L’essentiel en bref
- La loi n’impose aucun logiciel particulier. Mais il doit t’aider à tenir une comptabilité régulière : complète, vérifiable et avec une pièce justificative pour chaque écriture (art. 957a CO).
- Tu conserves livres et pièces justificatives pendant dix ans ; la conservation électronique est admise (art. 958f CO). L’essentiel est donc un export complet, lisible même sans le logiciel.
- En Suisse comptent la QR-facture, la TVA avec les chiffres du décompte de l’AFC, le plan comptable PME et l’import des relevés bancaires (camt).
- Pour un logiciel en nuage, vérifie l’emplacement des serveurs, le contrat de sous-traitance et la connexion à deux facteurs (art. 8, 9 et 16 LPD).
La liste de contrôle en un coup d’œil
Imprime la liste et passe-la en revue avec chaque offre. Les explications suivent plus bas.
Loi et comptabilité
- Peux-tu remonter de chaque écriture jusqu’à sa pièce justificative ?
- Les documents finalisés sont-ils protégés contre les modifications, ou les modifications sont-elles enregistrées de manière traçable ?
- L’étendue correspond-elle à ton obligation – recettes et dépenses, ou comptabilité en partie double avec journal, comptes et balance ?
Spécificités suisses
- QR-facture selon les directives actuelles de SIX, avec adresses structurées ?
- TVA à 8,1 %, 2,6 % et 3,8 %, au besoin avec taux de la dette fiscale nette, avec les chiffres du formulaire de l’AFC et pour ta période de décompte ?
- Plan comptable basé sur le plan comptable PME, adaptable à celui de ta fiduciaire ?
- Import des relevés bancaires au format camt.053/054 avec attribution des paiements ?
- Avec du personnel : salaires avec AVS/AI/APG, AC et allocations familiales, certificat de salaire ?
Protection et sécurité des données
- Dans quel pays se trouvent les serveurs – y compris pour les sauvegardes et le support ?
- Existe-t-il un contrat de sous-traitance, et quels autres prestataires interviennent ?
- Un deuxième facteur est-il possible à la connexion – ou obligatoire ?
- À quelle fréquence les données sont-elles sauvegardées, combien de temps, et comment obtenir une restauration ?
- Un accès du support à tes données est-il journalisé ?
Coûts, contrat et sortie
- Toutes les fonctions sont-elles comprises dans le prix, ou les modules, utilisateurs ou justificatifs coûtent-ils en plus ?
- Pour quelle échéance peux-tu résilier, et combien de temps gardes-tu ensuite l’accès à tes données ?
- Obtiens-tu à tout moment un export complet dans des formats ouverts comme CSV, Excel ou PDF ?
- Combien d’utilisatrices et d’utilisateurs sont inclus ?
Fiduciaire et quotidien
- Ta fiduciaire peut-elle travailler avec l’export, ou a-t-elle besoin de son propre accès ?
- Le logiciel et tes documents existent-ils dans les langues dont toi et ta clientèle avez besoin ?
- Peux-tu travailler sur ton téléphone, par exemple pour photographier un justificatif ?
- Comment joindre le support, et existe-t-il une aide intégrée ?
Ce que la loi exige de ta comptabilité
La comptabilité peut être tenue par écrit, sous forme électronique ou de manière analogue (art. 957a, al. 5, CO). Ce qui compte, ce sont les principes de la tenue régulière des comptes : saisie complète, fidèle et systématique, justification de chaque écriture par une pièce, clarté, adéquation et vérifiabilité (art. 957a, al. 2, CO).
Les entreprises individuelles et les sociétés de personnes dont le chiffre d’affaires a été inférieur à CHF 500’000 lors du dernier exercice tiennent seulement une comptabilité des recettes, des dépenses et du patrimoine ; au-delà, ainsi que pour la Sàrl et la SA, l’obligation complète s’applique (art. 957 CO). Pour en savoir plus : Comptabilité de l’entreprise individuelle et Plan comptable et comptabilité en partie double.
Pour la comptabilité électronique, l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) exige :
- Intégrité : les livres et les pièces ne doivent pas pouvoir être modifiés sans que cela soit décelable (art. 3 Olico).
- Documentation : les procédures et les programmes utilisés doivent être documentés de manière à ce que les livres puissent être compris (art. 4 Olico).
- Disponibilité : jusqu’à la fin du délai de conservation, livres et pièces doivent pouvoir être consultés et vérifiés dans un délai raisonnable (art. 6 Olico).
- Migration des données : les données peuvent être transférées dans d’autres formats si elles restent complètes, exactes et lisibles ; le transfert doit être consigné dans un procès-verbal (art. 10 Olico).
Conserver dix ans – même après un changement
Tu conserves livres et pièces justificatives pendant dix ans à compter de la fin de l’exercice (art. 958f, al. 1, CO). La conservation électronique est admise si les documents correspondent aux faits sous-jacents et peuvent être rendus lisibles en tout temps (art. 958f, al. 3, CO). Pour la TVA, la conservation vaut jusqu’à la prescription absolue de la créance fiscale ; les documents relatifs au dégrèvement ultérieur de l’impôt préalable et à la prestation à soi-même portant sur des immeubles, même 20 ans (art. 70, al. 2 et 3, LTVA). Détails dans Obligation de conservation : archiver correctement les pièces.
