L’essentiel en bref
- Un contrat de travail est valable aussi oralement – mais tu dois communiquer par écrit les points essentiels au plus tard un mois après le début (art. 330b CO).
- Le premier mois est considéré comme temps d’essai ; convenu par écrit, jusqu’à trois mois sont possibles (art. 335b CO).
- Au moins quatre semaines de vacances par an, cinq semaines jusqu’à 20 ans révolus (art. 329a CO).
- Avant le premier salaire : annonces à la caisse de compensation AVS, à l’assurance-accidents et éventuellement à la caisse de pension – détails dans l’article Décompte de salaire en petite entreprise.
Le contrat de travail
Pour un contrat de travail, la loi ne prescrit en principe aucune forme (art. 320 CO) – une poignée de main suffit. Un devoir d’information s’applique pourtant : si le rapport de travail est de durée indéterminée ou dure plus d’un mois, tu dois communiquer par écrit à la personne engagée, au plus tard un mois après le début (art. 330b CO) :
- le nom des parties contractantes,
- la date du début,
- la fonction,
- le salaire et les éventuels suppléments de salaire,
- la durée hebdomadaire du travail.
Si l’un de ces points change plus tard, tu le communiques aussi par écrit dans le mois. Le plus simple pour remplir cette obligation est un contrat de travail écrit que les deux parties signent. Il devrait en outre fixer le temps d’essai, les délais de congé, les vacances, un éventuel 13e salaire et la réglementation en cas de maladie. Les dérogations à la loi – par exemple un temps d’essai plus long – ne sont souvent valables que si elles sont convenues par écrit.
Temps d’essai et délais de congé
Le premier mois d’un rapport de travail de durée indéterminée est automatiquement considéré comme temps d’essai. Pendant ce temps, chacune des parties peut résilier avec un délai de sept jours. Par convention écrite, le temps d’essai peut être prolongé à trois mois au maximum ; si la personne est absente pour cause de maladie ou d’accident, il se prolonge d’autant (art. 335b CO).
Ensuite s’appliquent les délais de congé légaux, pour la fin d’un mois (art. 335c CO) :
| Année de service | Délai de congé |
|---|---|
| 1re année de service | 1 mois |
| 2e à 9e année de service | 2 mois |
| dès la 10e année de service | 3 mois |
D’autres délais sont possibles par convention écrite ; tu ne peux descendre en dessous d’un mois que par convention collective de travail et seulement durant la première année de service. Important : après le temps d’essai, tu ne peux pas résilier pendant un certain temps en cas de maladie ou d’accident – pendant 30 jours la première année de service, pendant 90 jours de la deuxième à la cinquième année de service, ensuite pendant 180 jours (art. 336c CO).
Vacances
Les collaborateurs ont droit chaque année à au moins quatre semaines de vacances payées, et à cinq semaines jusqu’à 20 ans révolus (art. 329a CO). À temps partiel, le droit est proportionnel. Au moins deux semaines doivent être consécutives (art. 329c CO). Tant que le rapport de travail dure, les vacances ne peuvent en principe pas être remplacées par des prestations en argent (art. 329d CO).
Salaire en cas de maladie
Si ta collaboratrice est empêchée de travailler sans faute de sa part, par exemple pour cause de maladie, tu dois continuer à payer le salaire pour un temps limité – pour autant que le rapport de travail ait duré plus de trois mois ou ait été conclu pour plus de trois mois. Pendant la première année de service, cela fait trois semaines, ensuite une durée « plus longue équitable » (art. 324a CO). La durée exacte est déterminée par les tribunaux au moyen d’échelles régionales, celles de Berne, de Zurich et de Bâle.
Pour une petite entreprise, une longue maladie peut coûter cher. Beaucoup concluent donc une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie. Elle remplace le maintien légal du salaire si elle est convenue par écrit et au moins équivalente (art. 324a al. 4 CO).
Exemple : le premier employé d’un magasin d’électricité
Reto dirige un petit magasin d’électricité et engage Luca au 1er mars, pour une durée indéterminée, à 100 %. Le contrat écrit mentionne la fonction, le salaire, le taux d’occupation, un mois de temps d’essai, 25 jours de vacances et les délais de congé légaux ; Reto conclut en plus une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie. Avant le premier jour de travail, Reto s’annonce à la caisse de compensation et conclut l’assurance-accidents. Il classe le contrat signé, la copie du numéro AVS et les polices dans le dossier du personnel – où atterriront plus tard aussi tous les décomptes de salaire.
