L’essenziale in breve
- Utile non significa denaro sul conto. Decisivo è quando le fatture vengono pagate e quando scadono i tuoi pagamenti.
- Fattura subito dopo la prestazione e con un termine di pagamento chiaro e breve.
- Per commesse più grandi concordi acconti o fatture parziali – già nell’offerta.
- Una breve occhiata a settimana alle partite aperte e una semplice pianificazione su tre mesi evitano la maggior parte delle strettoie.
Perché la liquidità conta più dell’utile
Il conto economico mostra se la tua azienda è redditizia. Se riuscirai a pagare le tue fatture, non lo mostra. Conta il momento: se a maggio hai lavorato per CHF 20'000 ma la clientela paga solo a luglio, il denaro manca a giugno – proprio quando scadono affitto, salari e magari l’IVA. Proprio le piccole aziende senza grandi riserve finiscono così in difficoltà, benché le commesse vadano bene.
Tenere d’occhio le partite aperte
Le partite aperte (debitori) sono tutte le fatture inviate ma non ancora pagate. È sensata una routine fissa, ad esempio ogni lunedì:
- Quali fatture sono scadute? Per queste c’è un promemoria di pagamento.
- Quali scadono nelle prossime due settimane? È il tuo incasso atteso.
- Quali clienti pagano regolarmente in ritardo? Per loro conviene prevedere termini più brevi o un acconto.
- Che cosa è finito ma non ancora fatturato? È denaro che non è ancora in arrivo solo perché non hai fatturato.
Fatturare rapidamente e correttamente
La misura più semplice per più liquidità: scrivere le fatture subito, quando il lavoro è concluso o la merce consegnata – non tutte insieme a fine mese. Fai attenzione a:
- un termine di pagamento chiaro, usuali sono da 10 a 30 giorni, con la data di scadenza sulla fattura;
- indicazioni complete, affinché la fattura non resti ferma per un numero d’ordine mancante;
- una sezione di pagamento QR corretta, affinché la clientela possa pagare con una scansione (vedi Creare la QR-fattura).
Se un termine di pagamento è stato concordato contrattualmente, la cliente cade in mora alla sua scadenza senza sollecito (art. 102 cpv. 2 CO); altrimenti serve un sollecito. Dalla mora deve il 5 % di interessi moratori (art. 104 CO). Come sollecitare in modo cortese ed efficace lo trovi nell’articolo Dall’offerta alla fattura pagata.
Acconti e fatture parziali
Con commesse più grandi devi spesso prefinanziare a lungo: materiale, tempo di lavoro proprio, forse subappaltatori. Non deve essere così. Concorda già nell’offerta quando scadono quali importi, ad esempio:
- un acconto al conferimento dell’incarico,
- fatture parziali per tappe o consegne,
- la fattura finale a conclusione, con deduzione degli importi già fatturati.
Se sei assoggettato all’IVA e conteggi secondo le controprestazioni convenute (il caso normale), l’IVA la devi in linea di principio con l’emissione della fattura. Se ricevi un pagamento anticipato senza fattura, l’imposta è già dovuta con l’incasso (art. 40 cpv. 1 LIVA). Per gli acconti conviene quindi emettere una fattura propria con IVA esposta.
Esempio: agenzia web con un progetto da CHF 18'000
Nina offre a una cliente un nuovo negozio online per CHF 18'000. Nell’offerta si legge: 30 % al conferimento dell’incarico, 40 % dopo l’approvazione del design, 30 % dopo la messa online, ciascuno pagabile entro 20 giorni. Anziché aspettare tre mesi un grande importo, riceve il denaro in tre rate – e la prima copre già le licenze e i costi esterni che deve pagare all’inizio.
Estratto conto anziché sollecito
Con clienti abituali con molte fatture si perde presto la visione d’insieme – da entrambe le parti. Un estratto conto con tutte le fatture, gli importi pagati e il saldo aperto crea chiarezza. Si presta anche come cortese primo passo, prima di sollecitare singole fatture: spesso un pagamento è semplicemente stato attribuito male o è rimasto fermo.
