Kontenplan und doppelte Buchhaltung verständlich erklärt

Was heisst doppelte Buchhaltung?

Jeder Geschäftsfall verändert zwei Dinge gleichzeitig. Zahlt dir eine Kundin eine Rechnung, hast du mehr Geld auf der Bank – und dafür eine offene Forderung weniger. Kaufst du einen Laptop, hast du einen Laptop mehr und weniger Geld. Die doppelte Buchhaltung hält beide Seiten fest: Jede Buchung belastet ein Konto im Soll (linke Seite) und schreibt einem anderen Konto im Haben (rechte Seite) denselben Betrag gut.

Geschrieben wird das als Buchungssatz «Soll an Haben», zum Beispiel «Bank an Debitoren CHF 1'081». Weil jeder Betrag einmal im Soll und einmal im Haben steht, ist die Summe aller Soll-Buchungen immer gleich gross wie die Summe aller Haben-Buchungen. Das ist die eingebaute Kontrolle: Stimmt die Summe nicht, fehlt irgendwo eine Seite.

Der Gegensatz ist die einfache Buchhaltung oder das «Milchbüchlein»: eine Liste der Einnahmen und Ausgaben. Sie zeigt, was hinein- und hinausging, aber nicht auf einen Blick, wie viel dir Kunden noch schulden, was du Lieferanten schuldest oder wie viel MWST du der ESTV abliefern musst.

Wer muss doppelt buchen?

Das Obligationenrecht unterscheidet zwei Stufen (Art. 957 OR):

Auch für das Milchbüchlein gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung «sinngemäss» (Art. 957 Abs. 3 OR). Freiwillig doppelt buchen darfst du immer – viele Einzelfirmen tun es, sobald sie MWST-pflichtig werden, Angestellte haben oder ihre Treuhand die Buchungen direkt übernehmen möchte. Was die einfache Buchhaltung umfasst, steht im Artikel Buchhaltung für Einzelfirmen.

Bilanz und Erfolgsrechnung: die vier Arten von Konten

Jedes Konto gehört zu einer von vier Arten. Zwei davon bilden die Bilanz, zwei die Erfolgsrechnung:

• Die Bilanz ist eine Momentaufnahme an einem Stichtag. Links stehen die Aktiven – was die Firma hat: Kasse, Bank, Forderungen, Waren, Geräte. Rechts stehen die Passiven – woher das Geld dafür stammt: Schulden bei Lieferanten, Banken und Behörden (Fremdkapital) und das Kapital der Inhaberin (Eigenkapital). Das Gesetz gliedert die Bilanz genau so in Aktiven und Passiven (Art. 959 OR), und beide Seiten sind immer gleich gross.
• Die Erfolgsrechnung zeigt einen Zeitraum, meist das Geschäftsjahr. Sie stellt den Ertrag (Verkäufe, Dienstleistungen) dem Aufwand (Material, Lohn, Miete, Versicherungen) gegenüber. Die Differenz ist der Gewinn oder Verlust – und der landet am Jahresende im Eigenkapital der Bilanz.

Auf welcher Seite ein Konto zunimmt, folgt aus seiner Art:

Eine Eselsbrücke: Geld, das hereinkommt, steht auf der Bank im Soll. Die Gegenbuchung im Haben sagt, woher es kommt – von einem Kunden, aus einem Kredit oder von dir selbst.

Der Schweizer Kontenrahmen KMU

Welche Konten du führst und wie du sie nummerierst, schreibt das Gesetz nicht vor. Es verlangt aber eine Mindestgliederung von Bilanz und Erfolgsrechnung (Art. 959a und 959b OR). In der Schweiz hat sich dafür der Schweizer Kontenrahmen KMU durchgesetzt, herausgegeben vom Fachverband SwissAccounting (früher veb.ch, Autoren Sterchi, Mattle, Helbling). Fast alle Treuhänderinnen, Lehrmittel und Buchhaltungsprogramme arbeiten damit – eine kostenlose Kurzfassung, den Schulkontenrahmen KMU, stellt das KMU-Portal des Bundes bereit.

Die erste Ziffer der Kontonummer nennt die Kontenklasse, die weiteren Ziffern werden immer feiner. 1020 heisst also: Klasse 1 (Aktiven), Gruppe 10 (Umlaufvermögen), Untergruppe 100 (flüssige Mittel), Konto 1020 (Bank).

Du musst nicht alle Konten übernehmen. Die Autoren halten selbst fest: Einzelne Konten kannst du weglassen oder hinzufügen, die Struktur soll erhalten bleiben.

