Das Wichtigste in Kürze
- Jeder Arbeitgeber muss jeder angestellten Person einen Lohnausweis auf dem Formular 11 ausstellen – einmal pro Kalenderjahr, bei Wegzug ins Ausland oder Todesfall sofort.
- Massgebend ist die Wegleitung der Schweizerischen Steuerkonferenz und der ESTV, aktuell gültig ab 1. Januar 2026.
- Ein vertraglich vereinbarter 13. Monatslohn gehört in Ziffer 1, ein Bonus in Ziffer 3. Kinderzulagen gehören zum Lohn.
- In acht Kantonen geht ein Exemplar zusätzlich direkt an die Steuerverwaltung.
Wer bekommt einen Lohnausweis – und wann?
Jede Person, die bei dir angestellt ist oder war, bekommt für jedes Kalenderjahr einen Lohnausweis. Er umfasst alle Leistungen des Jahres auf einem einzigen Formular; eine Aufteilung auf mehrere Ausweise ist grundsätzlich nicht zulässig. Verlässt jemand die Schweiz oder stirbt, stellst du ihn sofort aus. Eine feste Frist für die Abgabe an die Angestellten nennt die Wegleitung nicht. Üblich ist der Januar, damit der Lohnausweis für die Steuererklärung bereitliegt.
Derzeit verlangen die Kantone Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis zusätzlich ein Exemplar direkt bei der kantonalen Steuerverwaltung. Im Kanton Luzern ist das freiwillig. Die Frist dafür legt der jeweilige Kanton fest – frag bei deiner kantonalen Steuerverwaltung nach.
Die wichtigsten Ziffern
| Ziffer | Inhalt |
|---|---|
| 1 Lohn | Monatslöhne, alle Zulagen (auch Kinder- und Familienzulagen), Provisionen und ein vertraglich vereinbarter 13. Monatslohn |
| 2 Gehaltsnebenleistungen | 2.1 Verpflegung und Unterkunft, 2.2 Privatanteil Geschäftsfahrzeug, 2.3 andere, zum Beispiel ein privat nutzbares Generalabonnement |
| 3 Unregelmässige Leistungen | Bonus, Gratifikation, Treueprämie, Antrittsentschädigung – mit Bezeichnung |
| 7 Andere Leistungen | zum Beispiel vom Arbeitgeber bezahlte Krankenkassenprämien oder übernommene Quellensteuer |
| 8 Bruttolohn total | Summe der Ziffern 1 bis 7 |
| 9 Beiträge | Arbeitnehmeranteile AHV/IV/EO, ALV und NBU |
| 10 Berufliche Vorsorge | 10.1 ordentliche BVG-Beiträge, 10.2 Einkäufe, die über den Lohn abgezogen wurden |
| 11 Nettolohn | Ziffer 8 minus Ziffern 9 und 10 – dieser Betrag gehört in die Steuererklärung |
| 12 Quellensteuer | Total der abgezogenen Quellensteuer |
| 13 Spesen | Spesenvergütungen, die nicht im Bruttolohn enthalten sind |
| 15 Bemerkungen | zum Beispiel «Teilzeitbeschäftigung» oder ein genehmigtes Spesenreglement |
Zwei Punkte führen oft zu Rückfragen. Beiträge an eine Krankentaggeldversicherung, die du deinen Angestellten belastest, darfst du nicht in Ziffer 9 abziehen; du kannst sie in Ziffer 15 erwähnen. Und Beträge stehen im Formular in ganzen Franken.
Spesen in Ziffer 13
Spesen sind Auslagen, die bei der Arbeit entstehen, etwa auf Geschäftsreisen. Für effektive Spesen genügt in Ziffer 13.1.1 ein Kreuz statt eines Betrags, wenn du dich an diese Vorgaben hältst: Übernachtungen gegen Beleg, Mahlzeiten bis höchstens CHF 35 effektiv bzw. CHF 30 als Pauschale, Bahn und Flug gegen Beleg, das Privatauto mit höchstens 75 Rappen pro Kilometer und Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag. Pauschalspesen – etwa eine monatliche Auto- oder Repräsentationspauschale – gibst du in Ziffer 13.2 immer mit dem Betrag an, auch mit genehmigtem Spesenreglement.
Keine Spesen sind Vergütungen für den Arbeitsweg: Sie gehören als Berufskostenentschädigung zum Bruttolohn (Ziffer 2.3), und das Feld F bleibt dann leer.
Die Felder F und G
- F – Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort: ankreuzen, wenn der Arbeitsweg nichts kostet, zum Beispiel mit einem Geschäftsauto oder einem aus geschäftlichen Gründen abgegebenen Generalabonnement.
- G – Kantinenverpflegung, Lunch-Checks: ankreuzen, wenn du Lunch-Checks abgibst oder vergünstigtes Essen in einem Personalrestaurant ermöglichst – auch wenn du nicht weisst, ob es genutzt wird.