Saisir la durée du travail
Si ton entreprise est soumise à la loi sur le travail, tu dois en principe documenter la durée du travail de tes collaborateurs (art. 46 LTr, art. 73 OLT 1). Sous certaines conditions, un relevé simplifié est admis (art. 73b OLT 1). Pour savoir si et comment cela s’applique à ton entreprise, le mieux est de te renseigner auprès de ton association professionnelle ou de l’inspection cantonale du travail. Le SECO présente les règles et une liste de contrôle sur sa page consacrée à la saisie du temps de travail.
Dossier du personnel : ce qui peut y figurer
Sur tes collaborateurs, tu ne peux traiter que les données qui concernent leur aptitude à occuper le poste ou qui sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail (art. 328b CO). Un dossier du personnel contient donc le contrat, les décomptes de salaire, les certificats de salaire, les documents d’assurance et les certificats médicaux – mais par exemple pas de notes sur la vie privée. Les données de santé sont particulièrement sensibles : conserve-les de manière que seules les personnes autorisées y aient accès.
Les décomptes de salaire sont des pièces comptables et sont conservés 10 ans (art. 958f CO). Supprime ce dont tu n’as plus besoin (art. 6 al. 4 LPD). Pour en savoir plus sur la protection des données dans l’entreprise, lis l’article Protection des données en petite entreprise.
Comment faire dans Easly
Dans Easly, le premier engagement est un parcours guidé – de l’onboarding au premier décompte de salaire en passant par le contrat :
- Onboarding avec liste de contrôle : Easly te guide à travers les étapes, notamment l’annonce à la caisse de compensation AVS, l’assurance-accidents (LAA), la caisse de pension (LPP), les allocations familiales, les indemnités journalières en cas de maladie, l’impôt à la source et le permis de travail – à chaque fois avec une explication.
- Contrat de travail à partir des données de base : début, fonction, lieu de travail, taux d’occupation et durée hebdomadaire du travail, salaire, 13e salaire, vacances, temps d’essai d’un mois et délais de congé légaux figurent dans le contrat en PDF, sans ressaisie.
- Signer à l’écran ou par lien : tu signes dans Easly, ta collaboratrice via un lien personnel valable 30 jours.
- Dossier du personnel au même endroit : Easly classe automatiquement le contrat, les décomptes de salaire et les certificats de salaire dans le dossier, tu téléverses toi-même les autres documents. Tout est stocké de manière chiffrée.
- Polices en vue : tu enregistres les polices LAA, LPP, indemnités journalières en cas de maladie et allocations familiales et reçois un rappel avant l’échéance du contrat.
Easly ne propose pas de saisie du temps de travail.
Ce qu’Easly ne prend pas en charge pour toi
Il s’agit d’une simple signature électronique, pas d’une signature électronique qualifiée. Là où la loi exige la forme écrite, par exemple pour un temps d’essai plus long, vous signez en plus à la main ou avec une signature électronique qualifiée.
Questions fréquentes
Un contrat de travail doit-il être écrit ?
Non, un contrat de travail est en principe valable sans forme particulière (art. 320 CO). Mais tu dois communiquer par écrit les points essentiels – parties, début, fonction, salaire et durée hebdomadaire du travail – au plus tard un mois après le début (art. 330b CO). Certaines dérogations à la loi ne valent que si elles sont convenues par écrit.
Combien de temps le temps d’essai peut-il durer ?
Sans convention, le premier mois est considéré comme temps d’essai. Par convention écrite, trois mois au maximum sont possibles. En cas de maladie ou d’accident, il se prolonge d’autant (art. 335b CO).
Combien de vacances dois-je accorder ?
Au moins quatre semaines par an, cinq semaines jusqu’à 20 ans révolus (art. 329a CO). À temps partiel, le droit est proportionnel.
La signature dans Easly est-elle juridiquement valable ?
La signature à l’écran ou par lien est une simple signature électronique, pas une signature électronique qualifiée. Elle atteste que vous avez tous deux donné votre accord, et à quel moment. Là où la loi exige la forme écrite, par exemple pour un temps d’essai prolongé ou des délais de congé dérogatoires, vous signez en plus le contrat imprimé à la main – ou avec une signature électronique qualifiée.
État des informations : voir ci-dessus. Bases : Code des obligations (art. 320, 324a, 328b, 329a, 329c, 329d, 330b, 335b, 335c, 336c et 958f CO), Loi sur le travail (art. 46 LTr) avec l’ordonnance 1 (art. 73 et 73b OLT 1) et Loi sur la protection des données (art. 6 LPD). Les conventions collectives et les contrats-types de travail peuvent contenir des règles dérogatoires. Cet article ne remplace pas un conseil juridique.