L’essentiel en bref
- En dessous de CHF 500’000 de chiffre d’affaires lors du dernier exercice, une comptabilité des recettes et des dépenses ainsi que du patrimoine suffit (art. 957 al. 2 CO).
- Dès CHF 500’000 de chiffre d’affaires, il te faut une comptabilité en partie double avec bilan et compte de résultat.
- Chaque écriture a besoin d’un justificatif, conservé pendant 10 ans (art. 958f CO).
- Un compte bancaire propre à l’entreprise et une séparation claire entre privé et professionnel font gagner le plus de temps, à toi comme à ta fiduciaire.
Comptabilité simplifiée ou en partie double ?
Le Code des obligations distingue deux niveaux (art. 957 CO) :
| Comptabilité simplifiée (recettes et dépenses) | Comptabilité en partie double | |
|---|---|---|
| Pour qui | Entreprises individuelles et sociétés de personnes avec moins de CHF 500’000 de chiffre d’affaires lors du dernier exercice | Entreprises individuelles dès CHF 500’000 de chiffre d’affaires, toutes les Sàrl et SA |
| Quoi | Recettes et dépenses ainsi que patrimoine | Tenue des comptes et présentation des comptes avec bilan et compte de résultat (annexe : toujours pour la Sàrl et la SA, pour les entreprises individuelles et les sociétés de personnes uniquement si les prescriptions pour les grandes entreprises s’appliquent, art. 959c al. 3 CO) |
| Fin d’année | État des recettes, des dépenses et du patrimoine | Comptes annuels selon les art. 958 ss CO |
« Patrimoine » signifie ici : à la fin de l’année, tu dois pouvoir montrer ce que ton entreprise possède et ce qu’elle doit – par exemple avoirs bancaires, factures clients ouvertes, appareils, stock de marchandises et factures fournisseurs ouvertes. Même comme petite entreprise individuelle, tu peux tenir volontairement une comptabilité en partie double ; beaucoup de fiduciaires travaillent de toute façon ainsi.
Pour les impôts : qui ne tient pas de comptabilité commerciale joint à la déclaration d’impôt des états des actifs et passifs, des recettes et dépenses ainsi que des prélèvements privés et apports privés (art. 125 al. 2 LIFD).
Les principes – aussi pour la comptabilité simplifiée
La comptabilité simplifiée doit elle aussi respecter les principes de la tenue régulière des comptes (art. 957a CO) :
- complète et conforme à la vérité : toutes les opérations, pas de recettes en espèces « oubliées » ;
- systématique : classée dans l’ordre chronologique et par nature de recette ou de dépense ;
- avec justificatif : pas d’écriture sans quittance, facture ou relevé de compte ;
- claire et vérifiable : un·e spécialiste doit pouvoir s’y retrouver dans un délai raisonnable.
Justificatifs et conservation
Tu conserves les livres comptables et les justificatifs pendant 10 ans dès la fin de l’exercice (art. 958f CO). La forme électronique est autorisée si les documents restent complets, inchangés et lisibles en tout temps (Olico). Si tu es assujetti à la TVA, des délais plus longs s’appliquent aux documents relatifs aux immeubles (art. 70 LTVA). Plus de détails dans l’article Maîtriser justificatifs et TVA.
Séparer privé et professionnel
La plupart des problèmes dans les petites comptabilités ne viennent pas d’erreurs de calcul, mais de comptes mélangés :
- Compte d’entreprise propre : pas obligatoire, mais le meilleur investissement pour une comptabilité simple. Toutes les recettes et dépenses de l’entreprise y passent.
- Consigner les prélèvements privés : ce que tu te verses depuis le compte d’entreprise n’est pas une charge, mais un prélèvement privé.
- Répartir les frais mixtes : la voiture, le téléphone portable ou le bureau à domicile servent à la fois à titre privé et professionnel – consigne la part professionnelle de façon vérifiable.
- Rapprocher la banque chaque mois : chaque mouvement sur le compte de l’entreprise a un justificatif. Cherche tout de suite ce qui manque – pas en mars de l’année suivante.
