L’essentiel en bref
- Fixe dans le contrat : prestation, prix, intervalle, échéance de paiement, durée et délai de résiliation – et la manière dont les changements de prix sont annoncés.
- Si tu es assujetti à la TVA, la période de la prestation doit figurer sur la facture (art. 26 al. 2 let. c LTVA).
- Si une échéance de paiement fixe est convenue, la cliente est en demeure sans sommation (art. 102 al. 2 CO).
- Établir les factures d’abonnement à la main est source d’erreurs. Un logiciel qui facture lui-même à la date d’échéance fait gagner du temps et sécurise les recettes.
Que doit contenir un contrat d’abonnement ?
Qu’il s’agisse d’un contrat de maintenance, d’une licence ou d’un hébergement, plus le contrat est clair, moins il y aura de discussions plus tard. Tu devrais consigner par écrit :
- La prestation : ce qui est exactement inclus, par exemple « deux mises à jour par an et support par e-mail », et ce qui est facturé séparément.
- Le prix et l’intervalle : mensuel, trimestriel ou annuel – et si le paiement se fait d’avance ou après coup.
- L’échéance de paiement : par exemple « payable jusqu’au 31 janvier pour l’année en cours ».
- Durée, reconduction et délai de résiliation : par exemple « renouvelé tacitement d’année en année, sauf résiliation trois mois avant l’échéance ».
- Adaptations de prix : si et comment tu peux modifier le prix, avec quel préavis et avec quel droit de résiliation pour la cliente.
Si tu utilises des CG à l’égard de particuliers, veille à des clauses équilibrées : les clauses qui désavantagent notablement les consommateurs sont déloyales (art. 8 LCD).
Attention pour les pures prestations de services
Si ton abonnement consiste surtout en une prestation de services – par exemple suivi, conseil ou maintenance au temps passé –, le droit du mandat peut s’appliquer. Chaque partie peut alors mettre fin au contrat en tout temps selon l’art. 404 CO, même si une durée minimale est convenue ; des dommages-intérêts ne sont dus que pour une résiliation « en temps inopportun ». Si tu prévois des engagements longs, par exemple en raison d’investissements pour le client, fais vérifier le contrat.
Annoncer correctement les adaptations de prix
Pendant une durée fixe, le prix convenu s’applique en principe. Une hausse n’est possible que si le contrat la prévoit. Une clause comme celle-ci a fait ses preuves : « Les changements de prix sont annoncés par écrit au moins deux mois à l’avance. La cliente peut résilier le contrat pour la date du changement. » Ainsi tu restes flexible, et ta clientèle se sent traitée équitablement.
Exemple : suivi informatique avec 25 contrats de maintenance
Reto gère, en entreprise individuelle, l’informatique de 25 petits bureaux. Chaque client a un contrat annuel pour la maintenance et la surveillance des sauvegardes, et il facture en plus des licences chaque mois. Auparavant, il rédigeait 25 factures chaque janvier et oubliait régulièrement certaines licences. Aujourd’hui, tous les abonnements sont facturés automatiquement : à la date d’échéance, chaque client reçoit une seule facture avec toutes les positions dues. Lorsque son fournisseur de licences a augmenté ses prix de 4 %, il l’a annoncé et a adapté tous les produits concernés en une seule étape.
La TVA pour les abonnements
Pour les entreprises assujetties à la TVA, les factures d’abonnement doivent comporter les mêmes mentions obligatoires que n’importe quelle facture (art. 26 al. 2 LTVA). La période de la prestation est particulièrement importante, par exemple « maintenance du 1.1 au 31.12.2027 ». Elle montre ce que paie la cliente, et elle devient déterminante lorsque les taux de TVA changent : le nouveau taux s’applique alors aux prestations fournies dès l’entrée en vigueur (art. 115 LTVA). Selon la pratique de l’AFC, un abonnement annuel qui court au-delà de la date de changement est alors décompté proportionnellement à l’ancien et au nouveau taux.
Si tu décomptes la TVA selon les contre-prestations convenues – c’est le cas normal –, c’est en principe la date de la facture qui compte. Une facture annuelle établie en décembre pour l’année suivante relève donc de la période de décompte durant laquelle tu l’as émise.
