L’essentiel en bref
- Tu conserves les livres comptables, les pièces comptables, le rapport de gestion et le rapport de révision pendant 10 ans. Le délai commence à la fin de l’exercice (art. 958f CO).
- Tu peux conserver livres et pièces sous forme électronique. L’ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) s’applique alors : les modifications doivent être reconnaissables, les documents doivent rester ordonnés, protégés et lisibles en tout temps.
- Tu peux scanner les pièces papier et détruire les originaux si le classement électronique satisfait à l’Olico. Le risque est à ta charge. Le rapport de gestion et le rapport de révision se conservent par écrit et signés.
- Pour la TVA, 10 ans également s’appliquent ; pour les documents relatifs aux immeubles, 20 ans (art. 70 LTVA).
- Une boîte e-mail ou un programme seul n’est pas une archive. Après chaque bouclement annuel, dépose une copie complète que tu ne modifies plus – et sauvegarde-la.
Ce que tu dois conserver
L’obligation de conserver porte sur quatre types de documents (art. 958f al. 1 CO) :
- Les livres comptables : le grand livre avec comptes et journal et, selon l’entreprise, les livres auxiliaires – par exemple la comptabilité des salaires, la comptabilité des débiteurs et des créanciers ou la comptabilité des stocks (art. 1 Olico). Si tu tiens seulement une comptabilité simplifiée des recettes et des dépenses, elle en fait partie, avec l’état du patrimoine.
- Les pièces comptables : tous les enregistrements sur papier ou sous forme électronique nécessaires pour comprendre une écriture (art. 957a al. 3 CO). L’AFC y range notamment les factures de fournisseurs, les copies de tes factures sortantes, les contrats de vente et de bail, les justificatifs de paiement, les tickets de caisse, les rapports de travail, les décisions de taxation à l’importation et à l’exportation de la douane et les décomptes TVA (Info TVA 16, ch. 1.3).
- Le rapport de gestion : les comptes annuels avec bilan, compte de résultat et annexe (art. 958 CO). Il est établi par toutes les personnes tenues à la comptabilité complète : Sàrl et SA, ainsi que les entreprises individuelles et sociétés de personnes dès CHF 500’000 de chiffre d’affaires (art. 957 CO).
- Le rapport de révision : seulement si ton entreprise a un organe de révision.
S’y ajoutent les instructions de travail : selon la nature et l’étendue de ton activité, tu documentes comment tu tiens et conserves les livres – avec quels programmes, où ils sont classés, qui en est responsable. Elles se conservent aussi longtemps que les livres tenus selon elles (art. 4 Olico). Dans une petite entreprise, une brève description d’une page suffit souvent.
La correspondance commerciale, comme les e-mails, n’en fait partie que si elle a la fonction d’une pièce comptable – par exemple une commande ou l’accord écrit d’un rabais.
Combien de temps : les délais en un coup d’œil
La règle de base est de dix ans dès la fin de l’exercice. Si ton exercice correspond à l’année civile, tu conserves donc une pièce du 14 mars 2026 jusqu’au 31 décembre 2036. Le droit fiscal exige le même délai des indépendants et des entreprises (art. 126 al. 3 LIFD).
| Document | Délai | Base |
|---|---|---|
| Livres comptables, pièces comptables | 10 ans dès la fin de l’exercice | art. 958f al. 1 CO |
| Rapport de gestion, rapport de révision | 10 ans, par écrit et signés | art. 958f al. 1 et 2 CO |
| Comptabilité des recettes et des dépenses avec état du patrimoine | 10 ans | art. 126 al. 3 LIFD |
| Instructions de travail pour la comptabilité | aussi longtemps que les livres tenus selon elles | art. 4 al. 2 Olico |
| TVA : livres, pièces, papiers d’affaires | jusqu’à la prescription absolue, soit 10 ans après la fin de la période fiscale | art. 70 al. 2 et 42 al. 6 LTVA |
| TVA : documents relatifs aux immeubles | 20 ans selon la loi, 26 ans selon la pratique de l’AFC | art. 70 al. 3 LTVA |
| Enregistrements du temps de travail | au moins 5 ans après l’expiration de leur validité | art. 73 al. 2 OLT 1 |
| Livres d’une SA ou Sàrl radiée | 10 ans après la radiation | art. 747 CO |
Papier ou numérique ?
