Das Wichtigste in Kürze
- Warenlager ist, was du weiterverkaufst. Anlagevermögen ist, was deiner Firma gehört und länger als ein Jahr genutzt wird – zum Beispiel dein eigener Laptop.
- Anlagen werden über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Die ESTV nennt als Normalsatz für Büromaschinen und Informatik (Hardware und Software) 40 % vom Buchwert.
- Für Mängel an gekauften Geräten haftet der Verkäufer grundsätzlich 2 Jahre ab Lieferung (Art. 210 OR). Mängel musst du aber sofort melden.
- Mit Seriennummern weisst du jederzeit, welches Gerät bei welchem Kunden steht und wie lange die Garantie noch läuft.
Warenlager oder Anlagevermögen?
Die Frage klingt nach Buchhaltung, ist aber ganz praktisch: Kaufst du ein Gerät ein, um es weiterzuverkaufen, gehört es zum Warenlager – im Obligationenrecht «Vorräte», ein Teil des Umlaufvermögens. Nutzt deine Firma das Gerät selbst und länger als ein Jahr, ist es Anlagevermögen (Art. 959 Abs. 3 OR).
| Warenlager | Anlagevermögen | |
|---|---|---|
| Zweck | Weiterverkauf an Kunden | eigene Nutzung in der Firma |
| Beispiele | Laptops, Router, Lizenzen für Kunden | eigener Laptop, Drucker, Büromöbel, Fahrzeug |
| Am Jahresende | zählen und bewerten (Inventur) | abschreiben und im Anlagenverzeichnis führen |
Das Warenlager bewertest du höchstens zu den Anschaffungskosten. Ist der Verkaufswert am Bilanzstichtag tiefer – etwa bei einem veralteten Modell –, gilt der tiefere Wert (Art. 960a und 960c OR). Auch wer als Einzelfirma nur eine einfache Buchhaltung führt, muss die Vermögenslage festhalten (Art. 957 Abs. 2 OR) – dazu gehört der Bestand an Waren.
Seriennummern und Lizenzschlüssel
Bei Geräten und Software lohnt es sich, jedes Stück einzeln zu führen: mit Seriennummer bzw. Lizenzschlüssel, Einkaufsdatum und Status – auf Lager, ausgeliefert, retourniert oder defekt. So beantwortest du Fragen wie «Welchen Laptop hat Kunde X bekommen?» oder «Läuft die Garantie noch?» in Sekunden. Steht die Seriennummer auf Rechnung und Lieferschein, haben auch deine Kundinnen und Kunden sie für ihre Unterlagen.
Abschreibungen: die Normalsätze der ESTV
Anlagen verlieren an Wert. Diesen Wertverlust verbuchst du als Abschreibung, und er senkt deinen steuerbaren Gewinn. Für die direkte Bundessteuer hat die Eidgenössische Steuerverwaltung im Merkblatt A 1995 Normalsätze festgelegt – in Prozent vom Buchwert:
| Anlage | Normalsatz vom Buchwert |
|---|---|
| Geschäftsmobiliar, Werkstatt- und Lagereinrichtungen | 25 % |
| Büromaschinen | 40 % |
| Datenverarbeitungsanlagen (Hardware und Software) | 40 % |
| Motorfahrzeuge aller Art | 40 % |
| Werkzeuge, Geräte, Maschinenwerkzeuge | 45 % |
Schreibst du linear vom Anschaffungswert ab statt vom Buchwert, halbierst du die Sätze – bei Informatik also 20 % pro Jahr. Viele Kantone kennen zusätzlich besondere Verfahren wie die Sofortabschreibung von beweglichen Anlagen im Anschaffungsjahr. Ob und wie das bei dir geht, hängt vom Kanton ab – das klärst du am besten mit deiner Treuhand.
Beispiel: der neue Laptop für CHF 2'000
Reto ist selbständiger Informatiker. Er kauft für CHF 2'000 einen Laptop für die eigene Arbeit. Mit dem Normalsatz von 40 % vom Buchwert schreibt er im ersten Jahr CHF 800 ab, im zweiten 40 % vom Restwert von CHF 1'200, also CHF 480. Gleichzeitig verkauft er drei weitere Laptops an einen Kunden – die gehören nicht ins Anlagevermögen, sondern sind Ware, die er mit Seriennummer auf dem Lieferschein ausliefert.
