Das Wichtigste in Kürze
- Debitoren sind offene Rechnungen an Kunden (Forderungen, Konto 1100), Kreditoren offene Rechnungen von Lieferanten (Verbindlichkeiten, Konto 2000).
- Die Rechnung erhöht das Konto, die Zahlung gleicht es wieder aus. Skonto, Gutschriften und Verluste korrigieren auch die MWST bzw. die Vorsteuer (Art. 41 MWSTG).
- Die Summe deiner Liste offener Posten muss jederzeit dem Saldo von 1100 bzw. 2000 entsprechen.
- Unsichere Forderungen berücksichtigst du mit einer Wertberichtigung (Delkredere), verlorene buchst du aus. Die meisten Forderungen verjähren nach 10, viele aus Handwerk und Kleinverkauf nach 5 Jahren.
- Die Kennzahl DSO zeigt, wie viele Tage deine Kunden im Schnitt bis zur Zahlung brauchen.
Was sind Debitoren und Kreditoren?
Die Begriffe kommen aus dem Lateinischen: Der Debitor ist der Schuldner, der Kreditor der Gläubiger. Aus deiner Sicht als Firma heisst das:
| Debitoren | Kreditoren | |
|---|---|---|
| Wer? | Kundin oder Kunde, der dir Geld schuldet | Lieferant, dem du Geld schuldest |
| Was ist es für dich? | Forderung | Verbindlichkeit (Schuld) |
| Konto im Kontenrahmen KMU | 1100 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | 2000 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen |
| Bilanzseite | Aktiven, Umlaufvermögen | Passiven, kurzfristiges Fremdkapital |
| Entsteht mit | deiner Rechnung | der Rechnung des Lieferanten |
| Verschwindet mit | Zahlung, Gutschrift oder Verlust | deiner Zahlung oder einer Gutschrift |
Beide Positionen muss die Bilanz einzeln zeigen (Art. 959a OR). Wie Konten, Soll und Haben grundsätzlich funktionieren, steht im Artikel Kontenplan und doppelte Buchhaltung. Hier geht es um den ganzen Weg einer Rechnung.
Debitoren buchen: von der Rechnung bis zur Zahlung
Alle Beispiele gehen von einer MWST-pflichtigen Firma aus, die effektiv und nach vereinbarten Entgelten abrechnet (Normalsatz 8,1 %). Du verrechnest eine Dienstleistung über CHF 2'000 plus MWST und gewährst 2 % Skonto bei Zahlung innert 10 Tagen. Die Kundin zahlt rechtzeitig und zieht das Skonto ab.
| Geschäftsfall | Soll | Haben | CHF |
|---|---|---|---|
| Rechnung CHF 2'000 plus 8,1 % MWST | 1100 Debitoren | 3400 Dienstleistungserlöse | 2'000.00 |
| 1100 Debitoren | 2200 Geschuldete MWST | 162.00 | |
| Zahlung abzüglich 2 % Skonto | 1020 Bank | 1100 Debitoren | 2'118.76 |
| Skonto CHF 43.24, davon CHF 3.24 MWST | 3800 Erlösminderungen | 1100 Debitoren | 40.00 |
| 2200 Geschuldete MWST | 1100 Debitoren | 3.24 |
Danach steht diese Rechnung auf 1100 wieder bei null. Eine Teilzahlung buchst du gleich wie die Zahlung, nur mit dem kleineren Betrag – die Rechnung bleibt mit dem Rest offen. Eine Gutschrift an die Kundin, etwa für eine Reklamation, buchst du wie das Skonto: Erlös und MWST im Soll, Debitoren im Haben. Die MWST korrigierst du in der Periode, in der du die Gutschrift verbuchst (Art. 41 Abs. 1 MWSTG); in der MWST-Abrechnung gehört sie zu den Entgeltsminderungen.
