Das Wichtigste in Kürze
- Als Arbeitgeber ersetzt du alle notwendigen Auslagen, die bei der Arbeit entstehen (Art. 327a OR). Eine Abrede, dass die Angestellten sie selbst tragen, ist nichtig.
- Spesen vergütest du effektiv gegen Beleg oder als Pauschale, die ungefähr den tatsächlichen Auslagen entspricht.
- Halte dich an die Ansätze der Wegleitung zum Lohnausweis (zum Beispiel CHF 0.75 pro Kilometer), genügt im Lohnausweis ein Kreuz in Ziffer 13.1.1. Pauschalspesen stehen immer mit dem Betrag in Ziffer 13.2.
- Echte Spesen gehören nicht zum AHV-Lohn (Art. 9 AHVV).
Was das Gesetz verlangt
Der Arbeitgeber hat den Angestellten alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen, bei Arbeit an einem auswärtigen Ort auch die Kosten für den Unterhalt (Art. 327a OR). Statt einzeln abzurechnen, könnt ihr eine feste Entschädigung vereinbaren – sie muss aber alle notwendigen Auslagen decken. Benutzt jemand für die Arbeit das eigene Auto, ersetzt du die Betriebs- und Unterhaltskosten nach Massgabe der geschäftlichen Nutzung (Art. 327b OR). Abgerechnet wird grundsätzlich zusammen mit dem Lohn; wer regelmässig Auslagen hat, bekommt einen angemessenen Vorschuss, mindestens jeden Monat (Art. 327c OR).
Keine Spesen sind Kosten für den Arbeitsweg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz. Zahlst du dafür etwas, ist das Lohn – im Lohnausweis gehört es in Ziffer 2.3.
Effektiv oder pauschal?
Effektive Spesen
Die Angestellten reichen ihre Belege ein, du zahlst den tatsächlichen Betrag. Das ist sauber und einfach nachzuweisen. Gleich behandelt werden Einzelfallpauschalen, etwa ein fester Betrag pro auswärtiges Mittagessen.
Pauschale Spesen
Für regelmässige Auslagen kannst du einen festen Betrag pro Monat zahlen, zum Beispiel eine Autopauschale für den Aussendienst oder eine Pauschale für Kleinspesen. Die Pauschale muss ungefähr den effektiven Auslagen entsprechen – eine zu hohe Pauschale ist versteckter Lohn und damit steuer- und AHV-pflichtig.
Die Ansätze 2026
Hältst du dich an diese Vorgaben der Wegleitung zum Lohnausweis 2026 (Rz 52), musst du die effektiven Spesen im Lohnausweis nicht beziffern – ein Kreuz in Ziffer 13.1.1 genügt:
| Auslage | Vorgabe |
|---|---|
| Übernachtung | gegen Beleg |
| Mittag- oder Abendessen | effektiv bis CHF 35, als Pauschale bis CHF 30 |
| Kundeneinladungen | gegen Originalquittung |
| Bahn, Flug, öffentlicher Verkehr | gegen Beleg |
| Privatauto, geschäftlich | höchstens CHF 0.75 pro Kilometer |
| Kleinspesen | gegen Beleg oder bis CHF 20 pro Tag |
Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit; die Pauschalen auf alle Arbeitstage hochzurechnen, ist nicht zulässig. Der Kilometeransatz von CHF 0.75 gilt seit 1. Januar 2026, vorher waren es CHF 0.70.
Beispiel: Servicetechniker im Aussendienst
Marco arbeitet bei einem kleinen Heizungsbetrieb und fährt im Oktober 420 Kilometer mit dem eigenen Auto zu Kunden. An acht Tagen isst er unterwegs zu Mittag, dazu kommen CHF 36 Parkgebühren. Der Betrieb vergütet 420 × CHF 0.75 = CHF 315 Kilometergeld, 8 × CHF 30 = CHF 240 Mittagspauschalen und die CHF 36 gegen Quittung – total CHF 591, ohne AHV-Abzüge, zusammen mit dem Oktoberlohn. Weil alle Ansätze der Wegleitung eingehalten sind, setzt er im Lohnausweis in Ziffer 13.1.1 nur ein Kreuz.
Das Spesenreglement
Ein Spesenreglement hält schriftlich fest, welche Auslagen du wie ersetzt. Es schafft Klarheit für alle und ist die Grundlage, wenn du Pauschalen zahlst und sie dir von der Steuerbehörde genehmigen lassen willst. Als Vorlage dient das Muster-Spesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz (vom 1. Februar 2024, aktualisiert per 1. Januar 2026).
- Genehmigung: Das Gesuch stellst du bei der Steuerbehörde deines Sitzkantons. Ein genehmigtes Reglement gibt dir und den Angestellten Rechtssicherheit; andere Kantone anerkennen es, wenn es den Mustervorlagen entspricht.
- Lohnausweis: Mit genehmigtem Reglement gibst du nur noch die Pauschalspesen mit Betrag an und vermerkst in Ziffer 15: «Spesenreglement durch Kanton XY am … genehmigt».
- AHV: Die Ausgleichskassen übernehmen ein von der Steuerbehörde genehmigtes Reglement in der Regel, solange die Spesen nicht offensichtlich überhöht sind.
Für einen Betrieb mit ein, zwei Angestellten, die nur gelegentlich Spesen haben, reicht oft die effektive Abrechnung nach den Ansätzen oben – ganz ohne Genehmigung.
