Betreibung und Inkasso: Wenn trotz Mahnung nicht bezahlt wird

Bevor du betreibst

Eine Betreibung ist kein Gerichtsverfahren, aber ein deutliches Signal. Sie steht im Betreibungsregister deines Kunden, und das Verhältnis ist danach meist belastet. Deshalb lohnt sich ein kurzer Check vorher:

• Ist der Kunde in Verzug? Ohne vereinbarten Zahlungstermin kommt er erst durch eine Mahnung in Verzug (Art. 102 OR). Ab dann schuldet er 5 % Verzugszins pro Jahr (Art. 104 OR). Zinseszins gibt es nicht (Art. 105 Abs. 3 OR).
• Gibt es einen Streit um die Leistung? Bemängelt der Kunde deine Arbeit, wird er sehr wahrscheinlich Rechtsvorschlag erheben. Dann ist ein Gespräch oder ein Vergleich oft schneller als jedes Verfahren.
• Kann der Kunde überhaupt zahlen? Einen Auszug aus dem Betreibungsregister bekommst du beim Betreibungsamt, wenn du ein Interesse glaubhaft machst – zum Beispiel eine offene Rechnung (Art. 8a SchKG). Er kostet CHF 17, mit Zustellung CHF 18 (Art. 12a GebV SchKG). Stehen dort schon viele Betreibungen und Verlustscheine, ist bei diesem Kunden vermutlich wenig zu holen.
• Hast du die Unterlagen beisammen? Offerte, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein oder Rapport, Mahnungen, E-Mails. Am wertvollsten ist ein Dokument, das der Kunde unterschrieben hat – dazu gleich mehr.

Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie vorher vereinbart wurden, zum Beispiel in deinen AGB oder in der unterschriebenen Offerte. Wie du freundlich und wirksam mahnst, steht im Artikel Von der Offerte bis zur bezahlten Rechnung.

Das Betreibungsbegehren

Wo: Zuständig ist das Betreibungsamt am Wohnsitz des Kunden. Juristische Personen und Gesellschaften wie eine GmbH oder AG betreibst du an ihrem Sitz laut Handelsregister. Eine Einzelfirma betreibst du am Wohnsitz der Inhaberin oder des Inhabers – auch wenn sie im Handelsregister eingetragen ist (Art. 46 SchKG). Wo das ist, steht im Handelsregister.

Wie: Das Begehren stellst du schriftlich oder mündlich beim Betreibungsamt (Art. 67 SchKG). Am einfachsten geht es online: Über den Betreibungsschalter des Bundes gelangst du zu EasyGov, wo du das Formular ausfüllst. Laut dem KMU-Portal des Bundes druckst du es danach aus, unterschreibst es und schickst es dem Amt. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur kannst du es auch elektronisch einreichen.

Was hinein gehört (Art. 67 SchKG):

• dein Name und deine Adresse, bei einer Firma die Firma laut Handelsregister,
• Name und Adresse des Kunden,
• der Betrag in Franken – und wenn du Zins verlangst, den Zinssatz und das Datum, ab dem er läuft, zum Beispiel «5 % Zins seit 5. Mai 2026»,
• die Forderungsurkunde mit Datum, zum Beispiel «Rechnung Nr. 2026-041 vom 3. März 2026», oder sonst der Grund der Forderung.

Das Amt prüft nicht, ob deine Forderung berechtigt ist. Es stellt dem Kunden einen Zahlungsbefehl zu (Art. 69 SchKG). Ob die Forderung besteht, entscheidet erst ein Gericht – falls der Kunde sich wehrt.

Während der Betreibungsferien – sieben Tage vor und nach Ostern und Weihnachten sowie vom 15. bis 31. Juli – stellt das Amt keine Zahlungsbefehle zu (Art. 56 SchKG). Rechne in diesen Zeiten mit etwas Verzögerung.

