L’essenziale in breve
- Metti per iscritto nel contratto: prestazione, prezzo, intervallo, termine di pagamento, durata e termine di disdetta – e come vengono comunicate le modifiche di prezzo.
- Se sei assoggettato all’IVA, sulla fattura deve figurare il periodo della prestazione (art. 26 cpv. 2 lett. c LIVA).
- Se è stato convenuto un termine di pagamento fisso, la cliente è in mora senza sollecito (art. 102 cpv. 2 CO).
- Scrivere a mano le fatture ricorrenti è soggetto a errori. Un software che fattura da solo alla data di scadenza fa risparmiare tempo e assicura gli incassi.
Cosa deve contenere un contratto di abbonamento?
Che si tratti di contratto di manutenzione, licenza o hosting: più il contratto è chiaro, meno discussioni ci saranno in seguito. Dovresti mettere per iscritto:
- La prestazione: che cosa è esattamente incluso, ad esempio «due aggiornamenti all’anno e assistenza per e-mail», e che cosa viene fatturato a parte.
- Prezzo e intervallo: mensile, trimestrale o annuale – e se il pagamento avviene anticipatamente o posticipatamente.
- Il termine di pagamento: ad esempio «pagabile ogni anno entro il 31 gennaio per l’anno in corso».
- Durata, rinnovo e termine di disdetta: ad esempio «si rinnova ogni volta di un anno se non viene disdetto tre mesi prima della scadenza».
- Adeguamenti di prezzo: se e come puoi modificare il prezzo, con quale preavviso e con quale diritto di disdetta per la cliente.
Se usi condizioni generali nei confronti di privati, fai attenzione a clausole equilibrate: le disposizioni che svantaggiano considerevolmente i consumatori sono sleali (art. 8 LCSl).
Attenzione ai puri servizi
Se il tuo abbonamento consiste soprattutto in un servizio – ad esempio assistenza, consulenza o manutenzione a tempo – può applicarsi il diritto del mandato. In tal caso, secondo l’art. 404 CO, ciascuna parte può porre fine al contratto in qualsiasi momento, anche se è stata convenuta una durata minima; solo in caso di disdetta «in momento inopportuno» è dovuto il risarcimento del danno. Se prevedi vincoli lunghi, ad esempio a causa di investimenti per il cliente, fai verificare il contratto.
Comunicare correttamente gli adeguamenti di prezzo
Durante una durata fissa vale in linea di principio il prezzo convenuto. Un aumento è possibile solo se il contratto lo prevede. Si è rivelata valida una clausola come questa: «Le modifiche di prezzo vengono comunicate per iscritto con almeno due mesi di anticipo. La cliente può disdire il contratto per la data della modifica.» Così resti flessibile e la tua clientela si sente trattata in modo equo.
Esempio: assistenza IT con 25 contratti di manutenzione
Reto, come ditta individuale, cura l’informatica di 25 piccoli uffici. Ogni cliente ha un contratto annuale per manutenzione e monitoraggio dei backup, inoltre fattura mensilmente le licenze. Prima ogni gennaio scriveva 25 fatture e dimenticava regolarmente qualche licenza. Oggi tutti gli abbonamenti vengono fatturati automaticamente: alla data di scadenza ogni cliente riceve un’unica fattura con tutte le voci dovute. Quando il suo fornitore di licenze ha aumentato i prezzi del 4 %, lo ha comunicato e ha adeguato tutti i prodotti interessati in un unico passaggio.
IVA e abbonamenti
Per le aziende assoggettate all’IVA, le fatture ricorrenti devono contenere le stesse indicazioni obbligatorie di qualsiasi fattura (art. 26 cpv. 2 LIVA). Particolarmente importante è il periodo della prestazione, ad esempio «manutenzione 1.1.–31.12.2027». Mostra per che cosa paga la cliente e diventa decisivo quando le aliquote IVA cambiano: in tal caso la nuova aliquota si applica alle prestazioni fornite a partire dall’entrata in vigore (art. 115 LIVA). Un abbonamento annuale che si estende oltre la data della modifica viene conteggiato, secondo la prassi dell’AFC, proporzionalmente con la vecchia e con la nuova aliquota.
