Das Wichtigste in Kürze
- Gewinn ist nicht gleich Geld auf dem Konto. Entscheidend ist, wann Rechnungen bezahlt werden und wann deine eigenen Zahlungen fällig sind.
- Verrechne sofort nach der Leistung und mit einem klaren, kurzen Zahlungsziel.
- Bei grösseren Aufträgen vereinbarst du Anzahlungen oder Teilrechnungen – schon in der Offerte.
- Ein kurzer Blick pro Woche auf die offenen Posten und eine einfache Planung über drei Monate verhindern die meisten Engpässe.
Warum Liquidität wichtiger ist als der Gewinn
Die Erfolgsrechnung zeigt, ob dein Geschäft rentiert. Ob du deine Rechnungen bezahlen kannst, zeigt sie nicht. Dafür zählt der Zeitpunkt: Hast du im Mai für CHF 20'000 gearbeitet, aber die Kundschaft zahlt erst im Juli, fehlt das Geld im Juni – genau dann, wenn Miete, Löhne und vielleicht die MWST fällig sind. Gerade kleine Betriebe ohne grosse Reserven geraten so in Schwierigkeiten, obwohl die Aufträge stimmen.
Offene Posten im Blick behalten
Offene Posten (Debitoren) sind alle Rechnungen, die verschickt, aber noch nicht bezahlt sind. Sinnvoll ist eine feste Routine, zum Beispiel jeden Montag:
- Welche Rechnungen sind überfällig? Für diese gibt es eine Zahlungserinnerung.
- Welche werden in den nächsten zwei Wochen fällig? Das ist dein erwarteter Zahlungseingang.
- Welche Kundinnen und Kunden zahlen regelmässig spät? Bei ihnen lohnen sich kürzere Fristen oder eine Anzahlung.
- Was ist fertig, aber noch nicht verrechnet? Das ist Geld, das nur wegen dir noch nicht unterwegs ist.
Schnell und richtig verrechnen
Die einfachste Massnahme für mehr Liquidität: Rechnungen sofort schreiben, wenn die Arbeit erledigt oder die Ware geliefert ist – nicht gesammelt am Monatsende. Achte dabei auf:
- ein klares Zahlungsziel, üblich sind 10 bis 30 Tage, mit Fälligkeitsdatum auf der Rechnung;
- vollständige Angaben, damit die Rechnung nicht wegen einer fehlenden Bestellnummer liegen bleibt;
- einen korrekten QR-Zahlteil, damit deine Kundschaft mit einem Scan zahlen kann (siehe QR-Rechnung erstellen).
Ist ein Zahlungstermin vertraglich vereinbart, kommt die Kundin mit dessen Ablauf ohne Mahnung in Verzug (Art. 102 Abs. 2 OR); sonst braucht es eine Mahnung. Ab Verzug schuldet sie 5 % Verzugszins (Art. 104 OR). Wie du freundlich und wirksam mahnst, steht im Artikel Von der Offerte bis zur bezahlten Rechnung.
Anzahlungen und Teilrechnungen
Bei grösseren Aufträgen musst du oft lange vorfinanzieren: Material, eigene Arbeitszeit, vielleicht Unterakkordanten. Das muss nicht sein. Vereinbare schon in der Offerte, wann welche Beträge fällig werden, zum Beispiel:
- eine Anzahlung bei Auftragserteilung,
- Teilrechnungen nach Etappen oder Lieferungen,
- die Schlussrechnung nach Abschluss, mit Abzug der bereits verrechneten Beträge.
Bist du MWST-pflichtig und rechnest nach vereinbarten Entgelten ab (der Normalfall), schuldest du die MWST grundsätzlich mit der Rechnungsstellung. Erhältst du eine Vorauszahlung ohne Rechnung, ist die Steuer bereits mit dem Zahlungseingang geschuldet (Art. 40 Abs. 1 MWSTG). Stelle für Anzahlungen deshalb am besten eine eigene Rechnung mit ausgewiesener MWST aus.
Beispiel: Webagentur mit einem Projekt über CHF 18'000
Nina offeriert einer Kundin einen neuen Online-Shop für CHF 18'000. In der Offerte steht: 30 % bei Auftragserteilung, 40 % nach Abnahme des Designs, 30 % nach der Aufschaltung, jeweils zahlbar innert 20 Tagen. Statt drei Monate auf einen grossen Betrag zu warten, erhält sie das Geld in drei Raten – und die erste deckt bereits die Lizenzen und die Fremdkosten, die sie zu Beginn bezahlen muss.