Tu as le choix : les livres comptables et les pièces comptables peuvent être conservés sur papier, sous forme électronique ou d’une manière comparable. La condition est qu’ils concordent avec les opérations commerciales et puissent être rendus lisibles en tout temps (art. 958f al. 3 CO). Les détails sont réglés par l’ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). Selon l’AFC, les documents conservés sous forme électronique ont la même force probante que le papier lorsque toutes les exigences de l’Olico sont remplies (Info TVA 16, ch. 1.4.1).
Voici ce que l’Olico exige si tu conserves sous forme électronique :
| Principe | Ce que cela signifie | Article |
|---|---|---|
| Intégrité | Livres et pièces ne peuvent pas être modifiés sans que cela puisse être constaté. | art. 3 |
| Documentation | Les processus, responsabilités et programmes sont décrits de manière à comprendre les livres. | art. 4 |
| Diligence | Conserver avec soin, de manière ordonnée et à l’abri des effets nuisibles. | art. 5 |
| Disponibilité | Consultables et vérifiables dans un délai raisonnable jusqu’à la fin du délai, appareils et programmes nécessaires disponibles. Sur demande, aussi lisibles sans moyens auxiliaires, donc par exemple imprimés. | art. 6 |
| Organisation | Les données archivées sont séparées des données courantes ou identifiées, la responsabilité est réglée. | art. 7 |
| Archive et journal | Inventoriées systématiquement, protégées contre tout accès non autorisé ; les accès sont enregistrés et conservés aussi longtemps. | art. 8 |
| Supports de données | Supports non modifiables comme le papier ou des supports de données non modifiables. Supports modifiables seulement avec des procédés qui garantissent l’intégrité (p. ex. signature numérique) et prouvent le moment de l’enregistrement (p. ex. horodatage), avec des processus documentés et des journaux conservés. | art. 9 |
| Contrôle et migration | Contrôler régulièrement l’intégrité et la lisibilité des supports. Si tu changes de format ou de support, les données doivent rester complètes et exactes ; le transfert est consigné dans un journal. | art. 10 |
Important en pratique : les disques durs, les SSD et donc aussi les espaces de stockage dans le cloud sont considérés comme des supports d’information modifiables (art. 9 al. 2 Olico). Un simple dossier de fichiers PDF, où chaque fichier peut être écrasé ou supprimé sans que cela se remarque, ne satisfait donc pas, à lui seul, aux exigences. Il faut en plus un procédé qui rend les modifications reconnaissables – par exemple une solution d’archivage qui signe les fichiers et les horodate, ou un stockage qui ne permet plus de modifier un fichier une fois déposé. Au besoin, vois avec ta fiduciaire comment mettre en œuvre ta solution.
Scanner les pièces papier et détruire les originaux
C’est autorisé. L’AFC décrit précisément ce cas dans l’Info TVA 16 : les factures de fournisseurs sont scannées à leur réception, enregistrées en PDF, vérifiées numériquement et rattachées à l’écriture, les originaux sont détruits. De telles pièces électroniques sont assimilées aux pièces papier si les principes d’une comptabilité régulière et toutes les exigences de l’Olico sont respectés. L’AFC précise aussi : les risques liés à la destruction de l’original sont supportés par l’entreprise astreinte à conserver (Info TVA 16, ch. 1.4.1).
