L’essenziale in breve
- Le ditte individuali con meno di CHF 500'000 di cifra d’affari richiedono solo un conteggio entrate-uscite con situazione patrimoniale; una Sagl sempre un conto annuale completo (art. 957 segg. CO).
- Il fiduciario ha bisogno soprattutto di: conto economico con giustificativi, fatture aperte, saldi di banca e cassa, immobilizzazioni, documenti salariali, rendiconti IVA e indicazioni sulle quote private.
- Scadenze importanti: notifica dei salari alla cassa di compensazione entro 30 giorni dalla fine dell’anno, dichiarazione d’imposta a seconda del Cantone per lo più in primavera.
- Chi registra i giustificativi di continuo fa risparmiare ore al fiduciario – e onorario a sé stesso.
Che contabilità ti serve in fondo?
Le ditte individuali e le società di persone con meno di CHF 500'000 di cifra d’affari nell’ultimo esercizio devono tenere la contabilità solo sulle entrate e uscite e sulla situazione patrimoniale (art. 957 cpv. 2 CO). Oltre questa soglia – e per ogni Sagl o SA – vale la contabilità in partita doppia con un conto annuale composto da bilancio, conto economico e allegato (art. 957 cpv. 1 e art. 958 CO).
In una Sagl l’assemblea dei soci approva il conto annuale. Questa assemblea ordinaria si tiene ogni anno entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio (art. 805 cpv. 2 CO).
La lista di controllo per il tuo fiduciario
Entrate e fatture aperte
- Tutte le fatture emesse dell’anno, con l’indicazione di quali sono pagate.
- Fatture aperte al 31 dicembre (debitori) – fanno parte della situazione patrimoniale, anche se il denaro arriva solo a gennaio.
- Fatture aperte dei fornitori (creditori) al 31 dicembre.
Uscite e banca
- Tutti i giustificativi delle spese aziendali, ordinati per categorie.
- Estratti conto di tutti i conti aziendali con il saldo al 31 dicembre, inoltre la giacenza di cassa.
- Magazzino: giacenza al 31 dicembre, se hai merce in magazzino.
Immobilizzazioni
Apparecchi, macchine, veicoli o software usati per più anni sono immobilizzazioni. Il fiduciario ha bisogno di un elenco con data d’acquisto e prezzo, perché tali acquisti ai fini fiscali vengono di regola ammortizzati sulla durata d’utilizzo (art. 28 LIFD).
Salario
- Certificati di salario (modulo 11) per tutti i dipendenti – hai l’obbligo di rilasciarli (art. 127 LIFD).
- Notifica dei salari alla cassa di compensazione AVS: i salari dell’anno precedente li conteggi entro 30 giorni dalla fine del periodo di conteggio (art. 36 OAVS). Il periodo di conteggio è l’anno civile, quindi il termine scade a fine gennaio.
- Dichiarazioni salariali per assicurazione contro gli infortuni e cassa pensioni.
IVA
Se sei assoggettato all’IVA, ne fanno parte tutti i rendiconti IVA inoltrati dell’anno. Il fiduciario li riconcilia con la contabilità. Se emerge un errore, devi correggerlo con un rendiconto correttivo – al più tardi nel rendiconto del periodo in cui cade il 180° giorno dopo la fine dell’esercizio (art. 72 LIVA); con esercizio pari all’anno civile è il rendiconto del secondo trimestre, da inoltrare entro il 31 agosto.
Quote private, veicolo e ufficio in casa
- Veicolo aziendale: se lo usi anche in privato, viene aggiunta una quota privata. In forma forfettaria dal 2022 è lo 0,9 % del prezzo d’acquisto (IVA esclusa) al mese, almeno CHF 150 – oppure tieni un libro di bordo (così ad esempio la direttiva ZStB 17.1 dell’Ufficio cantonale delle imposte di Zurigo).
- Veicoli privati usati per viaggi professionali: un prospetto dei chilometri professionali.
- Ufficio in casa: se usi regolarmente un locale della tua abitazione per l’attività, una quota dei costi abitativi può valere come spesa aziendale (art. 27 LIFD). Il fiduciario ha bisogno di superficie, quota d’utilizzo e costi abitativi con giustificativi.
- Prelievi privati: merci o prestazioni della propria attività che usi in privato.
Esempio: impresa di pittura con due dipendenti
Daniela gestisce un’impresa di pittura come ditta individuale. Prima portava alla sua fiduciaria in marzo tre classificatori federali. Oggi registra i giustificativi di continuo con una foto, i salari passano ogni mese dal software e a gennaio esporta conto economico, panoramica delle fatture, certificati di salario e archivio dei giustificativi. La fiduciaria impiega meno tempo – e Daniela paga un onorario sensibilmente più basso.