Una semplice pianificazione della liquidità
Per una piccola azienda basta una tabella sui prossimi tre mesi. Per ogni mese annoti:
| Voce | Da dove prendi la cifra |
|---|---|
| Saldo del conto a inizio mese | E-banking |
| + incassi attesi | fatture aperte per scadenza, fatture ricorrenti di abbonamento |
| − uscite fisse | affitto, salari, assicurazioni, leasing, abbonamenti |
| − pagamenti unici più grandi | IVA (scadenza 60 giorni dopo la fine del periodo di rendiconto), contributi in acconto della cassa di compensazione, rate d’imposta, investimenti |
| = saldo del conto a fine mese | Se si fa stretto, agisci ora – non solo nel mese in questione. |
Se si profila una strettoia, hai più possibilità: sollecitare attivamente le fatture aperte, emettere una fattura parziale per le commesse in corso, concordare i tuoi pagamenti con i fornitori o parlare per tempo con la tua banca di un limite di credito.
Come funziona in Easly
In Easly vedi in ogni momento quanto denaro deve ancora entrare – e puoi reagire rapidamente:
- Fatture scadute sulla dashboard: il riquadro mostra quante fatture sono scadute e con un clic porta all’elenco.
- Panoramica delle fatture: tutte le fatture con stato e data di scadenza, filtrabili per periodo, stato e cliente, esportabili in Excel.
- Fatture parziali per posizione: da una commessa fatturi posizioni e quantità in più fatture. Easly mostra per ogni posizione che cosa è ordinato, già fatturato e ancora aperto.
- Pagamenti tramite importazione bancaria: se carichi l’estratto conto (camt.053) dall’e-banking, Easly attribuisce automaticamente i pagamenti alle tue QR-fatture e imposta le fatture su «pagata» – con la data dell’incasso.
- Registrare e confermare un pagamento: senza importazione bancaria contrassegni tu stesso la fattura come pagata. Su richiesta Easly prepara subito la conferma di pagamento per e-mail, oppure la invii più tardi con un clic.
- Estratto conto per cliente in PDF: tutte le fatture di una cliente con importo fatturato, pagato e aperto.
- Gestione dei solleciti in due livelli: promemoria di pagamento e sollecito vengono proposti o inviati automaticamente.
I pagamenti parziali li attribuisci alla fattura nell’importazione bancaria; lì vedi l’importo residuo e puoi stornare un piccolo resto, ad esempio una deduzione di sconto. I solleciti richiedono allora soltanto il resto aperto, e l’estratto conto per cliente mostra la fattura come «Parzialmente pagato».
Domande frequenti
Quale termine di pagamento è usuale?
In Svizzera sono usuali da 10 a 30 giorni. Un termine più breve porta il denaro più in fretta, ma deve adattarsi al tuo settore. Importante è che sia scritto in modo chiaro sull’offerta e sulla fattura.
Posso chiedere un acconto?
Sì, se lo concordi con la cliente, meglio già nell’offerta o nella conferma d’ordine. Senza accordo, in molti contratti vale che si paga solo dopo la prestazione.
Quando devo l’IVA su un acconto?
Se conteggi secondo le controprestazioni convenute, in linea di principio con l’emissione della fattura; un pagamento anticipato senza fattura lo assoggetti a imposta con l’incasso (art. 40 cpv. 1 LIVA). Se conteggi secondo le controprestazioni ricevute, conta sempre l’incasso.
Con che frequenza dovrei controllare le partite aperte?
Una volta alla settimana basta per la maggior parte delle piccole aziende. Importante è la regolarità: così una fattura scaduta salta all’occhio dopo pochi giorni e non solo dopo mesi.
Stato delle indicazioni: vedi sopra. Fonti: Codice delle obbligazioni (art. 102 e 104 CO), Legge sull’IVA (art. 40 LIVA). Questo articolo non sostituisce una consulenza fiduciaria o giuridica.