Steuererklärung für Selbständige: Leitfaden

Das Wichtigste in Kürze

Zur Steuererklärung gehört ein Formular bzw. Hilfsblatt für Selbständige und deine Jahresrechnung – oder bei einfacher Buchführung eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögen (Art. 125 Abs. 2 DBG).
Abziehen darfst du alle geschäftsmässig begründeten Kosten (Art. 27 DBG) – aber privat genutzte Teile, etwa beim Auto, rechnest du als Privatanteil wieder auf.
Ohne Pensionskasse zahlst du 2026 bis 20 % des Nettoerwerbseinkommens, höchstens CHF 36'288, steuerfrei in die Säule 3a ein.
Die definitiven AHV-Beiträge berechnet die Ausgleichskasse erst nach deiner Steuerveranlagung.

Was zur Steuererklärung gehört

Als Selbständigerwerbende bzw. Selbständigerwerbender füllst du neben der normalen Steuererklärung ein zusätzliches Formular zu deiner Firma aus. Der Kanton Zürich zum Beispiel verlangt das Hilfsblatt A – in einer Fassung für kaufmännische und einer für vereinfachte Buchführung. Andere Kantone haben ähnliche Formulare; du findest sie bei deinem kantonalen Steueramt oder im Steuerprogramm deines Kantons.

Dazu legst du deine Jahresrechnung bei, also Bilanz und Erfolgsrechnung. Führst du nur eine einfache Buchhaltung (bis CHF 500'000 Umsatz erlaubt, Art. 957 Abs. 2 OR), genügt eine Aufstellung über Einnahmen und Ausgaben, Aktiven und Passiven sowie Privatentnahmen und Privateinlagen (Art. 125 Abs. 2 DBG). Die Belege selbst reichst du nur auf Verlangen ein, musst sie aber 10 Jahre aufbewahren (Art. 958f OR).

Diese Abzüge darfst du machen

Geschäftsaufwand (Art. 27 DBG): Material, Waren, Software, Miete für Geschäftsräume, Versicherungen, Weiterbildung, Telefon und Internet (geschäftlicher Anteil), Fahrzeugkosten, Werbung, Bankspesen, Treuhandkosten.
Abschreibungen auf Geräten und Einrichtungen (Art. 28 DBG) – die Normalsätze stehen im Merkblatt A 1995 der ESTV, zum Beispiel 40 % vom Buchwert für Informatik. Mehr dazu im Artikel Inventar und Anlagen.
Büroraum zu Hause, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind – siehe Büro zu Hause.
AHV/IV/EO-Beiträge, die du als Selbständige bzw. Selbständiger zahlst (Art. 33 Abs. 1 Bst. d DBG).
Säule 3a: Bist du keiner Pensionskasse angeschlossen, darfst du bis 20 % deines Nettoerwerbseinkommens einzahlen, 2026 höchstens CHF 36'288 (Masszahlen des BSV; Art. 33 Abs. 1 Bst. e DBG). Mit Pensionskasse gilt der kleine Betrag von CHF 7'258.

Privatanteile nicht vergessen

Was du sowohl geschäftlich als auch privat nutzt, darfst du nur zum geschäftlichen Teil abziehen. Am häufigsten betrifft das:

Geschäftsauto: Pauschal 0,9 % des Kaufpreises (ohne MWST) pro Monat, mindestens CHF 150 – so zum Beispiel die Weisung ZStB 17.1 des Kantons Zürich. Alternativ weist du die private Nutzung mit einem Fahrtenbuch nach. Mehr im Artikel Kilometerabrechnung.
Telefon, Internet, Laptop: Rechne einen sinnvollen privaten Anteil heraus.
Warenbezüge: Was du aus dem eigenen Geschäft privat entnimmst, gilt als Einnahme.

Beispiel: Grafikerin mit Geschäftsauto

Lea hat im Jahr CHF 82'000 Einnahmen. Ihr Aufwand beträgt CHF 21'000, darunter CHF 1'600 Abschreibung auf Laptop und Bildschirm sowie CHF 6'500 Autokosten. Ihr Auto hat CHF 30'000 gekostet; als Privatanteil rechnet sie 0,9 % × 12 = CHF 3'240 wieder auf. Ihr Gewinn aus selbständiger Erwerbstätigkeit beträgt damit CHF 64'240. Davon zieht sie in der Steuererklärung unter anderem ihre AHV-Beiträge und die Einzahlung in die Säule 3a ab.

