L’essenziale in breve
- Sotto CHF 500'000 di cifra d’affari nell’ultimo esercizio basta una contabilità semplice su entrate e uscite nonché sulla situazione patrimoniale (art. 957 cpv. 2 CO).
- Da CHF 500'000 di cifra d’affari ti serve una contabilità in partita doppia con bilancio e conto economico.
- Ogni registrazione richiede un giustificativo, la conservazione dura 10 anni (art. 958f CO).
- Un conto aziendale proprio e la netta separazione tra privato e azienda fanno risparmiare più tempo a te e al tuo fiduciario.
Quaderno o partita doppia?
Il Codice delle obbligazioni distingue due livelli (art. 957 CO):
| Contabilità semplice («quaderno») | Partita doppia | |
|---|---|---|
| Per chi | Ditte individuali e società di persone con meno di CHF 500'000 di cifra d’affari nell’ultimo esercizio | Ditte individuali da CHF 500'000 di cifra d’affari, tutte le Sagl e SA |
| Che cosa | Entrate e uscite nonché situazione patrimoniale | Contabilità e presentazione dei conti con bilancio e conto economico (allegato: Sagl e SA sempre; ditte individuali e società di persone solo se valgono le prescrizioni per le imprese più grandi, art. 959c cpv. 3 CO) |
| Fine anno | Prospetto di entrate, uscite e patrimonio | Conto annuale secondo gli art. 958 segg. CO |
«Situazione patrimoniale» significa: a fine anno devi poter mostrare che cosa la tua azienda possiede e deve – ad esempio averi bancari, fatture aperte dei clienti, apparecchi, magazzino merci e fatture aperte dei fornitori. Anche come piccola ditta individuale puoi volontariamente tenere la partita doppia; molti fiduciari lavorano comunque così.
Per le imposte vale: chi non tiene una contabilità commerciale allega alla dichiarazione d’imposta prospetti su attivi e passivi, entrate e uscite nonché prelievi privati e versamenti privati (art. 125 cpv. 2 LIFD).
I principi – anche per il quaderno
Anche la contabilità semplice deve rispettare i principi della regolarità contabile (art. 957a CO):
- completa e veritiera: tutte le operazioni commerciali, nessun incasso in contanti «dimenticato»;
- sistematica: ordinata cronologicamente e per tipo di entrata o di uscita;
- con giustificativo: nessuna registrazione senza ricevuta, fattura o estratto conto;
- chiara e verificabile: un esperto deve orientarsi in tempi ragionevoli.
Giustificativi e conservazione
Libri di commercio e giustificativi li conservi per 10 anni dalla fine dell’esercizio (art. 958f CO). In forma elettronica è ammesso, se i documenti restano completi, non modificati e sempre leggibili (ordinanza sui libri di commercio). Se sei assoggettato all’IVA, per i documenti relativi a immobili valgono termini più lunghi (art. 70 LIVA). Di più nell’articolo Giustificativi e IVA sotto controllo.
Separare privato e azienda
La maggior parte dei problemi nelle piccole contabilità non nasce da errori di calcolo, ma da conti mescolati:
- Conto aziendale proprio: non prescritto, ma il miglior investimento per una contabilità semplice. Tutte le entrate e le uscite dell’azienda passano da lì.
- Annotare i prelievi privati: ciò che ti versi dal conto aziendale non è una spesa, ma un prelievo privato.
- Ripartire i costi misti: auto, cellulare o ufficio in casa li usi sia privatamente sia professionalmente – la quota aziendale la documenti in modo comprensibile.
- Riconciliare la banca ogni mese: ogni movimento sul conto aziendale ha un giustificativo. Ciò che manca lo cerchi subito – non a marzo dell’anno successivo.
