Lohnfortzahlung, Ferien und Arbeitszeit: was Arbeitgeber wissen müssen

Die Grundlagen – Arbeitsvertrag, Probezeit, Kündigungsfristen und Ferienminimum – findest du im Artikel Die erste Anstellung. Hier geht es um die Fragen, die im Alltag mit Personal auftauchen.

Lohn bei Krankheit: die gesetzliche Pflicht

Ist deine Mitarbeiterin aus Gründen, die in ihrer Person liegen, ohne eigenes Verschulden an der Arbeit verhindert, zahlst du ihr den Lohn für eine beschränkte Zeit weiter. Das Gesetz nennt Krankheit, Unfall, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten (zum Beispiel Militärdienst) und die Ausübung eines öffentlichen Amtes. Bei Schwangerschaft gilt dasselbe (Art. 324a Abs. 1 und 3 OR).

Voraussetzung ist, dass das Arbeitsverhältnis mehr als drei Monate gedauert hat oder für mehr als drei Monate eingegangen wurde. Bei einer gewöhnlichen unbefristeten Anstellung entsteht der Anspruch deshalb in der Regel ab dem vierten Monat. Das Amt für Wirtschaft und Arbeit Basel-Stadt nennt zwei Ausnahmen, in denen er ab dem ersten Tag gilt: ein befristeter Vertrag über mehr als drei Monate ohne vorherige Kündigungsmöglichkeit und ein unbefristeter Vertrag, der sich frühestens auf einen Termin nach drei Monaten kündigen lässt.

Im ersten Dienstjahr schuldest du den Lohn während drei Wochen, danach «für eine angemessene längere Zeit» (Art. 324a Abs. 2 OR). Was angemessen ist, haben die Gerichte in Tabellen festgelegt. Gezahlt wird der volle Lohn.

Danach steigen die Ansprüche weiter; die Basler Skala zum Beispiel sieht ab dem 21. Dienstjahr 6 Monate vor, die Zürcher Skala eine Woche mehr pro Dienstjahr. Welche Skala in deinem Kanton gilt, erfährst du beim kantonalen Arbeitsamt; ein Gesamt- oder Normalarbeitsvertrag kann mehr vorsehen.

Wichtig für die Rechnung:

• Die Dauer gilt pro Dienstjahr und für alle Absenzen zusammen. Ist jemand im selben Dienstjahr mehrmals krank, zählst du die Tage zusammen. Mit dem neuen Dienstjahr beginnt ein neuer Anspruch.
• Das Dienstjahr läuft ab dem Eintrittsdatum, nicht ab dem 1. Januar.
• Unabhängig von der Lohnfortzahlung gilt der Kündigungsschutz: Nach der Probezeit darfst du während einer Krankheit oder nach einem Unfall im ersten Dienstjahr 30 Tage, vom zweiten bis fünften Dienstjahr 90 Tage und ab dem sechsten Dienstjahr 180 Tage nicht kündigen (Art. 336c OR). Eine Kündigung in dieser Zeit ist nichtig.

Krankentaggeld statt Skala

Bei einer langen Krankheit trägt ein Kleinbetrieb ohne Versicherung den ganzen Lohn selbst – und nach Ablauf der Skala steht die Mitarbeiterin ohne Einkommen da. Eine Krankentaggeldversicherung (KTG) löst beides. Sie darf die gesetzliche Regelung ersetzen, wenn das schriftlich vereinbart ist und die Lösung für die Mitarbeiterin mindestens gleichwertig ist (Art. 324a Abs. 4 OR).

Als gleichwertig gilt nach der Praxis, die die kantonalen Arbeitsämter von Basel-Stadt und Schwyz beschreiben, typischerweise eine Versicherung mit:

• Leistungen von 80 % des Lohns,
• während 720 Tagen innerhalb von 900 aufeinanderfolgenden Tagen,
• höchstens wenigen Karenztagen (Basel-Stadt nennt bis zu drei Tage ohne Lohn),
• und Prämien, die Firma und Mitarbeiterin je zur Hälfte tragen.

