L’essentiel en bref
- Bénéfice ne veut pas dire argent sur le compte. Ce qui compte, c’est le moment où les factures sont payées et celui où tes propres paiements sont dus.
- Facture tout de suite après la prestation et avec un délai de paiement clair et court.
- Pour les gros mandats, convient d’acomptes ou de factures partielles – dès l’offre.
- Un bref coup d’œil par semaine aux factures ouvertes et une planification simple sur trois mois évitent la plupart des goulets d’étranglement.
Pourquoi la liquidité compte plus que le bénéfice
Le compte de résultat montre si ton entreprise est rentable. Il ne montre pas si tu peux payer tes factures. Pour cela, le moment compte : si tu as travaillé en mai pour CHF 20’000, mais que tes clients ne paient qu’en juillet, l’argent manque en juin – précisément quand le loyer, les salaires et peut-être la TVA sont dus. Ce sont surtout les petites entreprises sans grandes réserves qui se retrouvent ainsi en difficulté, alors même que les mandats ne manquent pas.
Garder un œil sur les factures ouvertes
Les factures ouvertes (débiteurs) sont toutes les factures envoyées mais pas encore payées. Une routine fixe est judicieuse, par exemple chaque lundi :
- Quelles factures sont en retard ? Elles reçoivent un rappel de paiement.
- Lesquelles arrivent à échéance ces deux prochaines semaines ? C’est ton encaissement attendu.
- Quels clients paient régulièrement en retard ? Pour eux, des délais plus courts ou un acompte valent la peine.
- Qu’est-ce qui est terminé, mais pas encore facturé ? C’est de l’argent qui n’arrive pas encore – uniquement à cause de toi.
Facturer vite et correctement
La mesure la plus simple pour plus de liquidité : établir les factures dès que le travail est fait ou la marchandise livrée – pas en bloc à la fin du mois. Veille à :
- un délai de paiement clair, 10 à 30 jours sont usuels, avec la date d’échéance sur la facture ;
- des indications complètes, pour que la facture ne reste pas bloquée à cause d’un numéro de commande manquant ;
- une partie paiement QR correcte, pour que tes clients puissent payer d’un simple scan (voir Créer une QR-facture).
Si un terme de paiement est convenu par contrat, la cliente est en demeure à son expiration sans sommation (art. 102 al. 2 CO) ; sinon, une sommation est nécessaire. Dès la demeure, elle doit 5 % d’intérêts moratoires (art. 104 CO). Pour savoir comment relancer de façon aimable et efficace, lis l’article De l’offre à la facture payée.
Acomptes et factures partielles
Pour les gros mandats, tu dois souvent préfinancer longtemps : matériel, ton propre temps de travail, peut-être des sous-traitants. Ce n’est pas une fatalité. Convient dès l’offre des montants dus et de leurs échéances, par exemple :
- un acompte à la commande,
- des factures partielles par étapes ou livraisons,
- la facture finale après achèvement, avec déduction des montants déjà facturés.
Si tu es assujetti à la TVA et décomptes selon les contre-prestations convenues (le cas normal), tu dois en principe la TVA dès l’établissement de la facture. Si tu reçois un paiement anticipé sans facture, l’impôt est déjà dû à l’encaissement (art. 40 al. 1 LTVA). Pour les acomptes, le mieux est donc d’établir une facture distincte avec la TVA indiquée.
Exemple : agence web avec un projet de CHF 18’000
Nina propose à une cliente une nouvelle boutique en ligne pour CHF 18’000. L’offre indique : 30 % à la commande, 40 % après acceptation du design, 30 % après la mise en ligne, chaque fois payable dans les 20 jours. Au lieu d’attendre trois mois un gros montant, elle reçoit l’argent en trois tranches – et le premier couvre déjà les licences et les frais externes qu’elle doit payer au début.