Tu utiliseras peut-être un programme trois ans, mais l’obligation dure dix ans. Vérifie donc avant de t’engager que tu peux tout exporter à tout moment – écritures, factures et pièces – dans des formats lisibles sans le fournisseur.
Exemple : changement après trois ans
Léa gère son bureau de traduction depuis 2024 avec un logiciel en nuage et change de programme fin 2026. Elle doit conserver les documents de 2024 jusqu’à fin 2034 et ceux de 2026 jusqu’à fin 2036. Avant de résilier, elle télécharge l’export complet : journal et comptes en CSV, factures en PDF, pièces justificatives en fichiers originaux. Elle le range à deux endroits, note quand et à partir de quoi elle l’a créé, et vérifie que les fichiers s’ouvrent. Un export que seul l’ancien programme sait lire ne l’aidera guère en 2034.
Spécificités suisses
- QR-facture : la section paiement doit respecter les directives de SIX ; depuis novembre 2025, seules les adresses structurées sont admises dans le code QR. Le logiciel devrait gérer le QR-IBAN avec référence QR aussi bien que l’IBAN ordinaire avec Creditor Reference ou sans référence.
- TVA : taux normal 8,1 %, taux réduit 2,6 %, hébergement 3,8 % (art. 25 LTVA). Avec le taux de la dette fiscale nette, tu multiplies les contre-prestations, impôt compris, par le taux autorisé, sans déduction de l’impôt préalable (art. 37 LTVA). Le décompte devrait indiquer les chiffres du formulaire de l’AFC – pour la méthode effective, par exemple 303, 313 et 343 pour le chiffre d’affaires, 400 et 405 pour l’impôt préalable – et connaître ta période : trimestrielle, semestrielle avec le taux de la dette fiscale nette, annuelle sur demande (art. 35 LTVA).
- Plan comptable PME : en Suisse, le plan comptable PME publié par SwissAccounting s’est imposé. Si tu peux adapter les numéros de comptes, il y a moins de questions lors du bouclement.
- Import bancaire : les banques fournissent les relevés au format ISO 20022 – le relevé en camt.053, le détail des comptabilisations groupées en camt.054. Avec eux, le logiciel attribue les paiements aux QR-factures grâce à la référence. Une connexion bancaire directe est pratique, mais pas nécessaire.
- Salaires : avec du personnel, tu as besoin des déductions AVS/AI/APG et AC (jusqu’au montant maximal), de la prévoyance professionnelle, de l’assurance-accidents, des allocations familiales et, en fin d’année, du certificat de salaire (formulaire 11).
Un calcul de TVA ponctuel ou une QR-facture isolée se font aussi avec les outils gratuits – mais pour la comptabilité courante, cela ne suffit pas.
Protection des données : où sont tes données
Ta comptabilité contient des données personnelles : adresses de ta clientèle, salaires, numéros AVS. Avec un logiciel en nuage, le fournisseur traite ces données sur ton mandat. Tu restes responsable : tu dois t’assurer qu’il est en mesure de garantir la sécurité des données, et il ne peut confier le traitement à un tiers qu’avec ton autorisation préalable (art. 9 LPD). Demande un contrat de sous-traitance.
Si les serveurs sont à l’étranger, il s’agit d’une communication de données à l’étranger. Elle est admise si le Conseil fédéral a constaté que l’État garantit un niveau de protection adéquat (annexe 1 de l’ordonnance sur la protection des données) ou si des garanties appropriées existent, par exemple des clauses types de protection des données reconnues par le PFPDT (art. 16 LPD). Tu informes alors ta clientèle de l’État concerné, par exemple dans ta déclaration de protection des données (art. 19, al. 4, LPD). Plus d’informations dans Protection des données dans la petite entreprise.
Sécurité des données : connexion, sauvegarde, export
Le fournisseur et toi devez assurer une sécurité des données adaptée au risque (art. 8 LPD). Pour des données comptables, cela signifie au minimum : connexion avec un deuxième facteur (passkey ou application d’authentification), transmission en HTTPS, stockage chiffré, sauvegardes quotidiennes avec plusieurs versions – et un export que tu ranges toi-même régulièrement. Il te protège même si le fournisseur tombe en panne ou cesse son activité ; Sauvegarde des données dans la petite entreprise montre comment t’organiser. Clarifie aussi si le personnel du fournisseur peut voir tes données et si c’est journalisé.
Coûts, contrat et fiduciaire
Ne compare pas seulement le prix mensuel : tiens compte de ce dont tu as besoin – salaires, TVA, rappels, import bancaire, utilisateurs supplémentaires – et demande si cela coûte en plus. Un abonnement mensuel est plus souple, un abonnement annuel généralement moins cher. Plus important que le délai de résiliation : ce qu’il advient ensuite de tes données. Combien de temps peux-tu exporter, et quand sont-elles supprimées ?