Le scadenze in sintesi
| Cosa | Quando | Base |
|---|---|---|
| Certificati di salario ai dipendenti | inizio anno, affinché possano fare la dichiarazione d’imposta | art. 127 LIFD |
| Notifica dei salari alla cassa di compensazione | entro 30 giorni dalla fine del periodo di conteggio | art. 36 OAVS |
| Dichiarazione d’imposta | a seconda del Cantone, spesso fine marzo; di solito possibile una proroga | diritto fiscale cantonale |
| Riconciliazione e correzione IVA (finalizzazione) | con il rendiconto del periodo in cui cade il 180° giorno dopo la fine dell’esercizio | art. 72 LIVA |
| Approvazione del conto annuale (Sagl) | entro 6 mesi dalla fine dell’esercizio | art. 805 CO |
| Conservazione dei documenti | 10 anni dalla fine dell’esercizio | art. 958f CO |
Consigli durante l’anno
- Registrare subito i giustificativi invece di accumularli: foto dopo l’acquisto, inoltrare le fatture per e-mail.
- Separare attività e privato: un conto aziendale e una carta propri evitano molte domande.
- Riconciliare brevemente ogni mese: tutte le fatture sono pagate? Manca un giustificativo?
- Annotare i viaggi di continuo – ricostruiti a posteriori sono faticosi e imprecisi.
- Contrassegnare gli acquisti più grandi, affinché il fiduciario li riconosca come immobilizzazione.
Come funziona in Easly
Easly raccoglie durante l’anno tutto ciò che serve al fiduciario – l’esportazione la fai in pochi minuti:
- Conto economico per qualsiasi periodo, in PDF ed Excel. Salari, viaggi e ufficio in casa confluiscono automaticamente e da ogni categoria arrivi con un clic fino al singolo giustificativo. Easly calcola con le fatture pagate.
- Panoramica delle fatture da filtrare per periodo, stato e cliente ed esportare come Excel – ad esempio tutte le fatture aperte al 31 dicembre.
- Fatture aperte dei fornitori: se registri una fattura con «Pagato con: fattura – ancora aperta», l’elenco delle uscite mostra tutte quelle ancora non pagate con scadenza. Con la partita doppia la situazione al 31 dicembre si trova sul conto creditori 2000 del bilancio di verifica.
- Rendiconti IVA per periodo in PDF ed Excel, periodi inoltrati contrassegnati.
- Certificati di salario (modulo 11) per ogni persona, compilati dai conteggi salariali dell’anno.
- Registro dei cespiti: i giustificativi per apparecchi o licenze li contrassegni come immobilizzazioni; un elenco apposito mostra tutti gli acquisti. Gli ammortamenti Easly non li calcola – li stabilisce il tuo fiduciario.
- Ufficio in casa con superficie, quota d’utilizzo e costi abitativi per anno, con giustificativi e planimetria come prova, nonché il conteggio chilometrico come Excel.
- Giornale per il fiduciario: con la partita doppia (per Sagl e SA sempre attiva, per la ditta individuale a richiesta) Easly contabilizza automaticamente fatture, pagamenti, giustificativi, salari e movimenti bancari secondo il piano dei conti PMI. Giornale, bilancio di verifica e piano contabile li esporti come Excel, CSV o per Banana – pronti per l’importazione.
- Esportazione completa come ZIP: tutti i dati come Excel e CSV, inoltre tutti i documenti e giustificativi come file originali.
Cosa Easly non fa al posto tuo
La dichiarazione d’imposta Easly non la compila, e la chiusura annuale con bilancio e scritture di chiusura come ammortamenti, ratei e risconti la allestisce il tuo fiduciario. Anche le quote private, ad esempio per il veicolo, le discuti con lui.
Domande frequenti
Come ditta individuale ho bisogno di un bilancio?
Sotto CHF 500'000 di cifra d’affari nell’ultimo esercizio no: basta un conteggio entrate-uscite con indicazioni sulla situazione patrimoniale (art. 957 cpv. 2 CO). Oltre vale la partita doppia con bilancio.
Entro quando devo notificare i salari alla cassa di compensazione?
Entro 30 giorni dalla fine del periodo di conteggio (art. 36 OAVS). Il periodo è l’anno civile, quindi il termine scade a fine gennaio. Il termine esatto è indicato nel modulo della tua cassa di compensazione.
A quanto ammonta la quota privata per l’auto aziendale?
In forma forfettaria lo 0,9 % del prezzo d’acquisto senza IVA al mese (almeno CHF 150), cioè il 10,8 % all’anno. In alternativa puoi provare l’uso privato con un libro di bordo. Chiarisci con il tuo fiduciario che cosa ti conviene di più.
Easly compila la mia dichiarazione d’imposta?
No. Easly fornisce i documenti – conto economico, rendiconti IVA, certificati di salario, immobilizzazioni, ufficio in casa, viaggi e tutti i giustificativi. La dichiarazione d’imposta la fai tu o il tuo fiduciario.
Stato delle indicazioni: vedi sopra. Fonti: Codice delle obbligazioni (art. 805, 957, 958 e 958f CO), Legge federale sull’imposta federale diretta (art. 27, 28 e 127 LIFD), Legge sull’IVA (art. 72 LIVA), Ordinanza sull’AVS (art. 36 OAVS), promemoria dell’AFC. I termini per la dichiarazione d’imposta li stabiliscono i Cantoni. Questo articolo non sostituisce una consulenza fiscale o fiduciaria.