Avant de jeter un original, vérifie donc :
- Complet et lisible : toutes les pages, au besoin aussi le verso, montants et TVA bien lisibles. Le mieux est de scanner tout de suite les quittances sur papier thermique, qui pâlissent.
- Classé sans modification : dans un classement qui satisfait aux exigences de l’Olico (voir ci-dessus).
- Processus décrit : qui scanne quand, comment on vérifie, où on classe (art. 4 Olico).
- Respecter les exceptions : le rapport de gestion et le rapport de révision se conservent par écrit et signés (art. 958f al. 2 CO) – le plus sûr est un exemplaire papier avec signature originale. Pour les contrats avec signature originale, demande-toi si tu veux tout de même garder le papier en cas de litige.
E-mails et factures PDF
Si tu reçois une facture en PDF par e-mail, le fichier PDF est la pièce. Conserve-le tel que tu l’as reçu et ne le modifie pas. Une impression n’est pas nécessaire. Si le texte même de l’e-mail contient quelque chose de pertinent pour la comptabilité – un rabais convenu, une note de crédit, une commande –, tu conserves aussi l’e-mail, de préférence sous forme de fichier (par exemple .eml).
Pour les pièces sans papier dont tu as besoin pour la TVA, les mêmes règles que dans le Code des obligations s’appliquent : art. 957 à 958f CO et Olico (art. 122 OTVA). Les décisions de taxation électroniques de la douane (eDEC) se conservent sous forme de fichier (Info TVA 16, ch. 1.3).
Ta boîte e-mail n’est pas une archive pour cela : les e-mails peuvent être supprimés, et les messages supprimés ne sont récupérables chez le fournisseur que pendant un certain temps. Enregistre donc les pièces de la boîte e-mail dans ton classement – plus à ce sujet dans l’article Sauvegarde des données en petite entreprise. Pour savoir comment envoyer proprement les factures sortantes et prouver l’envoi, lis l’article Envoyer ses factures par e-mail.
TVA : ce qui s’applique en plus
Si tu es assujetti à la TVA, tu tiens les livres selon les principes du droit commercial et tu conserves livres comptables, pièces, papiers d’affaires et autres enregistrements jusqu’à la prescription absolue de la créance fiscale (art. 70 al. 1 et 2 LTVA). Elle intervient dix ans après la fin de la période fiscale (art. 42 al. 6 LTVA). L’AFC exige que les documents soient conservés classés par période fiscale (Info TVA 16, ch. 1.4.2).
C’est plus long pour les immeubles : les documents dont tu as besoin pour la correction de l’impôt préalable (dégrèvement ultérieur) et le prélèvement pour usage privé sur des immeubles se conservent 20 ans (art. 70 al. 3 LTVA). Dans sa pratique, l’AFC exige même 26 ans en vue de changements d’affectation possibles et de contrôles – par exemple pour les factures de fournisseurs, contrats de vente, décomptes TVA, comptes du grand livre et contrats de bail (Info TVA 16, ch. 1.4.2).
Lors d’un contrôle TVA, l’AFC veut pouvoir suivre chaque opération : de la pièce individuelle à travers la comptabilité jusqu’au décompte TVA et retour. Cette piste d’audit exige des libellés d’écriture compréhensibles et un classement ordonné et systématique (Info TVA 16, ch. 1.5). Plus sur la TVA dans l’article Maîtriser justificatifs et TVA.
Impôts : quand une année est vraiment réglée
Pour l’impôt fédéral direct, le droit de taxer se prescrit par cinq ans à compter de la fin de la période fiscale. Si la prescription est interrompue ou suspendue, par exemple pendant une réclamation, tout s’éteint au plus tard après 15 ans (art. 120 LIFD). L’autorité fiscale peut ouvrir une procédure de rappel d’impôt jusqu’à dix ans après la fin de la période fiscale (art. 152 LIFD). Les mêmes délais s’appliquent aux impôts cantonaux et communaux (art. 47 et 53 LHID).