Zahlungsbefehl und Rechtsvorschlag

Mit dem Zahlungsbefehl fordert das Amt den Kunden auf, innert 20 Tagen zu bezahlen, samt Betreibungskosten (Art. 69 SchKG). Er hat dann drei Möglichkeiten:

1. Er zahlt – an dich oder an das Betreibungsamt. Auch mit der Zahlung an das Amt ist die Schuld getilgt (Art. 12 SchKG).
2. Er reagiert nicht. Dann kannst du die Betreibung fortsetzen.
3. Er erhebt Rechtsvorschlag – sofort bei der Zustellung oder innert 10 Tagen beim Betreibungsamt (Art. 74 SchKG). Eine Begründung braucht es nicht (Art. 75 SchKG). Bestreitet er nur einen Teil, muss er den Betrag nennen, sonst gilt die ganze Forderung als bestritten.

Der Rechtsvorschlag stoppt die Betreibung. Weiter geht es nur, wenn ein Gericht ihn beseitigt (Art. 79 SchKG). Rechne damit: Ein Rechtsvorschlag ist schnell erhoben, auch von Kunden, die eigentlich nichts gegen die Forderung einzuwenden haben.

Rechtsvorschlag beseitigen: Rechtsöffnung oder Klage

Welcher Weg offensteht, hängt davon ab, was du in der Hand hast:

Was ist eine Schuldanerkennung? Ein Schriftstück, mit dem der Kunde einen bestimmten Betrag anerkennt und das er unterschrieben hat. Das kann auch ein unterschriebener Vertrag sein, zum Beispiel eine unterzeichnete Offerte oder Auftragsbestätigung mit Preis. Weil du dort selbst etwas leisten musstest, kann der Kunde einwenden, du hättest nicht oder mangelhaft geliefert. Macht er das glaubhaft, lehnt das Gericht die Rechtsöffnung ab. Eine Rechnung allein ist keine Schuldanerkennung – sie trägt ja nur deine Unterschrift.

Das Rechtsöffnungsverfahren ist ein schnelles, summarisches Verfahren beim Gericht am Betreibungsort (Art. 84 SchKG), ohne vorherige Schlichtung (Art. 198 ZPO). Du reichst ein Gesuch mit dem Zahlungsbefehl und der Urkunde ein. Die Entscheidgebühr beträgt je nach Betrag zum Beispiel CHF 50 bis 300 bei Forderungen von CHF 1'000 bis 10'000 (Art. 48 GebV SchKG). Das Gericht kann sie dir als Vorschuss verlangen (Art. 98 ZPO); verliert der Kunde, muss er sie dir ersetzen (Art. 106 ZPO).

Nach einer provisorischen Rechtsöffnung kann der Kunde innert 20 Tagen auf Aberkennung der Forderung klagen. Tut er das nicht, wird die Rechtsöffnung definitiv (Art. 83 SchKG).

Ohne Schuldanerkennung bleibt die Klage. Sie beginnt in der Regel mit einem Schlichtungsgesuch bei der Schlichtungsbehörde (Art. 197 ZPO). Bei Forderungen bis CHF 2'000 kann die Schlichtungsbehörde auf deinen Antrag selbst entscheiden (Art. 212 ZPO), bis CHF 10'000 einen Entscheidvorschlag machen (Art. 210 ZPO). Gewinnst du, kannst du mit dem Urteil die definitive Rechtsöffnung verlangen.

Tipp: Lass dir bei grösseren Aufträgen die Offerte oder Auftragsbestätigung unterschrieben zurückgeben. Das kostet dich nichts und macht eine spätere Rechtsöffnung viel einfacher.

