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Buchhaltungssoftware Schweiz: worauf du achten solltest (Checkliste)

Mit deiner Buchhaltungssoftware arbeitest du jahrelang, und deine Geschäftsbücher musst du zehn Jahre aufbewahren – auch über ein gekündigtes Abo hinaus. Diese herstellerneutrale Checkliste zeigt, was das Gesetz verlangt, was in der Schweiz dazugehört und was du vor dem Abschluss fragen solltest.

Alain SchneebergerStand: 10 Min. Lesezeit

Das Wichtigste in Kürze

  • Das Gesetz schreibt keine bestimmte Software vor. Sie muss dir aber helfen, ordnungsmässig zu buchen: vollständig, nachprüfbar und mit einem Beleg für jede Buchung (Art. 957a OR).
  • Bücher und Belege bewahrst du zehn Jahre auf, elektronisch ist zulässig (Art. 958f OR). Entscheidend ist deshalb ein vollständiger Export, der auch ohne die Software lesbar bleibt.
  • Für die Schweiz zählen QR-Rechnung, MWST mit den Ziffern des ESTV-Formulars, Kontenrahmen KMU und der Import von Kontoauszügen (camt).
  • Bei Cloud-Software prüfst du Serverstandort, Auftragsbearbeitungsvertrag und Zwei-Faktor-Anmeldung (Art. 8, 9 und 16 DSG).

Die Checkliste auf einen Blick

Druck die Liste aus und geh sie mit jedem Angebot durch. Die Erklärungen folgen weiter unten.

Gesetz und Buchführung

  • Kommst du von jeder Buchung zurück zum Beleg?
  • Sind abgeschlossene Dokumente vor Änderungen geschützt, oder werden Änderungen nachvollziehbar festgehalten?
  • Passt der Umfang zu deiner Pflicht – Einnahmen und Ausgaben oder doppelte Buchhaltung mit Journal, Konten und Saldenliste?

Schweizer Besonderheiten

  • QR-Rechnung nach den aktuellen Vorgaben von SIX, mit strukturierten Adressen?
  • MWST mit 8,1 %, 2,6 % und 3,8 %, auf Wunsch mit Saldosteuersatz, mit den Ziffern des ESTV-Formulars und für deine Abrechnungsperiode?
  • Kontenplan nach Kontenrahmen KMU, anpassbar an deine Treuhand?
  • Import von Kontoauszügen im Format camt.053/054 mit Zuordnung der Zahlungen?
  • Mit Personal: Lohn mit AHV/IV/EO, ALV und Familienzulagen, Lohnausweis?

Datenschutz und Sicherheit

  • In welchem Land stehen die Server – auch für Sicherungen und Support?
  • Gibt es einen Auftragsbearbeitungsvertrag, und welche weiteren Anbieter sind beteiligt?
  • Ist ein zweiter Faktor bei der Anmeldung möglich – oder Pflicht?
  • Wie oft wird gesichert, wie lange aufbewahrt, und wie kommst du zu einer Wiederherstellung?
  • Wird ein Support-Zugriff auf deine Daten protokolliert?

Kosten, Vertrag und Ausstieg

  • Sind alle Funktionen im Preis, oder kosten Module, Benutzer oder Belege extra?
  • Auf welchen Termin kannst du kündigen, und wie lange kommst du danach noch an deine Daten?
  • Gibt es jederzeit einen vollständigen Export in offenen Formaten wie CSV, Excel oder PDF?
  • Wie viele Benutzerinnen und Benutzer sind enthalten?

Treuhand und Alltag

  • Kann deine Treuhand mit dem Export arbeiten, oder braucht sie einen eigenen Zugang?
  • Gibt es Software und Dokumente in den Sprachen, die du und deine Kundschaft brauchen?
  • Kannst du auf dem Handy arbeiten, zum Beispiel einen Beleg fotografieren?
  • Wie erreichst du den Support, und gibt es eine eingebaute Hilfe?

Was das Gesetz von der Buchführung verlangt

Die Buchführung darf schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise erfolgen (Art. 957a Abs. 5 OR). Massgebend sind die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung: vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung, Belegnachweis, Klarheit, Zweckmässigkeit und Nachprüfbarkeit (Art. 957a Abs. 2 OR).

Einzelfirmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr führen lediglich über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch; darüber und für GmbH und AG gilt die volle Buchführungspflicht (Art. 957 OR). Mehr dazu in Buchhaltung für Einzelfirmen und Kontenplan und doppelte Buchhaltung.

Für die elektronische Buchführung verlangt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV):

  • Integrität: Bücher und Belege dürfen sich nicht ändern lassen, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV).
  • Dokumentation: Abläufe und eingesetzte Programme sind so zu dokumentieren, dass man die Bücher verstehen kann (Art. 4 GeBüV).
  • Verfügbarkeit: Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist müssen Bücher und Belege innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können (Art. 6 GeBüV).
  • Datenmigration: Daten dürfen in andere Formate übertragen werden, wenn sie vollständig, richtig und lesbar bleiben; die Übertragung ist zu protokollieren (Art. 10 GeBüV).

Zehn Jahre aufbewahren – auch nach einem Wechsel

Geschäftsbücher und Buchungsbelege bewahrst du zehn Jahre auf, ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Elektronisch ist zulässig, wenn die Unterlagen mit den Geschäftsfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Für die MWST gilt die Aufbewahrung bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung; Unterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch bei Liegenschaften sogar 20 Jahre (Art. 70 Abs. 2 und 3 MWSTG). Einzelheiten in Aufbewahrungspflicht: Belege richtig archivieren.

Das Programm nutzt du vielleicht drei Jahre, die Pflicht dauert zehn. Prüfe deshalb vorher, ob du jederzeit alles exportieren kannst – Buchungen, Rechnungen und Belege – in Formaten, die sich ohne den Anbieter öffnen lassen.

Beispiel: Wechsel nach drei Jahren

Lea führt ihr Übersetzungsbüro seit 2024 mit einer Cloud-Software und wechselt Ende 2026 das Programm. Die Unterlagen von 2024 muss sie bis Ende 2034 aufbewahren, jene von 2026 bis Ende 2036. Vor der Kündigung lädt sie den vollständigen Export herunter: Journal und Konten als CSV, Rechnungen als PDF, Belege als Originaldateien. Sie legt ihn an zwei Orten ab, notiert, wann und woraus sie ihn erstellt hat, und prüft, ob sich die Dateien öffnen lassen. Ein Export, den nur das alte Programm lesen kann, hilft ihr 2034 wenig.

Schweizer Besonderheiten

  • QR-Rechnung: Der Zahlteil muss den Vorgaben von SIX entsprechen; seit November 2025 sind im QR-Code nur noch strukturierte Adressen zulässig. Die Software sollte QR-IBAN mit QR-Referenz ebenso beherrschen wie die normale IBAN mit Creditor Reference oder ohne Referenz.
  • MWST: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 %, Beherbergung 3,8 % (Art. 25 MWSTG). Beim Saldosteuersatz multiplizierst du die Entgelte einschliesslich Steuer mit dem bewilligten Satz, ohne Vorsteuerabzug (Art. 37 MWSTG). Die Abrechnung sollte die Ziffern des ESTV-Formulars ausweisen – effektiv etwa 303, 313 und 343 für die Umsätze, 400 und 405 für die Vorsteuer – und deine Periode kennen: vierteljährlich, mit Saldosteuersatz halbjährlich, auf Antrag jährlich (Art. 35 MWSTG).
  • Kontenrahmen KMU: In der Schweiz hat sich der Kontenrahmen KMU von SwissAccounting durchgesetzt. Lassen sich die Kontonummern anpassen, gibt es beim Abschluss weniger Rückfragen.
  • Bankimport: Banken liefern Kontoauszüge im Format ISO 20022 – den Auszug als camt.053, Einzelheiten zu Sammelbuchungen als camt.054. Damit ordnet die Software Zahlungen auf QR-Rechnungen anhand der Referenz zu. Eine direkte Bankanbindung ist bequem, aber nicht nötig.
  • Lohn: Mit Personal brauchst du die Abzüge für AHV/IV/EO und ALV (bis zum Höchstbetrag), berufliche Vorsorge, Unfallversicherung, Familienzulagen und am Jahresende den Lohnausweis (Formular 11).

