L’essenziale in breve
- La legge non prescrive alcun software particolare. Deve però aiutarti a tenere una contabilità regolare: completa, verificabile e con un giustificativo per ogni registrazione (art. 957a CO).
- Libri contabili e giustificativi si conservano per dieci anni; la conservazione elettronica è ammessa (art. 958f CO). Decisiva è quindi un’esportazione completa, leggibile anche senza il software.
- In Svizzera contano la QR-fattura, l’IVA con le cifre del rendiconto AFC, il piano dei conti PMI e l’importazione degli estratti conto bancari (camt).
- Per un software nel cloud verifica l’ubicazione dei server, l’accordo sul trattamento dei dati e l’accesso a due fattori (art. 8, 9 e 16 LPD).
La lista di controllo in sintesi
Stampa la lista e passala in rassegna con ogni offerta. Le spiegazioni seguono più sotto.
Legge e contabilità
- Da ogni registrazione puoi risalire al relativo giustificativo?
- I documenti conclusi sono protetti da modifiche, oppure le modifiche vengono registrate in modo tracciabile?
- L’estensione corrisponde al tuo obbligo – entrate e uscite, oppure contabilità in partita doppia con giornale, conti e bilancio di verifica?
Specificità svizzere
- QR-fattura secondo le direttive attuali di SIX, con indirizzi strutturati?
- IVA all’8,1 %, al 2,6 % e al 3,8 %, se serve con aliquota saldo, con le cifre del modulo AFC e per il tuo periodo di rendiconto?
- Piano dei conti basato sul piano dei conti PMI, adattabile a quello del tuo fiduciario?
- Importazione degli estratti conto in formato camt.053/054 con attribuzione dei pagamenti?
- Con personale: salari con AVS/AI/IPG, AD e assegni familiari, certificato di salario?
Protezione e sicurezza dei dati
- In quale Paese si trovano i server – anche per backup e supporto?
- Esiste un accordo sul trattamento dei dati, e quali altri fornitori sono coinvolti?
- All’accesso è possibile un secondo fattore – oppure è obbligatorio?
- Con quale frequenza si fa il backup, per quanto tempo lo si conserva e come ottieni un ripristino?
- Un accesso del supporto ai tuoi dati viene registrato?
Costi, contratto e uscita
- Tutte le funzioni sono comprese nel prezzo, oppure moduli, utenti o giustificativi costano in più?
- Per quale termine puoi disdire, e per quanto tempo accedi ancora ai tuoi dati dopo?
- Ottieni in ogni momento un’esportazione completa in formati aperti come CSV, Excel o PDF?
- Quanti utenti sono inclusi?
Fiduciario e quotidiano
- Il tuo fiduciario può lavorare con l’esportazione, oppure gli serve un accesso proprio?
- Il software e i tuoi documenti esistono nelle lingue di cui tu e la tua clientela avete bisogno?
- Puoi lavorare dal telefono, per esempio per fotografare un giustificativo?
- Come raggiungi il supporto, e c’è un aiuto integrato?
Cosa chiede la legge alla contabilità
La contabilità può essere tenuta per scritto, in forma elettronica o in modo analogo (art. 957a cpv. 5 CO). Contano i principi della regolare tenuta dei conti: registrazione completa, veritiera e sistematica, documentazione di ogni registrazione con un giustificativo, chiarezza, adeguatezza e verificabilità (art. 957a cpv. 2 CO).
Le imprese individuali e le società di persone con una cifra d’affari inferiore a CHF 500'000 nell’ultimo esercizio tengono soltanto la contabilità delle entrate, delle uscite e della situazione patrimoniale; oltre questa soglia, e per Sagl e SA, vale l’obbligo completo (art. 957 CO). Approfondisci in Contabilità per le imprese individuali e Piano dei conti e partita doppia.
Per la contabilità elettronica l’ordinanza sui libri di commercio (OLC) chiede:
- Integrità: libri e giustificativi non devono poter essere modificati senza che ciò sia rilevabile (art. 3 OLC).
- Documentazione: procedure e programmi utilizzati vanno documentati in modo che i libri possano essere compresi (art. 4 OLC).
- Disponibilità: fino alla fine del termine di conservazione, libri e giustificativi devono poter essere consultati e verificati entro un termine adeguato (art. 6 OLC).
- Migrazione dei dati: i dati possono essere trasferiti in altri formati se restano completi, corretti e leggibili; il trasferimento va verbalizzato (art. 10 OLC).
Conservare dieci anni – anche dopo un cambio
Libri contabili e giustificativi si conservano per dieci anni dalla fine dell’esercizio (art. 958f cpv. 1 CO). La conservazione elettronica è ammessa se i documenti corrispondono ai fatti sottostanti e possono essere resi leggibili in ogni momento (art. 958f cpv. 3 CO). Per l’IVA la conservazione vale fino alla prescrizione assoluta del credito fiscale; i documenti sullo sgravio fiscale successivo e sul consumo proprio di immobili addirittura per 20 anni (art. 70 cpv. 2 e 3 LIVA). Dettagli in Obbligo di conservazione: archiviare correttamente i giustificativi.
