L’essenziale in breve
- Se la tua ditta è iscritta nel registro di commercio, il nome iscritto va indicato per intero e invariato su fatture e lettere commerciali (art. 954a CO). Logo e nome abbreviato possono figurare in aggiunta.
- Un dominio proprio come latuaditta.ch ti rende indipendente dal fornitore di posta e fa un’impressione più seria di un indirizzo gratuito.
- SPF, DKIM e DMARC sono tre record DNS che attestano che le tue e-mail provengono davvero da te. Senza di essi finiscono più facilmente nello spam.
- Per un indirizzo proprio del tuo software gestionale di solito basta un record CNAME su un sottodominio.
Un’unica immagine su tutti i documenti
Offerta, fattura, sollecito, bollettino di consegna ed e-mail dovrebbero avere lo stesso aspetto: lo stesso logo, gli stessi colori, lo stesso mittente. Non solo fa un’impressione professionale, ma aiuta anche la tua clientela a distinguere le tue fatture da quelle false. I truffatori inviano volentieri fatture a nome di aziende note – un’immagine uniforme e riconoscibile è una prima protezione.
Se la tua ditta è iscritta nel registro di commercio, nella corrispondenza, sulle ordinazioni e sulle fatture devi usare il nome iscritto per intero e invariato (art. 954a CO). «Muster Schreinerei Sagl» non può quindi diventare semplicemente «Schreinerei Muster». Un logo, una denominazione abbreviata o una designazione commerciale puoi usarli in aggiunta.
Se offri merci o servizi online, la legge contro la concorrenza sleale esige indicazioni chiare e complete sulla tua identità e sul tuo indirizzo di contatto, compresa l’e-mail (art. 3 cpv. 1 lett. s LCSl) – il classico impressum sul tuo sito web.
Dominio proprio invece dell’indirizzo gratuito
«falegnameria.muster@gmail.com» funziona, ma sembra meno affidabile di «info@muster-falegnameria.ch». Un dominio proprio ha anche un secondo vantaggio: è tuo. Se cambi fornitore di posta, il tuo indirizzo resta lo stesso – sui biglietti da visita, sulle fatture e nelle rubriche della tua clientela.
Un dominio .ch lo acquisti presso un registrar, spesso insieme a un pacchetto di posta. Assicurati che il dominio sia registrato a nome della tua ditta e non di un web designer o di un’agenzia, e che tu abbia accesso diretto ai record DNS.
E-mail che arrivano: SPF, DKIM e DMARC
L’e-mail è antica e si falsifica facilmente: chiunque può inserire un mittente a piacere. Tre record nel DNS del tuo dominio aiutano i server riceventi a distinguere le e-mail vere da quelle false:
| Record | Che cosa fa |
|---|---|
| SPF | Un record TXT elenca i server autorizzati a inviare a nome del tuo dominio, ad esempio Microsoft 365 o il tuo fornitore di hosting. Per ogni dominio esiste esattamente un record SPF. |
| DKIM | Il tuo fornitore di posta firma digitalmente ogni e-mail in uscita; la chiave pubblica corrispondente la pubblichi nel DNS. Così si può verificare che l’e-mail non sia stata modificata lungo il percorso. |
| DMARC | Stabilisce che cosa deve succedere alle e-mail che non superano SPF e DKIM: niente (p=none), nello spam (p=quarantine) o rifiuto (p=reject). Su richiesta ricevi rapporti in merito. |
I grandi fornitori di posta come Gmail oggi controllano rigorosamente questi record (vedi le direttive di Google per i mittenti di e-mail). Se mancano, le tue fatture finiscono più facilmente nello spam – oppure i truffatori possono scrivere più facilmente a tuo nome. Una via collaudata: configurare SPF e DKIM, poi avviare DMARC con p=none, osservare i rapporti per alcune settimane e quindi inasprire a quarantine o reject. Importante: ogni servizio che invia e-mail a tuo nome – strumento per newsletter, negozio online, software – deve essere considerato in SPF e DKIM.
