L’essenziale in breve
- Dai a ogni offerta una durata di validità. Altrimenti sei vincolato alla tua proposta più a lungo di quanto vorresti.
- Se sei assoggettato all’IVA, la fattura richiede determinate indicazioni obbligatorie, affinché la tua clientela possa dedurre l’imposta precedente.
- Senza un termine di pagamento pattuito la cliente cade in mora solo con un sollecito. Da quel momento deve il 5 % di interessi di mora.
- Spese di sollecito puoi pretenderle solo se sono state pattuite prima, ad esempio nelle tue CG.
1. L’offerta
Un’offerta è giuridicamente una proposta: se la cliente la accetta, il contratto è concluso. Perciò vale la pena formularla con cura. Una buona offerta contiene:
- la tua ditta e la cliente con indirizzo, data e un numero dell’offerta,
- una descrizione chiara della prestazione o dei prodotti con quantità, unità e prezzo,
- l’importo totale – in caso di assoggettamento all’IVA con l’IVA esposta,
- una durata di validità, ad esempio «valida fino al 30 novembre»,
- le condizioni di pagamento, ad esempio «pagabile entro 30 giorni», e il rimando alle tue CG.
Perché la durata di validità è così importante: senza termine, secondo il Codice delle obbligazioni resti vincolato alla tua proposta finché, in circostanze normali, puoi aspettarti una risposta. Con un termine è chiaro fino a quando vale il tuo prezzo – importante se i tuoi prezzi d’acquisto oscillano.
2. Conferma d’ordine e bollettino di consegna
Per ordini più grandi confermi l’ordinazione con una conferma d’ordine. Essa stabilisce che cosa esattamente è pattuito a quale prezzo – soprattutto se qualcosa è cambiato rispetto all’offerta. Se consegni merce, ci vuole un bollettino di consegna: mostra articoli e quantità, ma non i prezzi.
3. La fattura e le sue indicazioni obbligatorie
Se sei assoggettato all’IVA, la legge sull’IVA richiede sulla fattura le seguenti indicazioni:
- nome e luogo della tua ditta, quali appaiono nelle relazioni d’affari, e il tuo numero IVA (CHE-123.456.789 IVA),
- nome e luogo della cliente o del cliente,
- data o periodo della prestazione,
- genere, oggetto e entità della prestazione,
- la controprestazione,
- l’aliquota IVA e l’importo dell’IVA (se i prezzi sono IVA inclusa, basta l’aliquota).
Per importi fino a CHF 400 (ad esempio scontrini di cassa) le indicazioni sulla cliente possono mancare. Se non sei assoggettato all’IVA (art. 10 cpv. 2 lett. a LIVA), non devi esporre IVA – altrimenti la devi comunque all’amministrazione fiscale (art. 27 cpv. 2 LIVA). Scrivi invece sulla fattura un’annotazione, ad esempio «Non assoggettato all’IVA (art. 10 cpv. 2 lett. a LIVA)».
Su ogni fattura vanno inoltre: numero e data della fattura, il termine di pagamento e la sezione di pagamento con codice QR. Cosa figura nella sezione di pagamento lo spieghiamo nell’articolo Creare la QR-fattura.
Esempio: falegnameria con acconto
Marco ha presentato un’offerta per un armadio a muro di CHF 12'000. Al conferimento dell’incarico fattura il 40 % come fattura parziale, dopo il montaggio il resto. Sulla fattura finale figurano tutte le posizioni, l’acconto già fatturato viene dedotto. Così lui e la sua cliente vedono in ogni momento che cosa è ordinato, che cosa è fatturato e che cosa è ancora aperto.
4. Termine di pagamento e mora
Sono usuali termini di pagamento da 10 a 30 giorni. Importante da sapere: se sulla fattura c’è solo «pagabile entro 30 giorni», secondo l’opinione prevalente la cliente non cade automaticamente in mora. Occorre o un termine di pagamento pattuito per contratto – ad esempio nell’offerta firmata o nelle tue CG – oppure un sollecito.
Se la cliente è in mora, deve il 5 % di interessi di mora all’anno (art. 104 CO), salvo che abbiate pattuito altro. Per piccoli importi pesa poco – per fatture grandi e lunghi ritardi sì.
