L’essentiel en bref
- L’Office fédéral de la cybersécurité (OFCS) recommande la règle 3-2-1 : trois copies de tes données, sur deux supports de stockage différents, dont une dans un autre lieu.
- Au moins une sauvegarde devrait être déconnectée de l’ordinateur après la sauvegarde. Sinon, un rançongiciel la chiffre aussitôt avec le reste.
- Une synchronisation comme OneDrive ou Dropbox n’est pas une sauvegarde complète : ce qui est supprimé ou chiffré est synchronisé aussi.
- Une sauvegarde ne vaut que par sa restauration – teste-la régulièrement.
Pourquoi les sauvegardes sont une obligation et une protection
Les livres comptables, les pièces comptables et les rapports de gestion doivent être conservés pendant 10 ans (art. 958f CO). Les documents conservés sous forme électronique doivent rester pendant ce temps complets, inchangés et lisibles en tout temps (Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes, Olico). Un seul ordinateur portable sans sauvegarde ne remplit pas ces exigences – un disque dur en panne, et les justificatifs des dernières années ont disparu.
S’y ajoute le risque des rançongiciels : un logiciel malveillant chiffre tous les fichiers accessibles et exige une rançon. L’OFCS met en garde depuis des années que les PME aussi sont régulièrement touchées. Qui dispose d’une sauvegarde propre et séparée peut tout réinstaller au lieu de payer.
La règle 3-2-1
| Chiffre | Signification | Exemple en petite entreprise |
|---|---|---|
| 3 | Trois copies : l’original et deux sauvegardes | Données sur l’ordinateur portable, sauvegarde sur un disque dur externe, sauvegarde chez un service de backup |
| 2 | Deux supports de stockage différents | Disque dur externe et stockage cloud |
| 1 | Une copie dans un autre lieu | Service de backup en Suisse ou un deuxième disque dur à la maison plutôt qu’au bureau |
L’OFCS recommande en outre de déconnecter de l’ordinateur le disque dur externe après la sauvegarde et de ne pas le ranger juste à côté de la machine – à cause du feu, de l’eau et du vol.
La synchronisation n’est pas une sauvegarde
OneDrive, Dropbox, iCloud ou Google Drive maintiennent tes fichiers à jour sur tous les appareils. C’est précisément le problème en cas de pépin : si tu supprimes un dossier par erreur ou qu’un logiciel malveillant chiffre tes fichiers, cela est aussi synchronisé. Beaucoup de services offrent certes une corbeille et des versions antérieures des fichiers – mais seulement pour une durée limitée et pas pour tout.
Le cloud est donc un bon lieu de stockage, mais ne remplace pas une sauvegarde indépendante. Vérifie auprès de ton fournisseur combien de temps les fichiers supprimés et les versions antérieures peuvent être restaurés, et protège le compte avec un deuxième facteur.
Qui sauvegarde quoi ? Les services cloud en un coup d’œil
Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises travaillent avec plusieurs services en ligne. Il est important de savoir ce que chaque fournisseur sauvegarde – et ce qu’il ne sauvegarde pas :
- Applications métier comme la comptabilité ou un logiciel de gestion : demande à quelle fréquence les données sont sauvegardées, combien de temps les sauvegardes sont conservées et si tu peux créer ton propre export.
- E-mail comme Microsoft 365 ou Gmail : le fournisseur assure l’exploitation, mais les e-mails supprimés ne sont restaurables que pendant un certain temps. Pour une conservation plus longue, il faut une solution à toi.
- Tes appareils : ce qui ne se trouve que sur ton ordinateur portable, personne d’autre que toi ne le sauvegarde.
