Maintien du salaire, vacances et durée du travail : ce que les employeurs doivent savoir

Les bases – contrat de travail, temps d’essai, délais de congé et minimum de vacances – figurent dans l’article Le premier engagement. Il s’agit ici des questions qui surgissent au quotidien avec du personnel.

Salaire en cas de maladie : l’obligation légale

Si ta collaboratrice est empêchée de travailler pour des causes inhérentes à sa personne, sans faute de sa part, tu continues à lui payer le salaire pour un temps limité. La loi cite la maladie, l’accident, l’accomplissement d’une obligation légale (par exemple le service militaire) et l’exercice d’une fonction publique. Pour la grossesse, il en va de même (art. 324a al. 1 et 3 CO).

La condition est que le rapport de travail ait duré plus de trois mois ou ait été conclu pour plus de trois mois. Dans un engagement ordinaire de durée indéterminée, le droit naît donc en règle générale à partir du quatrième mois. L’Office de l’économie et du travail de Bâle-Ville cite deux exceptions où il existe dès le premier jour : un contrat de durée déterminée de plus de trois mois sans possibilité de résiliation préalable et un contrat de durée indéterminée qui ne peut être résilié au plus tôt que pour une échéance après trois mois.

Pendant la première année de service, tu dois le salaire pendant trois semaines, ensuite « pour une période plus longue équitable » (art. 324a al. 2 CO). Les tribunaux ont précisé dans des barèmes ce qui est équitable. Le salaire entier est versé.

Ensuite, les droits continuent d’augmenter ; l’échelle bâloise, par exemple, prévoit 6 mois dès la 21e année de service, l’échelle zurichoise une semaine de plus par année de service. Pour savoir quelle échelle s’applique dans ton canton, renseigne-toi auprès de l’office cantonal du travail ; une convention collective ou un contrat-type de travail peut prévoir plus.

Important pour le calcul :

• La durée vaut par année de service et pour toutes les absences ensemble. Si quelqu’un est malade plusieurs fois durant la même année de service, tu additionnes les jours. Avec la nouvelle année de service commence un nouveau droit.
• L’année de service court à partir de la date d’entrée, pas du 1er janvier.
• Indépendamment du maintien du salaire s’applique la protection contre le licenciement : après le temps d’essai, tu ne peux pas résilier pendant une maladie ou après un accident, la première année de service pendant 30 jours, de la deuxième à la cinquième année de service pendant 90 jours et dès la sixième année de service pendant 180 jours (art. 336c CO). Un congé donné pendant ce temps est nul.

Indemnités journalières en cas de maladie plutôt que l’échelle

En cas de longue maladie, une petite entreprise sans assurance supporte elle-même tout le salaire – et, l’échelle écoulée, la collaboratrice se retrouve sans revenu. Une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie (IJM) résout les deux. Elle peut remplacer le régime légal si cela est convenu par écrit et que la solution est au moins équivalente pour la collaboratrice (art. 324a al. 4 CO).

Est considérée comme équivalente, selon la pratique que décrivent les offices cantonaux du travail de Bâle-Ville et de Schwytz, typiquement une assurance avec :

• des prestations de 80 % du salaire,
• pendant 720 jours dans une période de 900 jours consécutifs,
• au plus quelques jours de carence (Bâle-Ville cite jusqu’à trois jours sans salaire),
• et des primes que l’entreprise et la collaboratrice supportent chacune pour moitié.

Consigne dans le contrat de travail que l’assurance remplace le maintien du salaire, qui paie quelle part de la prime et ce qui s’applique durant le délai d’attente avant que l’assurance ne paie. Sans convention claire, la question de savoir si tu dois, durant le délai d’attente, le salaire entier ou 80 % est controversée ; dans la région de Bâle, le tribunal du travail exige selon la pratique plus récente le salaire entier. Remets à tes collaborateurs les conditions d’assurance. Sur les indemnités journalières elles-mêmes, tu ne déduis pas de cotisations AVS/AI/APG et AC – seulement sur le salaire.

Ce que coûte une IJM et à quoi veiller lors de la conclusion : voir l’article Assurances pour PME.