Halte im Arbeitsvertrag fest, dass die Versicherung die Lohnfortzahlung ersetzt, wer welchen Teil der Prämie zahlt und was während der Wartefrist gilt, bevor die Versicherung zahlt. Ohne klare Abrede ist umstritten, ob du in der Wartefrist den vollen Lohn oder 80 % schuldest; im Raum Basel verlangt das Arbeitsgericht nach neuerer Praxis den vollen Lohn. Gib deinen Mitarbeitenden die Versicherungsbedingungen ab. Auf den Taggeldern selbst ziehst du keine AHV/IV/EO- und ALV-Beiträge ab – nur auf dem Lohn.

Was eine KTG kostet und worauf du beim Abschluss achtest, steht im Artikel Versicherungen für KMU.

Das Arztzeugnis

Ab wann deine Mitarbeitenden ein Arztzeugnis bringen müssen, regelt das Gesetz nicht. Lege es im Arbeitsvertrag oder in einem Reglement fest, zum Beispiel ab dem dritten Krankheitstag. Hast du eine Krankentaggeldversicherung, prüfe auch deren Bedingungen zur Meldung einer Arbeitsunfähigkeit. Das Zeugnis bestätigt, dass und wie lange jemand ganz oder teilweise arbeitsunfähig ist. Über deine Mitarbeitenden darfst du nur Daten bearbeiten, die für das Arbeitsverhältnis nötig sind (Art. 328b OR) – die Diagnose brauchst du dafür nicht. Arztzeugnisse sind Gesundheitsdaten: Bewahre sie im Personaldossier so auf, dass nur Berechtigte Zugriff haben.

Unfall: die Unfallversicherung zahlt ab dem dritten Tag

Deine Mitarbeitenden sind obligatorisch gegen Unfall versichert (UVG). Nach einem Unfall zahlt die Versicherung ab dem dritten Tag nach dem Unfalltag ein Taggeld von 80 % des versicherten Verdienstes (Art. 16 und Art. 17 UVG) – ohne Begrenzung auf die Skala, bis die Person wieder arbeitsfähig ist oder eine Rente beginnt.

Für dich heisst das nach Art. 324b OR:

• Deckt die Versicherung mindestens 80 % des Lohns, musst du für die beschränkte Zeit nach der Skala nichts dazuzahlen.
• Zahlt sie weniger, schuldest du die Differenz bis 80 %.
• Für die Wartezeit bis zum Beginn des Taggelds zahlst du mindestens 80 % des Lohns.

Mehr als 80 % darfst du freiwillig oder per Vertrag zahlen. Erfährst du von einem Unfall, der eine ärztliche Behandlung braucht oder zu Arbeitsunfähigkeit führt, meldest du ihn unverzüglich deinem Unfallversicherer (Art. 45 UVG).

Mutterschaft und Vaterschaft

Schwangerschaft: Fällt eine schwangere Mitarbeiterin vor der Geburt aus, zahlst du den Lohn wie bei Krankheit nach der Skala (Art. 324a Abs. 3 OR). Schwangere dürfen auf blosse Anzeige hin der Arbeit fernbleiben; ab der 8. Woche vor der Geburt dürfen sie zwischen 20 und 6 Uhr nicht beschäftigt werden (Art. 35a ArG). Kündigen darfst du während der Schwangerschaft und in den 16 Wochen nach der Geburt nicht (Art. 336c OR).

Mutterschaftsurlaub: Nach der Geburt hat die Mitarbeiterin Anspruch auf mindestens 14 Wochen Urlaub (Art. 329f OR). In den ersten acht Wochen darf sie nicht arbeiten (Art. 35a Abs. 3 ArG). Die EO zahlt während 98 Tagen eine Mutterschaftsentschädigung von 80 % des durchschnittlichen Erwerbseinkommens, höchstens CHF 220 pro Tag (Art. 16e und Art. 16f EOG). Den Höchstbetrag erreicht ein Monatslohn von CHF 8'250. Anspruch hat, wer in den neun Monaten vor der Geburt AHV-versichert war und davon mindestens fünf Monate gearbeitet hat (Art. 16b EOG).

