L’essenziale in breve
- Come datore di lavoro rimborsi tutti gli esborsi necessari che sorgono durante il lavoro (art. 327a CO). Un accordo secondo cui i dipendenti li sopportano da sé è nullo.
- Le spese le rimborsi in modo effettivo contro giustificativo o come forfait che corrisponda all’incirca agli esborsi reali.
- Se rispetti le aliquote delle istruzioni sul certificato di salario (ad esempio CHF 0.75 al chilometro), nel certificato di salario basta una crocetta nella cifra 13.1.1. Le spese forfettarie figurano sempre con l’importo nella cifra 13.2.
- Le spese vere non fanno parte del salario AVS (art. 9 OAVS).
Cosa richiede la legge
Il datore di lavoro deve rimborsare ai lavoratori tutte le spese necessarie causate dall’esecuzione del lavoro e, se lavorano fuori sede, anche le spese per il loro sostentamento (art. 327a CO). Invece di conteggiare singolarmente, potete pattuire un’indennità fissa – deve però coprire tutti gli esborsi necessari. Se qualcuno usa per il lavoro la propria auto, rimborsi le spese di esercizio e di manutenzione in proporzione all’uso professionale (art. 327b CO). Si conteggia di principio insieme al salario; chi ha regolarmente esborsi riceve un anticipo adeguato, almeno ogni mese (art. 327c CO).
Non sono spese i costi del tragitto casa-lavoro tra domicilio e posto di lavoro. Se paghi qualcosa a tale scopo, è salario – nel certificato di salario va nella cifra 2.3.
Effettive o forfettarie?
Spese effettive
I dipendenti presentano i loro giustificativi, tu paghi l’importo effettivo. È pulito e semplice da provare. Sono trattati allo stesso modo i forfait per singolo caso, ad esempio un importo fisso per ogni pranzo fuori sede.
Spese forfettarie
Per esborsi regolari puoi pagare un importo fisso al mese, ad esempio un forfait auto per il servizio esterno o un forfait per piccole spese. Il forfait deve corrispondere all’incirca agli esborsi effettivi – un forfait troppo alto è salario nascosto e quindi soggetto a imposta e AVS.
Le aliquote 2026
Se rispetti queste indicazioni delle istruzioni sul certificato di salario 2026 (n. marg. 52), nel certificato di salario non devi quantificare le spese effettive – basta una crocetta nella cifra 13.1.1:
| Esborso | Indicazione |
|---|---|
| Pernottamento | contro giustificativo |
| Pranzo o cena | effettivo fino a CHF 35, come forfait fino a CHF 30 |
| Inviti a clienti | contro ricevuta originale |
| Treno, aereo, trasporto pubblico | contro giustificativo |
| Auto privata, per lavoro | al massimo CHF 0.75 al chilometro |
| Piccole spese | contro giustificativo o fino a CHF 20 al giorno |
Presupposto è un’effettiva attività di viaggio; non è ammesso estrapolare i forfait a tutti i giorni lavorativi. L’aliquota chilometrica di CHF 0.75 vale dal 1° gennaio 2026, prima erano CHF 0.70.
Esempio: tecnico di assistenza nel servizio esterno
Marco lavora presso una piccola azienda di riscaldamenti e a ottobre percorre 420 chilometri con la propria auto per andare dai clienti. In otto giorni pranza durante il viaggio, inoltre ci sono CHF 36 di tasse di parcheggio. L’azienda rimborsa 420 × CHF 0.75 = CHF 315 di indennità chilometrica, 8 × CHF 30 = CHF 240 di forfait per il pranzo e i CHF 36 contro ricevuta – in totale CHF 591, senza deduzioni AVS, insieme al salario di ottobre. Poiché tutte le aliquote delle istruzioni sono rispettate, l’azienda mette nel certificato di salario solo una crocetta nella cifra 13.1.1.
Il regolamento spese
Un regolamento spese stabilisce per iscritto quali esborsi rimborsi e come. Crea chiarezza per tutti ed è la base se paghi forfait e vuoi farteli approvare dall’autorità fiscale. Come modello serve il modello di regolamento spese della Conferenza svizzera delle imposte (del 1° febbraio 2024, aggiornato al 1° gennaio 2026).
- Approvazione: la domanda la presenti all’autorità fiscale del Cantone della tua sede. Un regolamento approvato dà certezza giuridica a te e ai dipendenti; gli altri Cantoni lo riconoscono se corrisponde ai modelli.
- Certificato di salario: con un regolamento approvato indichi ormai solo le spese forfettarie con l’importo e annoti nella cifra 15: «Regolamento delle spese approvato dal Cantone XY il …».
- AVS: le casse di compensazione di regola riprendono un regolamento approvato dall’autorità fiscale, finché le spese non sono manifestamente eccessive.