Esempio: impresa di pittura con dominio proprio
Andrea gestisce una piccola impresa di pittura e finora scriveva da un indirizzo gratuito. Registra malerei-andrea.ch, configura la casella presso il suo fornitore di posta e fa inserire SPF, DKIM e DMARC – la maggior parte dei fornitori mostra direttamente i valori necessari. Le sue offerte e fatture ora le invia da offerte@malerei-andrea.ch. Da allora presso i clienti con casella aziendale non finiscono più nello spam.
Un indirizzo proprio per il tuo software gestionale
Molti programmi online possono essere gestiti con un indirizzo proprio, ad esempio office.latuaditta.ch. A tal fine crei presso il tuo fornitore di dominio un record CNAME che punta all’indirizzo del fornitore. Perché con un prefisso come «office.»? Secondo le regole DNS un CNAME non può trovarsi direttamente sul dominio principale (latuaditta.ch), perché lì ci sono già altri record come le impostazioni di posta. Un sottodominio è quindi la via pulita.
Un dettaglio spesso trascurato: le passkey sono legate all’indirizzo con cui le hai configurate. Se cambi indirizzo, le configuri di nuovo.
Come funziona in Easly
Easly si presenta a nome tuo – non a nome di Easly:
- Nome, logo e colore: nell’assistente di configurazione e più tardi nelle impostazioni stabilisci nome dell’applicazione, nome abbreviato, logo, favicon e colore di base. Compaiono nella pagina di accesso, nella navigazione, nella scheda del browser e nell’app di autenticazione; il tuo logo figura su offerte, fatture e bollettini di consegna.
- E-mail dalla tua casella di posta: Easly invia tramite Microsoft 365 o qualsiasi casella con SMTP e IMAP. Così valgono i record SPF, DKIM e DMARC del tuo dominio e le risposte arrivano direttamente a te.
- Modelli e cronologia: modelli per tipo di documento con segnaposto come nome del cliente o numero di spedizione; ogni e-mail inviata compare nella cronologia con ora, destinatario e stato, anche come file originale.
- Dominio proprio: crea un record CNAME come office.latuaditta.ch verso il tuo indirizzo Easly, inserisci il dominio in «Abbonamento e account» – il certificato HTTPS viene emesso automaticamente. L’indirizzo Easly precedente resta raggiungibile in aggiunta; le passkey le configuri poi di nuovo. Per un indirizzo senza prefisso contattaci.
Domande frequenti
Mi servono SPF, DKIM e DMARC come piccola azienda?
Sì. Proprio fatture e solleciti devono arrivare. Senza i tre record le tue e-mail finiscono più facilmente nello spam e i truffatori possono scrivere più facilmente a tuo nome. La maggior parte dei fornitori di posta mostra i valori necessari.
Il nome della ditta del registro di commercio deve figurare su ogni fattura?
Se la tua ditta è iscritta nel registro di commercio, sì: nella corrispondenza, sulle ordinazioni e sulle fatture devi indicare il nome iscritto per intero e invariato (art. 954a CO). Logo e nome abbreviato puoi usarli in aggiunta.
Perché il mio indirizzo proprio ha bisogno di un prefisso come «office.»?
Perché un record CNAME non può trovarsi direttamente sul dominio principale, dove ci sono già altri record come le impostazioni di posta. Con un sottodominio come office.latuaditta.ch tutto resta ben separato.
Easly invia e-mail a mio nome tramite server propri?
No. Easly invia le e-mail alla tua clientela tramite la tua casella di posta – Microsoft 365 o una casella con SMTP. Così valgono i record del tuo dominio e le e-mail provengono davvero da te.
Stato delle indicazioni: vedi sopra. Fonti: Codice delle obbligazioni (art. 954a CO), Legge federale contro la concorrenza sleale (art. 3 cpv. 1 lett. s LCSl); SPF, DKIM e DMARC sono standard tecnici dell’IETF (RFC 7208, RFC 6376, RFC 7489; in inglese). Questo articolo non sostituisce una consulenza legale.