Le certificat médical

La loi ne fixe pas à partir de quand tes collaborateurs doivent présenter un certificat médical. Fixe-le dans le contrat de travail ou dans un règlement, par exemple dès le troisième jour de maladie. Si tu as une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie, vérifie aussi ses conditions pour l’annonce d’une incapacité de travail. Le certificat atteste qu’une personne est totalement ou partiellement incapable de travailler, et pour combien de temps. Sur tes collaborateurs, tu ne peux traiter que les données nécessaires au rapport de travail (art. 328b CO) – tu n’as pas besoin du diagnostic pour cela. Les certificats médicaux sont des données de santé : conserve-les dans le dossier du personnel de manière que seules les personnes autorisées y aient accès.

Accident : l’assurance-accidents paie dès le troisième jour

Tes collaborateurs sont assurés obligatoirement contre les accidents (LAA). Après un accident, l’assurance verse dès le troisième jour après celui de l’accident une indemnité journalière de 80 % du gain assuré (art. 16 et art. 17 LAA) – sans limitation à l’échelle, jusqu’à ce que la personne soit de nouveau capable de travailler ou qu’une rente commence.

Pour toi, cela signifie selon l’art. 324b CO :

• Si l’assurance couvre au moins 80 % du salaire, tu n’as rien à ajouter pour la durée limitée selon l’échelle.
• Si elle paie moins, tu dois la différence jusqu’à 80 %.
• Pour le délai d’attente jusqu’au début de l’indemnité journalière, tu paies au moins 80 % du salaire.

Tu peux payer plus de 80 % volontairement ou par contrat. Si tu apprends un accident qui nécessite un traitement médical ou entraîne une incapacité de travail, tu l’annonces sans délai à ton assureur-accidents (art. 45 LAA).

Maternité et paternité

Grossesse : si une collaboratrice enceinte est absente avant l’accouchement, tu paies le salaire comme en cas de maladie selon l’échelle (art. 324a al. 3 CO). Les femmes enceintes peuvent rester absentes du travail sur simple avis ; dès la 8e semaine avant l’accouchement, elles ne peuvent pas être occupées entre 20 et 6 heures (art. 35a LTr). Tu ne peux pas résilier pendant la grossesse et les 16 semaines après l’accouchement (art. 336c CO).

Congé de maternité : après l’accouchement, la collaboratrice a droit à au moins 14 semaines de congé (art. 329f CO). Pendant les huit premières semaines, elle ne doit pas travailler (art. 35a al. 3 LTr). Les APG versent pendant 98 jours une allocation de maternité de 80 % du revenu moyen de l’activité lucrative, au maximum CHF 220 par jour (art. 16e et art. 16f LAPG). Le montant maximal est atteint par un salaire mensuel de CHF 8’250. A droit à l’allocation la mère qui a été assurée à l’AVS pendant les neuf mois précédant l’accouchement et a travaillé au moins cinq de ces mois (art. 16b LAPG).

Congé de l’autre parent : le père – ou l’épouse de la mère – a droit à deux semaines de congé, à prendre dans les six mois après la naissance, par semaines ou par jours (art. 329g CO). Les APG versent pour cela au maximum 14 indemnités journalières à 80 %, également au maximum CHF 220 par jour (art. 16k et art. 16l LAPG).

Si tu continues à payer le salaire pendant le congé, la caisse de compensation te verse l’allocation ; sinon, elle va directement à la collaboratrice ou au collaborateur. Les employés déposent la demande auprès de ta caisse de compensation par ton intermédiaire. Les mémentos 6.02 et 6.04 de l’AVS/AI expliquent la marche à suivre.

Service militaire, service civil et protection civile

Le service est une obligation légale – donc le maintien du salaire selon l’art. 324a CO s’applique. Comme les APG sont une assurance obligatoire, l’art. 324b CO s’y ajoute : si les APG couvrent au moins 80 % du salaire, tu ne dois plus rien pour la durée limitée ; si elles couvrent moins, tu paies la différence jusqu’à 80 %.

• Dans les cours de répétition et autres services, l’allocation de base est de 80 % du revenu moyen de l’activité lucrative avant le service, l’allocation totale au maximum CHF 275 par jour (art. 10 et art. 16a LAPG).
• À l’école de recrues, il y a sans enfants une allocation uniforme de CHF 69 par jour (mémento 6.01) – ici, tu paies donc le plus souvent une différence dans le cadre de l’échelle.
• Le collaborateur ou la collaboratrice reçoit durant le service une demande d’allocation APG et te la remet. Tu la transmets à ta caisse de compensation ; si tu continues à payer le salaire, les APG te reviennent (art. 19 LAPG).
• Sur l’allocation APG sont prélevées des cotisations AVS/AI/APG et, le cas échéant, AC (art. 19a LAPG).
• Pendant le service et – s’il dure plus de onze jours – quatre semaines avant et après, tu ne peux pas résilier (art. 336c al. 1 let. a CO).