Urlaub des andern Elternteils: Der Vater – oder die Ehefrau der Mutter – hat Anspruch auf zwei Wochen Urlaub, zu beziehen innert sechs Monaten nach der Geburt, wochen- oder tageweise (Art. 329g OR). Die EO zahlt dafür höchstens 14 Taggelder zu 80 %, ebenfalls höchstens CHF 220 pro Tag (Art. 16k und Art. 16l EOG).

Zahlst du während des Urlaubs den Lohn weiter, überweist die Ausgleichskasse die Entschädigung dir; sonst geht sie direkt an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter. Den Antrag stellen Angestellte über dich bei deiner Ausgleichskasse. Die Merkblätter 6.02 und 6.04 der AHV/IV erklären das Vorgehen.

Militär, Zivildienst und Zivilschutz

Dienst ist eine gesetzliche Pflicht – also gilt die Lohnfortzahlung nach Art. 324a OR. Weil die EO eine obligatorische Versicherung ist, kommt Art. 324b OR dazu: Deckt die EO mindestens 80 % des Lohns, schuldest du für die beschränkte Zeit nichts mehr; deckt sie weniger, zahlst du die Differenz bis 80 %.

• In Wiederholungskursen und anderen Diensten beträgt die Grundentschädigung 80 % des durchschnittlichen Erwerbseinkommens vor dem Dienst, die Gesamtentschädigung höchstens CHF 275 pro Tag (Art. 10 und Art. 16a EOG).
• In der Rekrutenschule gibt es ohne Kinder eine Einheitsentschädigung von CHF 69 pro Tag (Merkblatt 6.01) – hier zahlst du im Rahmen der Skala also meist eine Differenz.
• Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter bekommt im Dienst eine EO-Anmeldung und gibt sie dir ab. Du leitest sie an deine Ausgleichskasse weiter; zahlst du den Lohn weiter, geht die EO an dich (Art. 19 EOG).
• Auf der EO-Entschädigung werden AHV/IV/EO- und gegebenenfalls ALV-Beiträge erhoben (Art. 19a EOG).
• Während des Dienstes und – wenn er mehr als elf Tage dauert – vier Wochen davor und danach darfst du nicht kündigen (Art. 336c Abs. 1 Bst. a OR).

Ferien richtig gewähren

Das Minimum sind vier Wochen pro Dienstjahr, für Mitarbeitende bis zum vollendeten 20. Altersjahr fünf Wochen; bei einem unvollständigen Dienstjahr gilt der Anspruch anteilig (Art. 329a OR). Bei Teilzeit rechnest du den Anspruch nach dem Pensum um. Daneben gilt:

• Du bestimmst den Zeitpunkt, nimmst aber auf die Wünsche deiner Mitarbeitenden Rücksicht, soweit es der Betrieb zulässt. Mindestens zwei Wochen müssen zusammenhängen (Art. 329c OR).
• Voller Lohn: Während der Ferien zahlst du den ganzen Lohn, der darauf entfällt (Art. 329d Abs. 1 OR).
• Kein Auszahlen während des Arbeitsverhältnisses: Ferien dürfen nicht durch Geld oder andere Vergünstigungen abgegolten werden (Art. 329d Abs. 2 OR). Diese Regel ist absolut zwingend; auch eine Vereinbarung mit der Mitarbeiterin ändert daran nichts (Art. 361 OR).
• Feiertage in den Ferien zählen nicht als Ferientage.

Ferien kürzen bei langer Abwesenheit

Nach Art. 329b OR darfst du die Ferien in bestimmten Fällen kürzen, um einen Zwölftel pro vollen Monat Abwesenheit:

Die Kürzung ist ein Recht, keine Pflicht. Die Berechnung mit der kürzungsfreien «Schonfrist» beschreibt zum Beispiel das Amt für Wirtschaft und Arbeit Basel-Stadt.