Pour toi, cela signifie : si une procédure est encore en cours pour une année – une réclamation, un rappel d’impôt, un contrôle TVA –, ne jette pas les documents, même si les dix ans sont écoulés.
Dossier du personnel et documents de salaire
La comptabilité des salaires est un livre auxiliaire (art. 1 al. 3 Olico), les décomptes de salaire sont des pièces comptables – tu conserves les deux pendant 10 ans. Si ton entreprise est soumise à la loi sur le travail, tu conserves les enregistrements du temps de travail au moins cinq ans après l’expiration de leur validité (art. 73 al. 2 OLT 1).
Pour le reste du dossier du personnel, la protection des données s’applique : tu ne peux traiter que les données qui concernent l’aptitude à occuper l’emploi ou qui sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail (art. 328b CO). Détruis ou anonymise ce dont tu n’as plus besoin (art. 6 al. 4 LPD). Cela vaut aussi pour les pièces contenant des données personnelles dès que leur délai de conservation est écoulé. Plus à ce sujet dans les articles Protection des données en petite entreprise et Le premier engagement.
Si tu cesses ton activité
La fin de l’entreprise ne met pas fin à l’obligation de conserver :
- SA et Sàrl : les livres de comptes doivent être conservés en lieu sûr pendant dix ans après la radiation au registre du commerce. Le lieu est fixé par les liquidateurs ; s’ils ne peuvent pas s’entendre, par l’office du registre du commerce (art. 747 CO ; pour la Sàrl via art. 826 al. 2 CO).
- Société en nom collectif et société en commandite : livres et papiers sont conservés pendant dix ans après la radiation à un endroit fixé par les associés ou, s’ils ne s’entendent pas, par l’office du registre du commerce (art. 590 CO, art. 619 CO).
- Entreprise individuelle : il n’existe pas de règle spéciale. Les dix ans selon l’art. 958f CO continuent de courir pour chaque exercice, même si tu cesses l’activité – tu conserves les documents toi-même.
Si tu travailles avec un logiciel en abonnement, exporte toutes les données et tous les fichiers originaux avant la résiliation. Après la fin de l’abonnement, ils ne sont souvent plus disponibles chez le fournisseur que pour une durée limitée.
Comment construire ton archive
Une structure simple et fixe t’aide, toi, la fiduciaire et un éventuel contrôle. Un dossier par exercice, avec toujours les mêmes sous-dossiers, a fait ses preuves :
| Dossier | Contenu |
|---|---|
| 2026/01 Clôture | Comptes annuels ou comptabilité des recettes et des dépenses, journal, feuilles de comptes, rapport de gestion signé (papier séparément) |
| 2026/02 Banque | Relevés de compte de tous les comptes professionnels, livre de caisse |
| 2026/03 Factures sortantes | toutes les factures envoyées, notes de crédit et sommations |
| 2026/04 Pièces entrantes | Factures de fournisseurs, quittances, justificatifs de frais |
| 2026/05 Salaires | Décomptes de salaire, certificats de salaire, décomptes des assurances sociales |
| 2026/06 TVA | Décomptes TVA avec les récapitulatifs correspondants |
| 2026/07 Contrats | Contrats qui déclenchent des écritures cette année (loyer, leasing, assurances) |
- Noms de fichiers parlants : par exemple
2026-03-14_Papeterie-Muster_CHF-86.40.pdf. Ainsi, tu retrouves une pièce même sans programme. - Formats durables : PDF pour les pièces, plus Excel ou CSV pour le journal et les listes. Pour l’archivage à long terme, il existe le format normalisé PDF/A.
- Figer l’archive annuelle : après la clôture, tu déposes une copie complète de l’année et tu ne la modifies plus – de préférence protégée en écriture.
- Sauvegarder selon la règle 3-2-1 : trois copies, deux supports de stockage différents, une à un autre endroit. Pour savoir comment faire, lis l’article Sauvegarde des données en petite entreprise.