Accorder correctement les vacances

Le minimum est de quatre semaines par année de service, cinq semaines pour les collaborateurs jusqu’à 20 ans révolus ; pour une année de service incomplète, le droit est proportionnel (art. 329a CO). À temps partiel, tu convertis le droit selon le taux d’occupation. En outre :

• Tu fixes la date, mais tu tiens compte des désirs de tes collaborateurs autant que l’entreprise le permet. Au moins deux semaines doivent être consécutives (art. 329c CO).
• Salaire entier : pendant les vacances, tu paies tout le salaire afférent (art. 329d al. 1 CO).
• Pas de paiement pendant le rapport de travail : les vacances ne peuvent pas être remplacées par de l’argent ou d’autres avantages (art. 329d al. 2 CO). Cette règle est absolument impérative ; même une convention avec la collaboratrice n’y change rien (art. 361 CO).
• Les jours fériés pendant les vacances ne comptent pas comme jours de vacances.

Réduire les vacances en cas de longue absence

Selon l’art. 329b CO, tu peux dans certains cas réduire les vacances d’un douzième par mois complet d’absence :

La réduction est un droit, pas une obligation. Le calcul avec le « délai de grâce » exempt de réduction est décrit par exemple par l’Office de l’économie et du travail de Bâle-Ville (en allemand).

Salaire de vacances en cas de salaire horaire

Les personnes payées à l’heure ont aussi droit à des vacances payées. Quand quelqu’un travaille de façon très irrégulière, le Tribunal fédéral admet exceptionnellement de verser le salaire de vacances au fur et à mesure avec le salaire – mais seulement si tant dans le contrat de travail que sur chaque décompte de salaire il ressort clairement quelle part du salaire rémunère les vacances (ATF 129 III 493). Une formule comme « vacances comprises » ne suffit pas – sinon tu risques de devoir payer le salaire de vacances après coup. Les suppléments suivants sur le salaire brut sont usuels :

Le supplément est calculé ainsi parce que les vacances sont payées mais n’apparaissent pas dans les heures travaillées : sur 260 jours ouvrables par an, quelqu’un avec quatre semaines de vacances travaille 240 jours.

Vacances en cas de résiliation

Tu paies avec le dernier salaire les vacances qui n’ont pas pu être prises jusqu’à la fin du rapport de travail – l’interdiction de remplacement ne vaut que tant que le rapport de travail dure. Après une résiliation, tu dois en outre libérer le temps nécessaire à la recherche d’un nouvel emploi (art. 329 al. 3 CO).

Jours fériés

Le seul jour férié fédéral est le 1er août. En droit du travail, il est assimilé aux dimanches et payé (art. 110 al. 3 Cst.) – aussi pour les collaborateurs au salaire horaire, s’il tombe sur l’un de leurs jours de travail. Tous les autres jours fériés sont fixés par les cantons : ils peuvent assimiler aux dimanches huit autres jours fériés au plus (art. 20a LTr).

Avec un salaire mensuel, les jours fériés cantonaux sont en règle générale payés. Au salaire horaire, il n’existe de droit au salaire pour ces jours que s’il est convenu. Si un jour férié tombe sur un jour de congé de toute façon, il n’y a pas de salaire supplémentaire. Les collaborateurs qui veulent prendre congé lors d’autres fêtes religieuses peuvent le faire, mais doivent l’annoncer au plus tard trois jours avant (art. 20a al. 2 LTr).

Durée du travail : heures supplémentaires et travail supplémentaire

Deux notions sont souvent confondues :

• Les heures supplémentaires sont des heures au-delà de la durée du travail convenue au contrat ou usuelle – par exemple plus de 42 heures par semaine. Elles sont réglées par le Code des obligations.
• Le travail supplémentaire désigne les heures au-delà de la durée maximale légale du travail de la loi sur le travail. Il n’est autorisé qu’exceptionnellement.