Kreditoren buchen: Rechnung, Skonto, Zahlung
Spiegelbildlich bei einer Lieferantenrechnung: Die Druckerei verrechnet dir CHF 1'500 plus MWST für Flyer, die du für einen Kundenauftrag brauchst, und gewährt 2 % Skonto. Weil es Aufwand der Klasse 4 ist, kommt die Vorsteuer auf 1170.
| Geschäftsfall | Soll | Haben | CHF |
|---|---|---|---|
| Rechnung erhalten CHF 1'500 plus 8,1 % MWST | 4400 Aufwand für bezogene Dienstleistungen | 2000 Kreditoren | 1'500.00 |
| 1170 Vorsteuer | 2000 Kreditoren | 121.50 | |
| Zahlung abzüglich 2 % Skonto | 2000 Kreditoren | 1020 Bank | 1'589.07 |
| Skonto CHF 32.43, davon CHF 2.43 Vorsteuer | 2000 Kreditoren | 4400 Aufwand für bezogene Dienstleistungen | 30.00 |
| 2000 Kreditoren | 1170 Vorsteuer | 2.43 |
Bei vereinbarten Entgelten darfst du die Vorsteuer schon abziehen, wenn die Rechnung eintrifft, nicht erst bei der Zahlung (Art. 40 Abs. 1 MWSTG). Sinkt der Preis nachträglich durch Skonto oder Gutschrift, korrigierst du die Vorsteuer (Art. 41 Abs. 2 MWSTG). Die Beträge rechnest du schnell mit dem MWST-Rechner aus.
Lohnt sich Skonto? 2 % für eine Zahlung 20 Tage früher entsprechen umgerechnet auf ein Jahr rund 37 % Zins. Wenn das Geld da ist, nimm das Skonto fast immer mit. Zahlungen erfasst du heute meist nicht mehr einzeln im E-Banking: Eine Buchhaltungssoftware erstellt eine Zahlungsdatei pain.001 – die ISO-20022-Meldung «Customer Credit Transfer Initiation», wie sie die Swiss Payment Standards von SIX für Überweisungen festlegen. Du lädst sie ins E-Banking und gibst die Zahlungen dort frei. Den Rückweg, den Kontoauszug als camt-Datei, beschreibt der Artikel Kontoauszug automatisch verbuchen.
Die Debitorenliste: offene Posten und Altersstruktur
Das Konto 1100 zeigt nur eine Zahl. Welche Rechnungen dahinterstecken, zeigt die Liste der offenen Posten: Kunde, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, offener Betrag. Ihre Summe muss immer genau dem Saldo von 1100 entsprechen – stimmt das nicht, fehlt eine Buchung oder eine Zahlung wurde direkt auf den Ertrag gebucht. Dasselbe gilt für die Kreditorenliste und das Konto 2000.
Aussagekräftiger wird die Liste, wenn du die offenen Posten nach ihrem Alter gruppierst:
| Debitoren per 31. März 2026 | CHF | Anteil |
|---|---|---|
| noch nicht fällig | 12'400 | 58 % |
| 1 bis 30 Tage überfällig | 5'900 | 27 % |
| 31 bis 60 Tage überfällig | 2'150 | 10 % |
| mehr als 60 Tage überfällig | 1'080 | 5 % |
| Total = Saldo Konto 1100 | 21'530 | 100 % |
Je weiter unten ein Betrag steht, desto grösser ist das Risiko, dass er nie kommt. Was du aus der Liste für deine Zahlungsplanung machst, steht im Artikel Liquidität im Griff.
Mahnlauf und Verjährung
Im Mahnlauf gehst du regelmässig – zum Beispiel jede Woche – die überfälligen Posten durch: erst eine freundliche Zahlungserinnerung, dann eine Mahnung. Ist auf der Rechnung ein fester Zahlungstermin vereinbart, kommt der Kunde mit dessen Ablauf ohne Mahnung in Verzug, sonst mit der Mahnung (Art. 102 OR). Ab dann schuldet er 5 % Verzugszins (Art. 104 OR).