Exemple : entreprise de peinture avec comptabilité simple
Sandro dirige une petite entreprise de peinture avec environ CHF 180’000 de chiffre d’affaires. Il a un compte d’entreprise, saisit les justificatifs au fil de l’eau et rapproche la banque chaque mois. À la fin de l’année, il liste les factures clients ouvertes, le matériel en stock et ses appareils. Sa fiduciaire en tire en quelques heures le bouclement et les annexes de la déclaration d’impôt – au lieu de partir d’une boîte pleine de quittances.
Quand une fiduciaire vaut-elle la peine ?
Beaucoup d’entreprises individuelles gèrent elles-mêmes les affaires courantes et confient le bouclement annuel et la déclaration d’impôt à la fiduciaire. Cela vaut surtout la peine quand tu deviens assujetti à la TVA, que tu as des employés, que tu fais des amortissements sur des immobilisations ou que tu approches de la limite de CHF 500’000 de chiffre d’affaires. Les documents dont la fiduciaire a besoin figurent dans l’article Clôture annuelle : ce dont la fiduciaire a besoin.
Comment faire dans Easly
Easly prend en charge la partie la plus chronophage du quotidien et fournit à ta fiduciaire des chiffres propres :
- Recettes et dépenses : factures et encaissements issus d’Easly, justificatifs par photo, PDF ou e-mail – avec fichier original, chiffré et sauvegardé chaque jour.
- Compte de résultat d’après les factures payées et les dépenses saisies, y compris le décompte des frais kilométriques, le bureau à domicile et les charges salariales, avec accès direct à chaque justificatif – en PDF et Excel.
- Patrimoine : factures clients ouvertes dans l’aperçu des factures, factures fournisseurs ouvertes avec échéance, appareils dans le registre des immobilisations, marchandises dans l’inventaire – et avec l’import bancaire (relevé de compte au format camt.053) aussi tes mouvements bancaires.
- Comptabilité en partie double sur demande : si tu l’actives (pour Sàrl et SA, elle est toujours active), Easly comptabilise automatiquement factures, paiements, justificatifs, salaires et mouvements bancaires selon le plan comptable PME – avec journal, balance des comptes et export pour la fiduciaire. Plus de détails dans l’article Plan comptable et comptabilité en partie double.
- Décompte TVA et salaires sont disponibles dans le même programme.
- Export : toutes les données en Excel et CSV, tous les justificatifs et documents en ZIP – pour la fiduciaire ou l’import dans un logiciel de comptabilité.
Ce qu’Easly ne prend pas en charge pour toi
Le bouclement annuel avec bilan et écritures de bouclement comme les amortissements et les régularisations est établi par ta fiduciaire.
Questions fréquentes
Dois-je tenir une comptabilité en partie double en entreprise individuelle ?
Seulement dès CHF 500’000 de chiffre d’affaires lors du dernier exercice. En dessous, une comptabilité des recettes et des dépenses ainsi que du patrimoine suffit (art. 957 al. 2 CO).
Combien de temps dois-je conserver les justificatifs ?
10 ans dès la fin de l’exercice (art. 958f CO). La conservation électronique est autorisée si les documents restent complets, inchangés et lisibles en tout temps.
Me faut-il un compte d’entreprise séparé ?
Ce n’est pas obligatoire. Mais cela simplifie beaucoup la comptabilité, car privé et professionnel ne sont pas mélangés et chaque mouvement peut être rattaché à un justificatif.
Easly remplace-t-il ma comptabilité ?
Pour les recettes, les dépenses, les justificatifs et le compte de résultat, oui. Si tu as besoin d’une comptabilité en partie double – ou si ta fiduciaire souhaite importer les écritures –, tu l’actives dans Easly : le journal se construit automatiquement à partir de tes factures, paiements et justificatifs, les mouvements bancaires s’y ajoutent par l’import du relevé de compte. Le bouclement annuel avec bilan est établi par ta fiduciaire.
État des informations : voir ci-dessus. Bases : Code des obligations (art. 957, 957a, 958 ss et 958f CO), Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico), Loi fédérale sur l’impôt fédéral direct (art. 125 LIFD), Loi sur la TVA (art. 70 LTVA). Cet article ne remplace pas un conseil de ta fiduciaire.