Ferienlohn bei Stundenlohn

Auch wer im Stundenlohn arbeitet, hat Anspruch auf bezahlte Ferien. Arbeitet jemand sehr unregelmässig, lässt das Bundesgericht ausnahmsweise zu, den Ferienlohn laufend mit dem Lohn auszuzahlen – aber nur, wenn sowohl im Arbeitsvertrag als auch auf jeder Lohnabrechnung klar ersichtlich ist, welcher Teil des Lohns die Ferien abgilt (BGE 129 III 493). Eine Formulierung wie «Ferien inbegriffen» genügt nicht – sonst riskierst du, den Ferienlohn nachzahlen zu müssen. Üblich sind diese Zuschläge auf dem Bruttolohn:

Der Zuschlag ist so berechnet, weil die Ferien bezahlt sind, aber in den gearbeiteten Stunden nicht vorkommen: Von 260 Werktagen im Jahr arbeitet jemand mit vier Wochen Ferien 240 Tage.

Ferien bei Kündigung

Ferien, die bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses nicht bezogen werden konnten, zahlst du mit dem letzten Lohn aus – das Abgeltungsverbot gilt nur, solange das Arbeitsverhältnis dauert. Nach einer Kündigung musst du zudem die Zeit freigeben, die für die Suche einer neuen Stelle nötig ist (Art. 329 Abs. 3 OR).

Feiertage

Der einzige eidgenössische Feiertag ist der 1. August. Er ist arbeitsrechtlich den Sonntagen gleichgestellt und bezahlt (Art. 110 Abs. 3 BV) – auch für Mitarbeitende im Stundenlohn, wenn er auf einen ihrer Arbeitstage fällt. Alle anderen Feiertage legen die Kantone fest: Sie können höchstens acht weitere Feiertage den Sonntagen gleichstellen (Art. 20a ArG).

Mit Monatslohn sind die kantonalen Feiertage in der Regel bezahlt. Im Stundenlohn besteht für diese Tage nur ein Lohnanspruch, wenn er vereinbart ist. Fällt ein Feiertag auf einen ohnehin freien Tag, gibt es keinen zusätzlichen Lohn. Wer an anderen religiösen Feiertagen frei nehmen will, darf das, muss es aber spätestens drei Tage vorher anzeigen (Art. 20a Abs. 2 ArG).

Arbeitszeit: Überstunden und Überzeit

Zwei Begriffe werden oft verwechselt:

• Überstunden sind Stunden über der Arbeitszeit, die im Vertrag vereinbart oder üblich ist – zum Beispiel über 42 Stunden pro Woche. Sie regelt das Obligationenrecht.
• Überzeit sind Stunden über der gesetzlichen Höchstarbeitszeit des Arbeitsgesetzes. Sie ist nur ausnahmsweise erlaubt.

Überstunden nach OR

Sind Überstunden nötig, müssen deine Mitarbeitenden sie leisten, soweit sie es können und es ihnen zumutbar ist (Art. 321c Abs. 1 OR). Ausgleichen kannst du sie mit Freizeit von mindestens gleicher Dauer – aber nur im Einverständnis mit der Mitarbeiterin (Abs. 2). Sonst zahlst du den Normallohn plus einen Zuschlag von mindestens 25 % (Abs. 3).

Von der Auszahlung und vom Zuschlag kannst du nur schriftlich abweichen, zum Beispiel mit einer Klausel, dass Überstunden mit dem Lohn abgegolten sind oder ohne Zuschlag kompensiert werden. Ein Gesamt- oder Normalarbeitsvertrag kann ebenfalls etwas anderes bestimmen.

Höchstarbeitszeit und Überzeit nach Arbeitsgesetz

Das Arbeitsgesetz gilt für fast alle privaten Betriebe, sobald sie jemanden beschäftigen (Art. 1 ArG). Ausgenommen sind unter anderem die Landwirtschaft und private Haushalte (Art. 2 ArG), Betriebe, in denen nur die Ehepartnerin und nahe Verwandte arbeiten (Art. 4 ArG), sowie Personen mit einer höheren leitenden Tätigkeit (Art. 3 Bst. d ArG).

Grundlagen sind Art. 9, Art. 12 und Art. 13 ArG. Überzeit ist nur erlaubt bei dringender Arbeit oder ausserordentlichem Arbeitsandrang, für Inventar, Rechnungsabschlüsse und Liquidationen oder bei Betriebsstörungen. Gleichst du sie im Einverständnis mit der Mitarbeiterin innert angemessener Zeit mit gleich viel Freizeit aus, entfällt der Zuschlag. Anders als bei den Überstunden kannst du den Überzeitzuschlag nicht einfach im Vertrag wegbedingen. Arbeiten Büroangestellte im selben Betrieb mit Personal, für das 50 Stunden gelten, gilt auch für sie die 50-Stunden-Grenze (Art. 9 Abs. 5 ArG).