- Contrôler chaque année : les anciens fichiers s’ouvrent-ils encore ? Si tu changes de programme ou de stockage, tu notes ce que tu as transféré, quand et où (art. 10 Olico).
- Faire le tri : une fois le délai d’une année écoulé et sans procédure ouverte, tu supprimes ou détruis les documents – surtout ceux contenant des données personnelles.
Exemple : photographe en entreprise individuelle
Nina exploite un studio photo en entreprise individuelle, est assujettie à la TVA et son exercice est l’année civile. Les factures de fournisseurs arrivent en général en PDF par e-mail ; elle les enregistre sans les modifier. Elle photographie les quittances papier juste après l’achat, vérifie en fin de mois que toutes les images sont lisibles, puis jette les quittances. Son processus tient sur une page dans son dossier d’archives.
Elle conserve toutes les pièces de l’année 2026 jusqu’au 31 décembre 2036. En 2026, elle fait en outre transformer son propre atelier et déduit l’impôt préalable sur les factures des artisans. Elle range ces documents dans un dossier séparé « Immeuble » et les conserve au moins 20 ans – selon la pratique de l’AFC même 26 ans. Après la clôture annuelle au printemps 2027, elle enregistre toute l’année, protégée en écriture, sur deux disques durs externes, dont l’un est conservé chez elle.
Liste de contrôle pour ton archive
- Pour chaque exercice, un dossier propre avec une structure fixe.
- Chaque écriture a une pièce, et chaque pièce est retrouvable.
- Les factures PDF et les e-mails importants sont enregistrés de la boîte e-mail dans le classement, sans modification.
- Les pièces papier sont scannées complètement et lisiblement avant que tu les détruises.
- Le rapport de gestion et le rapport de révision existent signés sur papier.
- Les documents relatifs aux immeubles sont classés séparément (20 ans selon la loi, 26 ans selon la pratique de l’AFC).
- Une brève description consigne comment tu saisis, vérifies et classes les pièces et qui en est responsable.
- Le classement électronique rend les modifications reconnaissables et est protégé contre tout accès non autorisé.
- Après la clôture annuelle, une copie non modifiée de l’année est déposée et sauvegardée selon la règle 3-2-1.
- Une fois par an, tu vérifies que les anciens fichiers s’ouvrent encore, et tu fais le tri des années échues.
Comment faire dans Easly
Easly réunit tes pièces et documents et te donne tout pour ta propre archive à la fin de l’année :
- Les pièces originales restent des originaux : Easly enregistre les pièces téléversées et les pièces jointes de la boîte des justificatifs comme fichier original, chiffré. « Ouvrir le fichier source » les affiche en tout temps. Les pièces en double sont signalées, pas supprimées.
- Factures figées : lorsqu’un document atteint son statut final, par exemple « Payé », Easly fige le PDF ; positions, client et dates sont ensuite verrouillés. Un document qui a été figé, converti ou envoyé par e-mail ne peut plus être supprimé, seulement annulé.
- Historique des e-mails : chaque e-mail envoyé avec date et heure, destinataire et statut ; tu télécharges le message original sous forme de fichier .eml.
- Export complet : sous « Paramètres » → « Données et restauration », tu crées un ZIP avec toutes les données en Excel et CSV et tous les fichiers enregistrés – PDF de documents, justificatifs de dépenses par année, documents du personnel, contrats et e-mails envoyés.
- Rapports pour la clôture : compte de résultat et décompte TVA en PDF et Excel ; avec la comptabilité en partie double, le journal en Excel (avec balance des comptes et plan comptable), en CSV ou au format d’importation de Banana.
- Sauvegardé : chaque nuit, une sauvegarde chiffrée de ton instance, conservée 14 jours en quotidien, 8 semaines en hebdomadaire et 12 mois en mensuel.
