Das Wichtigste in Kürze
- Fährst du mit dem Privatauto geschäftlich, rechnest du pro Kilometer ab. Seit dem 1. Januar 2026 gilt als steuerlich anerkannter Ansatz CHF 0.75 pro Kilometer (vorher CHF 0.70).
- Die geschäftlichen Kilometer musst du nachweisen – am einfachsten mit einem Fahrtenbuch: Datum, Start, Ziel, Zweck und Distanz.
- Gehört das Auto zum Geschäftsvermögen, sind alle Autokosten Geschäftsaufwand. Für die private Nutzung rechnest du einen Privatanteil von 0,9 % des Kaufpreises pro Monat auf.
- Fahrten, die du Kunden weiterverrechnest, gehören zu deinem Umsatz – bist du MWST-pflichtig, auch zum steuerbaren Entgelt.
Privatauto oder Geschäftsauto?
Als Selbständige oder Selbständiger musst du zuerst klären, wohin dein Auto gehört. Massgebend ist, wofür du es überwiegend brauchst: Was ganz oder vorwiegend deiner selbständigen Tätigkeit dient, ist Geschäftsvermögen (Art. 18 Abs. 2 DBG). Fährst du also mehr als die Hälfte der Kilometer geschäftlich, gehört das Auto ins Geschäft – sonst bleibt es im Privatvermögen.
Davon hängt ab, wie du abrechnest:
| Auto im Privatvermögen | Auto im Geschäftsvermögen | |
|---|---|---|
| Was ist Geschäftsaufwand? | die geschäftlichen Kilometer × Kilometeransatz | alle Autokosten: Abschreibung, Versicherung, Treibstoff, Service |
| Private Nutzung | deine Sache, nichts abzurechnen | Privatanteil aufrechnen |
| Nachweis | Fahrtenbuch für die Geschäftsfahrten | Belege; Fahrtenbuch nur, wenn du den Privatanteil effektiv statt pauschal rechnest |
Fahrten mit dem Privatauto abrechnen
Für Fahrten mit dem Privatauto verbuchst du einen festen Betrag pro Kilometer. Damit sind Treibstoff, Abnützung, Versicherung und Unterhalt abgegolten. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der Ansatz der Berufskostenverordnung des Bundes CHF 0.75 pro Kilometer; die Schweizerische Steuerkonferenz hat ihre Muster-Spesenreglemente auf denselben Betrag angepasst. Der Kanton Zürich zum Beispiel nennt in seiner Weisung für Selbständigerwerbende ab der Steuerperiode 2026 ebenfalls 75 Rappen pro geschäftlich gefahrenem Kilometer. Die Kantone können im Detail abweichen – im Zweifel fragst du dein Steueramt.
Beispiel: Elektroinstallateur mit Privatauto
Reto führt eine kleine Elektrofirma als Einzelfirma. Sein Auto nutzt er überwiegend privat, fährt aber regelmässig zu Kunden. 2026 kommt er auf 4'800 geschäftliche Kilometer. Er verbucht 4'800 km × CHF 0.75 = CHF 3'600 als Geschäftsaufwand. Belegt sind die Fahrten mit seinem Fahrtenbuch.
Das Fahrtenbuch: was hinein gehört
Steuermindernde Ausgaben musst du belegen können. Für Geschäftsfahrten heisst das: Jede Fahrt sollte nachvollziehbar sein. Ein gutes Fahrtenbuch enthält pro Fahrt:
- das Datum,
- Start und Ziel,
- den geschäftlichen Zweck, zum Beispiel «Montage bei Kundin Meier» oder «Material beim Grosshändler»,
- die gefahrenen Kilometer, bei Hin- und Rückfahrt die ganze Strecke.
Trag die Fahrten am besten am selben Tag ein. Nachträglich aus dem Gedächtnis rekonstruierte Listen sind mühsam und überzeugen bei einer Rückfrage des Steueramts weniger. Das Fahrtenbuch gehört zu deinen Geschäftsunterlagen und wird wie Belege 10 Jahre aufbewahrt (Art. 958f OR).
Geschäftsauto: der Privatanteil
Gehört das Auto zum Geschäft, verbuchst du alle Kosten als Aufwand. Weil du es aber auch privat fährst, rechnest du einen Privatanteil auf. Pauschal sind das 0,9 % des Kaufpreises (ohne MWST) pro Monat, mindestens CHF 150 pro Monat – also 10,8 % im Jahr. Die Pauschale gilt seit 2022 und deckt auch den Arbeitsweg ab. Statt der Pauschale kannst du den Privatanteil anhand eines lückenlosen Fahrtenbuchs effektiv berechnen.
Beispiel: Ein Lieferwagen mit Kaufpreis CHF 40'000 ohne MWST ergibt einen Privatanteil von CHF 360 pro Monat oder CHF 4'320 im Jahr.
Bist du MWST-pflichtig und hast die Vorsteuer auf dem Auto abgezogen, musst du den Privatanteil auch in der MWST-Abrechnung berücksichtigen. Die ESTV beschreibt das in der MWST-Info 08 «Privatanteile».