Per un’azienda con uno o due dipendenti che hanno spese solo occasionalmente, spesso basta il conteggio effettivo secondo le aliquote sopra – senza alcuna approvazione.
Spese nel certificato di salario e nell’AVS
- Cifra 13.1.1: spese effettive di viaggio, vitto e alloggio – crocetta se le aliquote sono rispettate, altrimenti l’importo.
- Cifra 13.1.2: altre spese effettive con genere e importo, ad esempio i costi di un posto di lavoro esterno.
- Cifra 13.2: spese forfettarie sempre con importo – anche con un regolamento approvato.
Per l’AVS vale: le indennità per esborsi sorti durante il lavoro non fanno parte del salario determinante (art. 9 OAVS). Su di esse non deduci quindi contributi alle assicurazioni sociali. Di più sulle singole cifre lo trovi nell’articolo Compilare il certificato di salario.
Errori frequenti
- Un forfait senza rapporto con i costi reali, ad esempio CHF 500 di spese auto per 50 chilometri al mese – è salario.
- Tragitto casa-lavoro rimborsato come spese invece che come salario.
- Le spese forfettarie mancano nel certificato di salario, perché vengono scambiate per spese normali.
- Nessun giustificativo conservato – come tutti i giustificativi contabili vanno archiviati per 10 anni (art. 958f CO).
E come indipendente? I tuoi esborsi personali non sono spese ai sensi del diritto del lavoro, ma costi aziendali: li contabilizzi con giustificativo e li deduci nella dichiarazione d’imposta (art. 27 LIFD). Per i viaggi con l’auto privata vedi l’articolo Conteggio chilometrico.
Come funziona in Easly
- Registrare subito i giustificativi: foto dal cellulare, PDF o inoltro per e-mail. Con il tuo accesso IA personale Easly legge fornitore, data, importo, IVA e categoria, ad esempio «Spese per veicoli e viaggi» o «Vitto e spese di rappresentanza».
- Viaggi con CHF 0.75: il conteggio chilometrico propone la distanza e calcola con l’aliquota delle tue impostazioni – le nuove istanze partono con CHF 0.75.
- Tutto nel conto economico: giustificativi e viaggi confluiscono per categoria nel conto economico e nell’esportazione per il tuo fiduciario.
- Nota spese per collaboratrice e mese: vitto, pernottamento, trasporto pubblico, viaggi con l’auto privata (all’aliquota delle tue impostazioni), piccole spese e altro – ciascuno con giustificativo, che si trova cifrato nel dossier del personale. Tu approvi la nota spese, Easly la archivia come PDF.
- Pagamento con il salario: le spese autorizzate l’elaborazione salariale le propone automaticamente e le paga senza deduzioni sociali con il salario netto. Le spese forfettarie mensili le memorizzi per persona.
- Certificato di salario cifre 13 e 15: Easly compila 13.1.1 (crocetta se tutte le spese corrispondono alle indicazioni delle istruzioni, altrimenti l’importo), 13.1.2 e le spese forfettarie 13.2. Con un regolamento spese approvato l’annotazione con Cantone e data figura nella cifra 15.
Cosa Easly non fa al posto tuo
Se un viaggio ha davvero avuto luogo, Easly non può verificarlo, e un viaggio che registri sia nel conteggio chilometrico sia in una nota spese conta due volte – registralo in un solo posto.
Domande frequenti
Come datore di lavoro devo pagare le spese?
Sì. Gli esborsi necessari che sorgono durante il lavoro devi rimborsarli (art. 327a CO). Un accordo secondo cui i dipendenti li sopportano in tutto o in parte da sé è nullo.
Quanto posso rimborsare per chilometro?
Dal 1° gennaio 2026 al massimo CHF 0.75 al chilometro, affinché nel certificato di salario basti una crocetta nella cifra 13.1.1. Se paghi di più, indichi le spese con l’importo – e la parte oltre i costi effettivi vale come salario.
Le spese sono soggette all’AVS?
No, le vere indennità per spese non fanno parte del salario determinante (art. 9 OAVS). I forfait devono però corrispondere all’incirca agli esborsi effettivi, altrimenti l’eccedenza è salario.
Mi serve un regolamento spese approvato?
Non necessariamente. Se rimborsi solo in modo effettivo secondo le aliquote delle istruzioni, si può fare anche senza. Se paghi forfait, un regolamento approvato dal Cantone della sede crea certezza giuridica.
Stato delle indicazioni: vedi sopra. Fonti: Codice delle obbligazioni (art. 327a–327c e 958f CO), Ordinanza sull’AVS (art. 9 OAVS), Legge federale sull’imposta federale diretta (art. 27 LIFD), Istruzioni per la compilazione del certificato di salario 2026 (n. marg. 50–60), Modelli di regolamento spese della Conferenza svizzera delle imposte. Questo articolo non sostituisce una consulenza del tuo fiduciario o dell’amministrazione fiscale cantonale.