Beispiel: Elektroinstallateur mit Geschäftsauto
Jonas arbeitet bei einem kleinen Elektrobetrieb und darf das Geschäftsauto (Kaufpreis CHF 30'000 ohne MWST) auch privat nutzen. Der Betrieb rechnet in Ziffer 2.2 den Privatanteil auf: 0,9 % von CHF 30'000 sind CHF 270 pro Monat, also CHF 3'240 im Jahr. Zusätzlich kreuzt er das Feld F an. Seinen vertraglichen 13. Monatslohn rechnet er in Ziffer 1 ein, nicht in Ziffer 3.
Häufige Fehler
- Der vertragliche 13. Monatslohn steht in Ziffer 3 statt in Ziffer 1.
- Kinderzulagen fehlen im Lohn, obwohl sie mit dem Lohn ausbezahlt wurden.
- Pauschalspesen fehlen, weil sie für normale Spesen gehalten werden.
- Beim Geschäftsauto fehlen der Privatanteil in Ziffer 2.2 oder das Kreuz im Feld F.
- Die Lohnperiode fehlt – sie ist auch bei ganzjähriger Anstellung anzugeben.
- Bei Teilzeit fehlt der Vermerk in Ziffer 15.
Ein falscher oder fehlender Lohnausweis ist kein Kavaliersdelikt: Wer ihn nicht oder falsch ausfüllt, kann bestraft und haftbar gemacht werden (unter anderem Art. 127, 174, 177 und 186 DBG, Art. 251 StGB). Musst du einen Lohnausweis korrigieren, stellst du einen neuen aus und vermerkst in Ziffer 15, welchen Ausweis er ersetzt. Eine Kopie bewahrst du mit der Lohnbuchhaltung 10 Jahre auf (Art. 958f OR).
So geht's in Easly
In Easly entsteht der Lohnausweis aus den Lohnabrechnungen des Jahres – auf dem amtlichen Formular 11, nicht auf einem Nachbau:
- Automatisch ausgefüllt: AHV-Nummer, Geburtsdatum, Name und Adresse, Kalenderjahr und Lohnperiode aus Ein- und Austrittsdatum, dazu die Ziffern 1 (Monatslöhne, 13. Monatslohn und Familienzulagen), 3 (Bonus), 8, 9, 10.1, 11 und 12, die Felder F und G gemäss den Angaben beim Mitarbeiter sowie Ort, Datum, Firma, Adresse, Telefon und verantwortliche Person.
- In sich stimmig: Easly rundet die einzelnen Ziffern auf ganze Franken und bildet Bruttolohn und Nettolohn aus den gerundeten Werten – so gibt es keine Rappendifferenzen, die bei der Steuerverwaltung als Rechenfehler auffallen.
- Bemerkungen: Bei Teilzeit ergänzt Easly den Vermerk in Ziffer 15 selbst; eigenen Text fügst du in zwei Zeilen dazu.
- Im Dossier abgelegt: Der fertige Lohnausweis liegt als PDF im Personaldossier.
- Ehrlich gesagt: Gehaltsnebenleistungen, Spesen, Einkäufe in die Pensionskasse und andere Leistungen (Ziffern 2, 4 bis 7, 10.2, 13 und 14) füllt Easly nicht aus. Trifft etwas davon zu, ergänzt du es, bevor du den Lohnausweis weitergibst.
Häufige Fragen
Bis wann muss ich den Lohnausweis abgeben?
Die Wegleitung nennt kein festes Datum: Der Lohnausweis ist jährlich auszustellen, bei Wegzug oder Todesfall sofort. Üblich ist der Januar. In Kantonen, die ein Exemplar direkt verlangen, gilt deren Frist – frag bei der kantonalen Steuerverwaltung nach.
Gehört der 13. Monatslohn in Ziffer 3?
Nein. Ein vertraglich vereinbarter 13. Monatslohn gehört als Teil des Lohns in Ziffer 1. In Ziffer 3 stehen unregelmässige Leistungen wie Bonus, Gratifikation oder Treueprämie.
Muss ich Spesen im Lohnausweis angeben?
Effektive Spesen gibst du entweder mit dem Betrag an oder – wenn du die Vorgaben der Wegleitung einhältst – mit einem Kreuz in Ziffer 13.1.1. Pauschalspesen gibst du immer mit dem Betrag in Ziffer 13.2 an.
Was gilt, wenn jemand unter dem Jahr austritt?
Du stellst den Lohnausweis für die Zeit bis zum Austritt aus und gibst die genaue Lohnperiode an. Zieht die Person ins Ausland, stellst du ihn sofort aus.
Stand der Angaben: siehe oben. Grundlagen: Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung (Formular 11) der SSK und ESTV, gültig ab 1. Januar 2026, Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (Art. 127 DBG), Obligationenrecht (Art. 958f OR). Kantonale Fristen können abweichen. Dieser Artikel ersetzt keine Beratung durch deine Treuhand oder die kantonale Steuerverwaltung.