Obbligo di conservazione: archiviare correttamente giustificativi e libri di commercio

Che cosa devi conservare

L’obbligo di conservazione comprende quattro tipi di documenti (art. 958f cpv. 1 CO):

• Libri di commercio: il libro mastro con conti e giornale e, a seconda dell’azienda, i libri ausiliari – ad esempio contabilità salariale, contabilità debitori e creditori o contabilità di magazzino (art. 1 OLC). Se tieni solo un conteggio entrate-uscite («quaderno»), ne fa parte insieme al prospetto della situazione patrimoniale.
• Giustificativi contabili: tutte le annotazioni su carta o in forma elettronica necessarie per comprendere una registrazione (art. 957a cpv. 3 CO). L’AFC vi include, tra l’altro, fatture dei fornitori, copie delle tue fatture emesse, contratti di compravendita e di locazione, giustificativi di pagamento, scontrini di cassa, rapporti di lavoro, decisioni di tassazione doganali all’importazione e all’esportazione e i rendiconti IVA (Info IVA 16, n. 1.3).
• Rapporto di gestione: il conto annuale con bilancio, conto economico e allegato (art. 958 CO). Lo allestiscono tutti coloro che sono tenuti alla contabilità completa: Sagl e SA, nonché ditte individuali e società di persone a partire da CHF 500'000 di cifra d’affari (art. 957 CO).
• Rapporto di revisione: solo se la tua azienda ha un ufficio di revisione.

A ciò si aggiungono le istruzioni di lavoro: a seconda del genere e delle dimensioni della tua attività, documenta come tieni e conservi i libri – con quali programmi, dove sono archiviati, chi è responsabile. Si conservano per lo stesso tempo dei libri tenuti in base ad esse (art. 4 OLC). In una piccola azienda spesso basta una breve descrizione di una pagina.

La corrispondenza commerciale come le e-mail ne fa parte solo se ha la funzione di un giustificativo contabile – ad esempio un ordine o la conferma scritta di uno sconto.

Per quanto tempo: i termini in sintesi

La regola di base sono dieci anni dalla fine dell’esercizio. Se il tuo esercizio corrisponde all’anno civile, un giustificativo del 14 marzo 2026 si conserva quindi fino al 31 dicembre 2036. Lo stesso termine è richiesto anche dal diritto fiscale a indipendenti e aziende (art. 126 cpv. 3 LIFD).

Carta o digitale?

Hai la scelta: libri di commercio e giustificativi contabili possono essere conservati su carta, in forma elettronica o in maniera comparabile. La condizione è che corrispondano alle operazioni commerciali e possano essere resi leggibili in ogni momento (art. 958f cpv. 3 CO). I dettagli sono disciplinati dall’ordinanza sui libri di commercio (OLC). Secondo l’AFC, i documenti conservati elettronicamente hanno lo stesso valore probatorio della carta se sono adempiuti tutti i requisiti dell’OLC (Info IVA 16, n. 1.4.1).

Questo richiede l’OLC se conservi in forma elettronica:

Importante nella pratica: dischi rigidi, SSD e quindi anche i servizi di archiviazione nel cloud sono considerati supporti di informazioni modificabili (art. 9 cpv. 2 OLC). Una normale cartella con file PDF, in cui ogni file può essere sovrascritto o cancellato senza che ci si accorga, non soddisfa quindi i requisiti da sola. Serve inoltre una procedura che renda riconoscibili le modifiche – ad esempio una soluzione di archivio che firma i file e li dota di marca temporale, oppure uno spazio di memoria che non permette più di modificare i file una volta archiviati. Come attuare la tua soluzione, se necessario, lo chiarisci con il tuo fiduciario.

Scansionare i giustificativi cartacei e distruggere gli originali

È permesso. L’AFC descrive nell’Info IVA 16 proprio questo caso: le fatture dei fornitori vengono scansionate all’arrivo, salvate come PDF, verificate digitalmente e allegate alla registrazione, gli originali vengono distrutti. Tali giustificativi elettronici sono equiparati a quelli cartacei se sono rispettati i principi della contabilità regolare e tutti i requisiti dell’OLC. L’AFC precisa però anche: i rischi legati alla distruzione dell’originale sono a carico dell’impresa soggetta all’obbligo di conservazione (Info IVA 16, n. 1.4.1).

Prima di gettare un originale, verifica quindi:

• Completo e leggibile: tutte le pagine, se necessario anche il retro, importi e IVA ben leggibili. Le ricevute sbiadite su carta termica conviene scansionarle subito.
• Archiviato senza modifiche: in un archivio che soddisfa i requisiti dell’OLC (vedi sopra).
• Procedura descritta: chi scansiona quando, come si verifica, dove si archivia (art. 4 OLC).
• Rispettare le eccezioni: rapporto di gestione e rapporto di revisione si conservano per iscritto e firmati (art. 958f cpv. 2 CO) – nel modo più sicuro come esemplare cartaceo con firma originale. Per i contratti con firma originale valuta se vuoi comunque tenere la carta in vista di un’eventuale controversia.

