Das Wichtigste in Kürze
- Unter CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr genügt eine einfache Buchhaltung über Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR).
- Ab CHF 500'000 Umsatz brauchst du eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung.
- Jede Buchung braucht einen Beleg, aufbewahrt wird 10 Jahre (Art. 958f OR).
- Ein eigenes Geschäftskonto und die klare Trennung von Privat und Geschäft sparen dir und deiner Treuhand am meisten Zeit.
Milchbüchlein oder doppelte Buchhaltung?
Das Obligationenrecht unterscheidet zwei Stufen (Art. 957 OR):
| Einfache Buchhaltung («Milchbüchlein») | Doppelte Buchhaltung | |
|---|---|---|
| Für wen | Einzelfirmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr | Einzelfirmen ab CHF 500'000 Umsatz, alle GmbH und AG |
| Was | Einnahmen und Ausgaben sowie Vermögenslage | Buchführung und Rechnungslegung mit Bilanz und Erfolgsrechnung (Anhang nur, wenn die Vorschriften für grössere Unternehmen gelten, Art. 959c Abs. 3 OR) |
| Jahresende | Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögen | Jahresrechnung nach Art. 958 ff. OR |
«Vermögenslage» heisst: Du musst am Jahresende zeigen können, was dein Geschäft besitzt und schuldet – zum Beispiel Bankguthaben, offene Kundenrechnungen, Geräte, Warenlager und offene Lieferantenrechnungen. Freiwillig darfst du auch als kleine Einzelfirma doppelt buchen; viele Treuhänderinnen und Treuhänder arbeiten ohnehin so.
Für die Steuern gilt: Wer keine kaufmännische Buchhaltung führt, legt der Steuererklärung Aufstellungen über Aktiven und Passiven, Einnahmen und Ausgaben sowie Privatentnahmen und Privateinlagen bei (Art. 125 Abs. 2 DBG).
Die Grundsätze – auch für das Milchbüchlein
Auch die einfache Buchhaltung muss die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung einhalten (Art. 957a OR):
- vollständig und wahrheitsgetreu: alle Geschäftsvorfälle, keine «vergessenen» Bareinnahmen;
- systematisch: zeitlich geordnet und nach Art der Einnahme bzw. Ausgabe;
- mit Beleg: keine Buchung ohne Quittung, Rechnung oder Kontoauszug;
- klar und nachprüfbar: Eine Fachperson muss sich in vernünftiger Zeit zurechtfinden.
Belege und Aufbewahrung
Geschäftsbücher und Belege bewahrst du 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres auf (Art. 958f OR). Elektronisch ist erlaubt, wenn die Unterlagen vollständig, unverändert und jederzeit lesbar bleiben (Geschäftsbücherverordnung). Bist du MWST-pflichtig, gelten für Unterlagen zu Liegenschaften längere Fristen (Art. 70 MWSTG). Mehr dazu im Artikel Belege und MWST im Griff.
Privat und Geschäft trennen
Die meisten Probleme in kleinen Buchhaltungen entstehen nicht durch Rechenfehler, sondern durch vermischte Konten:
- Eigenes Geschäftskonto: nicht vorgeschrieben, aber die beste Investition in eine einfache Buchhaltung. Alle Einnahmen und Ausgaben des Geschäfts laufen darüber.
- Privatbezüge festhalten: Was du dir vom Geschäftskonto auszahlst, ist kein Aufwand, sondern ein Privatbezug.
- Gemischte Kosten aufteilen: Auto, Handy oder Büro zu Hause nutzt du privat und geschäftlich – den Geschäftsanteil hältst du nachvollziehbar fest.
- Bank monatlich abstimmen: Jede Bewegung auf dem Geschäftskonto hat einen Beleg. Was fehlt, suchst du sofort – nicht im März des Folgejahres.
Beispiel: Malerbetrieb mit einfacher Buchhaltung
Sandro führt einen kleinen Malerbetrieb mit rund CHF 180'000 Umsatz. Er hat ein Geschäftskonto, erfasst Belege laufend und stimmt die Bank jeden Monat ab. Am Jahresende listet er offene Kundenrechnungen, das Material im Lager und seine Geräte auf. Seine Treuhänderin erstellt daraus in wenigen Stunden den Abschluss und die Beilagen zur Steuererklärung – statt aus einer Schachtel voller Quittungen.
Wann lohnt sich eine Treuhand?
Viele Einzelfirmen erledigen das Laufende selbst und geben den Jahresabschluss und die Steuererklärung der Treuhand. Das lohnt sich besonders, wenn du MWST-pflichtig wirst, Angestellte hast, Abschreibungen auf Anlagen machst oder an die Grenze von CHF 500'000 Umsatz kommst. Welche Unterlagen die Treuhand braucht, steht im Artikel Jahresabschluss: Was die Treuhand braucht.
So geht's in Easly
Ehrlich gesagt: Easly ist keine doppelte Finanzbuchhaltung – es gibt kein Hauptbuch und keine Bilanz. Easly erledigt aber genau den Teil, der im Alltag Zeit kostet, und liefert deiner Treuhand oder deinem Buchhaltungsprogramm saubere Zahlen:
- Einnahmen und Ausgaben: Rechnungen und Zahlungseingänge aus Easly, Belege per Foto, PDF oder E-Mail – mit Originaldatei, verschlüsselt und täglich gesichert.
- Erfolgsrechnung nach bezahlten Rechnungen und erfassten Ausgaben, inklusive KM-Abrechnung, Büroraum und Lohnkosten, mit Drill-down bis zum Beleg – als PDF und Excel.
- Teile der Vermögenslage: offene Kundenrechnungen in der Rechnungsübersicht, Geräte im Anlagenverzeichnis und Ware im Inventar. Bankguthaben und offene Lieferantenrechnungen führt Easly nicht – die ergänzt du aus dem Kontoauszug.
- MWST-Abrechnung und Lohn stehen im selben Programm bereit.
- Export: alle Daten als Excel und CSV, alle Belege und Dokumente als ZIP – für die Treuhand oder den Import in ein Buchhaltungsprogramm.
Häufige Fragen
Muss ich als Einzelfirma eine doppelte Buchhaltung führen?
Erst ab CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr. Darunter genügt eine Buchhaltung über Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR).
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Elektronische Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Unterlagen vollständig, unverändert und jederzeit lesbar bleiben.
Brauche ich ein separates Geschäftskonto?
Vorgeschrieben ist es nicht. Es macht die Buchhaltung aber viel einfacher, weil Privat und Geschäft nicht vermischt werden und jede Bewegung einem Beleg zugeordnet werden kann.
Ersetzt Easly meine Buchhaltung?
Für Einnahmen, Ausgaben, Belege und Erfolgsrechnung ja – eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz ersetzt Easly nicht. Bankguthaben und Lieferantenschulden ergänzt du selbst oder deine Treuhand; den Export dafür liefert Easly.
Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 957, 957a, 958 ff. und 958f OR), Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (Art. 125 DBG), Mehrwertsteuergesetz (Art. 70 MWSTG). Dieser Artikel ersetzt keine Beratung durch deine Treuhand.