L’essenziale in breve
- La QR-fattura ha sostituito completamente le polizze di versamento il 30 settembre 2022.
- Per una QR-fattura basta il tuo normale conto aziendale con IBAN. Un QR-IBAN ti serve solo se vuoi lavorare con il riferimento QR.
- Da novembre 2025 nel codice QR sono ammessi solo indirizzi strutturati – via, numero civico, NPA e località in campi separati. Il periodo transitorio delle banche è scaduto a fine settembre 2026.
- Un buon software crea automaticamente la sezione di pagamento e la verifica prima che la fattura venga spedita.
Che cos’è la QR-fattura?
La QR-fattura è la sezione di pagamento sul bordo inferiore della tua fattura. È composta da due parti: a sinistra la ricevuta (62 × 105 mm), a destra la sezione di pagamento (148 × 105 mm) con lo Swiss QR Code. Insieme sono larghe esattamente come un foglio A4.
Lo Swiss QR Code contiene tutti i dati di pagamento in forma leggibile da macchina. La tua cliente lo scansiona con l’app bancaria, verifica i dati e conferma – errori di battitura in IBAN, importo o riferimento sono così praticamente esclusi. Chi paga allo sportello postale o con un ordine di pagamento trova accanto gli stessi dati in chiaro.
Cosa c’è nella sezione di pagamento
| Campo | Contenuto | Obbligatorio? |
|---|---|---|
| Conto / Pagabile a | Il tuo IBAN o QR-IBAN, il tuo nome e il tuo indirizzo | Sì |
| Riferimento | Riferimento QR o Creditor Reference (SCOR) – oppure nessuno | A seconda del conto |
| Informazioni supplementari | Comunicazione, ad esempio il numero della fattura | No |
| Valuta | CHF o EUR | Sì |
| Importo | Importo della fattura; può essere vuoto, ad esempio per donazioni | No |
| Pagabile da | Nome e indirizzo del tuo cliente | No |
Se mancano l’importo o l’indirizzo della persona che paga, il software stampa in quel punto un campo vuoto delimitato da angoli, da compilare a mano.
IBAN o QR-IBAN?
È la domanda più frequente delle ditte individuali. La risposta breve: il tuo normale IBAN basta. Con esso crei QR-fatture senza riferimento (solo con comunicazione) o con una Creditor Reference.
Il QR-IBAN è un numero di conto supplementare che la tua banca ti dà su richiesta per lo stesso conto. Lo riconosci dall’identificativo della banca: le posizioni da 5 a 9 sono comprese tra 30000 e 31999. Con un QR-IBAN devi usare un riferimento QR. In cambio la tua banca assegna automaticamente ogni pagamento alla fattura giusta tramite il riferimento – conviene non appena entrano molti pagamenti.
Le tre varianti in sintesi
| Conto | Riferimento | Adatta per |
|---|---|---|
| IBAN | Nessuno, solo comunicazione | Poche fatture, assegnazione a mano tramite numero di fattura |
| IBAN | Creditor Reference (SCOR, inizia con «RF», standardizzata a livello internazionale secondo ISO 11649) | Riferimento univoco senza numero di conto supplementare |
| QR-IBAN | Riferimento QR (27 cifre con cifra di controllo) | Molti pagamenti, riconciliazione automatica da parte della banca |
Importante: QR-IBAN e riferimento QR vanno sempre insieme. Un QR-IBAN con Creditor Reference – o un normale IBAN con riferimento QR – non è valido e il pagamento viene respinto.
Esempio: studio grafico con dieci fatture al mese
Sandra gestisce uno studio grafico come ditta individuale. Invia circa dieci fatture al mese. Usa il suo normale IBAN e scrive il numero della fattura nella comunicazione. Nell’e-banking vede a ogni incasso il numero e contrassegna la fattura come pagata. Un QR-IBAN le servirebbe solo con nettamente più pagamenti.