Un programma lo usi forse tre anni, l’obbligo ne dura dieci. Verifica quindi prima di decidere che puoi esportare tutto in ogni momento – registrazioni, fatture e giustificativi – in formati che si aprono anche senza il fornitore.
Esempio: cambio dopo tre anni
Lea gestisce il suo ufficio di traduzioni dal 2024 con un software nel cloud e a fine 2026 cambia programma. I documenti del 2024 deve conservarli fino a fine 2034, quelli del 2026 fino a fine 2036. Prima della disdetta scarica l’esportazione completa: giornale e conti in CSV, fatture in PDF, giustificativi come file originali. La salva in due posti, annota quando e da dove l’ha creata e verifica che i file si aprano. Un’esportazione che solo il vecchio programma sa leggere nel 2034 le servirà a poco.
Specificità svizzere
- QR-fattura: la sezione pagamento deve rispettare le direttive di SIX; da novembre 2025 nel codice QR sono ammessi solo indirizzi strutturati. Il software dovrebbe gestire il QR-IBAN con riferimento QR così come l’IBAN normale con Creditor Reference o senza riferimento.
- IVA: aliquota normale 8,1 %, aliquota ridotta 2,6 %, alloggio 3,8 % (art. 25 LIVA). Con l’aliquota saldo moltiplichi le controprestazioni, imposta inclusa, per l’aliquota autorizzata, senza deduzione dell’imposta precedente (art. 37 LIVA). Il rendiconto dovrebbe indicare le cifre del modulo AFC – con il metodo effettivo per esempio 303, 313 e 343 per la cifra d’affari, 400 e 405 per l’imposta precedente – e conoscere il tuo periodo: trimestrale, semestrale con l’aliquota saldo, annuale su richiesta (art. 35 LIVA).
- Piano dei conti PMI: in Svizzera si è affermato il piano dei conti PMI pubblicato da SwissAccounting. Se puoi adattare i numeri dei conti, alla chiusura ci sono meno domande.
- Importazione bancaria: le banche forniscono gli estratti nel formato ISO 20022 – l’estratto conto come camt.053, i dettagli delle registrazioni collettive come camt.054. Con questi file il software attribuisce i pagamenti alle QR-fatture tramite il riferimento. Un collegamento bancario diretto è comodo, ma non necessario.
- Salari: con personale ti servono le deduzioni AVS/AI/IPG e AD (fino all’importo massimo), la previdenza professionale, l’assicurazione infortuni, gli assegni familiari e a fine anno il certificato di salario (modulo 11).
Un singolo calcolo IVA o una QR-fattura isolata li fai anche con gli strumenti gratuiti – per la contabilità corrente però non basta.
Protezione dei dati: dove si trovano i tuoi dati
Nella contabilità ci sono dati personali: indirizzi della clientela, salari, numeri AVS. Con un software nel cloud il fornitore li tratta su tuo incarico. La responsabilità resta tua: devi accertarti che sia in grado di garantire la sicurezza dei dati, e può affidare il trattamento a terzi solo con la tua autorizzazione preliminare (art. 9 LPD). Fatti dare un accordo sul trattamento dei dati.
Se i server sono all’estero, si tratta di una comunicazione di dati all’estero. È ammessa se il Consiglio federale ha constatato che lo Stato garantisce una protezione adeguata (allegato 1 dell’ordinanza sulla protezione dei dati) o se esistono garanzie adeguate, per esempio clausole tipo di protezione dei dati riconosciute dall’IFPDT (art. 16 LPD). In tal caso informi la clientela sullo Stato, per esempio nella tua dichiarazione sulla protezione dei dati (art. 19 cpv. 4 LPD). Maggiori informazioni in Protezione dei dati nella piccola impresa.
Sicurezza dei dati: accesso, backup, esportazione
Il fornitore e tu dovete garantire una sicurezza dei dati adeguata al rischio (art. 8 LPD). Per i dati contabili significa almeno: accesso con un secondo fattore (passkey o app di autenticazione), trasmissione via HTTPS, archiviazione cifrata, backup giornalieri con più versioni – e un’esportazione che salvi tu stesso regolarmente. Ti protegge anche se il fornitore ha un guasto o cessa l’attività; come organizzarti lo spiega Backup dei dati nella piccola impresa. Chiarisci inoltre se il personale del fornitore può vedere i tuoi dati e se ciò viene registrato.
Costi, contratto e fiduciario
Non confrontare solo il prezzo mensile: considera ciò che ti serve – salari, IVA, solleciti, importazione bancaria, altri utenti – e chiedi se costa in più. Un abbonamento mensile è più flessibile, uno annuale di solito più conveniente. Più importante del termine di disdetta è cosa succede poi ai tuoi dati: per quanto puoi ancora esportarli, e quando vengono cancellati?