Ce qu’Easly ne prend pas en charge pour toi
Easly n’est pas une archive certifiée selon l’Olico. « Régénérer le PDF » remplace un PDF figé, et sans verrouillage des périodes, le journal est recréé à chaque consultation à partir des données actuelles – une correction ultérieure modifie alors aussi les périodes passées. Si tu verrouilles un exercice clôturé dans la comptabilité, Easly fige son journal et refuse les modifications des dépenses, des mouvements bancaires et des écritures manuelles de cette période ; les factures, les salaires et les trajets restent toutefois modifiables (le journal affiche alors une mention). Les sauvegardes remontent à 12 mois, pas à 10 ans. C’est pourquoi : après chaque clôture annuelle, télécharge l’export complet, le journal et les rapports, dépose-les comme archive annuelle non modifiée, verrouille l’année dans la comptabilité et ne modifie ensuite plus aucune pièce de cette année.
Questions fréquentes
Combien de temps dois-je conserver les pièces ?
10 ans dès la fin de l’exercice (art. 958f CO). Si ton exercice est l’année civile, tu conserves donc les pièces de 2026 jusqu’à fin 2036. Pour les documents TVA relatifs aux immeubles, 20 ans s’appliquent, 26 selon la pratique de l’AFC.
Puis-je jeter les pièces papier après le scan ?
Oui, si le classement électronique satisfait aux exigences de l’ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes : complet, lisible, modifications reconnaissables, ordonné et protégé. L’AFC accepte de telles pièces, mais le risque de la destruction est à ta charge. Le rapport de gestion et le rapport de révision se conservent par écrit et signés.
Un dossier dans OneDrive ou Dropbox suffit-il ?
Seul, en général non. Le stockage cloud et les disques durs sont considérés comme des supports d’information modifiables : les fichiers peuvent être modifiés ou supprimés sans que cela se remarque. L’Olico exige alors un procédé qui rend les modifications reconnaissables, par exemple signature et horodatage. Et comme une synchronisation n’est pas une sauvegarde, il te faut en plus une sauvegarde indépendante.
Dois-je conserver tous les e-mails professionnels ?
Non. Tu dois conserver les e-mails qui servent de pièce comptable ou qui sont pertinents pour la TVA – par exemple une facture en pièce jointe, une commande ou une note de crédit convenue. Le reste de la correspondance n’est pas soumis à l’obligation de conserver selon l’art. 958f CO.
Qui conserve les livres après la radiation de ma Sàrl ?
Les livres de comptes doivent être conservés en lieu sûr pendant dix ans après la radiation. Le lieu est fixé par les liquidateurs, en cas de désaccord par l’office du registre du commerce (art. 747 CO, pour la Sàrl via l’art. 826 al. 2 CO).
Puis-je utiliser Easly comme archive de 10 ans ?
Pas comme seule archive. Easly enregistre tes pièces originales de manière chiffrée et les sauvegarde, mais n’est pas une archive certifiée selon l’Olico, et les sauvegardes remontent à 12 mois. Après chaque clôture annuelle, télécharge l’export complet et conserve-le sans modification et sauvegardé.
État des informations : voir ci-dessus. Bases : Code des obligations (art. 328b, 590, 619, 747, 826, 957, 957a, 958 et 958f CO), Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (art. 1 à 10 Olico, RS 221.431), Loi sur la TVA (art. 42 et 70 LTVA), Ordonnance sur la TVA (art. 122 OTVA), Info TVA 16 « Comptabilité et facturation » de l’AFC (ch. 1.3 à 1.5), Loi fédérale sur l’impôt fédéral direct (art. 120, 126 et 152 LIFD), Loi sur l’harmonisation des impôts directs (art. 47 et 53 LHID), Ordonnance 1 relative à la loi sur le travail (art. 73 OLT 1) et Loi sur la protection des données (art. 6 LPD). Cet article ne remplace pas un conseil fiduciaire ou juridique.