Lass offene Posten nicht jahrelang liegen. Die meisten Forderungen verjähren nach 10 Jahren (Art. 127 OR), Forderungen unter anderem aus Handwerksarbeit, Kleinverkauf von Waren und periodischen Leistungen nach 5 Jahren (Art. 128 OR), jeweils ab Fälligkeit (Art. 130 OR). Was du tun kannst, wenn Mahnungen nichts bringen, steht im Artikel Betreibung und Inkasso.
Unsichere Forderungen: Wertberichtigung und Verlust
Aktiven müssen vorsichtig bewertet werden. Gibt es konkrete Anzeichen, dass eine Forderung zu hoch bewertet ist, musst du den Wert anpassen (Art. 960 Abs. 3 OR). Solche Wertverluste berücksichtigst du mit Wertberichtigungen, direkt oder indirekt bei der Forderung – nicht auf der Passivseite (Art. 960a Abs. 3 OR). Im Kontenrahmen KMU ist dafür das Minus-Aktivkonto 1109 Wertberichtigungen Forderungen vorgesehen, oft «Delkredere» genannt, mit dem Aufwand auf 3805 Verluste Forderungen, Veränderung Wertberichtigungen. Auch steuerlich sind solche Korrekturen für Verlustrisiken auf Debitoren zulässig (Art. 29 Abs. 1 Bst. b DBG für Selbständige, Art. 63 DBG für GmbH und AG); die Höhe besprichst du mit deiner Treuhand.
Beispiel: eine Kundin gerät in Schwierigkeiten
Eine Rechnung über CHF 3'243 (CHF 3'000 plus CHF 243 MWST) ist Ende Jahr seit Monaten offen, die Kundin zahlt nicht mehr. Die Treuhand rechnet mit einem Ausfall von etwa der Hälfte und bucht 3805 an 1109 CHF 1'500. Die Rechnung selbst bleibt auf 1100 offen, die MWST bleibt unverändert.
Im Folgejahr endet die Betreibung mit einem Verlustschein. Jetzt ist der Verlust endgültig: 3805 an 1100 CHF 3'000 und 2200 an 1100 CHF 243 – die MWST auf dem nicht erhaltenen Entgelt holst du über die Korrektur nach Art. 41 MWSTG zurück. Die nicht mehr nötige Wertberichtigung löst du auf: 1109 an 3805 CHF 1'500.
Milchbüchlein: offene Rechnungen am Jahresende
Einzelfirmen und Personengesellschaften unter CHF 500'000 Umsatz müssen nur über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 2 OR). Unter dem Jahr reicht dir also eine Liste der Zahlungen. Zur Vermögenslage gehört aber auch, was Kunden dir am Stichtag schulden und was du Lieferanten schuldest. Der Steuererklärung legst du bei vereinfachter Buchführung Aufstellungen über Einnahmen und Ausgaben, über die Vermögenslage sowie über Privatentnahmen und -einlagen bei (Art. 125 Abs. 2 DBG). Halte deshalb per 31. Dezember fest, welche Kunden- und Lieferantenrechnungen noch offen sind – mit Name, Datum und Betrag.
MWST: vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte?
Die Abrechnungsart entscheidet, wann die MWST auf deinen Debitoren fällig wird (Art. 39 und 40 MWSTG):
| Vereinbarte Entgelte | Vereinnahmte Entgelte | |
|---|---|---|
| Wann? | Normalfall | nur auf Antrag bei der ESTV |
| MWST geschuldet | mit der Rechnungsstellung | mit dem Zahlungseingang |
| Vorsteuer abziehbar | beim Empfang der Rechnung | bei der Bezahlung |
| Folge für offene Debitoren | Du lieferst die MWST ab, auch wenn die Kundin noch nicht bezahlt hat; fällt die Zahlung aus, korrigierst du später. | Die MWST auf offenen Rechnungen ist noch nicht abgerechnet. |
Die gewählte Art musst du mindestens eine Steuerperiode beibehalten (Art. 39 Abs. 3 MWSTG). Gerade bei vielen offenen Posten und langen Zahlungsfristen bindet die Abrechnung nach vereinbarten Entgelten Geld.