Se lavori con un fiduciario, chiedigli prima di decidere: gli basta un’esportazione di giornale e bilancio di verifica in CSV o Excel, oppure vuole lavorare direttamente nel tuo software? In tal caso ti serve un accesso supplementare.
Lingue, telefono e supporto
La contabilità può essere tenuta in una lingua nazionale o in inglese (art. 957a cpv. 5 CO). Se hai clientela nella Svizzera tedesca o romanda, ti servono fatture e solleciti anche in tedesco o in francese – idealmente in automatico nella lingua del cliente. Sul telefono vuoi almeno fotografare i giustificativi. Per il supporto conta come lo raggiungi e se trovi istruzioni senza dover telefonare.
Come funziona in Easly
Anche Easly puoi valutarlo con questa lista di controllo. Ecco i punti che copre:
- Contabilità: partita doppia generata automaticamente da fatture, pagamenti, giustificativi, salari e movimenti bancari, piano dei conti basato sul piano dei conti PMI, giornale e bilancio di verifica – sempre per Sagl e SA, su richiesta per l’impresa individuale. Il PDF di un documento nello stato finale, per esempio «pagato», resta invariato.
- Svizzera: QR-fattura secondo gli Swiss Payment Standards, IVA con metodo effettivo o aliquota saldo con le cifre AFC (PDF ed Excel), importazione bancaria camt.053/054, con Easly Plus anche salari con AVS/AI/IPG, AD e assegni familiari e certificato di salario.
- Sicurezza: una tua istanza cifrata su server in Svizzera, due fattori obbligatori, backup cifrato ogni notte fino a 12 mesi indietro, supporto solo con il tuo codice e con registrazione, accordo sul trattamento dei dati – vedi Sicurezza e dati.
- Esportazione e contratto: in ogni momento tutti i dati in Excel e CSV, tutti i documenti in ZIP. Disdicibile per fine mese o fine anno di abbonamento, poi ancora leggibile per 30 giorni. Due pacchetti – Easly senza salari, Easly Plus con i salari –, 1 utente incluso, altri a pagamento, vedi Prezzi.
- Fiduciario e quotidiano: esportazione in Excel, CSV o per Banana, conti adattabili a quelli del tuo fiduciario. Quattro lingue, anche per i documenti di ogni cliente; computer, tablet e telefono; aiuto integrato con 29 visite guidate. Se vuoi, il tuo fiduciario riceve un proprio accesso, ad esempio con il ruolo Sola lettura o Contabilità (come utente in più).
Cosa Easly non fa al posto tuo
Easly non ha un collegamento bancario diretto: carichi gli estratti conto come file o li invii per e-mail, ed Easly non esegue pagamenti (su richiesta crea un file di pagamento pain.001 per l’e-banking). Easly non compila la dichiarazione d’imposta, e il rendiconto IVA lo inoltri tu sul portale dell’AFC. 30 giorni dopo la fine dell’abbonamento i dati vengono cancellati; la conservazione decennale la garantisci poi tu con la tua esportazione.
Domande frequenti
Un software di contabilità deve essere certificato in Svizzera?
No. Il Codice delle obbligazioni non prescrive né un software particolare né una certificazione. Il software deve però permetterti di rispettare i principi della regolare tenuta dei conti (art. 957a CO) e i requisiti dell’OLC. La responsabilità resta tua.
La mia contabilità può trovarsi su un server all’estero?
Dal punto di vista della protezione dei dati sì, se lo Stato offre una protezione adeguata o se esistono garanzie adeguate come le clausole tipo (art. 16 LPD); ne informi la clientela (art. 19 cpv. 4 LPD). Inoltre libri e giustificativi devono poter essere consultati entro un termine adeguato (art. 6 OLC).
Cosa succede ai miei dati se disdico?
Lo stabilisce il contratto del fornitore – leggilo prima di decidere. Scarica un’esportazione completa in formati aperti prima della fine dell’abbonamento e conservala leggibile per dieci anni (art. 958f CO).
Il software ha bisogno di un collegamento bancario diretto?
No. Basta scaricare l’estratto conto come file camt.053 dall’e-banking e importarlo; i pagamenti con riferimento QR o Creditor Reference si possono così attribuire automaticamente. Un collegamento diretto ti risparmia solo questo passo.
Stato delle indicazioni: vedi sopra, valori 2026. Fonti: Codice delle obbligazioni (art. 957, 957a e 958f CO), Ordinanza sui libri di commercio (art. 3, 4, 6 e 10 OLC), Legge sull’IVA (art. 25, 35, 37 e 70 LIVA), aliquote IVA dell’AFC, Legge sulla protezione dei dati (art. 8, 9, 16 e 19 LPD), Ordinanza sulla protezione dei dati (art. 8 e allegato 1 OPDa), direttive di SIX per la QR-fattura (in tedesco) e piano dei conti PMI per le scuole (© SwissAccounting, su kmu.admin.ch). Questo articolo è neutrale rispetto ai fornitori e non sostituisce una consulenza fiduciaria o legale.