Clôture annuelle : ce dont la fiduciaire a besoin

L’essentiel en bref

Les entreprises individuelles de moins de CHF 500’000 de chiffre d’affaires n’ont besoin que d’un compte des recettes et dépenses avec la situation patrimoniale ; une Sàrl toujours de comptes annuels complets (art. 957 ss CO).
La fiduciaire a surtout besoin de : compte de résultat avec justificatifs, factures ouvertes, soldes bancaires et de caisse, immobilisations, documents salariaux, décomptes TVA et indications sur les parts privées.
Échéances importantes : déclaration des salaires à la caisse de compensation dans les 30 jours suivant la fin de l’année, déclaration d’impôt selon le canton le plus souvent au printemps.
Saisir les justificatifs au fil de l’eau fait gagner des heures à la fiduciaire – et t’épargne des honoraires.

De quelle comptabilité as-tu réellement besoin ?

Les entreprises individuelles et les sociétés de personnes dont le chiffre d’affaires du dernier exercice est inférieur à CHF 500’000 ne doivent tenir qu’une comptabilité des recettes et des dépenses ainsi que du patrimoine (art. 957 al. 2 CO). Au-delà – et pour toute Sàrl ou SA – la comptabilité en partie double s’applique, avec des comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et de l’annexe (art. 957 al. 1 et art. 958 CO).

Dans une Sàrl, l’assemblée des associés approuve les comptes annuels. Cette assemblée ordinaire a lieu chaque année dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice (art. 805 al. 2 CO).

La liste de contrôle pour ta fiduciaire

Recettes et factures ouvertes

Toutes les factures sortantes de l’année, avec l’indication de celles qui sont payées.
Les factures ouvertes au 31 décembre (débiteurs) – elles font partie de la situation patrimoniale, même si l’argent n’arrive qu’en janvier.
Les factures de fournisseurs ouvertes (créanciers) au 31 décembre.

Dépenses et banque

Tous les justificatifs des dépenses professionnelles, classés par catégories.
Les relevés de compte de tous les comptes professionnels avec le solde au 31 décembre, ainsi que l’encaisse.
Stock de marchandises : état au 31 décembre, si tu as des marchandises en stock.

Immobilisations

Les appareils, machines, véhicules ou logiciels utilisés pendant plusieurs années sont des immobilisations. La fiduciaire a besoin d’une liste avec la date d’acquisition et le prix, car de telles acquisitions sont en règle générale amorties fiscalement sur la durée d’utilisation (art. 28 LIFD).

Salaires

Certificats de salaire (formulaire 11) pour tous les employés – tu es tenu(e) de les établir (art. 127 LIFD).
Déclaration des salaires à la caisse de compensation AVS : tu décomptes les salaires de l’année précédente dans les 30 jours suivant la fin de la période de décompte (art. 36 RAVS). La période de décompte est l’année civile, le délai court donc jusqu’à fin janvier.
Déclarations de salaires pour l’assurance-accidents et la caisse de pension.

TVA

Si tu es assujetti à la TVA, tous les décomptes TVA déposés pour l’année en font partie. La fiduciaire les concilie avec la comptabilité. Si une erreur apparaît, tu dois la corriger par un décompte rectificatif – au plus tard dans le décompte de la période dans laquelle tombe le 180e jour suivant la fin de l’exercice (art. 72 LTVA) ; si l’exercice correspond à l’année civile, c’est le décompte du deuxième trimestre, à déposer d’ici au 31 août.

Parts privées, véhicule et bureau à domicile

Véhicule professionnel : si tu le conduis aussi à titre privé, une part privée est ajoutée. De manière forfaitaire, elle est depuis 2022 de 0,9 % du prix d’achat (hors TVA) par mois, au minimum CHF 150 – ou tu tiens un carnet de route (c’est le cas par exemple de la directive ZStB 17.1 de l’Office cantonal des impôts de Zurich, en allemand).
Véhicules privés utilisés pour des trajets professionnels : un relevé des kilomètres professionnels.
Bureau à domicile : si tu utilises régulièrement une pièce de ton logement pour l’activité, une part des frais de logement peut être considérée comme charge professionnelle (art. 27 LIFD). La fiduciaire a besoin de la surface, de la part d’utilisation et des frais de logement avec justificatifs.
Prélèvements privés : marchandises ou prestations de ta propre entreprise que tu utilises à titre privé.

Exemple : entreprise de peinture avec deux employés

Daniela dirige une entreprise de peinture en entreprise individuelle. Autrefois, elle apportait trois classeurs fédéraux à sa fiduciaire en mars. Aujourd’hui, elle saisit les justificatifs au fil de l’eau par photo, les salaires passent chaque mois par le logiciel, et en janvier elle exporte le compte de résultat, l’aperçu des factures, les certificats de salaire et l’archive des justificatifs. La fiduciaire y consacre moins de temps – et Daniela paie des honoraires sensiblement plus bas.