Esempio: impresa di pittura con contabilità semplice
Sandro gestisce una piccola impresa di pittura con circa CHF 180'000 di cifra d’affari. Ha un conto aziendale, registra i giustificativi di continuo e riconcilia la banca ogni mese. A fine anno elenca le fatture aperte dei clienti, il materiale in magazzino e i suoi apparecchi. Il suo fiduciario ne ricava in poche ore la chiusura e gli allegati alla dichiarazione d’imposta – anziché partire da una scatola piena di ricevute.
Quando conviene un fiduciario?
Molte ditte individuali sbrigano da sole l’ordinaria amministrazione e affidano al fiduciario la chiusura annuale e la dichiarazione d’imposta. Conviene soprattutto quando diventi assoggettato all’IVA, hai dei dipendenti, fai ammortamenti su immobilizzazioni o ti avvicini al limite di CHF 500'000 di cifra d’affari. Quali documenti servono al fiduciario è spiegato nell’articolo Chiusura annuale: cosa serve al fiduciario.
Come funziona in Easly
Easly svolge proprio la parte che nella quotidianità costa tempo e fornisce al tuo fiduciario cifre pulite:
- Entrate e uscite: fatture e incassi da Easly, giustificativi tramite foto, PDF o e-mail – con file originale, cifrato e con backup quotidiano.
- Conto economico secondo le fatture pagate e le spese registrate, compresi conteggio chilometrico, ufficio in casa e costi salariali, con drill-down fino al giustificativo – come PDF ed Excel.
- Situazione patrimoniale: fatture aperte dei clienti nella panoramica delle fatture, fatture aperte dei fornitori con scadenza, apparecchi nell’registro dei cespiti, merci nell’inventario – e con l’importazione bancaria (estratto conto come camt.053) anche i tuoi movimenti bancari.
- Partita doppia su richiesta: se la attivi (per Sagl e SA è sempre attiva), Easly registra automaticamente fatture, pagamenti, giustificativi, salari e movimenti bancari secondo il piano dei conti PMI – con giornale, bilancio di verifica ed esportazione per il fiduciario. Di più nell’articolo Piano contabile e partita doppia.
- Rendiconto IVA e salari sono disponibili nello stesso programma.
- Esportazione: tutti i dati come Excel e CSV, tutti i giustificativi e i documenti come ZIP – per il fiduciario o per l’importazione in un programma di contabilità.
Cosa Easly non fa al posto tuo
La chiusura annuale con bilancio e registrazioni di chiusura come ammortamenti, ratei e risconti la allestisce il tuo fiduciario.
Domande frequenti
Devo tenere la partita doppia come ditta individuale?
Solo da CHF 500'000 di cifra d’affari nell’ultimo esercizio. Al di sotto basta una contabilità su entrate e uscite nonché sulla situazione patrimoniale (art. 957 cpv. 2 CO).
Per quanto tempo devo conservare i giustificativi?
10 anni dalla fine dell’esercizio (art. 958f CO). La conservazione elettronica è ammessa, se i documenti restano completi, non modificati e sempre leggibili.
Mi serve un conto aziendale separato?
Non è prescritto. Rende però la contabilità molto più semplice, perché privato e azienda non si mescolano e ogni movimento può essere attribuito a un giustificativo.
Easly sostituisce la mia contabilità?
Per entrate, uscite, giustificativi e conto economico sì. Se ti serve la partita doppia – oppure il tuo fiduciario vuole importare le registrazioni –, la attivi in Easly: il giornale nasce automaticamente dalle tue fatture, dai pagamenti e dai giustificativi, i movimenti bancari si aggiungono con l’importazione dell’estratto conto. La chiusura annuale con bilancio la allestisce il tuo fiduciario.
Stato delle indicazioni: vedi sopra. Fonti: Codice delle obbligazioni (art. 957, 957a, 958 segg. e 958f CO), Ordinanza sui libri di commercio (OLC), Legge federale sull’imposta federale diretta (art. 125 LIFD), Legge sull’IVA (art. 70 LIVA). Questo articolo non sostituisce una consulenza del tuo fiduciario.