Die wichtigsten Konten für kleine Firmen

Für ein kleines Dienstleistungs- oder Handwerksunternehmen reichen meist zwei bis drei Dutzend Konten. Diese brauchst du fast immer:

Eigenkapital: Einzelfirma oder GmbH/AG

Der grösste Unterschied zwischen den Rechtsformen liegt in der Kontengruppe 28, dem Eigenkapital. Das Gesetz verlangt, dass das Eigenkapital «der Rechtsform entsprechend» ausgewiesen wird (Art. 959 Abs. 7 OR):

Bei der Einzelfirma werden Privat und Jahresergebnis am Jahresende mit dem Eigenkapital verrechnet: Gewinn erhöht es, Privatbezüge vermindern es. Bei der GmbH und AG entscheidet die Gesellschafter- bzw. Generalversammlung, was mit dem Gewinn geschieht. 5 % des Jahresgewinns gehen in die gesetzliche Gewinnreserve, bis diese zusammen mit der gesetzlichen Kapitalreserve die Hälfte des eingetragenen Kapitals erreicht (Art. 672 OR, für die GmbH über Art. 801 OR). Der Rest wird ausgeschüttet oder auf den Gewinnvortrag gebucht.

Privat oder Kontokorrent Gesellschafter?

In der Einzelfirma sind du und deine Firma rechtlich dieselbe Person. Nimmst du Geld für dich, ist das ein Privatbezug: Bank im Haben, Privat im Soll. Bezahlst du umgekehrt eine Geschäftsausgabe mit deiner privaten Karte oder fährst geschäftlich mit dem Privatauto, buchst du den Aufwand im Soll und Privat im Haben – du hast der Firma etwas eingelegt. Weder Bezug noch Einlage verändern den Gewinn. Deshalb ist ein Privatbezug auch kein «Lohn» für dich: Steuern und AHV zahlst du auf dem Gewinn der Einzelfirma.

Die GmbH oder AG ist eine eigene Person. Du bekommst einen Lohn (Lohnaufwand mit Sozialversicherungen) und allenfalls eine Dividende. Ein «Privatkonto» gibt es nicht. Beträge, die zwischen dir und der Gesellschaft hin- und hergehen – du bezahlst eine Firmenrechnung privat, die Firma zahlt dir einen Vorschuss – laufen über ein Kontokorrent Gesellschafter (bei der AG Kontokorrent Aktionär). Es ist eine Forderung oder Schuld der Firma und gehört je nach Saldo zu den Aktiven oder zum Fremdkapital. Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Beteiligten muss die Firma in der Bilanz oder im Anhang gesondert zeigen (Art. 959a Abs. 4 OR).

Wichtig für die Steuern: Schuldest du deiner GmbH Geld, gilt das als Darlehen. Ist es unverzinst oder zu tief verzinst, kann die Steuerverwaltung den fehlenden Zins als verdeckte Gewinnausschüttung (geldwerte Leistung) behandeln, mit 35 % Verrechnungssteuer. Die Mindestzinsen veröffentlicht die ESTV jedes Jahr im Rundschreiben zu den steuerlich anerkannten Zinssätzen; für 2026 sind es mindestens 0,75 % auf Vorschüssen an Beteiligte, die aus Eigenkapital finanziert sind. Halte das Kontokorrent deshalb klein und besprich grössere Beträge mit deiner Treuhand.

Buchen in der Praxis: die häufigsten Geschäftsfälle

Die folgenden Beispiele gehen von einer MWST-pflichtigen Firma aus, die effektiv abrechnet (Normalsatz 8,1 %). Ohne MWST fällt die MWST-Zeile einfach weg.

Du siehst das Muster: Bei der Rechnung entsteht eine Forderung (Debitoren nehmen im Soll zu), bei der Zahlung verschwindet sie wieder (Debitoren im Haben). Das Konto Debitoren zeigt deshalb jederzeit, was Kunden dir noch schulden. Auf 2270 sammeln sich die Abzüge und Arbeitgeberbeiträge, bis du sie der Ausgleichskasse überweist – dann steht das Konto wieder auf null. Die Arbeitgeberbeiträge an Pensionskasse, Unfall- und Krankentaggeldversicherung sowie die Familienausgleichskasse buchst du nach demselben Muster, wenn die Abrechnung kommt.

Journal, Kontoblatt und Saldenliste

Dieselben Buchungen kannst du auf drei Arten ansehen:

• Das Journal listet alle Buchungen in zeitlicher Reihenfolge: Datum, Belegnummer, Buchungstext, Soll-Konto, Haben-Konto, Betrag. Es ist das Tagebuch der Buchhaltung.
• Das Kontoblatt zeigt die Buchungen eines einzelnen Kontos mit laufendem Saldo – zum Beispiel alle Bewegungen auf «1020 Bank», die du mit dem Kontoauszug vergleichen kannst.
• Die Saldenliste (auch Probebilanz) fasst jedes Konto auf eine Zeile zusammen: Summe Soll, Summe Haben, Saldo. Aus ihr entstehen Bilanz und Erfolgsrechnung.