E-mail e fatture PDF

Se ricevi una fattura come PDF per e-mail, il file PDF è il giustificativo. Conservalo così come l’hai ricevuto e non modificarlo. Una stampa non è necessaria. Se nel testo stesso dell’e-mail c’è qualcosa di rilevante per la contabilità – uno sconto concordato, una nota di credito, un ordine –, conservi anche l’e-mail, meglio come file (ad esempio .eml).

Per i giustificativi senza supporto cartaceo di cui hai bisogno per l’IVA valgono le stesse regole del diritto delle obbligazioni: art. 957–958f CO e OLC (art. 122 OIVA). Le decisioni di tassazione elettroniche della dogana (eDT) le conservi come file (Info IVA 16, n. 1.3).

La tua casella e-mail non è un archivio: le e-mail si possono cancellare e i messaggi cancellati sono recuperabili presso il fornitore solo per un certo periodo. Salva quindi i giustificativi dalla casella nel tuo archivio – maggiori informazioni nell’articolo Backup dei dati nella piccola azienda. Come inviare correttamente le fatture in uscita e documentarne l’invio lo trovi nell’articolo Fattura per e-mail.

IVA: che cosa vale in aggiunta

Se sei assoggettato all’IVA, tieni la contabilità secondo i principi del diritto commerciale e conservi libri di commercio, giustificativi, documenti commerciali e altre registrazioni fino alla prescrizione assoluta del credito fiscale (art. 70 cpv. 1 e 2 LIVA). Questa subentra dieci anni dopo la fine del periodo fiscale (art. 42 cpv. 6 LIVA). L’AFC richiede di conservare i documenti ordinati per periodo fiscale (Info IVA 16, n. 1.4.2).

Più a lungo vale per gli immobili: i documenti che ti servono per lo sgravio fiscale successivo e per il consumo proprio di beni immobili li conservi per 20 anni (art. 70 cpv. 3 LIVA). Nella sua prassi, in vista di possibili cambiamenti di utilizzo e controlli, l’AFC richiede addirittura 26 anni – ad esempio per fatture dei fornitori, contratti di compravendita, rendiconti IVA, conti del libro mastro e contratti di locazione (Info IVA 16, n. 1.4.2).

In un controllo IVA l’AFC vuole poter seguire ogni operazione: dal singolo giustificativo attraverso la contabilità fino al rendiconto IVA e ritorno. Questa traccia di verifica richiede testi di registrazione comprensibili e un archivio ordinato e sistematico (Info IVA 16, n. 1.5). Maggiori informazioni sull’IVA nell’articolo Giustificativi e IVA sotto controllo.

Imposte: quando un anno è davvero concluso

Per l’imposta federale diretta il diritto di tassare si prescrive cinque anni dopo la fine del periodo fiscale. Se la prescrizione viene interrotta o sospesa, ad esempio durante un reclamo, il termine scade al più tardi dopo 15 anni (art. 120 LIFD). Una procedura di ricupero d’imposta può essere avviata dall’ufficio delle imposte fino a dieci anni dopo la fine del periodo fiscale (art. 152 LIFD). Per le imposte cantonali e comunali valgono gli stessi termini (art. 47 e 53 LAID).

Per te significa: se per un anno è ancora in corso una procedura – un reclamo, un ricupero d’imposta, un controllo IVA –, non gettare i documenti, anche se i dieci anni sono trascorsi.

Dossier del personale e documenti salariali

La contabilità salariale è un libro ausiliario (art. 1 cpv. 3 OLC), i conteggi salariali sono giustificativi contabili – entrambi si conservano per 10 anni. Se la tua azienda sottostà alla legge sul lavoro, conservi le registrazioni del tempo di lavoro almeno cinque anni dopo la scadenza della loro validità (art. 73 cpv. 2 OLL 1).

Per il resto del dossier del personale vale la protezione dei dati: puoi trattare solo i dati che riguardano l’idoneità al posto di lavoro o sono necessari per il contratto di lavoro (art. 328b CO). Ciò di cui non hai più bisogno lo distruggi o lo anonimizzi (art. 6 cpv. 4 LPD). Questo vale anche per i giustificativi con dati personali, non appena il loro termine di conservazione è scaduto. Maggiori informazioni negli articoli Protezione dei dati nella piccola azienda e La prima assunzione.

Quando cessi l’attività

Con la fine dell’azienda non finisce l’obbligo di conservazione:

• SA e Sagl: i libri di commercio devono essere conservati per dieci anni dopo la cancellazione dal registro di commercio in un luogo sicuro. Il luogo è stabilito dai liquidatori; se non riescono a mettersi d’accordo, dall’ufficio del registro di commercio (art. 747 CO; per la Sagl tramite art. 826 cpv. 2 CO).
• Società in nome collettivo e in accomandita: libri e carte sono conservati per dieci anni dopo la cancellazione in un luogo stabilito dai soci o, se non si accordano, dall’ufficio del registro di commercio (art. 590 CO, art. 619 CO).
• Ditta individuale: non esiste una regola speciale. I dieci anni secondo l’art. 958f CO continuano a decorrere per ogni esercizio, anche se cessi l’attività – i documenti li conservi tu stesso.