Spesen im Lohnausweis und bei der AHV
- Ziffer 13.1.1: effektive Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen – Kreuz, wenn die Ansätze eingehalten sind, sonst der Betrag.
- Ziffer 13.1.2: übrige effektive Spesen mit Art und Betrag, zum Beispiel Kosten für einen externen Arbeitsplatz.
- Ziffer 13.2: Pauschalspesen immer mit Betrag – auch mit genehmigtem Reglement.
Bei der AHV gilt: Entschädigungen für Auslagen, die bei der Arbeit entstehen, gehören nicht zum massgebenden Lohn (Art. 9 AHVV). Darauf ziehst du also keine Sozialversicherungsbeiträge ab. Mehr zu den einzelnen Ziffern steht im Artikel Lohnausweis ausfüllen.
Häufige Fehler
- Eine Pauschale ohne Bezug zu den echten Kosten, etwa CHF 500 Autospesen für 50 Kilometer im Monat – das ist Lohn.
- Arbeitsweg als Spesen vergütet statt als Lohn.
- Pauschalspesen fehlen im Lohnausweis, weil man sie für normale Spesen hält.
- Keine Belege aufbewahrt – sie gehören wie alle Buchungsbelege 10 Jahre in die Ablage (Art. 958f OR).
Und als Selbständige bzw. Selbständiger? Deine eigenen Auslagen sind keine Spesen im Sinn des Arbeitsrechts, sondern Geschäftsaufwand: Du verbuchst sie mit Beleg und ziehst sie in der Steuererklärung ab (Art. 27 DBG). Für Fahrten mit dem Privatauto siehe den Artikel Kilometerabrechnung.
So geht's in Easly
- Belege sofort erfassen: Foto vom Handy, PDF oder Weiterleitung per E-Mail. Mit deinem eigenen KI-Zugang liest Easly Lieferant, Datum, Betrag, MWST und Kategorie aus, zum Beispiel «Fahrzeug- & Reisekosten» oder «Verpflegung & Repräsentation».
- Fahrten mit CHF 0.75: Die KM-Abrechnung schlägt die Distanz vor und rechnet mit dem Ansatz aus deinen Einstellungen – neue Instanzen starten mit CHF 0.75.
- Alles in der Erfolgsrechnung: Belege und Fahrten fliessen nach Kategorie in die Erfolgsrechnung und in den Export für deine Treuhand.
- Spesenabrechnung pro Mitarbeiterin und Monat: Verpflegung, Übernachtung, ÖV, Fahrten mit dem Privatauto (zum Ansatz aus deinen Einstellungen), Kleinspesen und Übriges – je mit Beleg, der verschlüsselt im Personaldossier liegt. Du gibst die Abrechnung frei, Easly legt sie als PDF ab.
- Auszahlung mit dem Lohn: Freigegebene Spesen schlägt der Lohnlauf automatisch vor und zahlt sie ohne Sozialabzüge mit dem Nettolohn aus. Monatliche Pauschalspesen hinterlegst du pro Person.
- Lohnausweis Ziffer 13 und 15: Easly füllt 13.1.1 (Kreuz, wenn alle Spesen den Vorgaben der Wegleitung entsprechen, sonst den Betrag), 13.1.2 und die Pauschalspesen 13.2 aus. Mit genehmigtem Spesenreglement steht der Vermerk mit Kanton und Datum in Ziffer 15.
- Ehrlich gesagt: Ob eine Reise tatsächlich stattgefunden hat, kann Easly nicht prüfen, und eine Fahrt, die du sowohl in der KM-Abrechnung als auch in einer Spesenabrechnung erfasst, zählt doppelt – erfasse sie nur an einem Ort.
Häufige Fragen
Muss ich als Arbeitgeber Spesen bezahlen?
Ja. Notwendige Auslagen, die bei der Arbeit entstehen, musst du ersetzen (Art. 327a OR). Eine Vereinbarung, dass die Angestellten sie ganz oder teilweise selbst tragen, ist nichtig.
Wie viel darf ich pro Kilometer vergüten?
Seit 1. Januar 2026 höchstens CHF 0.75 pro Kilometer, damit im Lohnausweis ein Kreuz in Ziffer 13.1.1 genügt. Zahlst du mehr, gibst du die Spesen mit dem Betrag an – und der Teil über den effektiven Kosten gilt als Lohn.
Sind Spesen AHV-pflichtig?
Nein, echte Unkostenentschädigungen gehören nicht zum massgebenden Lohn (Art. 9 AHVV). Pauschalen müssen aber ungefähr den tatsächlichen Auslagen entsprechen, sonst ist der Überschuss Lohn.
Brauche ich ein genehmigtes Spesenreglement?
Nicht zwingend. Vergütest du nur effektiv nach den Ansätzen der Wegleitung, geht es auch ohne. Zahlst du Pauschalen, schafft ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement Rechtssicherheit.
Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Obligationenrecht (Art. 327a–327c und 958f OR), AHV-Verordnung (Art. 9 AHVV), Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (Art. 27 DBG), Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises 2026 (Rz 50–60), Mustervorlagen Spesenreglemente der Schweizerischen Steuerkonferenz. Dieser Artikel ersetzt keine Beratung durch deine Treuhand oder die kantonale Steuerverwaltung.