Se conteggi l’IVA secondo le controprestazioni convenute – è il caso normale –, conta in linea di principio la data della fattura. Una fattura annuale emessa in dicembre per l’anno successivo rientra quindi nel periodo di rendiconto in cui l’hai emessa.
Quando un abbonamento non viene pagato
Se nel contratto è convenuto un termine di pagamento fisso, alla sua scadenza la cliente è in mora senza sollecito (art. 102 cpv. 2 CO) e deve un interesse di mora del 5 % (art. 104 CO). Ciononostante vale la pena di inviare un cortese promemoria di pagamento: spesso la fattura è semplicemente sfuggita.
Se è stato convenuto il pagamento anticipato, puoi trattenere la tua prestazione finché non è stato pagato (art. 82 CO) – ad esempio sospendere l’assistenza. Annuncialo chiaramente prima e scrivilo nel contratto. I crediti derivanti da prestazioni periodiche si prescrivono in cinque anni (art. 128 n. 1 CO); la prescrizione decorre separatamente per ogni rata.
Disdetta e pausa
Se una cliente disdice, conferma la disdetta per iscritto indicando la data di fine. Importante: dopo non deve più essere emessa alcuna fattura ricorrente. A volte anche una pausa è sensata, ad esempio per un’azienda stagionale. In tal caso non dovresti cancellare l’abbonamento, ma sospenderlo: così voci e storico restano conservati e l’abbonamento può essere riattivato in seguito.
Come funziona in Easly
In Easly crei un abbonamento una sola volta e da quel momento Easly lo fattura da sé:
- Settimanale, mensile o annuale: scegli cliente, prodotti, quantità e intervallo. Alla data di scadenza Easly crea la fattura e la successiva scadenza avanza automaticamente.
- Una fattura per cliente: se nello stesso giorno sono dovuti più abbonamenti di un cliente, Easly li riunisce in un’unica fattura. Sulla fattura è indicato da quali abbonamenti proviene – dai quindi ai tuoi abbonamenti nomi significativi come «Manutenzione server, annuale».
- Invio automatico o verifica preliminare: per ogni cliente stabilisci se le fatture ricorrenti partono subito per e-mail. Altrimenti la fattura resta pronta e puoi controllarla e completarla prima dell’invio, ad esempio con il periodo della prestazione.
- Sospendere invece di cancellare: un abbonamento inattivo non viene fatturato, ma resta conservato con tutte le voci.
- Adeguamento dei prezzi in un unico passaggio: Easly mostra tutti i prodotti contenuti negli abbonamenti attivi. Li selezioni e li adegui di una percentuale. Poiché gli abbonamenti leggono sempre il prezzo dal catalogo prodotti, il nuovo prezzo vale dalla prossima fattura ricorrente.
- Gestione dei solleciti inclusa: le fatture ricorrenti confluiscono nella normale gestione dei solleciti con promemoria di pagamento e sollecito.
Domande frequenti
Il periodo della prestazione deve figurare sulla fattura ricorrente?
Se sei assoggettato all’IVA, sì: la fattura deve indicare la data o il periodo della prestazione (art. 26 cpv. 2 lett. c LIVA). È sensato anche altrimenti, perché la tua clientela sappia per che cosa paga.
Posso aumentare il prezzo di un abbonamento in corso?
Solo se il contratto prevede adeguamenti di prezzo. È consueto un annuncio scritto con alcune settimane di preavviso e un diritto di disdetta per la cliente per la data della modifica.
Una cliente può disdire anticipatamente un contratto di manutenzione?
Dipende dal contratto. Se si applica il diritto del mandato, ciascuna parte può disdire in qualsiasi momento secondo l’art. 404 CO; in caso di disdetta in momento inopportuno è dovuto il risarcimento del danno. Per i contratti di licenza o di hosting valgono di regola la durata e il termine di disdetta convenuti.
Easly fattura più abbonamenti di un cliente su un’unica fattura?
Sì. Se nello stesso giorno sono dovuti più abbonamenti di un cliente, Easly crea una fattura comune con tutte le voci.
Stato delle indicazioni: vedi sopra. Fonti: Codice delle obbligazioni (art. 82, 102, 104, 128 e 404 CO), Legge federale contro la concorrenza sleale (art. 8 LCSl), Legge sull’IVA (art. 26 e 115 LIVA). Questo articolo non sostituisce una consulenza legale.