Tes données t’appartiennent

En détail

Des instances séparées plutôt qu’une grande base de données

Easly n’est pas une application dans laquelle les données de tous les clients se trouvent dans une base de données commune. Ton instance a sa propre base de données, son propre stockage de fichiers pour les justificatifs, les PDF et les documents du personnel, et sa propre clé.

Ce qui est chiffré

• la base de données de ton instance
• les documents tels que les offres, les factures et les bulletins de livraison
• les justificatifs téléversés
• les dossiers du personnel avec contrats, décomptes de salaire et certificats de salaire
• les sauvegardes

La connexion entre ton navigateur et Easly est toujours chiffrée par HTTPS.

Connexion et accès

Après la commande, tu reçois un lien à usage unique par e-mail. Il te permet de définir ton mot de passe et de configurer le deuxième facteur – une clé d’accès (passkey) ou une application d’authentification. Sans deuxième facteur, pas de connexion.

Accès de l’assistance uniquement avec ton autorisation

Si tu as besoin d’aide, tu crées dans Easly un code d’autorisation à durée limitée et tu le donnes à l’assistance. C’est la seule façon pour elle d’accéder à ton instance. Chaque action est consignée, et tu vois toi-même le journal.

Sauvegarde quotidienne des données

Chaque nuit, nous sauvegardons ton instance – la base de données et tous les fichiers, chiffrés et séparés de toutes les autres instances. Nous conservons les sauvegardes des 14 derniers jours, plus une par semaine pendant 8 semaines et une par mois pendant 12 mois.

Restauration sur demande

Tu as supprimé ou écrasé quelque chose par erreur ? Dans Easly, tu choisis une sauvegarde sous « Paramètres » → « Données et restauration » et tu demandes la restauration. Nous examinons la demande et ramenons ton instance à cet état ; nous sauvegardons au préalable l’état actuel. Ce qui a été saisi après le moment choisi ne figure ensuite plus dans l’instance – en cas de doute, nous en discutons avec toi.

Export et résiliation

Tu peux télécharger à tout moment un export complet : toutes les données en fichiers Excel et CSV, ainsi que tous les documents tels que factures, justificatifs et contrats, le tout dans un ZIP. Les fichiers Excel et CSV peuvent être réutilisés dans un autre logiciel. Après une résiliation, ton instance reste lisible pendant 30 jours pour que tu puisses tout exporter. Ensuite, tes données sont effacées.

L’export est une copie complète de tes données en clair. Conserve-le donc en lieu sûr et ne le dépose pas, non chiffré, dans un dossier partagé publiquement.

Tes propres comptes

L’e-mail, les fonctions d’IA et l’envoi par la Poste passent par tes propres comptes et clés. Cela signifie aussi que, si tu les utilises, les données nécessaires vont à ces fournisseurs.

• E-mail : les documents sont envoyés depuis ta boîte e-mail (Microsoft 365 ou SMTP/IMAP), et les justificatifs y sont récupérés.
• Fonctions d’IA : pour lire un justificatif ou un document, corriger un texte ou poser une question à l’aide, les contenus nécessaires sont envoyés, avec ta clé API, au fournisseur que tu as choisi – Anthropic (Claude) ou OpenAI (ChatGPT). Sans accès à l’IA, rien n’est transmis à un fournisseur d’IA.
• Envoi par la Poste : pour une étiquette, l’adresse de l’expéditeur et celle du destinataire sont transmises à la Poste Suisse.

Easly utilise en outre des services publics pour lesquels tu n’as pas besoin de compte :

• Recherche d’adresse et suggestion de distance : ce que tu saisis dans le champ d’adresse est envoyé à OpenStreetMap (Nominatim) pour des suggestions ; pour la suggestion de distance, les coordonnées du départ et de l’arrivée sont envoyées au service de calcul d’itinéraires OSRM.
• Taux de change : pour les justificatifs en monnaie étrangère, le taux de change journalier de la TVA est consulté auprès de l’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières (OFDF) – seuls la monnaie et la date sont transmises.

Ce que nous ne promettons pas

Easly n’est pas « chiffré de bout en bout » : l’application doit pouvoir lire tes données pour, par exemple, générer un PDF ou calculer un décompte de TVA. Comme pour tout hébergement, les exploitants des serveurs ont techniquement accès aux systèmes en service. Le contrat de sous-traitance encadre cet accès de manière contraignante. Nous ne faisons pas non plus de publicité avec des certificats – nous décrivons ici ce que nous faisons réellement.

Contrats et protection des données

Tu es responsable de tes données dans Easly ; IT Services Schneeberger les traite pour ton compte. Les détails figurent dans ces documents :

• Contrat de sous-traitance (en allemand)
• Conditions d’utilisation (en allemand)
• Déclaration de protection des données d’IT Services Schneeberger (en allemand)