Journal und Konten bilden zusammen das Hauptbuch, das jede buchführungspflichtige Firma führen muss. Dazu kommen je nach Betrieb Hilfsbücher wie die Lohnbuchhaltung oder die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung (Art. 1 GeBüV).

Eröffnung und Abschluss

Eröffnung: Am ersten Tag des Geschäftsjahres übernimmst du die Schlussbestände der Bilanzkonten aus dem Vorjahr – Bank, Debitoren, Kreditoren, Eigenkapital und so weiter. Die Erfolgskonten (Klassen 3 bis 8) beginnen jedes Jahr bei null. Bei einer Neugründung ist die Eröffnung die Einlage des Startkapitals, bei der GmbH zum Beispiel «Bank an Stammkapital CHF 20'000».

Abschluss: Am Jahresende kommen Buchungen dazu, die keinen Beleg im Briefkasten haben:

• Abschreibungen: Geräte, Maschinen und Fahrzeuge verlieren an Wert. Diesen Wertverlust musst du mit Abschreibungen berücksichtigen (Art. 960a Abs. 3 OR), zum Beispiel «6800 Abschreibungen an 1520 Informatik».
• Abgrenzungen: Aufwand und Ertrag gehören in das Jahr, das sie betreffen (Art. 958b OR). Die im Dezember für das ganze nächste Jahr bezahlte Versicherungsprämie wird über die aktiven Rechnungsabgrenzungen (1300) ins neue Jahr verschoben, die Stromrechnung für Dezember, die erst im Januar kommt, über die passiven (2300) ins alte Jahr geholt. Liegen die Nettoerlöse (oder die Finanzerträge) bei höchstens CHF 100'000, darf auf die zeitliche Abgrenzung verzichtet werden (Art. 958b Abs. 2 OR).
• Weitere Abschlussbuchungen: Inventar der Waren, Delkredere auf unsicheren Forderungen, Rückstellungen und bei der GmbH/AG die Steuern auf dem Gewinn.

Danach stellt die Treuhand die Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und – je nach Rechtsform und Grösse – Anhang zusammen. Sie muss innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres erstellt sein (Art. 958 Abs. 3 OR). Welche Unterlagen die Treuhand dafür braucht, steht im Artikel Jahresabschluss: Was die Treuhand braucht.

Grundsätze und Aufbewahrung

Das Obligationenrecht nennt fünf Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (Art. 957a Abs. 2 OR):

1. Vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch: Alle Geschäftsfälle werden erfasst, richtig und nach einem festen System.
2. Belegnachweis: Keine Buchung ohne Beleg. Als Beleg gilt jede Aufzeichnung auf Papier oder elektronisch, die den Geschäftsfall nachvollziehbar macht (Art. 957a Abs. 3 OR).
3. Klarheit: Konten und Buchungstexte sind verständlich.
4. Zweckmässigkeit: Die Buchhaltung passt zu Art und Grösse deiner Firma – eine kleine Firma braucht keinen Kontenplan eines Konzerns.
5. Nachprüfbarkeit: Eine Fachperson kann jede Buchung vom Beleg bis in die Jahresrechnung verfolgen.

Gebucht wird in Franken oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung, in einer Landessprache oder Englisch, auf Papier oder elektronisch (Art. 957a Abs. 4 und 5 OR). Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Jahresrechnung bewahrst du 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres auf (Art. 958f OR). Was dabei elektronisch erlaubt ist, steht im Artikel Aufbewahrung der Geschäftsbücher.

Kleines Glossar

Häufige Fragen

Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 672, 801, 957, 957a, 958, 958b, 958f, 959, 959a, 959b und 960a OR), Geschäftsbücherverordnung (Art. 1 GeBüV), Schulkontenrahmen KMU (Mattle, Helbling, Pfaff, © SwissAccounting, auf kmu.admin.ch) als Kurzfassung des Schweizer Kontenrahmens KMU, Rundschreiben der ESTV «Steuerlich anerkannte Zinssätze 2026 für Vorschüsse oder Darlehen in Schweizer Franken» vom 29. Januar 2026. Kontonummern und -namen können je nach Ausgabe des Kontenrahmens und Kontenplan deiner Treuhand leicht abweichen. Die Buchungsbeispiele sind vereinfacht. Dieser Artikel ersetzt keine Beratung durch deine Treuhand.