Se lavori con un software in abbonamento, prima della disdetta esporta tutti i dati e i file originali. Dopo la fine dell’abbonamento sono spesso disponibili presso il fornitore solo per un periodo limitato.

Come costruire il tuo archivio

Una struttura semplice e fissa aiuta te, il fiduciario e un’eventuale verifica. Si è rivelata valida una cartella per esercizio con sempre le stesse sottocartelle:

• Nomi di file significativi: ad esempio 2026-03-14_Cartoleria-Esempio_CHF-86.40.pdf. Così trovi un giustificativo anche senza programma.
• Formati durevoli: PDF per i giustificativi, inoltre Excel o CSV per giornale ed elenchi. Per l’archiviazione a lungo termine esiste il formato normato PDF/A.
• Congelare l’archivio annuale: dopo la chiusura depositi una copia completa dell’anno e non la modifichi più – meglio se protetta da scrittura.
• Salvare secondo la regola 3-2-1: tre copie, due supporti di memorizzazione diversi, una in un altro luogo. Come si fa lo trovi nell’articolo Backup dei dati nella piccola azienda.
• Verificare ogni anno: i vecchi file si aprono ancora? Se cambi programma o archivio, annoti che cosa hai trasferito quando e dove (art. 10 OLC).
• Fare pulizia: quando un anno è scaduto e non c’è più alcuna procedura aperta, cancelli o distruggi i documenti – in particolare quelli con dati personali.

Checklist per il tuo archivio

• Per ogni esercizio una cartella propria con struttura fissa.
• Ogni registrazione ha un giustificativo e ogni giustificativo è rintracciabile.
• Le fatture PDF e le e-mail importanti sono salvate dalla casella nell’archivio, senza modifiche.
• I giustificativi cartacei sono scansionati in modo completo e leggibile prima di essere distrutti.
• Rapporto di gestione e rapporto di revisione sono disponibili su carta, firmati.
• I documenti relativi a immobili sono archiviati a parte (20 anni secondo la legge, 26 anni secondo la prassi dell’AFC).
• Una breve descrizione stabilisce come registri, verifichi e archivi i giustificativi e chi è responsabile.
• L’archivio elettronico rende riconoscibili le modifiche ed è protetto da accessi non autorizzati.
• Dopo la chiusura annuale è depositata una copia invariata dell’anno e salvata secondo la regola 3-2-1.
• Una volta all’anno verifichi se i vecchi file si aprono ancora e fai pulizia degli anni scaduti.

Come funziona in Easly

Easly tiene insieme i tuoi giustificativi e documenti e a fine anno ti dà tutto per il tuo archivio:

• Gli originali restano originali: i giustificativi caricati e gli allegati dalla casella dei giustificativi Easly li salva come file originale, cifrato. «Apri il file sorgente» li mostra in ogni momento. I giustificativi doppi vengono contrassegnati, non cancellati.
• Fatture congelate: quando un documento raggiunge il suo stato finale, ad esempio «Pagato», Easly congela il PDF; voci, cliente e dati sono poi bloccati. Un documento che è stato congelato, convertito o inviato per e-mail non può più essere cancellato, solo stornato.
• Cronologia e-mail: ogni e-mail inviata con data e ora, destinatario e stato; il messaggio originale lo scarichi come file .eml.
• Esportazione completa: in Impostazioni → Dati e ripristino crei uno ZIP con tutti i dati come Excel e CSV e tutti i file salvati – PDF dei documenti, giustificativi di spesa per anno, documenti del personale, contratti ed e-mail inviate.
• Rapporti per la chiusura: conto economico e rendiconto IVA come PDF ed Excel; con la contabilità in partita doppia il giornale come Excel (con bilancio di verifica e piano contabile), come CSV o nel formato di importazione di Banana.
• Backup: ogni notte un backup cifrato della tua istanza, conservati quotidianamente per 14 giorni, settimanalmente per 8 settimane e mensilmente per 12 mesi.

latuaditta.easly.ch

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Domande frequenti

Stato delle indicazioni: vedi sopra. Fonti: Codice delle obbligazioni (art. 328b, 590, 619, 747, 826, 957, 957a, 958 e 958f CO), Ordinanza sui libri di commercio (art. 1–10 OLC, RS 221.431), Legge sull’IVA (art. 42 e 70 LIVA), Ordinanza sull’IVA (art. 122 OIVA), Info IVA 16 «Contabilità e fatturazione» dell’AFC (n. 1.3–1.5), Legge federale sull’imposta federale diretta (art. 120, 126 e 152 LIFD), Legge sull’armonizzazione delle imposte dirette (art. 47 e 53 LAID), Ordinanza 1 concernente la legge sul lavoro (art. 73 OLL 1) e Legge sulla protezione dei dati (art. 6 LPD). Questo articolo non sostituisce una consulenza fiduciaria o legale.