De l’offre à la facture payée

1. L’offre

Une offre est juridiquement une proposition : si la cliente l’accepte, le contrat est conclu. Il vaut donc la peine de la formuler soigneusement. Une bonne offre contient :

• ton entreprise et la cliente avec adresse, date et un numéro d’offre,
• une description claire de la prestation ou des produits avec quantité, unité et prix,
• le montant total – en cas d’assujettissement à la TVA avec la TVA indiquée,
• une durée de validité, par exemple « valable jusqu’au 30 novembre »,
• les conditions de paiement, par exemple « payable dans les 30 jours », et le renvoi à tes CG.

Pourquoi la durée de validité est si importante : sans délai, selon le Code des obligations, tu restes lié(e) à ton offre aussi longtemps que tu peux t’attendre à une réponse dans des circonstances normales. Avec un délai, il est clair jusqu’à quand ton prix s’applique – important si tes prix d’achat fluctuent.

2. Confirmation de commande et bulletin de livraison

Pour les mandats importants, tu confirmes la commande par une confirmation de commande. Elle consigne ce qui est convenu exactement et à quel prix – surtout si quelque chose a changé par rapport à l’offre. Si tu livres de la marchandise, un bulletin de livraison l’accompagne : il indique articles et quantités, mais pas de prix.

3. La facture et ses mentions obligatoires

Si tu es assujetti à la TVA, la loi sur la TVA exige les indications suivantes sur la facture :

• nom et lieu de ton entreprise, tels qu’elle apparaît dans les relations commerciales, et ton numéro TVA (CHE-123.456.789 TVA),
• nom et lieu du client (destinataire de la prestation),
• date ou période de la prestation,
• nature, objet et étendue de la prestation,
• la contre-prestation,
• le taux de TVA et le montant de la TVA (si les prix incluent la TVA, le taux suffit).

Pour les montants jusqu’à CHF 400 (par exemple les tickets de caisse), les indications sur le client peuvent être omises. Si tu n’es pas assujetti à la TVA (art. 10 al. 2 let. a LTVA), tu ne dois pas faire figurer de TVA – sinon tu la dois quand même à l’administration fiscale (art. 27 al. 2 LTVA). Ajoute plutôt une mention sur la facture, par exemple « Non assujetti à la TVA (art. 10 al. 2 let. a LTVA) ».

S’y ajoutent sur chaque facture : numéro et date de facture, délai de paiement et partie paiement avec code QR. Le contenu de la partie paiement est expliqué dans l’article Créer une QR-facture.

4. Délai de paiement et demeure

Les délais de paiement usuels sont de 10 à 30 jours. Important à savoir : si la facture indique seulement « payable dans les 30 jours », la cliente ne tombe pas automatiquement, selon l’avis largement répandu, en demeure. Il faut pour cela soit une date de paiement convenue par contrat – par exemple dans l’offre signée ou dans tes CG – soit une sommation.

Si la cliente est en demeure, elle doit 5 % d’intérêts moratoires par an (art. 104 CO), sauf si vous avez convenu autre chose. Pour de petits montants, cela ne pèse guère – pour de grosses factures et de longs retards, si.

5. Rappel de paiement et sommation

La loi ne prescrit pas un nombre déterminé de sommations. Une démarche aimable en deux étapes a fait ses preuves :

1. Rappel de paiement environ deux semaines après l’échéance : aimable, sans frais. Souvent, la facture a simplement été oubliée.
2. Sommation environ un mois après l’échéance : avec un nouveau délai court (par exemple 10 jours) et – si convenu – des frais de sommation.

Les frais de sommation ne sont admis que s’ils ont été convenus au préalable, par exemple dans tes CG ou dans l’offre. Sans convention, tu ne peux réclamer que l’intérêt moratoire et le dommage établi.

6. Quand plus rien n’aide : la poursuite

Si la cliente ne paie pas non plus après la sommation, tu peux déposer une réquisition de poursuite auprès de l’office des poursuites de son domicile ou siège – aujourd’hui le plus souvent en ligne via le portail des poursuites de la Confédération. L’office lui notifie un commandement de payer. Si elle forme opposition, tu as besoin d’une décision de justice pour continuer : la mainlevée si tu as une reconnaissance de dette signée – par exemple une offre ou une confirmation de commande signée –, sinon une action ordinaire.

Ne prends pas trop ton temps : les créances se prescrivent en règle générale par 10 ans, certaines – par exemple pour des travaux d’artisans ou la vente au détail de marchandises – déjà par 5 ans.

Comment faire dans Easly

Dans Easly, chaque document se crée d’un clic à partir du précédent. Client, positions et références sont repris – tu ne tapes rien deux fois :

• Un seul numéro de commande : offre, confirmation de commande, bulletin de livraison et facture portent le même numéro. Les factures partielles montrent pour chaque position ce qui est commandé, facturé et encore ouvert.
• Mentions obligatoires automatiques : indications de l’entreprise, numéro de TVA, taux et montants par taux figurent sur chaque facture, ainsi que la partie paiement QR. Si tu n’es pas assujetti à la TVA, la mention avec renvoi à l’art. 10 al. 2 let. a LTVA y figure à la place – ou ton propre texte.
• Relances en deux étapes : Easly propose par défaut un rappel de paiement après 14 jours et une sommation après 30 jours. Tu fixes toi-même les délais et les frais de chaque étape.
• Automatique ou avec validation : par client, tu décides si Easly envoie lui-même les relances ou seulement après ta validation – pour le client régulier que tu préfères appeler.
• La sommation est un document distinct avec son propre numéro et son propre PDF. Les frais de sommation n’entrent pas dans le décompte TVA.
• Aperçu sur le tableau de bord : les factures échues et les sommations dues y apparaissent jusqu’à ce qu’elles soient réglées.

tonentreprise.easly.ch

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Questions fréquentes

État des informations : voir ci-dessus. Bases : Code des obligations (notamment art. 3–5, 102–104, 127–128 CO), Loi sur la TVA (art. 26 LTVA), Ordonnance sur la TVA (art. 57 OTVA), Loi sur la poursuite pour dettes et la faillite (LP). Cet article ne remplace pas un conseil juridique.