Angestellte: Kilometerentschädigung als Spesen
Fahren deine Mitarbeitenden mit dem eigenen Auto für dich, musst du ihnen die Kosten ersetzen (Art. 327b OR). Üblich ist eine Entschädigung pro Kilometer gemäss Spesenreglement. Die Muster-Spesenreglemente der Steuerkonferenz sehen seit 2026 CHF 0.75 vor. Ein tieferer, vertraglich vereinbarter Ansatz ist nicht automatisch unzulässig – er muss aber die tatsächlichen Kosten decken. Spesen, die tatsächliche Auslagen ersetzen, sind kein Lohn und unterliegen nicht den Sozialabzügen.
Fahrten an Kunden weiterverrechnen
Vereinbarst du mit einem Kunden, dass du Anfahrten verrechnest, stellst du sie als eigene Position auf die Rechnung – zum Beispiel «KM-Fahrt 12.03.2026: Bülach → Winterthur, 52 km à CHF 0.85». Den Ansatz gegenüber Kunden legst du selbst fest; er darf auch über dem Steueransatz liegen.
Bist du MWST-pflichtig, gehören weiterverrechnete Fahrkosten zum Entgelt für deine Leistung und unterliegen der MWST (Art. 24 MWSTG). Ein steuerfreier «Durchlaufposten» liegt nur vor, wenn du etwas im Namen und auf Rechnung deines Kunden bezahlst – bei deinem eigenen Auto ist das nicht der Fall.
So geht's in Easly
In der KM-Abrechnung von Easly erfasst du eine Fahrt in wenigen Sekunden – und hast am Jahresende dein Fahrtenbuch fertig:
- Start und Ziel eingeben, die Distanz kommt von selbst: Die Adresssuche findet die Orte, Easly schlägt die Strecke über die Route (OpenStreetMap) vor. «Hin und zurück» verdoppelt sie.
- Kunde wählen: Das Ziel wird mit der Kundenadresse ausgefüllt. Den Grund der Fahrt gibst du immer an, die Fahrtart optional.
- Ansatz vorausgefüllt: Den Kilometeransatz hinterlegst du einmal in den Einstellungen – für 2026 also CHF 0.75. Pro Fahrt kannst du ihn anpassen.
- Filtern und exportieren: Nach Kunde, Zeitraum oder Stichwort; Easly zeigt Anzahl Fahrten, Kilometer und Betrag total. Die gefilterte Liste – zum Beispiel das ganze Jahr – lädst du als Excel herunter.
- An Kunden weiterverrechnen: In der Rechnung übernimmst du offene Fahrten des Kunden als «KM-Posten» mit Datum, Strecke, Kilometern und Ansatz. Eine Fahrt kann nur einmal verrechnet werden.
- In der Erfolgsrechnung: Die Fahrten fliessen automatisch als «Fahrzeug-/Reisekosten (KM-Abrechnung)» ein.
Häufige Fragen
Welcher Kilometeransatz gilt 2026?
Seit dem 1. Januar 2026 gilt nach der Berufskostenverordnung des Bundes CHF 0.75 pro Kilometer für das Privatauto, vorher waren es CHF 0.70. Die Muster-Spesenreglemente der Steuerkonferenz und zum Beispiel die Zürcher Weisung für Selbständigerwerbende verwenden denselben Ansatz. Kantonale Abweichungen sind möglich.
Muss ich ein Fahrtenbuch führen?
Für Geschäftsfahrten mit dem Privatauto ja: Das Steueramt kann einen Nachweis der geschäftlichen Kilometer verlangen. Beim Geschäftsauto brauchst du es nur, wenn du den Privatanteil effektiv statt mit der Pauschale von 0,9 % pro Monat berechnen willst.
Muss ich auf weiterverrechnete Fahrten MWST verlangen?
Wenn du MWST-pflichtig bist, ja. Fahrkosten, die du einem Kunden weiterverrechnest, gehören zum Entgelt für deine Leistung (Art. 24 MWSTG) und werden mit demselben Satz abgerechnet.
Kann ich in Easly auch ein Geschäftsauto abbilden?
Die KM-Abrechnung ist für Fahrten mit dem Privatauto gedacht. Kosten eines Geschäftsautos – Treibstoff, Service, Versicherung – erfasst du als Belege in der Kategorie «Fahrzeug- & Reisekosten». Den Privatanteil berechnet Easly nicht; den bucht du bzw. deine Treuhand separat.
Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (Art. 18 DBG), Berufskostenverordnung (SR 642.118.1, Anhang Ziff. 2, Fassung vom 10. September 2025, in Kraft seit 1. Januar 2026), Weisung des Kantonalen Steueramts Zürich zum Privatanteil an Autokosten (ZStB 17.1, gültig ab Steuerperiode 2026), Obligationenrecht (Art. 327b und 958f OR), Mehrwertsteuergesetz (Art. 24 MWSTG) und MWST-Info 08 der ESTV. Die kantonale Praxis kann abweichen. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.