Fortsetzung: Pfändung oder Konkurs

Ist kein Rechtsvorschlag erhoben oder ist er beseitigt, stellst du das Fortsetzungsbegehren – frühestens 20 Tage und spätestens ein Jahr nach Zustellung des Zahlungsbefehls. Die Zeit eines Gerichtsverfahrens wegen des Rechtsvorschlags zählt dabei nicht mit (Art. 88 SchKG). Was dann passiert, entscheidet das Betreibungsamt nach der Person des Schuldners:

• Pfändung – bei Privatpersonen und nicht eingetragenen Einzelfirmen. Das Amt pfändet so viel Vermögen oder Lohn, wie für deine Forderung nötig ist (Art. 89 SchKG). Damit gepfändete Sachen oder Lohnanteile zu Geld werden, stellst du ein Verwertungsbegehren, bei beweglichen Sachen und Forderungen frühestens einen Monat und spätestens ein Jahr nach der Pfändung (Art. 116 SchKG).
• Konkurs – bei Schuldnern, die im Handelsregister eingetragen sind, etwa als GmbH, AG oder als Inhaberin einer eingetragenen Einzelfirma (Art. 39 SchKG). Das Amt stellt eine Konkursandrohung zu. Nach 20 Tagen kannst du beim Konkursgericht den Konkurs verlangen, spätestens 15 Monate nach Zustellung des Zahlungsbefehls (Art. 166 SchKG). Wer den Konkurs verlangt, haftet für die ersten Kosten des Verfahrens, und das Gericht kann einen Vorschuss verlangen (Art. 169 SchKG).

Überlege dir den Schritt zum Konkurs gut: Im Konkurs werden alle Gläubiger aus dem Vermögen des Schuldners befriedigt, nicht nur du – und für die ersten Konkurskosten haftest du. Für die Kundin ist schon die Konkursandrohung ein ernstes Signal.

Der Verlustschein

Reicht das gepfändete Vermögen nicht, erhältst du für den ungedeckten Betrag einen Verlustschein (Art. 149 SchKG). Er ist nicht wertlos:

• Er gilt als Schuldanerkennung – in einer neuen Betreibung kannst du damit provisorische Rechtsöffnung verlangen.
• Innert sechs Monaten kannst du die Betreibung ohne neuen Zahlungsbefehl fortsetzen.
• Die Forderung verjährt erst 20 Jahre nach Ausstellung (Art. 149a SchKG). Zinsen schuldet der Kunde darauf allerdings keine mehr.

Bewahre Verlustscheine auf und prüfe ab und zu, ob sich die Lage des Schuldners verbessert hat. Ein Verlustschein aus einem Konkurs erlaubt eine neue Betreibung nur, wenn der Schuldner zu neuem Vermögen gekommen ist (Art. 265 SchKG).

Was kostet eine Betreibung?

Die Gebühren der Betreibungsämter sind in der ganzen Schweiz gleich. Sie stehen in der Gebührenverordnung zum SchKG (GebV SchKG) und richten sich nach dem Betrag:

Dazu kommen Auslagen wie Porto (Art. 13 GebV SchKG) und CHF 7 für jeden Zustellversuch. Dauert eine Pfändung länger als eine Stunde, wird sie teurer.

Wer zahlt? Die Betreibungskosten trägt der Schuldner. Du musst sie aber vorschiessen und darfst sie von seinen Zahlungen zuerst abziehen (Art. 68 SchKG). Kommt nichts herein, bleiben sie an dir hängen. Gerichtskosten für Rechtsöffnung oder Klage kommen separat hinzu.

Verjährung: nicht zu lange warten

Die meisten Forderungen verjähren nach 10 Jahren (Art. 127 OR). Nach 5 Jahren verjähren laut Art. 128 OR unter anderem Forderungen

• für Miet-, Pacht- und Kapitalzinse und andere periodische Leistungen,
• aus der Lieferung von Lebensmitteln, für Beköstigung und Wirtsschulden,
• aus Handwerksarbeit, dem Kleinverkauf von Waren, ärztlicher Behandlung, Berufsarbeit von Anwälten und Notaren sowie Forderungen von Angestellten aus dem Arbeitsverhältnis.

Die Frist beginnt mit der Fälligkeit (Art. 130 OR). Bist du unsicher, ob deine Forderung unter die 5 Jahre fällt, rechne vorsichtshalber damit.