Eine einzelne MWST-Berechnung oder QR-Rechnung erledigst du auch mit den Gratis-Werkzeugen – für die laufende Buchhaltung reicht das aber nicht.

Datenschutz: wo deine Daten liegen

In der Buchhaltung stecken Personendaten: Adressen deiner Kundschaft, Löhne, AHV-Nummern. Bei Cloud-Software bearbeitet der Anbieter sie in deinem Auftrag. Du bleibst verantwortlich: Du musst dich vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleisten kann, und er darf die Bearbeitung nur mit deiner vorgängigen Genehmigung an Dritte übertragen (Art. 9 DSG). Lass dir einen Auftragsbearbeitungsvertrag geben.

Stehen die Server im Ausland, ist das eine Bekanntgabe ins Ausland. Sie ist zulässig, wenn der Bundesrat dem Staat einen angemessenen Datenschutz bescheinigt (Anhang 1 der Datenschutzverordnung) oder geeignete Garantien bestehen, etwa vom EDÖB anerkannte Standarddatenschutzklauseln (Art. 16 DSG). Deine Kundschaft informierst du dann über den Staat, zum Beispiel in der Datenschutzerklärung (Art. 19 Abs. 4 DSG). Mehr in Datenschutz im Kleinbetrieb.

Datensicherheit: Anmeldung, Sicherung, Export

Anbieter und du müssen eine dem Risiko angemessene Datensicherheit gewährleisten (Art. 8 DSG). Für Buchhaltungsdaten heisst das mindestens: Anmeldung mit zweitem Faktor (Passkey oder Authenticator-App), Übertragung per HTTPS, verschlüsselte Speicherung, tägliche Sicherungen mit mehreren Ständen – und ein Export, den du regelmässig selbst ablegst. Er schützt dich auch, wenn der Anbieter ausfällt oder aufhört; wie du das organisierst, zeigt Datensicherung im Kleinbetrieb. Kläre ausserdem, ob Mitarbeitende des Anbieters deine Daten sehen können und ob das protokolliert wird.

Kosten, Vertrag und Treuhand

Vergleiche nicht nur den Monatspreis: Rechne mit, was du brauchst – Lohn, MWST, Mahnwesen, Bankimport, weitere Benutzer – und frag, ob das extra kostet. Ein Monatsabo ist flexibler, ein Jahresabo meist günstiger. Wichtiger als die Kündigungsfrist ist, was danach mit deinen Daten geschieht: Wie lange kannst du exportieren, wann wird gelöscht?

Arbeitest du mit einer Treuhand, frag sie vor dem Entscheid: Reicht ihr ein Export von Journal und Saldenliste als CSV oder Excel, oder will sie direkt in deiner Software arbeiten? Dann brauchst du einen zusätzlichen Zugang.

Sprachen, Handy und Support

Buchen darfst du in einer Landessprache oder in Englisch (Art. 957a Abs. 5 OR). Hast du Kundschaft in der Romandie oder im Tessin, brauchst du Rechnungen und Mahnungen auch auf Französisch oder Italienisch – am besten automatisch in der Sprache des Kunden. Auf dem Handy willst du mindestens Belege fotografieren. Beim Support zählt, wie du ihn erreichst und ob du Anleitungen auch ohne Anruf findest.

So geht's in Easly

Auch Easly kannst du mit dieser Checkliste prüfen. Diese Punkte deckt es ab:

  • Buchführung: Doppelte Buchhaltung automatisch aus Rechnungen, Zahlungen, Belegen, Lohn und Bankbewegungen, Kontenplan nach Kontenrahmen KMU, Journal und Saldenliste – für GmbH und AG immer, für die Einzelfirma auf Wunsch. Das PDF eines Dokuments im Endstatus, etwa «bezahlt», bleibt unverändert.
  • Schweiz: QR-Rechnung nach Swiss Payment Standards, MWST effektiv oder mit Saldosteuersatz mit den ESTV-Ziffern (PDF und Excel), Bankimport camt.053/054, mit Easly Plus auch Lohnlauf mit AHV/IV/EO, ALV und Familienzulagen und Lohnausweis.
  • Sicherheit: Eigene, verschlüsselte Instanz auf Servern in der Schweiz, zwei Faktoren Pflicht, nächtliche verschlüsselte Sicherung bis 12 Monate zurück, Support nur mit deinem Code und protokolliert, Auftragsverarbeitungsvertrag – siehe Sicherheit und Daten.
  • Export und Vertrag: Jederzeit alle Daten als Excel und CSV, alle Dokumente als ZIP. Kündbar auf Ende Monat bzw. Abojahr, danach 30 Tage lesbar. Zwei Pakete – Easly ohne Lohn, Easly Plus mit Lohn –, 1 Benutzer inklusive, weitere gegen Aufpreis, siehe Preise.
  • Treuhand und Alltag: Export als Excel, CSV oder für Banana, Konten an deine Treuhand anpassbar. Vier Sprachen, auch für Dokumente je Kunde; Computer, Tablet und Handy; eingebaute Hilfe mit 29 geführten Touren. Deine Treuhand bekommt auf Wunsch einen eigenen Zugang, etwa mit der Rolle Nur lesen oder Buchhaltung (als zusätzlicher Benutzer).
MWST-Abrechnung nach effektiver Methode mit Umsatz und Steuer je Satz, Export als PDF und Excel (Bild vergrössern)

Was Easly nicht für dich übernimmt

Easly hat keine direkte Bankanbindung: Kontoauszüge lädst du als Datei hoch oder schickst sie per E-Mail, und Zahlungen löst Easly nicht aus (auf Wunsch gibt es eine Zahlungsdatei pain.001 fürs E-Banking). Die Steuererklärung füllt Easly nicht aus, die MWST-Abrechnung reichst du selbst im ESTV-Portal ein. 30 Tage nach dem Ende des Abos werden die Daten gelöscht; die zehnjährige Aufbewahrung übernimmst du dann mit deinem Export.

Häufige Fragen

Muss eine Buchhaltungssoftware in der Schweiz zertifiziert sein?

Nein. Das Obligationenrecht schreibt weder eine bestimmte Software noch eine Zertifizierung vor. Die Software muss dir aber erlauben, die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (Art. 957a OR) und die Vorgaben der GeBüV einzuhalten. Verantwortlich bleibst du.

Darf meine Buchhaltung auf einem Server im Ausland liegen?

Aus Sicht des Datenschutzes ja, wenn der Staat einen angemessenen Datenschutz hat oder geeignete Garantien wie Standarddatenschutzklauseln bestehen (Art. 16 DSG); deine Kundschaft informierst du darüber (Art. 19 Abs. 4 DSG). Zudem müssen Bücher und Belege innert angemessener Frist einsehbar sein (Art. 6 GeBüV).

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?

Das regelt der Vertrag des Anbieters – lies ihn vor dem Abschluss. Lade vor dem Ende des Abos einen vollständigen Export in offenen Formaten herunter und bewahre ihn zehn Jahre lesbar auf (Art. 958f OR).

Braucht die Software eine direkte Bankanbindung?

Nein. Es genügt, den Kontoauszug als camt.053-Datei aus dem E-Banking herunterzuladen und einzulesen; Zahlungen mit QR-Referenz oder Creditor Reference lassen sich damit automatisch zuordnen. Eine direkte Anbindung spart dir nur diesen Schritt.

Stand der Angaben: siehe oben, Werte 2026. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 957, 957a und 958f OR), Geschäftsbücherverordnung (Art. 3, 4, 6 und 10 GeBüV), Mehrwertsteuergesetz (Art. 25, 35, 37 und 70 MWSTG), MWST-Steuersätze der ESTV, Datenschutzgesetz (Art. 8, 9, 16 und 19 DSG), Datenschutzverordnung (Art. 8 und Anhang 1 DSV), Vorgaben von SIX zur QR-Rechnung und Schulkontenrahmen KMU (© SwissAccounting, auf kmu.admin.ch). Dieser Artikel ist herstellerneutral und ersetzt keine Treuhand- oder Rechtsberatung.

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