L’essentiel en bref
- En tant qu’employeur, tu rembourses tous les frais nécessaires occasionnés par le travail (art. 327a CO). Une convention selon laquelle les employés les supportent eux-mêmes est nulle.
- Tu rembourses les frais effectivement sur justificatif ou sous forme de forfait qui correspond à peu près aux dépenses réelles.
- Si tu respectes les taux du guide d’établissement du certificat de salaire (par exemple CHF 0.75 par kilomètre), une croix au chiffre 13.1.1 suffit dans le certificat de salaire. Les frais forfaitaires figurent toujours avec le montant au chiffre 13.2.
- Les vrais frais ne font pas partie du salaire AVS (art. 9 RAVS).
Ce que la loi exige
L’employeur doit rembourser au travailleur tous les frais imposés par l’exécution du travail et, lorsque le travailleur est occupé en dehors de son lieu de travail, les dépenses résultant de son entretien (art. 327a CO). Au lieu de décompter individuellement, vous pouvez convenir d’une indemnité fixe – elle doit toutefois couvrir tous les frais nécessaires. Si quelqu’un utilise pour le travail sa propre voiture, tu rembourses les frais d’utilisation et d’entretien en proportion de l’usage professionnel (art. 327b CO). Le décompte se fait en principe avec le salaire ; si le travailleur a régulièrement des frais, il reçoit une avance appropriée, au moins chaque mois (art. 327c CO).
Ne sont pas des frais les coûts du trajet entre le domicile et le lieu de travail. Si tu paies quelque chose pour cela, c’est du salaire – dans le certificat de salaire, cela va au chiffre 2.3.
Effectifs ou forfaitaires ?
Frais effectifs
Les employés remettent leurs justificatifs, tu paies le montant réel. C’est propre et simple à prouver. Sont traités de la même manière les forfaits au cas par cas, par exemple un montant fixe par repas de midi hors du lieu de travail.
Frais forfaitaires
Pour des dépenses régulières, tu peux payer un montant fixe par mois, par exemple un forfait voiture pour le service externe ou un forfait pour petits frais. Le forfait doit correspondre à peu près aux dépenses effectives – un forfait trop élevé est du salaire déguisé et donc soumis à l’impôt et à l’AVS.
Les taux 2026
Si tu respectes ces exigences du guide d’établissement du certificat de salaire 2026 (ch. marg. 52), tu n’as pas à chiffrer les frais effectifs dans le certificat de salaire – une croix au chiffre 13.1.1 suffit :
| Dépense | Exigence |
|---|---|
| Nuitée | sur justificatif |
| Repas de midi ou du soir | effectif jusqu’à CHF 35, en forfait jusqu’à CHF 30 |
| Invitations de clients | sur quittance originale |
| Train, avion, transports publics | sur justificatif |
| Voiture privée, usage professionnel | CHF 0.75 par kilomètre au plus |
| Petits frais | sur justificatif ou jusqu’à CHF 20 par jour |
La condition est une activité de déplacement effective ; extrapoler les forfaits à tous les jours de travail n’est pas admis. Le taux kilométrique de CHF 0.75 s’applique depuis le 1er janvier 2026, auparavant il était de CHF 0.70.
Exemple : technicien de service dans le service externe
Marco travaille dans une petite entreprise de chauffage et parcourt en octobre 420 kilomètres avec sa propre voiture chez des clients. Pendant huit jours, il mange à midi en route, à quoi s’ajoutent CHF 36 de frais de parking. L’entreprise rembourse 420 × CHF 0.75 = CHF 315 d’indemnité kilométrique, 8 × CHF 30 = CHF 240 de forfaits repas de midi et les CHF 36 sur quittance – au total CHF 591, sans déductions AVS, avec le salaire d’octobre. Comme tous les taux du guide d’établissement sont respectés, l’entreprise ne met qu’une croix au chiffre 13.1.1 du certificat de salaire.
Le règlement des frais
Un règlement des frais consigne par écrit quelles dépenses tu rembourses et comment. Il crée de la clarté pour tous et constitue la base si tu paies des forfaits et veux les faire approuver par l’autorité fiscale. Le modèle de référence est le règlement-type des frais de la Conférence suisse des impôts (du 1er février 2024, actualisé au 1er janvier 2026).
- Approbation : tu déposes la demande auprès de l’autorité fiscale de ton canton de siège. Un règlement approuvé te donne, ainsi qu’à tes employés, une sécurité juridique ; les autres cantons le reconnaissent s’il correspond aux modèles types.
- Certificat de salaire : avec un règlement approuvé, tu n’indiques plus que les frais forfaitaires avec le montant et mentionnes au chiffre 15 : « Règlement des remboursements de frais agréé par le canton XY le … ».
- AVS : les caisses de compensation reprennent en règle générale un règlement approuvé par l’autorité fiscale, tant que les frais ne sont pas manifestement excessifs.
Pour une entreprise avec un ou deux employés qui n’ont des frais qu’occasionnellement, le décompte effectif selon les taux ci-dessus suffit souvent – sans aucune approbation.