5. Promemoria di pagamento e sollecito
La legge non prescrive un numero determinato di solleciti. Si è dimostrata efficace una procedura cortese in due livelli:
- Promemoria di pagamento circa due settimane dopo la scadenza: cortese, senza spese. Spesso la fattura è stata semplicemente trascurata.
- Sollecito circa un mese dopo la scadenza: con un nuovo breve termine (ad esempio 10 giorni) e – se pattuito – spese di sollecito.
Spese di sollecito sono ammesse solo se sono state pattuite prima, ad esempio nelle tue CG o nell’offerta. Senza accordo puoi pretendere solo gli interessi di mora e il danno dimostrabile.
6. Quando non resta altro: l’esecuzione
Se la cliente non paga nemmeno dopo il sollecito, puoi presentare una domanda di esecuzione all’ufficio di esecuzione del suo domicilio o della sua sede – oggi per lo più online tramite lo sportello delle esecuzioni della Confederazione. L’ufficio le notifica un precetto esecutivo. Se fa opposizione, per proseguire ti serve una decisione del tribunale: il rigetto dell’opposizione, se hai un riconoscimento di debito firmato – ad esempio un’offerta o conferma d’ordine sottoscritta –, altrimenti un’azione ordinaria.
Non prenderti troppo tempo: i crediti si prescrivono di regola dopo 10 anni, alcuni – ad esempio da lavoro artigianale o dalla vendita al minuto di merci – già dopo 5 anni.
Come funziona in Easly
In Easly ogni documento nasce con un clic dal precedente. Cliente, posizioni e riferimenti vengono ripresi – non digiti nulla due volte:
- Un numero d’ordine per tutto: offerta, conferma d’ordine, bollettino di consegna e fattura viaggiano con lo stesso numero. Le fatture parziali mostrano per ogni posizione che cosa è ordinato, fatturato e ancora aperto.
- Indicazioni obbligatorie automatiche: dati della ditta, numero IVA, aliquote e importi per aliquota figurano su ogni fattura, inoltre la sezione di pagamento QR. Se non sei assoggettato all’IVA, vi figura invece l’annotazione con rimando all’art. 10 cpv. 2 lett. a LIVA – oppure il tuo testo.
- Gestione dei solleciti in due livelli: Easly propone per impostazione predefinita dopo 14 giorni un promemoria di pagamento e dopo 30 giorni un sollecito. Termini e spese per livello li stabilisci tu.
- Automatico o con autorizzazione: per ogni cliente decidi se Easly invia da sé i promemoria o solo dopo la tua autorizzazione – per il cliente abituale a cui preferisci telefonare.
- Il sollecito è un documento a sé con numero e PDF propri. Le spese di sollecito non confluiscono nel rendiconto IVA.
- Panoramica sulla dashboard: fatture scadute e solleciti in scadenza vi compaiono finché non sono evasi.
Domande frequenti
Per quanto tempo è valida un’offerta?
Per tutto il tempo che indichi nell’offerta. Se manca un termine, sei vincolato finché, in circostanze normali, devi aspettarti una risposta. Scrivi quindi sempre una durata di validità nell’offerta.
Posso pretendere spese di sollecito?
Solo se sono state pattuite prima, ad esempio nelle tue CG o nell’offerta firmata. Senza accordo dalla mora puoi pretendere il 5 % di interessi di mora.
Quanti solleciti devo inviare prima di poter avviare un’esecuzione?
Giuridicamente non è prescritto un numero determinato. È usuale e cortese un promemoria di pagamento e poi un sollecito con breve termine. Dopo puoi avviare l’esecuzione.
Sulla mia fattura deve figurare un numero IVA?
Solo se sei assoggettato all’IVA. Allora numero IVA, aliquota e importo dell’imposta vanno sulla fattura. Se non sei assoggettato all’IVA (art. 10 cpv. 2 lett. a LIVA), non devi esporre IVA; un’annotazione come «Non assoggettato all’IVA (art. 10 cpv. 2 lett. a LIVA)» lo rende chiaro alla tua clientela.
Stato delle indicazioni: vedi sopra. Fonti: Codice delle obbligazioni (tra l’altro art. 3–5, 102–104, 127–128 CO), Legge sull’IVA (art. 26 LIVA), Ordinanza sull’IVA (art. 57 OIVA), Legge federale sulla esecuzione e sul fallimento (LEF). Questo articolo non sostituisce una consulenza legale.