Heures supplémentaires selon le CO

Si des heures supplémentaires sont nécessaires, tes collaborateurs doivent les faire dans la mesure où ils le peuvent et où on peut équitablement l’exiger d’eux (art. 321c al. 1 CO). Tu peux les compenser par un congé d’au moins la même durée – mais seulement avec l’accord de la collaboratrice (al. 2). Sinon, tu paies le salaire normal plus un supplément d’au moins 25 % (al. 3).

Tu ne peux déroger au paiement et au supplément que par écrit, par exemple avec une clause prévoyant que les heures supplémentaires sont rémunérées par le salaire ou compensées sans supplément. Une convention collective ou un contrat-type de travail peut aussi prévoir autre chose.

Durée maximale du travail et travail supplémentaire selon la loi sur le travail

La loi sur le travail s’applique à presque toutes les entreprises privées dès qu’elles occupent quelqu’un (art. 1 LTr). Sont exclus entre autres l’agriculture et les ménages privés (art. 2 LTr), les entreprises où seuls travaillent le conjoint et des proches parents (art. 4 LTr), ainsi que les personnes exerçant une fonction dirigeante élevée (art. 3 let. d LTr).

Les bases sont les art. 9, art. 12 et art. 13 LTr. Le travail supplémentaire n’est autorisé qu’en cas de travail urgent ou de surcroît extraordinaire de travail, pour les inventaires, les clôtures de comptes et les liquidations ou en cas de perturbations d’exploitation. Si tu le compenses, avec l’accord de la collaboratrice, dans un délai raisonnable par autant de congé, le supplément tombe. Contrairement aux heures supplémentaires, tu ne peux pas simplement exclure par contrat le supplément pour travail supplémentaire. Si des employés de bureau travaillent dans la même entreprise que du personnel pour lequel 50 heures s’appliquent, la limite de 50 heures vaut aussi pour eux (art. 9 al. 5 LTr).

Autres limites : le travail de jour et du soir doit, pauses et travail supplémentaire compris, se situer dans une période de 14 heures (art. 10 al. 3 LTr). Les pauses sont d’au moins un quart d’heure pour plus de 5 heures et demie de travail par jour, d’une demi-heure pour plus de 7 et d’une heure pour plus de 9 heures (art. 15 LTr). Entre deux jours de travail, il y a en règle générale au moins 11 heures de repos (art. 15a LTr).

Saisir la durée du travail

Si ton entreprise est soumise à la loi sur le travail, tu dois tenir des documents dont ressortent entre autres la durée du travail quotidienne et hebdomadaire effectuée, y compris le travail compensatoire et supplémentaire, et sa répartition, les jours de repos, les pauses à partir d’une demi-heure et les suppléments de salaire et de temps dus (art. 46 LTr, art. 73 OLT 1). Tu dois les conserver au moins cinq ans.

Saisie simplifiée : si les collaborateurs peuvent fixer eux-mêmes en grande partie leur temps de travail, il suffit de saisir uniquement la durée quotidienne du travail ; en cas de travail de nuit et du dimanche, en plus le début et la fin (art. 73b OLT 1). Dans les entreprises de moins de 50 collaborateurs, tu peux le convenir par écrit avec la personne concernée. La convention doit renvoyer aux règles sur le travail et le repos, et tu tiens chaque année un entretien sur la charge de travail, que tu documentes. On ne peut renoncer entièrement à la saisie que par une convention collective et pour des revenus élevés (art. 73a OLT 1). Des modèles et un aperçu figurent sur la page du SECO consacrée à la saisie du temps de travail.

Même en dehors de la loi sur le travail, une saisie vaut la peine : qui réclame des heures supplémentaires doit les prouver – et toi, tu veux pouvoir établir en cas de litige ce qui a réellement été travaillé.

La durée du travail fait partie du contrat

La durée hebdomadaire du travail fait partie des points que tu dois communiquer par écrit au plus tard un mois après le début ; si elle change, tu le communiques aussi par écrit dans le mois (art. 330b CO). En même temps, elle est la base de tout le reste : ce n’est que lorsque le nombre d’heures convenues est fixé qu’on peut dire ce qu’est une heure supplémentaire. Règle dans le contrat, idéalement en même temps, comment les heures supplémentaires sont compensées, à partir de quand un certificat médical est nécessaire et si une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie remplace le maintien du salaire.