Quand un abonnement n’est pas payé
Si le contrat fixe une échéance de paiement, la cliente est en demeure à son expiration sans sommation (art. 102 al. 2 CO) et doit un intérêt moratoire de 5 % (art. 104 CO). Un aimable rappel de paiement reste néanmoins utile – souvent, la facture s’est simplement perdue.
Si un paiement d’avance est convenu, tu peux retenir ta prestation jusqu’au paiement (art. 82 CO) – par exemple suspendre le support. Annonce-le clairement au préalable et inscris-le dans le contrat. Les créances découlant de prestations périodiques se prescrivent par cinq ans (art. 128 ch. 1 CO) ; chaque échéance court alors séparément.
Résiliation et pause
Lorsqu’une cliente résilie, confirme la résiliation par écrit en indiquant la date de fin. Important : plus aucune facture d’abonnement ne doit ensuite être émise. Une pause peut aussi être judicieuse, par exemple pour une entreprise saisonnière. Dans ce cas, ne supprime pas l’abonnement, mets-le en pause – les positions et l’historique sont conservés, et tu pourras le réactiver plus tard.
Comment faire dans Easly
Dans Easly, tu crées un abonnement une seule fois, et Easly le facture ensuite tout seul :
- Chaque semaine, chaque mois ou chaque année : tu choisis le client, les produits, la quantité et l’intervalle. À la date d’échéance, Easly crée la facture, et la prochaine échéance avance automatiquement.
- Une facture par client : si plusieurs abonnements d’un client sont dus le même jour, Easly les regroupe sur une seule facture. La facture indique de quels abonnements elle provient – donne donc à tes abonnements des noms parlants comme « Maintenance serveur, annuelle ».
- Envoyer automatiquement ou vérifier d’abord : pour chaque client, tu définis si les factures d’abonnement partent directement par e-mail. Sinon, la facture est prête, et tu peux la vérifier et la compléter avant l’envoi, par exemple avec la période de prestation.
- Mettre en pause plutôt que supprimer : un abonnement inactif n’est pas facturé, mais reste conservé avec toutes ses positions.
- Adaptation de prix en une étape : Easly affiche tous les produits contenus dans des abonnements actifs. Tu les sélectionnes et les adaptes d’un pourcentage. Comme les abonnements lisent toujours le prix dans le catalogue de produits, le nouveau prix s’applique dès la prochaine facture d’abonnement.
- Relances incluses : les factures d’abonnement suivent le processus de relance habituel, avec rappel de paiement et sommation.
Questions fréquentes
La période de prestation doit-elle figurer sur la facture d’abonnement ?
Si tu es assujetti à la TVA, oui : la facture doit indiquer la date ou la période de la prestation (art. 26 al. 2 let. c LTVA). C’est aussi utile dans les autres cas, pour que tes clients sachent ce qu’ils paient.
Puis-je augmenter le prix d’un abonnement en cours ?
Seulement si le contrat prévoit des adaptations de prix. Il est d’usage de les annoncer par écrit avec quelques semaines de préavis et d’accorder à la cliente un droit de résiliation pour la date du changement.
Une cliente peut-elle résilier un contrat de maintenance avant terme ?
Cela dépend du contrat. Si le droit du mandat s’applique, chaque partie peut résilier en tout temps selon l’art. 404 CO ; pour une résiliation en temps inopportun, des dommages-intérêts sont dus. Pour les contrats de licence ou d’hébergement, la durée et le délai de résiliation convenus s’appliquent en règle générale.
Easly facture-t-il plusieurs abonnements d’un client sur une seule facture ?
Oui. Si plusieurs abonnements d’un client sont dus le même jour, Easly crée une facture commune avec toutes les positions.
État des informations : voir ci-dessus. Bases : Code des obligations (art. 82, 102, 104, 128 et 404 CO), Loi fédérale contre la concurrence déloyale (art. 8 LCD), Loi sur la TVA (art. 26 et 115 LTVA). Cet article ne remplace pas un conseil juridique.