Exemple : le logiciel malveillant en pièce jointe
Marco dirige une menuiserie de quatre employés. Un collaborateur ouvre une fausse facture en pièce jointe et, le lendemain matin, tous les fichiers du PC de bureau et du disque réseau connecté sont chiffrés. Comme Marco branche chaque vendredi un deuxième disque dur, lance la sauvegarde puis le débranche, il dispose d’une sauvegarde intacte du vendredi précédent. Offres, factures et justificatifs se trouvent de toute façon dans son logiciel de gestion dans le cloud – rien n’y est perdu.
Tester la restauration
Beaucoup ne remarquent qu’en cas de pépin que la sauvegarde est incomplète ou illisible. L’OFCS recommande de contrôler régulièrement l’exhaustivité et la lisibilité des sauvegardes et de s’exercer à intervalles à restaurer des fichiers isolés. Un rythme pratique :
- Une fois par trimestre, récupérer un fichier au hasard dans la sauvegarde et l’ouvrir.
- Une fois par an, vérifier si la sauvegarde contient tout ce dont tu as besoin – y compris les nouveaux dossiers et programmes.
- Noter comment se fait la restauration, pour que quelqu’un d’autre puisse aussi le faire en cas d’urgence.
Comment faire dans Easly
Nous sauvegardons pour toi ce que tu saisis dans Easly – et tu peux à tout moment garder ta propre copie :
- Sauvegarde chaque nuit : chaque instance est sauvegardée individuellement, la base de données et tous les fichiers comme justificatifs, PDF et documents du personnel – chiffrés et séparés de toutes les autres instances.
- Conservation échelonnée : les sauvegardes des 14 derniers jours, plus une par semaine pendant 8 semaines et une par mois pendant 12 mois.
- Restauration sur demande : sous « Paramètres » → « Données et restauration », tu choisis une sauvegarde et demandes la restauration. Nous examinons la demande et sauvegardons l’état actuel avant de ramener ton instance à l’état choisi.
- Export personnel à tout moment : d’un clic, tu crées un export complet – toutes les données en Excel et CSV, tous les documents en original – sous forme de ZIP à télécharger. Idéal comme troisième copie sur ton propre disque dur.
- Même après la résiliation : tu peux encore télécharger l’export pendant 30 jours après la fin de l’abonnement.
Ce qu’Easly ne prend pas en charge pour toi
Easly ne sauvegarde que ce qui se trouve dans Easly. Les fichiers sur tes appareils, ta boîte e-mail et d’autres programmes nécessitent toujours ta propre sauvegarde.
Questions fréquentes
Est-ce suffisant que mes données soient dans OneDrive ou Dropbox ?
Non. Une synchronisation transmet aussi les suppressions par erreur et les fichiers chiffrés. Les versions antérieures et la corbeille n’aident que pour une durée limitée. Complète le cloud par une sauvegarde indépendante, par exemple un disque dur externe que tu déconnectes après la sauvegarde.
À quelle fréquence dois-je sauvegarder ?
Cela dépend de la perte de données que tu peux accepter. Pour la plupart des petites entreprises, une sauvegarde automatique quotidienne plus une copie hebdomadaire conservée séparément est un bon standard.
Combien de temps dois-je conserver les sauvegardes ?
La sauvegarde elle-même n’a pas de délai fixe. Mais tu dois conserver 10 ans les documents commerciaux qu’elle contient (art. 958f CO) – complets, inchangés et lisibles. Veille donc à ce que les anciens documents soient encore en sécurité quelque part, même après un changement d’appareil.
Easly sauvegarde-t-il aussi mes e-mails et les fichiers de mon ordinateur portable ?
Non. Easly sauvegarde tout ce qui se trouve dans ton instance Easly – données, justificatifs, documents et dossiers du personnel. Tu dois sauvegarder toi-même ta boîte e-mail et les fichiers de tes appareils.
État des informations : voir ci-dessus. Bases : Code des obligations (art. 958f CO), Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) et les recommandations de l’Office fédéral de la cybersécurité (OFCS) sur la sauvegarde des données. Cet article ne remplace pas un conseil informatique individuel.