. 6 Abs. 4 DSG). Mehr zum Datenschutz im Betrieb liest du im Artikel Datenschutz im Kleinbetrieb.
So geht's in Easly
In Easly ist die erste Anstellung ein geführter Ablauf – vom Onboarding über den Vertrag bis zur ersten Lohnabrechnung:
- Onboarding mit Checkliste: Easly führt dich durch die Schritte, unter anderem Anmeldung bei der AHV-Ausgleichskasse, Unfallversicherung (UVG), Pensionskasse (BVG), Familienzulagen, Krankentaggeld, Quellensteuer und Arbeitsbewilligung – jeweils mit Erklärung.
- Arbeitsvertrag aus den Stammdaten: Beginn, Funktion, Arbeitsort, Pensum und wöchentliche Arbeitszeit, Lohn, 13. Monatslohn, Ferien, die einmonatige Probezeit und die gesetzlichen Kündigungsfristen stehen im Vertrag als PDF, ohne Abtippen.
- Unterschreiben am Bildschirm oder per Link: Du unterschreibst in Easly, deine Mitarbeiterin über einen persönlichen Link, der 30 Tage gültig ist. Ehrlich gesagt: Das ist eine einfache elektronische Unterschrift, keine qualifizierte elektronische Signatur. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, zum Beispiel für eine längere Probezeit, unterschreibt ihr zusätzlich von Hand oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.
- Personaldossier an einem Ort: Vertrag, Lohnabrechnungen und Lohnausweise legt Easly automatisch im Dossier ab, weitere Unterlagen lädst du selbst hoch. Alles liegt verschlüsselt gespeichert.
- Policen im Blick: Policen für UVG, BVG, Krankentaggeld und Familienzulagen legst du ab und wirst vor dem Vertragsende erinnert.
Eine Zeiterfassung bietet Easly nicht.
Häufige Fragen
Muss ein Arbeitsvertrag schriftlich sein?
Nein, ein Arbeitsvertrag ist grundsätzlich formfrei gültig (Art. 320 OR). Die wichtigsten Punkte – Parteien, Beginn, Funktion, Lohn und wöchentliche Arbeitszeit – musst du aber spätestens einen Monat nach Beginn schriftlich mitteilen (Art. 330b OR). Manche Abweichungen vom Gesetz gelten nur, wenn sie schriftlich vereinbart sind.
Wie lange darf die Probezeit sein?
Ohne Abrede gilt der erste Monat als Probezeit. Mit schriftlicher Abrede sind höchstens drei Monate möglich. Bei Krankheit oder Unfall verlängert sie sich entsprechend (Art. 335b OR).
Wie viele Ferien muss ich geben?
Mindestens vier Wochen pro Jahr, bis zum vollendeten 20. Altersjahr fünf Wochen (Art. 329a OR). Bei Teilzeit gilt der Anspruch anteilsmässig.
Ist die Unterschrift in Easly rechtsgültig?
Die Unterschrift am Bildschirm oder per Link ist eine einfache elektronische Unterschrift, keine qualifizierte elektronische Signatur. Sie hält fest, dass und wann ihr beide zugestimmt habt. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, etwa für eine verlängerte Probezeit oder abweichende Kündigungsfristen, unterschreibt ihr den ausgedruckten Vertrag zusätzlich von Hand – oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.
Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 320, 324a, 328b, 329a, 329c, 329d, 330b, 335b, 335c, 336c und 958f OR), Arbeitsgesetz (Art. 46 ArG) mit Verordnung 1 (Art. 73 und 73b ArGV 1) und Datenschutzgesetz (Art. 6 DSG). Gesamt- und Normalarbeitsverträge können abweichende Regeln enthalten. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.