DSO: Wie lange wartest du auf dein Geld?
Die Kennzahl DSO (Days Sales Outstanding, auf Deutsch etwa «Debitorenlaufzeit») zeigt, wie viele Tage Umsatz in deinen offenen Rechnungen stecken. Eine verbreitete einfache Formel:
DSO = Debitorenbestand ÷ Umsatz des Zeitraums × Anzahl Tage
Rechne Debitoren und Umsatz beide mit oder beide ohne MWST – die Debitoren enthalten die MWST, also nimmst du den Umsatz am einfachsten inklusive MWST.
Beispiel: Sandras Elektro-GmbH im 3. Quartal 2026
Sandra hat von Juli bis September für CHF 90'000 plus MWST verrechnet, also CHF 97'290 inklusive MWST. Ende September sind CHF 32'430 offen. DSO = 32'430 ÷ 97'290 × 92 Tage = rund 31 Tage. Ihre Zahlungsfrist beträgt 30 Tage – die Kunden zahlen also im Schnitt pünktlich.
Wären Ende September CHF 48'645 offen, läge die DSO bei rund 46 Tagen: Die Kunden liessen sich im Schnitt gut zwei Wochen länger Zeit als vereinbart. Das ist der Moment, den Mahnlauf zu straffen oder für grosse Aufträge eine Anzahlung zu verlangen.
Die DSO ist eine Näherung: Schwankt dein Umsatz stark, etwa bei einer grossen Rechnung kurz vor dem Stichtag, schaust du besser auf die Altersstruktur. Vergleiche die Zahl vor allem mit dir selbst, Quartal für Quartal.
Typische Fehler
- Zahlung direkt auf den Ertrag gebucht: Die Rechnung steht dann zweimal im Ertrag und bleibt auf 1100 offen.
- Liste und Konto stimmen nicht überein: Prüfe mindestens zum Quartals- und Jahresende, ob die offenen Posten dem Saldo von 1100 und 2000 entsprechen.
- Skonto oder Gutschrift ohne MWST-Korrektur: Dann lieferst du zu viel MWST ab oder ziehst zu viel Vorsteuer ab.
- Lieferantenrechnungen erst bei der Zahlung erfasst: Fälligkeiten und Skontofristen gehen vergessen, die Vorsteuer kommt später als nötig.
- Doppelt bezahlt: Lieferantenrechnung und Mahnung beide überwiesen. Ein Abgleich gegen die offenen Kreditoren verhindert das.
- Uneinbringliches mitgeschleppt: Jahrealte Debitoren ohne Wertberichtigung machen die Bilanz schöner, als sie ist – und die Verjährung läuft weiter.
So geht's in Easly
In Easly entstehen Debitoren und Kreditoren aus deiner täglichen Arbeit – du führst keine Liste von Hand:
- Offene Posten: Die Rechnungsübersicht zeigt alle Rechnungen mit Status und Fälligkeit, filterbar nach Zeitraum, Status und Kunde und als Excel exportierbar. Überfällige Rechnungen erscheinen auf dem Dashboard, der Kontoauszug pro Kunde als PDF zeigt verrechnete, bezahlte und offene Beträge.
- Mahnwesen in zwei Stufen: erst Zahlungserinnerung, dann Mahnung mit Gebühr – pro Kunde automatisch versendet oder erst nach deiner Freigabe.
- Bankimport mit automatischer Zuordnung: Du lädst den Kontoauszug (camt.053/054) hoch oder schickst ihn per E-Mail. Zahlungen auf deine QR-Rechnungen ordnet Easly automatisch zu und setzt die Rechnungen auf «bezahlt». Teilzahlungen bestätigst du als Vorschlag; einen Rest wie ein Skonto buchst du als Erlösminderung aus.
- Lieferantenrechnungen: Noch offene Rechnungen erfasst du mit Fälligkeit und Zahlungsreferenz, fällige siehst du im Dashboard. Teilzahlungen, Gutschriften und Skonto rechnet Easly mit korrigierter Vorsteuer. Auf Wunsch erstellt Easly die Zahlungsdatei pain.001 fürs E-Banking; die Zahlung aus dem Bankimport ordnet es der Rechnung zu.