Novità da novembre 2025: indirizzi strutturati
Da novembre 2025 (Implementation Guidelines versione 2.3 di SIX, in tedesco) nel codice QR sono ammessi solo indirizzi strutturati: nome, via, numero civico, numero postale d’avviamento, località e Paese stanno ciascuno in un campo proprio. L’indirizzo «combinato» con due righe d’indirizzo libere, ammesso in precedenza, non è più previsto. Molte banche hanno elaborato tali fatture ancora fino a fine settembre 2026; da allora possono essere respinte dalla banca o allo sportello postale. La prossima versione delle direttive (2.4, da novembre 2026) non comporta modifiche tecniche per le fatture in franchi.
Ciò riguarda il tuo indirizzo come beneficiario del pagamento e – se lo indichi – l’indirizzo del tuo cliente. Verifica quindi che gli indirizzi dei tuoi clienti siano registrati correttamente: via e numero civico, numero postale d’avviamento e località vanno nei campi previsti, non insieme in una riga.
Carta o PDF?
Entrambi sono ammessi. Su carta la sezione di pagamento di regola viene staccata con una perforazione. Se invii la fattura come PDF per e-mail, una linea di separazione con simbolo delle forbici contrassegna la sezione di pagamento – per tutti coloro che stampano la fattura. La maggior parte dei tuoi clienti scansiona però il codice QR direttamente sullo schermo con l’app bancaria.
Errori frequenti
- Combinazione errata di conto e riferimento: QR-IBAN senza riferimento QR o IBAN con riferimento QR.
- Indirizzo non strutturato: via e località in una riga – da novembre 2025 non più ammesso, da ottobre 2026 nemmeno più tollerato.
- Codice QR rimpicciolito o schiacciato: il codice deve misurare 46 × 46 mm, con croce svizzera al centro.
- Sezione di pagamento fai da te: i modelli dei programmi di videoscrittura generano spesso codici errati. Usa un software conforme agli Swiss Payment Standards.
Come funziona in Easly
In Easly crei la fattura e la sezione di pagamento QR nasce automaticamente nel PDF. Non devi occuparti di nulla di tutto ciò:
- Registrare il conto una sola volta: nell’assistente di configurazione inserisci il tuo IBAN. Easly riconosce da sé se è un QR-IBAN e usa allora automaticamente il riferimento QR. Con un normale IBAN scegli: con Creditor Reference o solo con comunicazione.
- Indirizzi strutturati: gli indirizzi dei clienti li registri in campi separati; la ricerca di indirizzi compila via, NPA e località. Nel codice QR finiscono sempre in forma strutturata.
- Verifica prima dell’invio: Easly verifica ogni sezione di pagamento prima che nasca il PDF. Se qualcosa non va – ad esempio un indirizzo troppo lungo –, vedi un avviso invece di una fattura errata.
- Direttamente per e-mail: la fattura parte dalla tua casella di posta verso la cliente. Una volta pagata, registri il pagamento – oppure carichi l’estratto conto (camt.053) ed Easly assegna da sé il pagamento in base a riferimento o numero di fattura. Su richiesta invii una conferma di pagamento.
Domande frequenti
Mi serve un QR-IBAN per la QR-fattura?
No. Con il tuo normale IBAN puoi creare QR-fatture senza riferimento o con Creditor Reference. Un QR-IBAN ti serve solo se vuoi lavorare con il riferimento QR e far riconciliare automaticamente i pagamenti dalla banca.
Posso emettere una QR-fattura in euro?
Sì, la QR-fattura ammette franchi ed euro. Easly crea QR-fatture in franchi.
Cosa succede con le fatture con indirizzo combinato?
Da novembre 2025 nel codice QR sono ammessi solo indirizzi strutturati e il periodo transitorio delle banche è scaduto a fine settembre 2026. Le fatture con indirizzo combinato possono quindi essere respinte. Crea di nuovo tali fatture con un software aggiornato.
L’importo deve figurare nella sezione di pagamento?
No. L’importo è facoltativo. Se manca, il software stampa un campo vuoto in cui la persona che paga inserisce da sé l’importo – pratico ad esempio per donazioni. Per le fatture normali dovresti sempre indicare l’importo.
Stato delle indicazioni: vedi sopra. Fanno stato gli Swiss Payment Standards e le Implementation Guidelines per la QR-fattura di SIX (in tedesco). Questo articolo non sostituisce una consulenza della tua banca o del tuo fiduciario.