Eine Betreibung unterbricht die Verjährung (Art. 135 Ziff. 2 OR), ebenso eine Anerkennung durch den Kunden, etwa eine Teilzahlung (Ziff. 1). Die Frist beginnt dann von neuem, bei einer Betreibung mit jedem Betreibungsschritt (Art. 138 Abs. 2 OR). Stellt ein Urteil die Forderung fest, gilt danach immer die 10-jährige Frist (Art. 137 OR). Droht die Verjährung, kannst du sie mit einer Betreibung unterbrechen – auch wenn du das Verfahren danach nicht sofort weiterführst.

Inkassobüro: ja oder nein?

Du kannst die Betreibung selbst führen oder jemanden damit beauftragen. Vertreten darf dich jede handlungsfähige Person, auch gewerbsmässig (Art. 27 SchKG).

Was für ein Inkassobüro spricht: Es nimmt dir Schreibarbeit und Fristenkontrolle ab, kennt die Abläufe und lohnt sich, wenn du viele kleine Forderungen hast. Manche Büros kaufen Forderungen auch ganz ab.

Was dagegen spricht: Das Büro kostet dich Geld – und dein Kunde muss diese Kosten meist nicht ersetzen:

• Die Kosten der Vertretung vor dem Betreibungsamt dürfen dem Schuldner nicht überbunden werden (Art. 27 Abs. 2 SchKG).
• Inkassogebühren kann ein Gläubiger nur als Verzugsschaden verlangen (Art. 106 OR). Der Bundesrat hält fest, dass das nur geht, wenn im Einzelfall ein Schaden entstanden ist, der über den Verzugszins hinausgeht und konkret nachgewiesen werden kann. Eigener Zeitaufwand ist in der Regel kein Schaden; die Kosten eines Inkassobüros sind nur ausnahmsweise ersetzbar (Stellungnahme zur Motion 23.3554).
• Ein Büro, das mit pauschalen Zuschlägen droht, kann deinem Ruf schaden – der Kunde verbindet das Vorgehen mit deinem Namen.

Für eine Handvoll offener Rechnungen pro Jahr schaffst du die Betreibung gut selbst. Lies den Vertrag eines Inkassobüros genau: Was kostet es dich, wenn nichts hereinkommt?

Betreibung zurückziehen und löschen

Zahlt der Kunde nach dem Zahlungsbefehl doch noch, kannst du die Betreibung zurückziehen. Dritte – etwa ein Vermieter, der einen Betreibungsauszug verlangt – erfahren dann nichts mehr davon (Art. 8a Abs. 3 Bst. c SchKG). Ein Rückzug kann auch Teil einer Einigung sein.

Hat der Kunde Rechtsvorschlag erhoben, kann er nach drei Monaten verlangen, dass die Betreibung Dritten nicht mehr gezeigt wird. Das Amt gibt dir dann 20 Tage, um zu belegen, dass du rechtzeitig Rechtsöffnung verlangt oder geklagt hast. Kannst du das nicht, wird die Betreibung für Dritte unsichtbar (Art. 8a Abs. 3 Bst. d SchKG). Holst du den Nachweis später nach oder setzt du die Betreibung fort, wird sie Dritten wieder angezeigt. Nach Abschluss eines Verfahrens bleibt eine Betreibung fünf Jahre lang für Dritte einsehbar (Art. 8a Abs. 4 SchKG).