- Doppelte Buchhaltung automatisch: Easly bucht die Rechnung am Rechnungsdatum «Debitoren 1100 an Erlös und geschuldete MWST», die offene Lieferantenrechnung «Aufwand an Kreditoren 2000» und die Zahlungen über die Bank – nach dem Kontenrahmen KMU. Für GmbH und AG immer aktiv, für die Einzelfirma auf Wunsch.
Was Easly nicht für dich übernimmt
Easly verbindet sich nicht mit deiner Bank und löst keine Zahlungen aus: Die pain.001-Datei lädst du selbst ins E-Banking und gibst sie dort frei. Wertberichtigungen und andere Abschlussbuchungen erfasst du oder deine Treuhand als manuelle Buchung. Die MWST-Abrechnung in Easly zählt Rechnungen nach Rechnungsdatum, also nach vereinbarten Entgelten – rechnest du nach vereinnahmten Entgelten ab, prüfst du die Werte vor dem Einreichen. Eine Betreibung leitest du selbst beim Betreibungsamt ein.
Häufige Fragen
Ist ein Debitor ein Schuldner oder ein Gläubiger?
Ein Schuldner: Der Debitor ist dein Kunde, der dir für eine Rechnung noch Geld schuldet. Der Kreditor ist dein Gläubiger, also der Lieferant, dem du Geld schuldest. Debitoren stehen deshalb auf der Aktivseite der Bilanz, Kreditoren auf der Passivseite.
Muss ich mit einem Milchbüchlein Debitoren erfassen?
Unter dem Jahr nicht als eigenes Konto. Du musst aber über die Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 2 OR), und dazu gehören offene Forderungen und Schulden. Halte per Jahresende fest, welche Kunden- und Lieferantenrechnungen noch offen sind.
Wann schulde ich die MWST auf einer Rechnung, die noch nicht bezahlt ist?
Rechnest du nach vereinbarten Entgelten ab – das ist der Normalfall –, mit der Rechnungsstellung, also auch für offene Rechnungen. Nur bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten, die du bei der ESTV beantragen musst, entsteht die Steuer erst mit dem Zahlungseingang (Art. 40 MWSTG).
Wie buche ich ein Skonto, das die Kundin abzieht?
Den abgezogenen Betrag teilst du in Netto und MWST auf: den Nettoteil auf ein Konto für Erlösminderungen (im Kontenrahmen KMU 3800), den MWST-Teil zurück auf die geschuldete MWST, beides gegen Debitoren. Danach ist die Rechnung ausgeglichen.
Wann verjährt eine offene Rechnung?
In der Regel nach 10 Jahren (Art. 127 OR), Forderungen unter anderem aus Handwerksarbeit, Kleinverkauf von Waren und periodischen Leistungen schon nach 5 Jahren (Art. 128 OR) – jeweils ab Fälligkeit. Eine Anerkennung durch den Kunden, etwa eine Teilzahlung, oder eine Betreibung unterbricht die Verjährung (Art. 135 OR).
Stand der Angaben: siehe oben, Werte 2026. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 102, 104, 127, 128, 130, 135, 957, 959a, 960 und 960a OR), Mehrwertsteuergesetz (Art. 39, 40 und 41 MWSTG), Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (Art. 29, 63 und 125 DBG), Schulkontenrahmen KMU (© SwissAccounting, auf kmu.admin.ch) für die Kontonummern 1100, 1109, 1170, 2000, 2200, 3800, 3805 und 4400, ISO 20022 in den Swiss Payment Standards (SIX) für pain.001. Die Buchungsbeispiele sind vereinfacht; Kontonummern können je nach Kontenplan deiner Treuhand abweichen. Die DSO-Formel ist eine gängige Näherung, keine gesetzliche Grösse. Dieser Artikel ersetzt keine Beratung durch deine Treuhand.