Garantie und Gewährleistung
Zwei Begriffe, die oft verwechselt werden:
- Gewährleistung ist gesetzlich: Der Verkäufer haftet dafür, dass die Sache keine Mängel hat (Art. 197 OR). Ansprüche verjähren grundsätzlich 2 Jahre nach der Ablieferung (Art. 210 OR). Wichtig: Du musst die Ware prüfen und Mängel sofort melden (Art. 201 OR). Unter Firmen wird die Gewährleistung in AGB häufig eingeschränkt – lies sie vor dem Kauf.
- Garantie ist ein freiwilliges Versprechen, meist des Herstellers, mit eigenen Bedingungen und Fristen – zum Beispiel 3 Jahre Vor-Ort-Service oder eine gekaufte Garantieerweiterung.
Für beides brauchst du im Ernstfall den Kaufbeleg und die Seriennummer. Wer das Ablaufdatum der Garantie kennt, kann rechtzeitig verlängern oder ein Gerät noch auf Garantie reparieren lassen.
So geht's in Easly
In Easly hängen Belege, Inventar, Lieferschein und Rechnung zusammen – du erfasst jedes Gerät nur einmal:
- Wareneingang direkt aus dem Beleg: Mit deinem KI-Zugang erkennt Easly auf der Lieferantenrechnung Hardware und Software-Lizenzen. «Als Inventar erfassen» öffnet den Wareneingang vorausgefüllt mit Einkaufsdatum, Menge und erkannten Seriennummern; den Preis zeigt Easly als Hinweis dazu – du wählst das Produkt und prüfst die Seriennummern.
- Seriennummer oder Lizenzschlüssel pro Stück, mit Status «Auf Lager», ausgeliefert, retourniert oder defekt. Stehen die Seriennummern noch nicht fest, erfasst du die Geräte als «Seriennummern pendent» und trägst sie später nach. Verbrauchsmaterial führst du ohne Seriennummern.
- Auf Rechnung und Lieferschein: Du ordnest Geräte aus dem Inventar einer Position zu; ihre Seriennummern bzw. Lizenzen erscheinen im PDF.
- Garantien im Blick: Zu jedem Gerät legst du Kaufbeleg oder Garantieerweiterung ab; die KI liest auf Wunsch das Ablaufdatum aus. Abgelaufene und in den nächsten 30 Tagen ablaufende Garantien zeigt das Dashboard.
- Anlagenverzeichnis: Einen Beleg für ein eigenes Gerät markierst du als «Anlagevermögen». Es erscheint dann im Anlagenverzeichnis, deiner Übersicht über alles, was der Firma gehört. In der Erfolgsrechnung von Easly zählt der Kauf sofort als Aufwand; die Abschreibung über mehrere Jahre legst du mit deiner Treuhand fest.
Häufige Fragen
Ist mein Geschäftslaptop Anlagevermögen?
Ja, wenn er deiner Firma gehört und du ihn länger als ein Jahr für die Arbeit nutzt. Kaufst du Laptops ein, um sie an Kunden weiterzuverkaufen, sind sie dagegen Ware im Warenlager.
Wie viel darf ich auf einem Computer abschreiben?
Das Merkblatt A 1995 der ESTV nennt für Datenverarbeitungsanlagen (Hardware und Software) einen Normalsatz von 40 % vom Buchwert bzw. 20 % vom Anschaffungswert. Viele Kantone erlauben zusätzlich eine Sofortabschreibung – frag deine Treuhand, was in deinem Kanton gilt.
Wie lange habe ich Gewährleistung auf ein gekauftes Gerät?
Grundsätzlich 2 Jahre ab Ablieferung (Art. 210 OR). Mängel musst du nach der Prüfung sofort rügen (Art. 201 OR). Im Geschäftsverkehr wird die Gewährleistung oft in den AGB des Verkäufers eingeschränkt; eine Herstellergarantie kann länger laufen.
Rechnet Easly Abschreibungen aus?
Nein. Easly führt das Anlagenverzeichnis und verbucht den Kauf in der eigenen Erfolgsrechnung sofort als Aufwand. Wie du über die Jahre abschreibst, legst du mit deiner Treuhand fest – das Anlagenverzeichnis liefert ihr dafür die Grundlage.
Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 197, 201, 210, 957, 959, 960a und 960c OR) und ESTV-Merkblatt A 1995 «Abschreibungen auf dem Anlagevermögen geschäftlicher Betriebe». Kantonale Abschreibungsregeln können abweichen. Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Treuhandberatung.