Schritt für Schritt

1. Mahnen: Zahlungserinnerung, dann Mahnung mit kurzer Frist. Halte das Datum der Mahnung fest – ab dann läuft der Verzugszins, falls kein Zahlungstermin vereinbart war.
2. Prüfen: Gibt es Einwände gegen deine Leistung? Lohnt sich der Aufwand im Verhältnis zum Betrag? Zeigt ein Betreibungsauszug, dass beim Kunden etwas zu holen ist?
3. Unterlagen sammeln: Unterschriebene Offerte oder Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnungen, Korrespondenz.
4. Betreibungsbegehren stellen: beim Betreibungsamt am Wohnsitz oder Sitz des Kunden, online über EasyGov. Betrag, Zins ab Datum und Forderungsgrund angeben, Gebühr vorschiessen.
5. Abwarten: Der Kunde hat nach der Zustellung 10 Tage für einen Rechtsvorschlag und 20 Tage zum Zahlen. Das Amt schickt dir deine Ausfertigung des Zahlungsbefehls.
6. Bei Rechtsvorschlag: Mit Schuldanerkennung oder Urteil Rechtsöffnung verlangen, sonst Schlichtungsgesuch und Klage. Möglichst innert drei Monaten handeln.
7. Fortsetzungsbegehren stellen: frühestens 20 Tage, spätestens ein Jahr nach der Zustellung des Zahlungsbefehls. Bei Pfändung danach das Verwertungsbegehren, bei Konkursandrohung nach 20 Tagen das Konkursbegehren.
8. Abschliessen: Zahlung verbuchen oder den Verlustschein aufbewahren. Fristen für die Verjährung im Auge behalten.

So geht's in Easly

Easly stellt keine Betreibungsbegehren und führt keine Betreibungen – das machst du beim Betreibungsamt bzw. über EasyGov. Bis dahin nimmt dir Easly aber viel Arbeit ab und liefert dir die Unterlagen:

• Mahnwesen in zwei Stufen: Für jede überfällige Rechnung erzeugst du eine Zahlungserinnerung und danach eine Mahnung. Beide sind eigene Belege mit eigener Nummer und eigenem PDF – mit Rechnungsnummer, ursprünglicher Fälligkeit, Tagen überfällig, neuer Frist und Total. So hast du für das Betreibungsbegehren schwarz auf weiss, wann du gemahnt hast.
• Mahngebühr je Stufe: Die Vorschläge legst du unter Einstellungen > Abos fest und kannst sie pro Mahnung anpassen oder weglassen. Verlange sie nur, wenn sie in deinen AGB oder der Offerte vereinbart sind.
• Automatisch oder von Hand: Pro Kunde entscheidest du, ob die tägliche Prüfung die fällige Stufe selbst erzeugt und per E-Mail verschickt. Sonst erinnert dich die Dashboard-Kachel «Manuelle Mahnungen fällig».
• Kontoauszug pro Kunde: Ein PDF mit allen Rechnungen (ohne Entwürfe), Total bezahlt und offenem Saldo – gut als letzter Schritt vor der Betreibung oder als Beilage. Teilzahlungen aus dem Bankimport sind darin nicht abgezogen; prüfe den Saldo vorher.
• Zahlungen automatisch zuordnen: Lädst du deinen Kontoauszug im Bankimport hoch, setzt Easly Rechnungen mit eindeutiger Zahlung auf «bezahlt» – auch wenn der Kunde die Mahngebühr mitbezahlt. Mahnungen für diese Rechnungen entfallen dann.
• Offerte und Auftragsbestätigung: Beide erstellst du aus demselben Auftrag. Lass sie dir bei grösseren Aufträgen unterschrieben zurückgeben – das ist deine beste Grundlage für eine Rechtsöffnung.

Den Verzugszins rechnet Easly nicht aus; ihn gibst du im Betreibungsbegehren mit Satz und Datum an.

deinefirma.easly.ch

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Häufige Fragen

Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (Art. 8a, 12, 27, 39, 46, 56, 67–69, 74–75, 79–84, 88–89, 116, 149–149a, 166, 169 und 265 SchKG), Gebührenverordnung zum SchKG (Art. 12a, 13, 16, 20 und 48 GebV SchKG, SR 281.35), Obligationenrecht (Art. 102–106, 127–128, 130, 135, 137–138 OR), Zivilprozessordnung (Art. 98, 106, 197, 198, 210 und 212 ZPO), KMU-Portal des Bundes: Betreibungsbegehren, Betreibungsschalter des Bundesamts für Justiz, Stellungnahme des Bundesrats zur Motion 23.3554 und Bericht «Rahmenbedingungen der Praktiken von Inkassounternehmen» vom 22. März 2017 (Postulat 12.3641). Die Gerichtspraxis zur Rechtsöffnung ist von Kanton zu Kanton verschieden. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.