Liste de contrôle pour employeurs

1. Clarifier les règles : une convention collective ou un contrat-type de travail s’applique-t-il à ta branche ? Quelle échelle les tribunaux appliquent-ils dans ton canton ? Quels jours fériés cantonaux s’appliquent ?
2. Décider pour l’IJM : avec ou sans assurance – si avec, au moins 80 % pendant 720 jours sur 900, partage des primes, délai d’attente et remplacement du maintien du salaire consignés par écrit dans le contrat, et remettre les conditions.
3. Compléter le contrat : durée hebdomadaire du travail, vacances (cinq semaines pour les moins de 20 ans), réglementation des heures supplémentaires, certificat médical à partir de quel jour.
4. Salaire horaire : indiquer le supplément de vacances et éventuellement de jours fériés dans le contrat et sur chaque décompte de salaire séparément en pourcentage et en francs.
5. Saisir la durée du travail et conserver les documents cinq ans ; pour une saisie simplifiée, ne pas oublier la convention écrite et l’entretien annuel.
6. Consigner les absences : additionner les jours de maladie et d’accident par année de service, classer les certificats médicaux, tenir à jour le solde de vacances.
7. Annoncer : les accidents immédiatement à l’assureur-accidents, l’incapacité de travail dans les délais à l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie, les demandes d’allocation APG pour service, maternité et paternité à la caisse de compensation.
8. Respecter les périodes de protection avant de résilier le contrat d’une personne malade, accidentée, enceinte ou en service.

Comment faire dans Easly

Easly t’aide pour le contrat, les assurances et les salaires – tu gères les absences elles-mêmes en dehors d’Easly :

• Durée du travail et vacances dans le contrat : dans les données de base du personnel, tu enregistres les heures par semaine (proportionnelles à temps partiel) et les jours de vacances par an à 100 %. Les deux figurent dans le contrat de travail qu’Easly établit en PDF, sous « Temps de travail et vacances » – les vacances en semaines et jours, proportionnellement à temps partiel. Easly n’admet pas moins de 20 jours de vacances ; pour les collaborateurs de moins de 20 ans, tu saisis toi-même les 25 jours.
• Enregistrer la police IJM : sous « Personnel » > « Contrats », tu enregistres la police IJM. IA Avec un accès IA, Easly lit la déduction IJM par mois et la propose dans les données de base. Si l’entreprise prend entièrement la prime à sa charge, « Entièrement pris en charge par l’employeur » met la déduction à CHF 0 et ajoute une clause au contrat.
• Étape d’onboarding IJM : la liste de contrôle te rappelle que l’obligation de maintien du salaire existe aussi sans assurance et te fait cocher la décision en connaissance de cause.
• Décompte des salaires : tu peux adapter le salaire brut par collaborateur et par mois, par exemple quand le maintien du salaire prend fin.

tonentreprise.easly.ch

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Questions fréquentes

État des informations : voir ci-dessus. Bases : Code des obligations (art. 321c, 324a, 324b, 328b, 329, 329a–329d, 329f, 329g, 330b, 336c, 361 CO), Loi sur le travail (art. 1, 3, 4, 9, 10, 12, 13, 15, 15a, 20a, 35a, 46 LTr) avec l’ordonnance 1 (art. 73, 73a, 73b OLT 1), Loi sur l’assurance-accidents (art. 16, 17, 45 LAA), Loi sur les allocations pour perte de gain (art. 10, 16a, 16b, 16e, 16f, 16k, 16l, 19, 19a LAPG), Constitution fédérale (art. 110 Cst.), ATF 129 III 493, mémentos 6.01, 6.02 et 6.04 de l’AVS/AI, Office de l’économie et du travail de Bâle-Ville (en allemand) : Notices salaire et jours fériés ainsi que Vacances (échelle bâloise, indemnités journalières en cas de maladie, réduction des vacances, suppléments de vacances), Office du travail de Schwytz (en allemand) : Obligation de l’employeur de payer le salaire (échelles bernoise et zurichoise) et Salaire de vacances et jours fériés, SECO : saisie du temps de travail. Les échelles sont des lignes directrices des tribunaux, pas des lois ; les conventions collectives et les contrats-types de travail peuvent contenir des règles dérogatoires. Cet article ne remplace pas un conseil juridique.