Les délais en un coup d’œil

Quoi	Quand	Base
Certificats de salaire aux employés	début d’année, pour qu’ils puissent faire leur déclaration d’impôt	art. 127 LIFD
Déclaration des salaires à la caisse de compensation	dans les 30 jours suivant la fin de la période de décompte	art. 36 RAVS
Déclaration d’impôt	selon le canton, souvent fin mars ; prolongation de délai le plus souvent possible	droit fiscal cantonal
Conciliation et correction TVA (finalisation)	avec le décompte de la période dans laquelle tombe le 180e jour suivant la fin de l’exercice	art. 72 LTVA
Approbation des comptes annuels (Sàrl)	dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice	art. 805 CO
Conservation des documents	10 ans dès la fin de l’exercice	art. 958f CO

Conseils pour toute l’année

Saisir les justificatifs tout de suite plutôt que les collectionner : une photo après l’achat, transférer les factures par e-mail.
Séparer l’entreprise et le privé : un compte professionnel et une carte propres épargnent beaucoup de questions.
Faire un bref rapprochement chaque mois : toutes les factures sont-elles payées ? Un justificatif manque-t-il ?
Noter les trajets au fur et à mesure – reconstitués après coup, c’est pénible et imprécis.
Marquer les acquisitions importantes, pour que la fiduciaire les reconnaisse comme immobilisation.

Comment faire dans Easly

Easly rassemble tout au long de l’année ce dont la fiduciaire a besoin – tu fais l’export en quelques minutes :

Compte de résultat pour n’importe quelle période, en PDF et Excel. Les salaires, les trajets et le bureau à domicile y sont intégrés automatiquement, et depuis chaque catégorie, tu accèdes d’un clic au justificatif individuel. Easly se base sur les factures payées.
Aperçu des factures filtrable par période, statut et client et exportable en Excel – par exemple toutes les factures ouvertes au 31 décembre.
Factures de fournisseurs ouvertes : si tu saisis une facture avec « Payé avec : Facture – encore ouverte », la liste des dépenses affiche toutes celles qui sont encore impayées avec leur échéance. Avec la comptabilité en partie double, l’état au 31 décembre figure au compte 2000 Créanciers de la balance des comptes.
Décomptes TVA par période en PDF et Excel, périodes déposées marquées.
Certificats de salaire (formulaire 11) pour chaque personne, remplis à partir des décomptes de salaire de l’année.
Registre des immobilisations : tu marques les justificatifs d’appareils ou de licences comme immobilisations ; une liste distincte affiche toutes les acquisitions. Easly ne calcule pas les amortissements – c’est ta fiduciaire qui les fixe.
Bureau à domicile avec surface, part d’utilisation et frais de logement par année, avec justificatifs et plan comme preuves, ainsi que le décompte kilométrique en Excel.
Journal pour la fiduciaire : avec la comptabilité en partie double (toujours active pour Sàrl et SA, sur demande pour l’entreprise individuelle), Easly comptabilise automatiquement factures, paiements, justificatifs, salaires et mouvements bancaires selon le plan comptable PME. Tu exportes le journal, la balance des comptes et le plan comptable en Excel, CSV ou pour Banana – prêts à l’import.
Export complet en ZIP : toutes les données en Excel et CSV, ainsi que tous les documents et justificatifs en fichiers originaux.

Registre des immobilisations dans Easly avec justificatifs d’appareils et de licences et filtres

Ce qu’Easly ne prend pas en charge pour toi

Easly ne remplit pas la déclaration d’impôt, et la clôture annuelle avec bilan et écritures de clôture comme les amortissements et les régularisations est établie par ta fiduciaire. Discute aussi avec elle des parts privées, par exemple pour le véhicule.

Questions fréquentes

Ai-je besoin d’un bilan en entreprise individuelle ?

Pas en dessous de CHF 500’000 de chiffre d’affaires lors du dernier exercice : une comptabilité des recettes et des dépenses ainsi que du patrimoine suffit alors (art. 957 al. 2 CO). Au-delà, la comptabilité en partie double avec bilan s’applique.

Jusqu’à quand dois-je déclarer les salaires à la caisse de compensation ?

Dans les 30 jours suivant la fin de la période de décompte (art. 36 RAVS). La période est l’année civile, le délai se termine donc fin janvier. Le délai exact figure sur le formulaire de ta caisse de compensation.

À combien s’élève la part privée pour la voiture de l’entreprise ?

Forfaitairement 0,9 % du prix d’achat hors TVA par mois (au minimum CHF 150), soit 10,8 % par an. Tu peux aussi prouver l’utilisation privée avec un carnet de route. Vois avec ta fiduciaire ce qui est le plus avantageux pour toi.

Easly remplit-il ma déclaration d’impôt ?

Non. Easly fournit les documents – compte de résultat, décomptes TVA, certificats de salaire, immobilisations, bureau à domicile, trajets et tous les justificatifs. Tu remplis la déclaration d’impôt toi-même ou tu la confies à ta fiduciaire.

État des informations : voir ci-dessus. Bases : Code des obligations (art. 805, 957, 958 et 958f CO), Loi fédérale sur l’impôt fédéral direct (art. 27, 28 et 127 LIFD), Loi sur la TVA (art. 72 LTVA), Règlement sur l’AVS (art. 36 RAVS), publications de l’AFC. Les délais pour la déclaration d’impôt sont fixés par les cantons. Cet article ne remplace pas un conseil fiscal ou fiduciaire.