Kontoauszug statt Mahnung
Bei Stammkundinnen und -kunden mit vielen Rechnungen verliert man schnell den Überblick – auf beiden Seiten. Ein Kontoauszug mit allen Rechnungen, bezahlten Beträgen und dem offenen Saldo schafft Klarheit. Er eignet sich auch als freundlicher erster Schritt, bevor du einzelne Rechnungen mahnst: Oft ist eine Zahlung schlicht falsch zugeordnet oder liegen geblieben.
Eine einfache Liquiditätsplanung
Für einen kleinen Betrieb genügt eine Tabelle über die nächsten drei Monate. Pro Monat schreibst du auf:
| Position | Woher du die Zahl nimmst |
|---|---|
| Kontostand zu Monatsbeginn | E-Banking |
| + erwartete Zahlungseingänge | offene Rechnungen nach Fälligkeit, wiederkehrende Abo-Rechnungen |
| − fixe Ausgaben | Miete, Löhne, Versicherungen, Leasing, Abos |
| − grössere einmalige Zahlungen | MWST (fällig 60 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode), Akontobeiträge der Ausgleichskasse, Steuerraten, Investitionen |
| = Kontostand Ende Monat | Wird er knapp, handelst du jetzt – nicht erst im betreffenden Monat. |
Zeichnet sich ein Engpass ab, hast du mehrere Möglichkeiten: offene Rechnungen aktiv nachfassen, für laufende Aufträge eine Teilrechnung stellen, eigene Zahlungen mit Lieferanten abstimmen oder rechtzeitig mit deiner Bank über eine Kreditlimite sprechen.
So geht's in Easly
In Easly siehst du jederzeit, welches Geld noch aussteht – und kannst schnell reagieren:
- Überfällige Rechnungen auf dem Dashboard: Die Kachel zeigt, wie viele Rechnungen überfällig sind, und führt mit einem Klick zur Liste.
- Rechnungsübersicht: alle Rechnungen mit Status und Fälligkeitsdatum, filterbar nach Zeitraum, Status und Kunde, als Excel exportierbar.
- Teilrechnungen je Position: Aus einem Auftrag verrechnest du Positionen und Mengen in mehreren Rechnungen. Easly zeigt pro Position, was bestellt, bereits verrechnet und noch offen ist.
- Zahlung erfassen und bestätigen: Du markierst die Rechnung als bezahlt. Auf Wunsch bereitet Easly gleich die Zahlungsbestätigung per E-Mail vor, oder du schickst sie später mit einem Klick.
- Kontoauszug pro Kunde als PDF: alle Rechnungen einer Kundin mit verrechnetem, bezahltem und offenem Betrag.
- Mahnwesen in zwei Stufen: Zahlungserinnerung und Mahnung werden automatisch vorgeschlagen oder verschickt.
Teilzahlungen, bei denen nur ein Teil einer Rechnung eingeht, erfasst Easly nicht als Betrag: Eine Rechnung ist offen oder bezahlt.
Häufige Fragen
Welches Zahlungsziel ist üblich?
In der Schweiz sind 10 bis 30 Tage üblich. Ein kürzeres Ziel bringt das Geld schneller, muss aber zu deiner Branche passen. Wichtig ist, dass es auf der Offerte und auf der Rechnung klar steht.
Darf ich eine Anzahlung verlangen?
Ja, wenn du sie mit der Kundin vereinbarst, am besten schon in der Offerte oder Auftragsbestätigung. Ohne Vereinbarung gilt bei vielen Verträgen, dass erst nach der Leistung bezahlt wird.
Wann schulde ich die MWST auf einer Anzahlung?
Rechnest du nach vereinbarten Entgelten ab, grundsätzlich mit der Rechnungsstellung; eine Vorauszahlung ohne Rechnung versteuerst du mit dem Zahlungseingang (Art. 40 Abs. 1 MWSTG). Rechnest du nach vereinnahmten Entgelten ab, zählt immer der Zahlungseingang.
Wie oft sollte ich die offenen Posten prüfen?
Einmal pro Woche reicht für die meisten kleinen Betriebe. Wichtig ist die Regelmässigkeit: So fällt eine überfällige Rechnung nach wenigen Tagen auf und nicht erst nach Monaten.
Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 102 und 104 OR), Mehrwertsteuergesetz (Art. 40 MWSTG). Dieser Artikel ersetzt keine Treuhand- oder Rechtsberatung.