L’essenziale in breve
- Una fattura come PDF per e-mail è valida in Svizzera – anche per l’IVA. Una firma elettronica non è più prescritta dal 2018.
- Invia dalla tua casella propria con il tuo dominio – non da un indirizzo «noreply». Così le richieste di chiarimento arrivano a te.
- Annota quando e a chi è stata inviata quale fattura. In caso di controversia devi provare che è stata recapitata.
- Conserva ogni fattura inviata per 10 anni, senza modifiche (art. 958f CO).
Una fattura per e-mail è valida?
Sì. Il Codice delle obbligazioni non prescrive alcuna forma particolare per una fattura – un PDF in allegato è valido quanto una lettera. Anche per l’IVA la fattura elettronica è equiparata a quella cartacea: la precedente ordinanza del DFF concernente dati ed informazioni elettronici (OelDI), che per le fatture elettroniche richiedeva una firma, è stata abrogata il 1° gennaio 2018; da allora vale senza restrizioni la libertà dei mezzi di prova (art. 81 cpv. 3 LIVA). Conta che la fattura contenga le indicazioni obbligatorie (art. 26 LIVA) e che tu la conservi senza modifiche.
Per la deduzione dell’imposta precedente dei tuoi clienti vale la libertà dei mezzi di prova (art. 81 cpv. 3 LIVA): la fattura può essere avvalorata con altri documenti come offerta, bollettino di consegna e pagamento. Una fattura PDF ben costruita, proveniente da un software e non modificata in seguito, è per questo la base migliore.
Cosa va nell’e-mail
- Oggetto con numero di fattura e nome della tua ditta, ad esempio «Fattura 2026-041 – Muster Elektro».
- Breve testo con saluto personale, importo e scadenza – i dettagli sono nel PDF.
- La fattura in PDF con sezione di pagamento QR. Molti pagano direttamente sullo schermo, scansionando il codice QR con l’app bancaria. Com’è strutturata la sezione di pagamento lo trovi nell’articolo Creare la QR-fattura.
- Nessun file Word o Excel – si possono modificare e fanno un’impressione poco professionale.
Mittente proprio e recapitabilità
Le fatture da un indirizzo gratuito o da «noreply@…» finiscono più spesso nello spam e appaiono meno affidabili. Meglio una casella con il tuo dominio, ad esempio contabilita@latuaditta.ch. Affinché altri server di posta riconoscano le tue e-mail come autentiche, per il tuo dominio devono essere corretti tre record:
- SPF stabilisce quali server possono inviare a nome del tuo dominio.
- DKIM firma ogni e-mail, affinché durante il percorso nulla possa essere modificato.
- DMARC dice ai destinatari che cosa deve accadere alle e-mail che non superano SPF o DKIM.
Con Microsoft 365 e la maggior parte dei provider svizzeri lo configuri con pochi record DNS; il tuo fornitore o il tuo servizio informatico ti aiuta.
Esempio: la fattura che non sarebbe mai arrivata
Un cliente di Marco, installatore elettricista, si fa vivo dopo il secondo sollecito: non avrebbe mai ricevuto la fattura. Marco controlla la cronologia delle e-mail e vede data, ora, indirizzo del destinatario e lo stato «inviata». Reinvia la fattura e allega le indicazioni. Il cliente la trova nella cartella dello spam e paga lo stesso giorno. Marco poi configura DKIM per il suo dominio.
Recapito e prova
Chi fa valere una fattura deve, in caso di controversia, provare che è arrivata (art. 8 CC). Una conferma di lettura aiuta poco, perché molti destinatari la rifiutano. Più importante è una cronologia senza lacune: quando hai inviato quale fattura a quale indirizzo – idealmente insieme al messaggio originale. Le risposte del server di posta come «non recapitabile» dovresti notarle subito, non solo al sollecito.
Protezione dei dati nell’invio
Le fatture contengono dati personali, a volte anche delicati – ad esempio per prestazioni terapeutiche o di consulenza. Fai attenzione che la fattura vada all’indirizzo giusto, in particolare con clienti con più persone di contatto. Una fattura indirizzata male è una violazione della sicurezza dei dati; in caso di rischio elevato per la persona interessata devi notificarla all’IFPDT tramite il portale di notifica DataBreach (art. 24 LPD). Di più nell’articolo Protezione dei dati nella piccola azienda.
E eBill?
eBill è il portale di fatturazione delle banche svizzere: la fattura compare direttamente nell’e-banking della cliente. Per gli emittenti di fatture serve a tal fine un accesso proprio tramite la banca o un fornitore di servizi. Per la maggior parte delle ditte individuali e delle piccole PMI basta la fattura PDF con codice QR – si può scansionare in ogni app bancaria. Easly non offre eBill.
Come funziona in Easly
In Easly invii offerte, fatture e solleciti con un clic – dalla tua casella e con cronologia completa:
- La tua casella, il tuo mittente: Easly invia tramite Microsoft 365 o tramite qualsiasi casella con SMTP, ad esempio presso Infomaniak, Hostpoint o Gmail. Le risposte della tua clientela arrivano direttamente a te.
- Modelli con segnaposto: per ogni tipo di documento – offerta, conferma d’ordine, bollettino di consegna, fattura, sollecito – stabilisci oggetto e testo. Segnaposto come nome del cliente, numero del documento, importo o data di scadenza Easly li compila all’invio. Per singoli clienti puoi registrare modelli propri.
- PDF con sezione di pagamento QR in allegato: la fattura viene allegata automaticamente come PDF.
- Correzione del testo: con il tuo accesso personale all’IA, Easly corregge ortografia e grammatica dei tuoi modelli e delle tue e-mail – i segnaposto restano invariati.
- Cronologia delle e-mail: ogni e-mail inviata con data e ora, destinatario e stato. Il messaggio originale puoi aprirlo come anteprima e scaricarlo come file .eml – la tua prova, se una fattura «non è mai arrivata».
- Le e-mail non riuscite compaiono sulla dashboard, così le noti subito.
Domande frequenti
Una fattura per e-mail è giuridicamente valida?
Sì. Il Codice delle obbligazioni non prescrive alcuna forma e, per l’IVA, la fattura elettronica è equiparata a quella cartacea. Una firma elettronica non è più prescritta dal 2018. Importanti sono le indicazioni obbligatorie (art. 26 LIVA) e la conservazione senza modifiche per 10 anni.
Devo stampare una fattura inviata per e-mail?
No. Puoi conservarla in forma elettronica, se resta completa, non modificata e sempre leggibile (art. 958f CO e ordinanza sui libri di commercio). Una stampa non è necessaria.
Come provo che una fattura è arrivata?
Per le e-mail non esiste una prova assoluta. Sono utili un protocollo di invio con data, ora e indirizzo del destinatario, il messaggio originale e l’assenza di un messaggio di mancato recapito. Per importi elevati puoi inviare il sollecito anche per raccomandata.
Con Easly posso inviare fatture tramite eBill?
No. Easly invia le fatture per e-mail come PDF con sezione di pagamento QR. Il codice QR la tua clientela può scansionarlo in qualsiasi app bancaria svizzera.
Stato delle indicazioni: vedi sopra. Fonti: Codice delle obbligazioni (art. 958f CO), Ordinanza sui libri di commercio (OLC), Legge sull’IVA (art. 26 e 81 LIVA), Codice civile (art. 8 CC), Legge sulla protezione dei dati (art. 24 LPD). Questo articolo non sostituisce una consulenza giuridica o fiscale.