L’essenziale in breve
- L’Ufficio federale della cibersicurezza (UFCS) raccomanda la regola 3-2-1: tre copie dei tuoi dati, su due supporti di memoria diversi, una delle quali in un altro luogo.
- Almeno un backup dovrebbe essere scollegato dal computer dopo il salvataggio. Altrimenti un trojan di estorsione lo cifra insieme al resto.
- Una sincronizzazione come OneDrive o Dropbox non è un backup completo: ciò che viene cancellato e cifrato viene sincronizzato anch’esso.
- Un backup vale quanto il suo ripristino – provalo regolarmente.
Perché i backup sono un obbligo e una protezione personale
Libri di commercio, giustificativi contabili e rapporti di gestione devi conservarli per 10 anni (art. 958f CO). I documenti conservati in forma elettronica devono in questo periodo restare completi, non modificati e sempre leggibili (ordinanza sui libri di commercio, OLC). Un solo portatile senza backup non lo soddisfa – un guasto al disco e i giustificativi degli ultimi anni sono persi.
A ciò si aggiunge il rischio del ransomware: un software dannoso cifra tutti i file raggiungibili e chiede un riscatto. L’UFCS avverte da anni che anche le PMI sono colpite regolarmente. Chi ha un backup pulito e separato può reinstallare tutto anziché pagare.
La regola 3-2-1
| Numero | Significato | Esempio nella piccola azienda |
|---|---|---|
| 3 | Tre copie: l’originale e due backup | Dati sul portatile, backup su disco rigido esterno, backup presso un servizio di backup |
| 2 | Due supporti di memoria diversi | Disco rigido esterno e memoria cloud |
| 1 | Una copia in un altro luogo | Servizio di backup in Svizzera o un secondo disco rigido a casa anziché in ufficio |
L’UFCS raccomanda inoltre di scollegare dal computer il disco rigido esterno dopo il backup e di non tenerlo direttamente accanto al computer – a causa di incendio, acqua e furto.
La sincronizzazione non è un backup
OneDrive, Dropbox, iCloud o Google Drive mantengono aggiornati i tuoi file su tutti i dispositivi. Proprio questo è il problema nel caso peggiore: se cancelli per errore una cartella o un trojan cifra i tuoi file, anche questo viene sincronizzato. Molti servizi offrono sì un cestino e versioni precedenti dei file – ma solo per un tempo limitato e non per tutto.
Il cloud è quindi un buon luogo di archiviazione, ma non sostituisce un backup autonomo. Verifica presso il tuo fornitore per quanto tempo i file cancellati e le versioni precedenti sono ripristinabili e proteggi l’account con un secondo fattore.
Chi salva cosa? I servizi cloud in sintesi
Oggi molte aziende lavorano con più servizi online. È importante sapere che cosa salva il rispettivo fornitore – e che cosa no:
- Applicazioni specializzate come contabilità o software gestionale: chiedi con che frequenza si salva, per quanto tempo si conservano i backup e se puoi creare un’esportazione tua.
- E-mail come Microsoft 365 o Gmail: il fornitore garantisce il funzionamento, ma le e-mail cancellate sono ripristinabili solo per un certo tempo. Per una conservazione più lunga serve una soluzione propria.
- I tuoi dispositivi: ciò che si trova solo sul portatile non lo salva nessuno tranne te.
Esempio: il trojan nell’allegato
Marco gestisce una falegnameria con quattro collaboratori. Un collaboratore apre una fattura falsa in allegato e la mattina dopo tutti i file sul PC dell’ufficio e sul disco di rete collegato sono cifrati. Poiché Marco ogni venerdì collega un secondo disco rigido, salva e poi lo scollega di nuovo, c’è pronto un backup pulito dell’ultimo venerdì. Offerte, fatture e giustificativi li ha comunque nel suo software gestionale nel cloud – lì non si è perso nulla.
Provare il ripristino
Molti si accorgono solo nel caso peggiore che il backup è incompleto o illeggibile. L’UFCS raccomanda di verificare regolarmente completezza e leggibilità dei backup e di esercitarsi a intervalli nel ripristino di singoli file. Un ritmo pratico:
- Una volta per trimestre recuperare dal backup un file a caso e aprirlo.
- Una volta all’anno verificare se il backup contiene tutto ciò che ti serve – anche nuove cartelle e programmi.
- Annotare come funziona il ripristino, affinché nel caso di emergenza lo possa fare anche qualcun altro.
Come funziona in Easly
Ciò che registri in Easly lo salviamo per te – e tu conservi in ogni momento una copia tua:
- Backup ogni notte: ogni istanza viene salvata singolarmente, il database e tutti i file come giustificativi, PDF e documenti del personale – cifrati e separati da tutte le altre istanze.
- Conservazione scaglionata: i backup degli ultimi 14 giorni, in più uno a settimana per 8 settimane e uno al mese per 12 mesi.
- Ripristino su richiesta: in Impostazioni → Dati e ripristino scegli un backup e richiedi il ripristino. Verifichiamo la richiesta e salviamo lo stato immediatamente precedente, prima di ripristinare la tua istanza.
- Esportazione propria in ogni momento: con un clic crei un’esportazione completa – tutti i dati come Excel e CSV, tutti i documenti in originale – come ZIP da scaricare. Ideale come terza copia sul tuo disco rigido.
- Anche dopo la disdetta: l’esportazione puoi scaricarla ancora per 30 giorni dopo la fine dell’abbonamento.
Cosa Easly non fa al posto tuo
Easly salva solo ciò che si trova in Easly. I file sui tuoi dispositivi, la tua casella e-mail e gli altri programmi richiedono comunque un tuo backup.
Domande frequenti
Basta che i miei dati siano in OneDrive o Dropbox?
No. Una sincronizzazione trasferisce anche le cancellazioni accidentali e i file cifrati. Le versioni precedenti e il cestino aiutano solo per un tempo limitato. Completa il cloud con un backup autonomo, ad esempio un disco rigido esterno che scolleghi dopo il salvataggio.
Con che frequenza dovrei fare il backup?
Così spesso quanto puoi accettare una perdita di dati. Per la maggior parte delle piccole aziende un backup automatico quotidiano più una copia settimanale conservata separatamente è un buon standard.
Per quanto tempo devo conservare i backup?
Il backup in sé non ha un termine fisso. I documenti commerciali al suo interno devi però conservarli per 10 anni (art. 958f CO) – completi, non modificati e leggibili. Assicurati quindi che i documenti vecchi si trovino al sicuro da qualche parte anche dopo un cambio di dispositivo.
Easly salva anche le mie e-mail e i file sul portatile?
No. Easly salva tutto ciò che si trova nella tua istanza Easly – dati, giustificativi, documenti e dossier del personale. La tua casella e-mail e i file sui tuoi dispositivi li salvi tu.
Stato delle indicazioni: vedi sopra. Fonti: Codice delle obbligazioni (art. 958f CO), Ordinanza sui libri di commercio (OLC) e le raccomandazioni dell’Ufficio federale della cibersicurezza (UFCS) sul backup dei dati. Questo articolo non sostituisce una consulenza informatica individuale.