Si tu travailles avec une fiduciaire, demande-lui avant de choisir : un export du journal et de la balance en CSV ou Excel lui suffit-il, ou veut-elle travailler directement dans ton logiciel ? Il te faut alors un accès supplémentaire.
Langues, mobile et support
Tu peux tenir ta comptabilité dans une langue nationale ou en anglais (art. 957a, al. 5, CO). Si tu as de la clientèle en Suisse alémanique ou au Tessin, il te faut des factures et des rappels aussi en allemand ou en italien – idéalement automatiquement dans la langue du client. Sur ton téléphone, tu veux au moins photographier tes justificatifs. Pour le support, ce qui compte, c’est comment le joindre et si tu trouves des instructions sans devoir appeler.
Comment faire dans Easly
Tu peux aussi évaluer Easly avec cette liste de contrôle. Voici les points qu’il couvre :
- Comptabilité : comptabilité en partie double générée automatiquement à partir des factures, paiements, justificatifs, salaires et mouvements bancaires, plan comptable basé sur le plan comptable PME, journal et balance – toujours pour la Sàrl et la SA, sur demande pour l’entreprise individuelle. Le PDF d’un document à son statut final, par exemple « payé », reste inchangé.
- Suisse : QR-facture selon les Swiss Payment Standards, TVA selon la méthode effective ou au taux de la dette fiscale nette avec les chiffres de l’AFC (PDF et Excel), import bancaire camt.053/054, avec Easly Plus aussi les salaires avec AVS/AI/APG, AC et allocations familiales et le certificat de salaire.
- Sécurité : ta propre instance chiffrée sur des serveurs en Suisse, deux facteurs obligatoires, sauvegarde chiffrée chaque nuit jusqu’à 12 mois en arrière, support uniquement avec ton code et journalisé, contrat de sous-traitance – voir Sécurité et données.
- Export et contrat : à tout moment toutes les données en Excel et CSV, tous les documents en ZIP. Résiliable pour la fin du mois ou de l’année d’abonnement, puis lisible encore 30 jours. Deux forfaits – Easly sans les salaires, Easly Plus avec les salaires –, 1 utilisateur inclus, d’autres moyennant supplément, voir Prix.
- Fiduciaire et quotidien : export en Excel, CSV ou pour Banana, comptes adaptables à ceux de ta fiduciaire. Quatre langues, y compris pour les documents par client ; ordinateur, tablette et téléphone ; aide intégrée avec 29 visites guidées. Ta fiduciaire peut recevoir son propre accès, par exemple avec le rôle Lecture seule ou Comptabilité (comme utilisateur supplémentaire).
Ce qu’Easly ne prend pas en charge pour toi
Easly n’a pas de connexion bancaire directe : tu téléverses les relevés sous forme de fichier ou les envoies par e-mail, et Easly ne déclenche pas de paiements (sur demande, il crée un fichier de paiement pain.001 pour l’e-banking). Easly ne remplit pas ta déclaration d’impôt, et tu déposes toi-même le décompte TVA sur le portail de l’AFC. 30 jours après la fin de l’abonnement, les données sont supprimées ; tu assures alors la conservation de dix ans avec ton export.
Questions fréquentes
Un logiciel de comptabilité doit-il être certifié en Suisse ?
Non. Le Code des obligations n’impose ni logiciel particulier ni certification. Le logiciel doit toutefois te permettre de respecter les principes de la tenue régulière des comptes (art. 957a CO) et les exigences de l’Olico. La responsabilité reste la tienne.
Ma comptabilité peut-elle se trouver sur un serveur à l’étranger ?
Du point de vue de la protection des données, oui, si l’État offre un niveau de protection adéquat ou si des garanties appropriées comme des clauses types existent (art. 16 LPD) ; tu en informes ta clientèle (art. 19, al. 4, LPD). En outre, livres et pièces doivent pouvoir être consultés dans un délai raisonnable (art. 6 Olico).
Que deviennent mes données si je résilie ?
C’est le contrat du fournisseur qui le règle – lis-le avant de t’engager. Télécharge un export complet dans des formats ouverts avant la fin de l’abonnement et conserve-le lisible pendant dix ans (art. 958f CO).
Le logiciel a-t-il besoin d’une connexion bancaire directe ?
Non. Il suffit de télécharger le relevé de compte en fichier camt.053 depuis l’e-banking et de l’importer ; les paiements avec référence QR ou Creditor Reference peuvent alors être attribués automatiquement. Une connexion directe t’épargne seulement cette étape.
État des informations : voir ci-dessus, valeurs 2026. Bases : Code des obligations (art. 957, 957a et 958f CO), Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (art. 3, 4, 6 et 10 Olico), Loi sur la TVA (art. 25, 35, 37 et 70 LTVA), taux de TVA de l’AFC, Loi sur la protection des données (art. 8, 9, 16 et 19 LPD), Ordonnance sur la protection des données (art. 8 et annexe 1 OPDo), directives de SIX pour la QR-facture et plan comptable PME scolaire (© SwissAccounting, sur kmu.admin.ch). Cet article est neutre vis-à-vis des fournisseurs et ne remplace pas un conseil fiduciaire ou juridique.