Les frais dans le certificat de salaire et à l’AVS
- Chiffre 13.1.1 : frais effectifs de voyage, de repas et de nuitée – croix si les taux sont respectés, sinon le montant.
- Chiffre 13.1.2 : autres frais effectifs avec nature et montant, par exemple les coûts d’un poste de travail externe.
- Chiffre 13.2 : frais forfaitaires toujours avec le montant – même avec un règlement approuvé.
À l’AVS, la règle est : les indemnités pour des dépenses occasionnées par le travail ne font pas partie du salaire déterminant (art. 9 RAVS). Tu ne retiens donc pas de cotisations d’assurances sociales dessus. Plus de détails sur les différents chiffres dans l’article Remplir le certificat de salaire.
Erreurs fréquentes
- Un forfait sans lien avec les coûts réels, par exemple CHF 500 de frais de voiture pour 50 kilomètres par mois – c’est du salaire.
- Trajet domicile-travail remboursé comme frais au lieu de salaire.
- Frais forfaitaires manquants dans le certificat de salaire, parce qu’on les prend pour des frais normaux.
- Justificatifs non conservés – ils doivent, comme toutes les pièces comptables, être gardés 10 ans (art. 958f CO).
Et comme indépendant(e) ? Tes propres dépenses ne sont pas des frais au sens du droit du travail, mais des charges d’exploitation : tu les comptabilises avec justificatif et les déduis dans la déclaration d’impôt (art. 27 LIFD). Pour les trajets avec la voiture privée, voir l’article Décompte kilométrique.
Comment faire dans Easly
- Saisir les justificatifs tout de suite : photo depuis le téléphone, PDF ou transfert par e-mail. Avec ton propre accès IA, Easly lit le fournisseur, la date, le montant, la TVA et la catégorie, par exemple « Frais de véhicule et de déplacement » ou « Repas et frais de représentation ».
- Trajets à CHF 0.75 : le décompte kilométrique propose la distance et calcule avec le taux de tes paramètres – les nouvelles instances démarrent avec CHF 0.75.
- Tout dans le compte de résultat : justificatifs et trajets entrent par catégorie dans le compte de résultat et dans l’export pour ta fiduciaire.
- Note de frais par collaborateur et par mois : repas, nuitée, transports publics, trajets avec la voiture privée (au taux de tes paramètres), petits frais et divers – chacun avec justificatif, stocké sous forme chiffrée dans le dossier personnel. Tu valides la note, Easly la classe en PDF.
- Paiement avec le salaire : le décompte des salaires reprend automatiquement les frais validés et les verse sans déductions sociales avec le salaire net. Tu enregistres les frais forfaitaires mensuels par personne.
- Certificat de salaire chiffres 13 et 15 : Easly remplit 13.1.1 (croix si tous les frais correspondent aux exigences du guide d’établissement, sinon le montant), 13.1.2 et les frais forfaitaires 13.2. Avec un règlement des frais approuvé, la mention avec canton et date figure au chiffre 15.
Ce qu’Easly ne prend pas en charge pour toi
Easly ne peut pas vérifier si un voyage a réellement eu lieu, et un trajet que tu saisis à la fois dans le décompte kilométrique et dans une note de frais est compté deux fois – ne le saisis qu’à un seul endroit.
Questions fréquentes
En tant qu’employeur, dois-je payer les frais ?
Oui. Tu dois rembourser les frais nécessaires occasionnés par le travail (art. 327a CO). Une convention selon laquelle les employés les supportent entièrement ou en partie eux-mêmes est nulle.
Combien puis-je rembourser par kilomètre ?
Depuis le 1er janvier 2026 au plus CHF 0.75 par kilomètre, pour qu’une croix au chiffre 13.1.1 suffise dans le certificat de salaire. Si tu paies plus, tu indiques les frais avec le montant – et la part qui dépasse les coûts effectifs est considérée comme salaire.
Les frais sont-ils soumis à l’AVS ?
Non, les vraies indemnités de frais ne font pas partie du salaire déterminant (art. 9 RAVS). Les forfaits doivent toutefois correspondre à peu près aux dépenses effectives, sinon l’excédent est du salaire.
Ai-je besoin d’un règlement des frais approuvé ?
Pas obligatoirement. Si tu ne rembourses qu’effectivement selon les taux du guide d’établissement, on peut s’en passer. Si tu paies des forfaits, un règlement approuvé par le canton de siège crée de la sécurité juridique.
État des informations : voir ci-dessus. Bases : Code des obligations (art. 327a–327c et 958f CO), Règlement sur l’AVS (art. 9 RAVS), Loi fédérale sur l’impôt fédéral direct (art. 27 LIFD), Guide d’établissement du certificat de salaire 2026 (ch. marg. 50–60), modèles types de règlements des frais de la Conférence suisse des impôts. Cet article ne remplace pas un conseil de ta fiduciaire ou de l’administration fiscale cantonale.