L’essentiel en bref
- Une facture en PDF par e-mail est valable en Suisse – aussi pour la TVA. Une signature électronique n’est plus prescrite depuis 2018.
- Envoie depuis ta propre boîte e-mail avec ton domaine – pas depuis une adresse « noreply ». Ainsi, les questions te parviennent.
- Consigne quand et à qui quelle facture est partie. En cas de litige, tu dois prouver qu’elle a été remise.
- Conserve chaque facture envoyée 10 ans, sans modification (art. 958f CO).
Une facture par e-mail est-elle valable ?
Oui. Le Code des obligations ne prescrit aucune forme particulière pour une facture – un PDF en pièce jointe est aussi valable qu’une lettre. Pour la TVA aussi, la facture électronique est assimilée à la facture papier : l’ancienne ordonnance sur les données et informations électroniques (OelDI), qui exigeait une signature pour les factures électroniques, a été abrogée au 1er janvier 2018 ; depuis, la liberté des moyens de preuve s’applique sans restriction (art. 81 al. 3 LTVA). Ce qui compte, c’est que la facture contienne les mentions obligatoires (art. 26 LTVA) et que tu la conserves sans modification.
Pour la déduction de l’impôt préalable chez tes clients, la liberté des moyens de preuve s’applique (art. 81 al. 3 LTVA) : la facture peut être étayée par d’autres documents comme l’offre, le bulletin de livraison et le paiement. Une facture PDF bien conçue, générée par un logiciel et non modifiée après coup, en constitue la meilleure base.
Ce que doit contenir l’e-mail
- Objet avec le numéro de facture et le nom de ton entreprise, par exemple « Facture 2026-041 – Muster Électricité ».
- Court texte avec une formule d’appel personnelle, le montant et l’échéance – les détails figurent dans le PDF.
- La facture en PDF avec partie paiement QR. Beaucoup paient directement à l’écran en scannant le code QR avec l’application bancaire. La structure de la partie paiement figure dans l’article Créer une QR-facture.
- Pas de fichiers Word ou Excel – ils peuvent être modifiés et font peu professionnel.
Expéditeur propre et délivrabilité
Les factures envoyées depuis une adresse gratuite ou depuis « noreply@… » atterrissent plus souvent dans les spams et paraissent moins dignes de confiance. Mieux vaut une boîte e-mail avec ton propre domaine, par exemple comptabilite@tonentreprise.ch. Pour que les autres serveurs de messagerie reconnaissent tes e-mails comme authentiques, trois enregistrements doivent être corrects pour ton domaine :
- SPF définit quels serveurs ont le droit d’envoyer au nom de ton domaine.
- DKIM signe chaque e-mail pour que rien ne puisse être modifié en route.
- DMARC dit aux destinataires ce qu’il faut faire des e-mails qui échouent à SPF ou DKIM.
Avec Microsoft 365 et la plupart des hébergeurs suisses, tu les configures avec quelques enregistrements DNS ; ton fournisseur ou ton informaticien t’aide pour cela.
Exemple : la facture soi-disant jamais reçue
Un client de Marco, installateur électricien, se manifeste après la deuxième sommation : il n’aurait jamais reçu la facture. Marco consulte l’historique des e-mails et voit la date, l’heure, l’adresse du destinataire et le statut « envoyé ». Il renvoie la facture et joint ces indications. Le client la retrouve dans son dossier spam et paie le jour même. Marco configure ensuite DKIM pour son domaine.
Distribution et preuve
En cas de litige, celui qui se prévaut d’une facture doit prouver qu’elle est arrivée (art. 8 CC). Un accusé de lecture aide peu, car beaucoup de destinataires le refusent. Un historique sans lacune est plus important : quelle facture tu as envoyée à quelle adresse et quand – idéalement avec le message original. Les avis du serveur de messagerie comme « non distribuable » devraient te sauter aux yeux tout de suite, pas seulement au moment de la sommation.
Protection des données lors de l’envoi
Les factures contiennent des données personnelles, parfois sensibles – par exemple pour des prestations thérapeutiques ou de conseil. Veille à ce que la facture parte à la bonne adresse, surtout pour les clients avec plusieurs personnes de contact. Une facture mal adressée est une violation de la sécurité des données ; en cas de risque élevé pour la personne concernée, tu dois l’annoncer au PFPDT via le portail d’annonce DataBreach (art. 24 LPD). Plus de détails dans l’article Protection des données en petite entreprise.
Et eBill ?
eBill est le portail de factures des banques suisses : la facture apparaît directement dans l’e-banking de la cliente. L’émetteur de factures a besoin pour cela d’un accès propre via sa banque ou un prestataire. Pour la plupart des entreprises individuelles et petites PME, la facture PDF avec code QR suffit – elle peut être scannée dans n’importe quelle application bancaire. Easly ne propose pas eBill.
Comment faire dans Easly
Dans Easly, tu envoies offres, factures et sommations d’un clic – depuis ta propre boîte e-mail et avec un historique complet :
- Ta boîte e-mail, ton expéditeur : Easly envoie via Microsoft 365 ou via toute boîte e-mail avec SMTP, par exemple chez Infomaniak, Hostpoint ou Gmail. Les réponses de tes clients arrivent directement chez toi.
- Modèles avec variables : pour chaque type de document – offre, confirmation de commande, bulletin de livraison, facture, sommation – tu fixes l’objet et le texte. Easly remplit lors de l’envoi des variables comme le nom du client, le numéro du document, le montant ou la date d’échéance. Pour certains clients, tu peux enregistrer des modèles spécifiques.
- PDF avec partie paiement QR en pièce jointe : la facture est jointe automatiquement en PDF.
- Correction de texte : avec ton propre accès IA, Easly corrige l’orthographe et la grammaire de tes modèles et e-mails – les variables restent inchangées.
- Historique des e-mails : chaque e-mail envoyé avec heure, destinataire et statut. Tu peux ouvrir le message original en aperçu et le télécharger en fichier .eml – ta preuve si une facture « n’est jamais arrivée ».
- Les e-mails en échec apparaissent sur le tableau de bord, pour que tu les remarques tout de suite.
Questions fréquentes
Une facture par e-mail est-elle juridiquement valable ?
Oui. Le Code des obligations ne prescrit aucune forme, et pour la TVA, la facture électronique est assimilée à la facture papier. Une signature électronique n’est plus prescrite depuis 2018. Ce qui compte, ce sont les mentions obligatoires (art. 26 LTVA) et la conservation sans modification pendant 10 ans.
Dois-je imprimer une facture envoyée par e-mail ?
Non. Tu peux la conserver sous forme électronique si elle reste complète, inchangée et lisible en tout temps (art. 958f CO et Olico). Une impression n’est pas nécessaire.
Comment prouver qu’une facture est arrivée ?
Il n’y a pas de preuve absolue avec les e-mails. Ce qui aide : un journal d’envoi avec date, heure et adresse du destinataire, le message original et l’absence d’avis de non-distribution. Pour les montants importants, tu peux en plus envoyer la sommation par lettre recommandée.
Puis-je envoyer des factures par eBill avec Easly ?
Non. Easly envoie les factures en PDF avec partie paiement QR par e-mail. Tes clients peuvent scanner le code QR dans n’importe quelle application bancaire suisse.
État des informations : voir ci-dessus. Bases : Code des obligations (art. 958f CO), Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico), Loi sur la TVA (art. 26 et 81 LTVA), Code civil (art. 8 CC), Loi sur la protection des données (art. 24 LPD). Cet article ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal.