Continuazione del pagamento del salario, vacanze e durata del lavoro: cosa devono sapere i datori di lavoro

Le basi – contratto di lavoro, periodo di prova, termini di disdetta e minimo di vacanze – le trovi nell’articolo La prima assunzione. Qui si tratta delle domande che emergono nella gestione quotidiana del personale.

Salario in caso di malattia: l’obbligo legale

Se la tua collaboratrice è impedita di lavorare per motivi inerenti alla sua persona senza sua colpa, le continui a pagare il salario per un tempo limitato. La legge cita malattia, infortunio, adempimento di obblighi legali (ad esempio il servizio militare) ed esercizio di una carica pubblica. In caso di gravidanza vale lo stesso (art. 324a cpv. 1 e 3 CO).

Condizione è che il rapporto di lavoro sia durato più di tre mesi o sia stato concluso per più di tre mesi. In un normale impiego a tempo indeterminato il diritto sorge quindi di regola dal quarto mese. L’Ufficio dell’economia e del lavoro di Basilea Città cita due eccezioni in cui vale dal primo giorno: un contratto a tempo determinato di oltre tre mesi senza possibilità di disdetta anticipata e un contratto a tempo indeterminato disdicibile al più presto per un termine successivo ai tre mesi.

Nel primo anno di servizio devi il salario per tre settimane, in seguito «per un tempo più lungo in misura equa» (art. 324a cpv. 2 CO). Che cosa sia equo lo hanno fissato i tribunali in tabelle. Viene pagato il salario intero.

In seguito i diritti continuano ad aumentare; la scala basilese ad esempio prevede dal 21° anno di servizio 6 mesi, la scala zurighese una settimana in più per ogni anno di servizio. Quale scala valga nel tuo Cantone lo apprendi presso l’ufficio cantonale del lavoro; un contratto collettivo o normale di lavoro può prevedere di più.

Importante per il calcolo:

• La durata vale per anno di servizio e per tutte le assenze insieme. Se qualcuno è malato più volte nello stesso anno di servizio, sommi i giorni. Con il nuovo anno di servizio inizia un nuovo diritto.
• L’anno di servizio decorre dalla data di entrata, non dal 1° gennaio.
• Indipendentemente dalla continuazione del pagamento del salario vale la protezione dalla disdetta: dopo il periodo di prova, durante una malattia o dopo un infortunio non puoi disdire nel primo anno di servizio per 30 giorni, dal secondo al quinto anno di servizio per 90 giorni e dal sesto anno di servizio per 180 giorni (art. 336c CO). Una disdetta in questo periodo è nulla.

Indennità giornaliera di malattia anziché scala

In caso di lunga malattia una piccola azienda senza assicurazione sostiene da sola l’intero salario – e allo scadere della scala la collaboratrice resta senza reddito. Un’assicurazione di indennità giornaliera di malattia (IGM) risolve entrambe le cose. Può sostituire la regolamentazione legale se ciò è pattuito per scritto e la soluzione è per la collaboratrice almeno equivalente (art. 324a cpv. 4 CO).

Come equivalente vale, secondo la prassi descritta dagli uffici cantonali del lavoro di Basilea Città e Svitto, tipicamente un’assicurazione con:

• prestazioni dell’80 % del salario,
• per 720 giorni entro 900 giorni consecutivi,
• al massimo pochi giorni di attesa (Basilea Città cita fino a tre giorni senza salario),
• e premi che azienda e collaboratrice sostengono ciascuna per metà.

Fissa nel contratto di lavoro che l’assicurazione sostituisce la continuazione del pagamento del salario, chi paga quale parte del premio e che cosa vale durante il periodo d’attesa, prima che l’assicurazione paghi. Senza un accordo chiaro è controverso se nel periodo d’attesa devi il salario intero o l’80 %; nella regione di Basilea il tribunale del lavoro, secondo la prassi più recente, richiede il salario intero. Consegna ai tuoi collaboratori le condizioni assicurative. Sulle indennità giornaliere stesse non detrai contributi AVS/AI/IPG e AD – solo sul salario.

Quanto costa una IGM e a cosa fare attenzione alla stipula lo trovi nell’articolo Assicurazioni per PMI.

Il certificato medico

Da quando i tuoi collaboratori debbano presentare un certificato medico non lo regola la legge. Fissalo nel contratto di lavoro o in un regolamento, ad esempio dal terzo giorno di malattia. Se hai un’assicurazione di indennità giornaliera di malattia, verifica anche le sue condizioni per l’annuncio di un’incapacità al lavoro. Il certificato conferma che e per quanto tempo qualcuno è totalmente o parzialmente incapace al lavoro. Sui tuoi collaboratori puoi trattare solo dati necessari al rapporto di lavoro (art. 328b CO) – la diagnosi non ti serve a questo scopo. I certificati medici sono dati sulla salute: conservali nel dossier del personale in modo che abbiano accesso solo le persone autorizzate.

Infortunio: l’assicurazione paga dal terzo giorno

I tuoi collaboratori sono assicurati obbligatoriamente contro gli infortuni (LAINF). Dopo un infortunio l’assicurazione paga dal terzo giorno dopo il giorno dell’infortunio un’indennità giornaliera dell’80 % del guadagno assicurato (art. 16 e art. 17 LAINF) – senza limitazione alla scala, finché la persona non è di nuovo abile al lavoro o inizia una rendita.

Per te questo significa, secondo l’art. 324b CO:

• Se l’assicurazione copre almeno l’80 % del salario, per il tempo limitato secondo la scala non devi aggiungere nulla.
• Se paga meno, devi la differenza fino all’80 %.
• Per il periodo d’attesa fino all’inizio dell’indennità giornaliera paghi almeno l’80 % del salario.

Più dell’80 % puoi pagarlo volontariamente o per contratto. Se vieni a sapere di un infortunio che richiede cure mediche o porta a incapacità al lavoro, lo annunci senza indugio al tuo assicuratore contro gli infortuni (art. 45 LAINF).

Maternità e paternità

Gravidanza: se una collaboratrice incinta è assente prima del parto, paghi il salario come in caso di malattia secondo la scala (art. 324a cpv. 3 CO). Le donne incinte possono restare a casa dal lavoro su semplice avviso; dall’8ª settimana prima del parto non possono essere occupate tra le 20 e le 6 (art. 35a LL). Durante la gravidanza e nelle 16 settimane dopo il parto non puoi disdire (art. 336c CO).

Congedo di maternità: dopo il parto la collaboratrice ha diritto ad almeno 14 settimane di congedo (art. 329f CO). Nelle prime otto settimane non può lavorare (art. 35a cpv. 3 LL). Le IPG pagano per 98 giorni un’indennità di maternità dell’80 % del reddito medio da attività lucrativa, al massimo CHF 220 al giorno (art. 16e e art. 16f LIPG). L’importo massimo lo raggiunge un salario mensile di CHF 8'250. Ha diritto chi nei nove mesi prima del parto è stata assicurata AVS e in questo periodo ha lavorato almeno cinque mesi (art. 16b LIPG).

Congedo dell’altro genitore: il padre – o la moglie della madre – ha diritto a due settimane di congedo, da godere entro sei mesi dalla nascita, a settimane o a giorni (art. 329g CO). Le IPG pagano a tal fine al massimo 14 indennità giornaliere all’80 %, parimenti al massimo CHF 220 al giorno (art. 16k e art. 16l LIPG).

Se durante il congedo continui a pagare il salario, la cassa di compensazione ti versa l’indennità; altrimenti va direttamente alla collaboratrice o al collaboratore. La richiesta la presentano i dipendenti tramite te alla tua cassa di compensazione. I promemoria 6.02 e 6.04 dell’AVS/AI spiegano la procedura.

Servizio militare, servizio civile e protezione civile

Il servizio è un obbligo legale – vale quindi la continuazione del pagamento del salario secondo l’art. 324a CO. Poiché le IPG sono un’assicurazione obbligatoria, si aggiunge l’art. 324b CO: se le IPG coprono almeno l’80 % del salario, per il tempo limitato non devi più nulla; se coprono meno, paghi la differenza fino all’80 %.

• Nei corsi di ripetizione e in altri servizi l’indennità base è l’80 % del reddito medio da attività lucrativa prima del servizio, l’indennità complessiva al massimo CHF 275 al giorno (art. 10 e art. 16a LIPG).
• Nella scuola reclute senza figli c’è un’indennità unitaria di CHF 69 al giorno (promemoria 6.01) – qui nell’ambito della scala paghi quindi per lo più una differenza.
• La collaboratrice o il collaboratore riceve durante il servizio il modulo IPG e te la consegna. Tu la inoltri alla tua cassa di compensazione; se continui a pagare il salario, le IPG vanno a te (art. 19 LIPG).
• Sull’indennità IPG si prelevano contributi AVS/AI/IPG ed eventualmente AD (art. 19a LIPG).
• Durante il servizio e – se dura più di undici giorni – quattro settimane prima e dopo non puoi disdire (art. 336c cpv. 1 lett. a CO).

Concedere correttamente le vacanze

Il minimo sono quattro settimane per anno di servizio, per i collaboratori fino al compimento dei 20 anni cinque settimane; in caso di anno di servizio incompleto il diritto vale proporzionalmente (art. 329a CO). In caso di tempo parziale converti il diritto in base al grado di occupazione. Inoltre vale:

• Stabilisci tu il momento, ma tieni conto dei desideri dei tuoi collaboratori, nella misura in cui l’azienda lo consente. Almeno due settimane devono essere consecutive (art. 329c CO).
• Salario intero: durante le vacanze paghi l’intero salario che spetta (art. 329d cpv. 1 CO).
• Nessun pagamento durante il rapporto di lavoro: le vacanze non possono essere compensate con denaro o altri vantaggi (art. 329d cpv. 2 CO). Questa regola è assolutamente imperativa; anche un accordo con la collaboratrice non cambia nulla (art. 361 CO).
• I giorni festivi durante le vacanze non contano come giorni di vacanza.

Ridurre le vacanze in caso di lunga assenza

Secondo l’art. 329b CO puoi ridurre le vacanze in determinati casi, di un dodicesimo per ogni mese intero di assenza:

La riduzione è un diritto, non un obbligo. Il calcolo con il «periodo di tolleranza» senza riduzione lo descrive ad esempio l’Ufficio dell’economia e del lavoro di Basilea Città (in tedesco).

Salario per le vacanze con salario orario

Anche chi lavora con salario orario ha diritto a vacanze pagate. Se qualcuno lavora in modo molto irregolare, il Tribunale federale ammette eccezionalmente di pagare il salario per le vacanze insieme al salario corrente – ma solo se sia nel contratto di lavoro sia su ogni conteggio salariale risulta chiaramente quale parte del salario compensa le vacanze (DTF 129 III 493). Una formulazione come «vacanze comprese» non basta – altrimenti rischi di dover pagare a posteriori il salario per le vacanze. Usuali sono questi supplementi sul salario lordo:

Il supplemento è calcolato così perché le vacanze sono pagate ma non figurano nelle ore lavorate: su 260 giorni lavorativi all’anno, chi ha quattro settimane di vacanze lavora 240 giorni.

Vacanze in caso di disdetta

Le vacanze che fino alla fine del rapporto di lavoro non hanno potuto essere godute le paghi con l’ultimo salario – il divieto di compensazione vale solo finché dura il rapporto di lavoro. Dopo una disdetta devi inoltre concedere il tempo necessario per la ricerca di un nuovo impiego (art. 329 cpv. 3 CO).

Giorni festivi

L’unico giorno festivo federale è il 1° agosto. Dal punto di vista del diritto del lavoro è equiparato alle domeniche ed è pagato (art. 110 cpv. 3 Cost.) – anche per i collaboratori con salario orario, se cade in uno dei loro giorni di lavoro. Tutti gli altri giorni festivi li stabiliscono i Cantoni: possono equiparare alle domeniche al massimo otto altri giorni festivi (art. 20a LL).

Con salario mensile i giorni festivi cantonali sono di regola pagati. Con salario orario per questi giorni esiste un diritto al salario solo se pattuito. Se un giorno festivo cade in un giorno comunque libero, non c’è salario supplementare. Chi vuole prendere libero in altri giorni festivi religiosi può farlo, ma deve annunciarlo al più tardi tre giorni prima (art. 20a cpv. 2 LL).

Durata del lavoro: ore supplementari e lavoro straordinario

Due concetti vengono spesso confusi:

• Le ore supplementari sono ore oltre la durata del lavoro pattuita nel contratto o usuale – ad esempio oltre 42 ore alla settimana. Le disciplina il Codice delle obbligazioni.
• Il lavoro straordinario sono ore oltre la durata massima legale del lavoro della legge sul lavoro. È ammesso solo eccezionalmente.

Ore supplementari secondo il CO

Se le ore supplementari sono necessarie, i tuoi collaboratori devono prestarle nella misura in cui sono in grado di farlo e ciò sia loro ragionevolmente esigibile (art. 321c cpv. 1 CO). Puoi compensarle con tempo libero di almeno uguale durata – ma solo con il consenso della collaboratrice (cpv. 2). Altrimenti paghi il salario normale più un supplemento di almeno il 25 % (cpv. 3).

Dal pagamento e dal supplemento puoi derogare solo per scritto, ad esempio con una clausola secondo cui le ore supplementari sono compensate con il salario o compensate senza supplemento. Anche un contratto collettivo o normale di lavoro può disporre diversamente.

Durata massima del lavoro e lavoro straordinario secondo la legge sul lavoro

La legge sul lavoro vale per quasi tutte le aziende private non appena occupano qualcuno (art. 1 LL). Sono escluse tra l’altro l’agricoltura e le economie domestiche private (art. 2 LL), le aziende in cui lavorano soltanto il coniuge e stretti parenti (art. 4 LL), nonché le persone con un’attività dirigenziale superiore (art. 3 lett. d LL).

Le basi sono gli art. 9, art. 12 e art. 13 LL. Il lavoro straordinario è ammesso solo in caso di lavoro urgente o di straordinaria affluenza di lavoro, per inventari, chiusure contabili e liquidazioni o in caso di perturbazioni dell’azienda. Se lo compensi, con il consenso della collaboratrice, entro un tempo adeguato con altrettanto tempo libero, il supplemento decade. A differenza delle ore supplementari, il supplemento per lavoro straordinario non puoi semplicemente escluderlo nel contratto. Se impiegati d’ufficio lavorano nella stessa azienda con personale per cui valgono 50 ore, anche per loro vale il limite di 50 ore (art. 9 cpv. 5 LL).

Altri limiti: il lavoro diurno e serale, comprese pause e lavoro straordinario, deve rientrare in un arco di 14 ore (art. 10 cpv. 3 LL). Le pause sono di almeno un quarto d’ora con più di 5 ore e mezza di lavoro al giorno, mezz’ora con più di 7 e un’ora con più di 9 ore (art. 15 LL). Tra due giorni di lavoro intercorrono di regola almeno 11 ore di riposo (art. 15a LL).

Registrare la durata del lavoro

Se la tua azienda è soggetta alla legge sul lavoro, devi tenere documenti da cui risultino, tra l’altro, la durata del lavoro giornaliera e settimanale effettivamente prestata, compreso il lavoro di compensazione e straordinario e la sua collocazione, i giorni di riposo, le pause a partire da mezz’ora e i supplementi salariali e di tempo dovuti (art. 46 LL, art. 73 OLL 1). Devi conservarli almeno cinque anni.

Registrazione semplificata: se i collaboratori possono stabilire in misura considerevole da soli la propria durata del lavoro, basta registrare soltanto la durata giornaliera del lavoro; nel lavoro notturno e domenicale inoltre inizio e fine (art. 73b OLL 1). Nelle aziende con meno di 50 collaboratori puoi concordarlo con la singola persona per scritto. L’accordo deve rimandare alle regole sul lavoro e sul riposo, e conduci ogni anno un colloquio sul carico di lavoro, che documenti. Rinunciare del tutto alla registrazione è possibile solo mediante un contratto collettivo di lavoro e per redditi elevati (art. 73a OLL 1). Modelli e una panoramica li ha la SECO nella sua pagina sulla registrazione della durata del lavoro.

Anche al di fuori della legge sul lavoro vale la pena di registrare: chi rivendica ore supplementari deve provarle – e tu vuoi poter dimostrare in una controversia che cosa è stato effettivamente lavorato.

La durata del lavoro appartiene al contratto

La durata settimanale del lavoro è tra i punti che devi comunicare per scritto al più tardi un mese dopo l’inizio; se cambia, comunichi per scritto anche questo entro un mese (art. 330b CO). Allo stesso tempo è la base per tutto il resto: solo quando è stabilito quante ore sono pattuite si può dire che cos’è un’ora supplementare. Regola nel contratto, meglio subito, anche come si compensano le ore supplementari, da quando serve un certificato medico e se un’assicurazione di indennità giornaliera di malattia sostituisce la continuazione del pagamento del salario.

Lista di controllo per datori di lavoro

1. Chiarire le regole: per il tuo settore vale un contratto collettivo o normale di lavoro? Quale scala applicano i tribunali nel tuo Cantone? Quali giorni festivi cantonali valgono?
2. Decidere sull’indennità giornaliera di malattia: con o senza assicurazione – se con, almeno l’80 % per 720 giorni su 900, ripartizione dei premi, periodo d’attesa e sostituzione della continuazione del pagamento del salario da fissare per scritto nel contratto e consegnare le condizioni.
3. Completare il contratto: durata settimanale del lavoro, vacanze (per i minori di 20 anni cinque settimane), regolamentazione per le ore supplementari, certificato medico da quale giorno.
4. Salario orario: indicare il supplemento per vacanze ed eventualmente per giorni festivi nel contratto e su ogni conteggio salariale separatamente in percentuale e in franchi.
5. Registrare la durata del lavoro e conservare i documenti cinque anni; per una registrazione semplificata non dimenticare l’accordo scritto e il colloquio annuale.
6. Annotare le assenze: sommare i giorni di malattia e di infortunio per anno di servizio, archiviare i certificati medici, tenere aggiornato il saldo di vacanze.
7. Annunciare: gli infortuni subito all’assicuratore contro gli infortuni, l’incapacità al lavoro entro i termini all’assicurazione di indennità giornaliera di malattia, i moduli IPG per servizio, maternità e paternità alla cassa di compensazione.
8. Osservare i periodi di protezione prima di disdire a una persona malata, infortunata, incinta o in servizio.

Come funziona in Easly

Easly ti aiuta con contratto, assicurazioni ed elaborazione salariale – le assenze stesse le gestisci all’esterno:

• Durata del lavoro e vacanze nel contratto: nei dati anagrafici del personale registri le ore alla settimana (proporzionali in caso di tempo parziale) e i giorni di vacanza all’anno al 100 %. Entrambi figurano nel contratto di lavoro che Easly crea come PDF, sotto «Orario di lavoro e vacanze» – le vacanze come settimane e giorni, proporzionali in caso di tempo parziale. Easly non ammette meno di 20 giorni di vacanza; per i collaboratori sotto i 20 anni inserisci tu stesso i 25 giorni.
• Archiviare la polizza IGM: in Personale > Contratti archivi la polizza IGM. IA Con l’accesso IA, Easly legge la deduzione IGM per mese e la propone nei dati anagrafici. Se l’azienda si assume l’intero premio, «Interamente a carico del datore di lavoro» imposta la deduzione a CHF 0 e aggiunge una clausola nel contratto.
• Passo di onboarding IGM: la lista di controllo ti ricorda che l’obbligo di continuare a pagare il salario esiste anche senza assicurazione e ti fa spuntare consapevolmente la decisione.
• Ciclo salariale: il salario lordo puoi adeguarlo per collaboratore e per mese, ad esempio quando la continuazione del pagamento del salario termina.

latuaditta.easly.ch

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Domande frequenti

Stato delle indicazioni: vedi sopra. Fonti: Codice delle obbligazioni (art. 321c, 324a, 324b, 328b, 329, 329a–329d, 329f, 329g, 330b, 336c, 361 CO), Legge sul lavoro (art. 1, 3, 4, 9, 10, 12, 13, 15, 15a, 20a, 35a, 46 LL) con Ordinanza 1 (art. 73, 73a, 73b OLL 1), Legge sull’assicurazione contro gli infortuni (art. 16, 17, 45 LAINF), Legge sulle indennità di perdita di guadagno (art. 10, 16a, 16b, 16e, 16f, 16k, 16l, 19, 19a LIPG), Costituzione federale (art. 110 Cost.), DTF 129 III 493, promemoria 6.01, 6.02 e 6.04 dell’AVS/AI, Ufficio dell’economia e del lavoro di Basilea Città: fogli informativi su salario e giorni festivi nonché vacanze (in tedesco; scala basilese, indennità giornaliera di malattia, riduzione delle vacanze, supplementi per vacanze), Ufficio del lavoro di Svitto: Obbligo di pagamento del salario del datore di lavoro (in tedesco; scale bernese e zurighese) e Salario per le vacanze e giorni festivi (in tedesco), SECO: registrazione della durata del lavoro. Le scale sono direttive dei tribunali, non leggi; i contratti collettivi e normali di lavoro possono contenere regole diverse. Questo articolo non sostituisce una consulenza giuridica.