Relevé de compte plutôt que sommation
Avec les clients réguliers qui ont beaucoup de factures, on perd vite la vue d’ensemble – des deux côtés. Un relevé de compte avec toutes les factures, les montants payés et le solde ouvert met les choses au clair. Il convient aussi comme première étape aimable avant de relancer des factures isolées : souvent, un paiement a simplement été mal attribué ou est resté en suspens.
Une planification simple de la liquidité
Pour une petite entreprise, un tableau sur les trois prochains mois suffit. Pour chaque mois, tu notes :
| Poste | D’où tu prends le chiffre |
|---|---|
| Solde du compte en début de mois | e-banking |
| + encaissements attendus | factures ouvertes par échéance, factures d’abonnement récurrentes |
| − dépenses fixes | loyer, salaires, assurances, leasing, abonnements |
| − gros paiements uniques | TVA (due 60 jours après la fin de la période de décompte), acomptes de cotisations de la caisse de compensation, tranches d’impôt, investissements |
| = solde du compte en fin de mois | Si cela devient serré, agis maintenant – pas seulement durant le mois concerné. |
Si un goulet d’étranglement se profile, tu as plusieurs possibilités : relancer activement les factures ouvertes, établir une facture partielle pour les mandats en cours, coordonner tes propres paiements avec les fournisseurs ou parler à temps avec ta banque d’une limite de crédit.
Comment faire dans Easly
Dans Easly, tu vois à tout moment quels montants sont encore en attente – et tu peux réagir vite :
- Factures en retard sur le tableau de bord : la tuile montre combien de factures sont en retard et mène d’un clic à la liste.
- Aperçu des factures : toutes les factures avec statut et date d’échéance, filtrables par période, statut et client, exportables en Excel.
- Factures partielles par position : à partir d’une commande, tu factures positions et quantités en plusieurs fois. Easly montre pour chaque position ce qui est commandé, déjà facturé et encore ouvert.
- Paiements par import bancaire : si tu téléverses le relevé de compte (camt.053) de l’e-banking, Easly attribue automatiquement les paiements à tes QR-factures et marque les factures comme « payée » – avec la date de l’encaissement.
- Saisir et confirmer un paiement : sans import bancaire, tu marques toi-même la facture comme payée. Sur demande, Easly prépare tout de suite la confirmation de paiement par e-mail, ou tu l’envoies plus tard d’un clic.
- Relevé de compte par client en PDF : toutes les factures d’un client avec montant facturé, payé et ouvert.
- Relances en deux étapes : rappel de paiement et sommation sont proposés ou envoyés automatiquement.
Dans l’import bancaire, tu attribues les paiements partiels à la facture ; tu y vois le solde restant et tu peux passer en perte un petit reste, par exemple un escompte. Les sommations ne réclament alors plus que le reste ouvert, et le relevé de compte par client montre la facture comme « Partiellement payée ».
Questions fréquentes
Quel délai de paiement est usuel ?
En Suisse, 10 à 30 jours sont usuels. Un délai plus court fait arriver l’argent plus vite, mais doit convenir à ta branche. L’important est qu’il soit clairement indiqué sur l’offre et sur la facture.
Puis-je exiger un acompte ?
Oui, si tu le conviens avec la cliente, idéalement dès l’offre ou la confirmation de commande. Sans convention, dans beaucoup de contrats, le paiement n’intervient qu’après la prestation.
Quand dois-je la TVA sur un acompte ?
Si tu décomptes selon les contre-prestations convenues, en principe dès l’établissement de la facture ; un paiement anticipé sans facture se déclare à l’encaissement (art. 40 al. 1 LTVA). Si tu décomptes selon les contre-prestations reçues, c’est toujours l’encaissement qui compte.
À quelle fréquence dois-je contrôler les factures ouvertes ?
Une fois par semaine suffit pour la plupart des petites entreprises. La régularité est importante : ainsi, une facture en retard se remarque après quelques jours et non après des mois.
État des informations : voir ci-dessus. Bases : Code des obligations (art. 102 et 104 CO), Loi sur la TVA (art. 40 LTVA). Cet article ne remplace pas un conseil fiduciaire ou juridique.