Weitere Grenzen: Die Tages- und Abendarbeit muss inklusive Pausen und Überzeit innerhalb von 14 Stunden liegen (Art. 10 Abs. 3 ArG). Pausen betragen mindestens eine Viertelstunde bei mehr als 5½ Stunden Arbeit pro Tag, eine halbe Stunde bei mehr als 7 und eine Stunde bei mehr als 9 Stunden (Art. 15 ArG). Zwischen zwei Arbeitstagen liegen in der Regel mindestens 11 Stunden Ruhezeit (Art. 15a ArG).

Arbeitszeit erfassen

Untersteht dein Betrieb dem Arbeitsgesetz, musst du Unterlagen führen, aus denen unter anderem die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Ausgleichs- und Überzeitarbeit und ihre Lage, die Ruhetage, die Pausen ab einer halben Stunde und die geschuldeten Lohn- und Zeitzuschläge hervorgehen (Art. 46 ArG, Art. 73 ArGV 1). Aufbewahren musst du sie mindestens fünf Jahre.

Vereinfachte Erfassung: Können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festlegen, genügt es, nur die tägliche Arbeitsdauer zu erfassen; bei Nacht- und Sonntagsarbeit zusätzlich Beginn und Ende (Art. 73b ArGV 1). In Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden kannst du das mit der einzelnen Person schriftlich vereinbaren. Die Vereinbarung muss auf die Arbeits- und Ruhezeitregeln hinweisen, und du führst jedes Jahr ein Gespräch über die Arbeitsbelastung, das du dokumentierst. Ganz auf die Erfassung verzichten lässt sich nur über einen Gesamtarbeitsvertrag und bei hohen Einkommen (Art. 73a ArGV 1). Vorlagen und eine Übersicht hat das SECO auf seiner Seite zur Arbeitszeiterfassung.

Auch ausserhalb des Arbeitsgesetzes lohnt sich eine Erfassung: Wer Überstunden einfordert, muss sie belegen – und du willst bei einem Streit nachweisen können, was tatsächlich gearbeitet wurde.

Die Arbeitszeit gehört in den Vertrag

Die wöchentliche Arbeitszeit gehört zu den Punkten, die du spätestens einen Monat nach Beginn schriftlich mitteilen musst; ändert sie sich, teilst du auch das innert eines Monats schriftlich mit (Art. 330b OR). Gleichzeitig ist sie die Grundlage für alles andere: Erst wenn feststeht, wie viele Stunden vereinbart sind, lässt sich sagen, was eine Überstunde ist. Regle im Vertrag am besten gleich mit, wie Überstunden ausgeglichen werden, ab wann ein Arztzeugnis nötig ist und ob eine Krankentaggeldversicherung die Lohnfortzahlung ersetzt.

Checkliste für Arbeitgeber

1. Regeln klären: Gilt für deine Branche ein Gesamt- oder Normalarbeitsvertrag? Welche Skala wenden die Gerichte in deinem Kanton an? Welche kantonalen Feiertage gelten?
2. Krankentaggeld entscheiden: Mit oder ohne Versicherung – wenn mit, dann mindestens 80 % während 720 von 900 Tagen, Prämienteilung, Wartefrist und Ersatz der Lohnfortzahlung schriftlich im Vertrag festhalten und die Bedingungen abgeben.
3. Vertrag vollständig machen: wöchentliche Arbeitszeit, Ferien (bei unter 20-Jährigen fünf Wochen), Regelung für Überstunden, Arztzeugnis ab welchem Tag.
4. Stundenlohn: Ferien- und allenfalls Feiertagszuschlag im Vertrag und auf jeder Lohnabrechnung separat in Prozent und Franken ausweisen.
5. Arbeitszeit erfassen und die Unterlagen fünf Jahre aufbewahren; für eine vereinfachte Erfassung die schriftliche Vereinbarung und das Jahresgespräch nicht vergessen.
6. Absenzen festhalten: Krankheits- und Unfalltage pro Dienstjahr zusammenzählen, Arztzeugnisse ablegen, Ferienguthaben nachführen.
7. Melden: Unfälle sofort dem Unfallversicherer, Arbeitsunfähigkeit fristgerecht der Krankentaggeldversicherung, EO-Anmeldungen für Dienst, Mutterschaft und Vaterschaft an die Ausgleichskasse.
8. Sperrfristen beachten, bevor du einer kranken, verunfallten, schwangeren oder dienstleistenden Person kündigst.