Fristen und Fristverlängerung

Die Frist legt jeder Kanton selbst fest. Im Kanton Zürich zum Beispiel ist die Steuererklärung bis zum 31. März des Folgejahres einzureichen; brauchst du mehr Zeit, beantragst du eine Fristerstreckung – und zwar vor Ablauf der Frist, sonst wird sie nicht mehr berücksichtigt. Die meisten Kantone bieten das online an. Bei Selbständigen dauert die Jahresrechnung oft länger – plane die Verlängerung deshalb früh ein.

Nach der Veranlagung: die AHV rechnet ab

Während des Jahres zahlst du der AHV nur Akontobeiträge. Ist deine Steuer rechtskräftig veranlagt, meldet die Steuerverwaltung dein Erwerbseinkommen der Ausgleichskasse (Art. 23 AHVV). Diese berechnet dann die definitiven Beiträge und stellt dir die Differenz in Rechnung – oder schreibt sie dir gut. Weicht dein Gewinn stark von der Schätzung ab, melde das der Ausgleichskasse früh, damit die Akontobeiträge angepasst werden. Mehr im AHV/IV-Merkblatt 2.02.

Typische Fehler

Privates als Geschäftsaufwand: Ferien, private Kleidung oder das Familienhandy gehören nicht in die Geschäftsrechnung.
Fehlende Belege: Was du nicht belegen kannst, kann das Steueramt streichen.
Privatanteile vergessen, vor allem beim Auto.
Falscher 3a-Höchstbetrag: Der grosse Betrag gilt nur ohne Pensionskasse.
Keine Reserve für die AHV-Nachzahlung: Sie kommt oft erst ein bis zwei Jahre später.

So geht's in Easly

Easly sammelt über das Jahr alles, was du für die Steuererklärung brauchst, und gibt es dir oder deiner Treuhand fertig aus:

Erfolgsrechnung als PDF und Excel, mit Drill-down bis zum einzelnen Beleg. Einnahmen zählen ab Zahlungseingang; Löhne, Fahrten und Büroraum fliessen automatisch ein.
Einzelne Auswertungen: Rechnungsübersicht und KM-Abrechnung als Excel, MWST-Abrechnung als PDF und Excel, Lohnausweise als PDF im Personaldossier, Anlagenverzeichnis deiner Geräte.
Kompletter Export: Alle Daten als Excel und CSV und alle Belege als Originaldateien in einem ZIP – ideal für die Treuhand.
Ehrlich gesagt: Die Steuererklärung und das Hilfsblatt füllt Easly nicht aus. Abschreibungen, Privatanteile und eine Bilanz rechnet Easly nicht – diese ergänzt du bzw. deine Treuhand.

Ausgabenliste in Easly mit ausgelesenen Belegen, Kategorien und Beträgen

Häufige Fragen

Muss ich meine Belege der Steuererklärung beilegen?

Nein, in der Regel nicht. Du legst die Jahresrechnung bzw. eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben, Aktiven und Passiven bei. Die Belege bewahrst du 10 Jahre auf und reichst sie ein, wenn das Steueramt sie verlangt.

Wie viel darf ich als Selbständige in die Säule 3a einzahlen?

Ohne Pensionskasse bis 20 % deines Nettoerwerbseinkommens, 2026 höchstens CHF 36'288. Bist du über eine Anstellung oder freiwillig einer Pensionskasse angeschlossen, gilt der kleine Höchstbetrag von CHF 7'258.

Warum bekomme ich Jahre später eine AHV-Rechnung?

Die Ausgleichskasse rechnet definitiv ab, sobald die Steuerverwaltung ihr dein veranlagtes Einkommen meldet (Art. 23 AHVV). War dein Gewinn höher als bei den Akontobeiträgen angenommen, zahlst du die Differenz nach.

Füllt Easly meine Steuererklärung aus?

Nein. Easly liefert Erfolgsrechnung, Auswertungen und alle Belege als Export. Die Steuererklärung füllst du selbst, mit dem Programm deines Kantons, oder deine Treuhand aus.

Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (Art. 27, 28, 33 und 125 DBG), Steuerharmonisierungsgesetz (StHG), Obligationenrecht (Art. 957 und 958f OR), AHV-Verordnung (Art. 23 AHVV), ESTV-Merkblatt A 1995, Steueramt Kanton Zürich. Formulare, Fristen und Praxis unterscheiden sich je nach Kanton. Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Treuhandberatung.