So geht's in Easly

Easly hilft dir bei Vertrag, Versicherungen und Lohnlauf – die Absenzen selbst führst du ausserhalb:

• Arbeitszeit und Ferien im Vertrag: In den Personalstammdaten hinterlegst du die Stunden pro Woche (bei Teilzeit anteilig) und die Ferientage pro Jahr bei 100 %. Beides steht im Arbeitsvertrag, den Easly als PDF erstellt, unter «Arbeitszeit und Ferien» – die Ferien als Wochen und Tage, anteilig bei Teilzeit. Easly lässt nicht weniger als 20 Ferientage zu; für Mitarbeitende unter 20 trägst du die 25 Tage selbst ein.
• Krankentaggeld-Police ablegen: Unter Personal > Verträge legst du die KTG-Police ab. KI Mit KI-Zugang liest Easly den KTG-Abzug pro Monat aus und schlägt ihn in den Stammdaten vor. Übernimmt die Firma die Prämie ganz, setzt «Arbeitgeber übernimmt vollständig» den Abzug auf CHF 0 und ergänzt eine Klausel im Vertrag.
• Onboarding-Schritt KTG: Die Checkliste erinnert dich daran, dass die Lohnfortzahlungspflicht auch ohne Versicherung besteht, und lässt dich den Entscheid bewusst abhaken.
• Lohnlauf: Den Bruttolohn kannst du pro Mitarbeiter und Monat anpassen, etwa wenn die Lohnfortzahlung endet.

Was Easly nicht kann: Es gibt keine Zeiterfassung, keine Absenzen- und Ferienkontrolle und keine Berechnung der Lohnfortzahlung nach Skala. Der Arbeitsvertrag aus Easly enthält keine Klauseln zu Überstunden, Arztzeugnis oder dazu, dass eine Krankentaggeldversicherung die Lohnfortzahlung ersetzt – das vereinbart ihr bei Bedarf zusätzlich schriftlich. Easly rechnet mit Monatslöhnen und weist keinen Ferienzuschlag für Stundenlöhne aus. Taggelder von Kranken- oder Unfallversicherung behandelt der Lohnlauf nicht separat: AHV und ALV rechnet Easly immer auf den ganzen Bruttolohn. Kläre solche Monate mit deiner Ausgleichskasse oder Treuhand.

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Häufige Fragen

Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 321c, 324a, 324b, 328b, 329, 329a–329d, 329f, 329g, 330b, 336c, 361 OR), Arbeitsgesetz (Art. 1, 3, 4, 9, 10, 12, 13, 15, 15a, 20a, 35a, 46 ArG) mit Verordnung 1 (Art. 73, 73a, 73b ArGV 1), Unfallversicherungsgesetz (Art. 16, 17, 45 UVG), Erwerbsersatzgesetz (Art. 10, 16a, 16b, 16e, 16f, 16k, 16l, 19, 19a EOG), Bundesverfassung (Art. 110 BV), BGE 129 III 493, Merkblätter 6.01, 6.02 und 6.04 der AHV/IV, Amt für Wirtschaft und Arbeit Basel-Stadt: Merkblätter Lohn und Feiertage sowie Ferien (Basler Skala, Krankentaggeld, Ferienkürzung, Ferienzuschläge), Amt für Arbeit Schwyz: Lohnzahlungspflicht des Arbeitgebers (Berner und Zürcher Skala) und Ferienlohn und Feiertage, SECO: Arbeitszeiterfassung. Die Skalen sind Richtlinien der Gerichte, keine Gesetze; Gesamt- und Normalarbeitsverträge können abweichende Regeln enthalten. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.